d. Đối với cơng nhân thì cần phải có các tiêu chuẩn:
3.3.1 Xác định rõ nhu cầu, số lượng đào tạo, mục tiêu đào tạo
Phân tích, làm rõ nhu cầu đào tạo có vai trị rất quan trọng giúp ta xác định xem những nhân viên nào cần được đào tạo và trọng điểm của nội dung đào tạo.
Trước khi tiến hành đào tạo, cần phải xác định chiến lược phát triển tương ứng của Cơng ty và năng lực cần có của nhân viên từ đó tiến hành đánh giá về năng lực thực tế của nhân viên trong doanh nghiệp, tìm ra khoảng cách lý tưởng và thực tế. Sau đó tiến hành phân tích đối với khoảng cách này để xem có thể giải quyết vấn đề thông qua đào tạo hay không?
Xác định nhu cầu đào tạo là cơ sở để xác định mục tiêu và số lượng đào tạo vì thế phịng Hành chính nhân sự phải kết hợp với các bộ phận để phân tích nhu cầu đào tạo:
Phân tích Cơng ty
Phân tích mục tiêu phát triển của Công ty bao gồm mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, đó là những nhân tố đóng vai trị quyết định nhu cầu đào tạo tổng thể của Cơng ty.
Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của Công ty tức là định hướng xem số lượng và chất lượng nhân lực Công ty cần có trong vài năm tới như thế nào?
Phân tích hiệu suất Công ty. Chỉ tiêu của việc phân tích hiệu suất này bao gồm giá thành lao động, sản lượng và chất lượng sản phẩm, tỷ lệ báo hỏng, tình hình sử dụng trang thiết bị, chi phí duy trì …nghĩa là hiệu suất mà Công ty mong muốn thông qua việc đào tạo.
Qua q trình phân tích trên sẽ cung cấp cơ sở vĩ mơ cho việc hình thành nên q trình đào tạo tổng thể. Trên cơ sở đó giúp cho các trưởng phịng ban, phịng Hành chính nhân sự sẽ xác định nhu cầu đào tạo cụ thể cho từng chức vụ và cho cá nhân.
Phân tích nhu cầu cơng việc, nhu cầu nhân viên
Để phân tích nhu cầu đào tạo, Cơng ty cần phải phân tích cơng việc để xây dựng một hệ thống bảng mô tả công việc cho từng tiêu chuẩn chức danh.
Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bảng tiêu chuẩn chức danh là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh. Bảng tiêu chuẩn chức danh giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao (Giám đốc và Phó Giám đốc Công ty) đến các cán bộ quản trị cấp trung - điều hành nghiệp vụ chun mơn (Trưởng- Phó phịng) và đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể và chính xác. Nên tránh tình trạng các u cầu về trình độ chun mơn, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân của các chức danh được thể hiện một cách chung chung như nhau hoặc có xây dựng cụ thể nhưng không áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để.
Cần phải gắn việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc với phương pháp và tư tưởng của Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO9001:2000, liệt kê những gì sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết; kiểm tra, kiểm sốt thực hiện; các hoạt động phòng ngừa và cải tiến,... để làm sao phát huy được năng lực, khả năng, lịng nhiệt tình với trách nhiệm cao nhất của mỗi người. Tiêu chuẩn chức danh công việc phải chuẩn xác, cụ thể để mỗi cán bộ công nhân viên đảm nhiệm chức danh đó phải hiểu được: Chức trách, danh phận và vai trị của mình là gì? Làm được, làm tốt các cơng việc gì? Tiến hành cơng việc như thế nào, phối hợp tổ chức quan hệ công tác với ai ra sao?
Thơng qua việc phân tích nhu cầu cơng việc, nhu cầu cá nhân và tình hình thực tế nguồn nhân lực, bảng đánh giá hồn thành cơng việc của từng cán bộ công nhân viên có thể phán đốn và xác định xem những nhân viên vốn có của Cơng ty cũng như những nhân viên mới tuyển dụng có cần phải được đào tạo không và nên đào tạo như thế nào? Nếu có một khoảng cách còn tồn tại
giữa yêu cầu cơng việc, u cầu nhân viên với trình độ, năng lực thực tế thì có nghĩa là phải tiến hành đào tạo.
Để xác định được khoảng cách này, phịng Hành chính nhân sự kết hợp với các phòng ban bộ phận thực hiện: Tiêu chuẩn để đánh giá là: Khối lượng cơng việc hồn thành?; Mức độ hoàn thành, thời gian hoàn thành?; Tinh thần, thái độ, hành vi, tác phong làm việc?; cách thực hiện, cách giao tiếp, cách bàn giao cơng việc v.v… Từ kết quả đó phịng Hành chính nhân sự và Trưởng bộ phận liên quan sẽ thực hiện so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đặt ra. Nếu có khoảng cách phải tiến hành phân tích ngun nhân, tức là phải làm rõ xem nhân viên đó “ khơng biết làm ” hay “ không muốn làm”. Nguyên nhân của việc “không biết làm” là do đâu? Do Cơng ty hay do cá nhân đó?
Từ kết quả phân tích nhu cầu đào tạo, phịng Hành chính nhân sự dựa trên mức độ khoảng cách giữa xa gần giữa tiêu chuẩn và thực tế để xác định nội dung và mức độ đào tạo, đối tượng đào tạo là ai và đào tạo với số lượng bao nhiêu là hợp lý, nếu số lượng ít thì gởi đi đào tạo, nếu số lượng đào tạo nhiều thì Cơng ty nên mời giáo viên về dạy tại doanh nghiệp. Tuy nhiên số lượng nhân viên tham gia khóa đào tạo cịn phụ thuộc vào chi phí mà Cơng ty bỏ ra để đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong từng thời kỳ kinh doanh. Để có kết quả đào tạo tốt phịng Hành chính nhân sự cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo vào cuối năm sao cho đúng người đúng việc, mọi cán bộ cơng nhân viên dù ở vị trí cơng tác nào phải qua đào tạo chun mơn cơng tác đó, đánh giá hiện trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp để xác định các đặc điểm tính chất, đặt ra mục tiêu đào tạo rõ ràng. Đối với từng đối tượng đào tạo cụ thể của Công ty phải đề ra mục tiêu mà họ cần đạt được sau khóa đào tạo. Khi xác định được mục tiêu cụ thể, nhân viên sẽ có động lực phấn đấu để đạt được mục tiêu.
Công tác đào tạo phải đạt được yêu cầu đào tạo song hành và đón đầu, phù hợp với xu thế hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế. Bên cạnh đó, cơng tác đào tạo cũng cần phải xác định rõ mục tiêu cụ thể là nhằm tạo ra được một đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có trình độ chun mơn, có kỹ năng làm việc, đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu chức danh công việc, khơng ngừng phát triển hồn thiện nâng cao về mọi mặt để sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển