TẠI CTY CP CHĂN NI C .P BÌNH DƯƠNG
3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác Quản trị nguồn nhân lực cho
3.3.2.1. Hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực
Thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực của cơng ty C.P chi nhánh Bình Dương hiện tại chưa được chú trọng, chỉ đáp ứng cho nhu cầu nhân lực ngắn hạn, chưa được thực hiện một cách khoa học. Do đó, cơng ty cần phải đầu tư đúng mực vào công tác hoạch định nguồn nhân lực để đảm bảo cho cơng ty có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất và kỹ năng phù hợp để thực hiện cơng việc có năng
suất, chất lượng và hiệu quả cao. Để công tác hoạch định nguồn nhân lực được hiệu quả Công ty cần thực hiện theo 7 bước sau:
- Bước 1: Phân tích mơi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh cho công ty.
- Bước 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh. - Bước 3: Dự báo khối lượng công việc đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn,
trung hạn.
- Bước 4: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn.
- Bước 5: phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho cơng ty thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
- Bước 6: Thực hiện chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực của công ty trong bước 5.
- Bước 7: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực của Cơng ty
Trong đó bước 1, 2, 3 tác giả đã trình bày ở chương 2, để hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực Cơng ty C.P chi nhánh Bình Dương tác giả đề xuất công ty thực hiện một số giải pháp sau:
Dự báo khối lượng công việc đối với các mục tiêu, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn.
Căn cứ vào kế hoạch hoạt động và phạm vi sản xuất kinh doanh, mục tiêu chiến lược phát triển của công ty đến năm 2015, phịng hành chính nhân sự phối hợp với trưởng của các bộ phận khác phân tích và đánh giá về năng lực sản xuất, khả năng tài chính, tình hình thị trường, nhu cầu của khách hàng, chiến lược của đối thủ cạnh tranh, trình độ trang bị kỹ thuật, khả năng thay đổi công nghệ của công ty,
cơ cấu lao động theo trình độ, tỷ lệ biến động nhân sự của cơng ty... để từ đó dự báo về khối lượng cơng việc của từng phịng ban. Theo đó sẽ xác định nhu cầu nhân lực cho từng phịng ban: cần bao nhiêu người, trình độ chun mơn, kỹ năng, phẩm chất cần thiết để thực hiện mục tiêu của công ty đến năm 2015.
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực đối với các mục tiêu, kế hoạch phát triển dài hạn của công ty.
Sau khi dự báo được khối lượng cơng viêc cần thực hiện, phịng hành chính nhân sự tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn. Nhu cầu nhân lực được xác định theo chỉ tiêu: số lượng và chất lượng
Chỉ tiêu về mặt số lượng: Nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai được xác định theo các công thức:
- Tổng số NV cần có trong tương lai = Tổng số NV hiện tại – (Tổng số NV nghỉ việc + Tổng số NV thay thế) + (Tổng số NV hiện tại *x tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đáp ứng yêu cầu kế hoạch SXKD)
- Tổng số NV cần được tuyển dụng trong tương lai = Số NV cần có – Số NV hiện có + (% VN nghỉ việc x Số NV hiện có)
Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực.
Trên cơ sở dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho mục tiêu dài hạn, công ty cần phải so sánh với nguồn nhân lực hiện có từ đó tiến hành phân tích và xác định khả năng cung ứng của thị trường lao động cho nhu cầu nhân lực của công ty. Trước hết cơng ty phải phân tích quan hệ cung cầu lao động cho kế hoạch ngắn hạn, sẽ giúp cho cơng ty đề ra các chương trình, chính sách cụ thể về nguồn nhân lực của công ty như cần tuyển thêm bao nhiêu người, cần áp dụng các chương trình, khóa huấn luyện nào, các chính sách để thu hút, duy trì và động viên nhân viên như thế nào...Từ đó sẽ dự báo được khả năng cung ứng lao động cho kế hoạch dài hạn.
Thực hiện chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực:
Sau khi phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực cho kế hoạch ngắn hạn của công ty nếu trường hợp cầu lao động vượt cung lao động thì cơng ty cần áp dụng những chính sách như: đào tạo bổ sung, đề bạt nội bộ, sử dụng lao động không thường xuyên, thực hiện chế độ làm thêm giờ, tăng ca. Đối với trường hợp cung lao động vượt cầu lao động thì các biện pháp mà cơng ty nên áp dụng là cho lao động nghỉ việc tạm thời hay nghỉ việc vĩnh viễn, nghỉ không ăn lương, giảm bớt giờ làm, nghỉ hưu sớm.
Bảng kế hoạch về quản trị nguồn nhân lực cần thực hiện rõ ràng, phù hợp với tình hình nhân lực của cơng ty. Bảng kế hoạch cần xác định các vấn đề: cần tuyển dụng nhân viên ở trình độ, vị trí nào, sắp xếp lại nhân sự các phịng ban như thế nào hay đào tạo nhân viên ra sao và các chế độ đãi ngộ, động viên nhân viên. Theo đó, phải dự tốn ngân sách cho phịng Nhân sự với các nội dung như: chi phí tổ chức các hoạt động về nguồn nhân lực như thực hiện đào tạo, huấn luyện, chi phí quảng cáo tuyển dụng, chi phí tổ chức các sự kiện, phong trào thi đua trong cơng ty; chi phí văn phịng; chi phí về quỹ lương cho đội ngũ cán bộ nhân viên trong phòng (lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi…)
Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực của Công ty
Để xác định kết quả của công tác hoạch định nguồn nhân lực phịng Hành chính nhân sự cần phối hợp với tất cả các phòng ban tiến hành so sánh, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch ban đầu, xác định nguyên nhân sai lệch giữa kế hoạch và thực tế thực hiện từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện.
3.3.2.2. Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Giải pháp 1: Xác định vai trị, nhiệm vụ của phịng hành chính nhân sự trong cơng tác phân tích cơng việc:
Phân tích cơng việc là một trong những cơng tác quản lý nhân sự, nó là nhiệm
phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và tất cả các phịng, ban trong Cơng ty. Nó chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi có sự phối hợp, cùng tham gia của các phòng, ban khác trong Cơng ty, nhưng vai trị chính phải thuộc về phịng Hành chính nhân sự. Hành chính nhân sự phải khẳng định được vai trị trung tâm của mình trong phân tích cơng việc. Phịng HCNS có nhiệm vụ:
Xác định trình tự tiến hành phân tích cơng việc. Cơng tác phân tích cơng việc thì phân tích cơng việc nên thực hiện theo trình tự như sau:
- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích
- Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích cơng tích cơng việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích cơng việc, gồm cán bộ phân tích cơng việc và người cung cấp là những người lao động ở các phòng ban khác.
- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin.
- Tiến hành thu thập thông tin.
- Xây dựng các văn bản phân tích cơng việc. - Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ.
Hiện nay, sự hiểu biết về phân tích cơng việc của những người lao động trong phòng HCNS còn hạn chế, vì vậy người được chọn là cán bộ phân tích cơng việc cần được cử đi tham dự một khoá học, khoá đào tạo để bồi dưỡng, nâng cao kiến thức và kỹ năng. Người quản lý trực tiếp các phòng ban và người lao động thực hiện công việc sẽ là những người có trách nhiệm cung cấp các thơng tin có liên quan đến cơng việc cần phân tích.
Giải pháp 2: Cần có sự phối hợp giữa các phịng ban trong cơng tác phân tích cơng việc: Các phịng ban và tất cả lao động trong Công ty cần phối hợp thực
hiện với phịng HCNS trong cơng tác phân tích cơng việc. Các phịng ban khác và mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điều kiện cho cán bộ phân tích cơng
việc, phịng HCNS thực hiện nhiệm vụ của mình, cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thơng tin liên quan đến công việc theo yêu cầu của cán bộ phân tích cơng việc, tham gia vào việc viết văn bản phân tích, góp ý để hồn thiện văn bản này. Đặc biệt là bảng mơ tả cơng việc phải do trưởng các phịng ban thảo luận với người lao động của phịng ban mình cùng với nhân viên phân tích cơng việc để viết ra.
Giải pháp 3: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho tất cả các vị trí:
Phân tích cơng việc tại Cơng ty nên được tiến hành phân tích theo từng chức danh cơng việc. Trước hết, phòng HCNS cần xác định hệ thống chức danh công việc theo phịng ban trong Cơng ty, sau đó tiến hành đặt mã số cho từng chức danh công việc. Việc đặt mã số cho chức danh công việc giúp tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý.
Phịng HCNS cần xây dựng mẫu trình bày chung cho văn bản phân tích cơng việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích cơng việc giữa các cơng việc. Phịng HCNS có thể thiết kế gộp hai văn bản phân tích cơng việc: bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc, vào chung một văn bản có tên là “Bảng mô tả công việc” (Xem phụ lục 1). Cán bộ tham gia phân tích cơng việc gồm: cán bộ phân tích cơng việc và những người lao động ở các phịng ban khác đóng vai trị là người cung cấp thơng tin. Phịng HCNS cần phải giao cơng tác phân tích cơng việc cho một người lao động trong phịng mình đảm nhiệm, đó chính là cán bộ phân tích cơng việc, người này sẽ chun trách cơng tác phân tích cơng việc từ nay về sau của Cơng ty. Cán bộ phân tích cơng việc nên được chọn là người am hiểu về các công việc trong Công ty và đã được đào tạo về nghiệp vụ phân tích cơng việc.
Giải pháp 4: Cơng tác phân tích cơng việc phải thực hiện theo quy trình:
- Bước 1: Xác định mục đích của phân tích cơng việc và cơng việc cần phân tích
- Bước 2: Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích cơng việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích cơng việc
- Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin
- Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin
- Bước 5: Xây dựng các văn bản phân tích cơng việc - Bước 6: Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ
3.3.2.3. Hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân viên
Giải pháp 1: Tuyển dụng nhân viên dựa vào bảng phân tích cơng việc
Trong thơng báo tuyển dụng của Công ty phần mô tả công việc chỉ nêu ra ngắn gọn những nhiệm vụ chính của cơng việc do các phịng ban cần tuyển dụng tự viết, họ chắt lọc từ những thông tin trong bảng phân công cơng việc, nhiệm vụ của phịng ban mình. Do bảng phân cơng cơng việc, nhiệm vụ của Cơng ty chưa có phần u cầu của công việc đối với người thực hiện nên khi Công ty cần tuyển dụng người lao động ở vị trí nào thì sẽ xây dựng u cầu tuyển dụng và tiêu thức tuyển chọn ở vị trí đó. Do đó, Cơng ty cần xây dựng các bảng mô tả công việc rõ ràng và áp dụng vào công tác tuyển dụng. Các bảng mơ tả cơng việc phải có những nhiệm vụ đặt ra cho từng vị trí, kỹ năng chun mơn mà ứng viên phải có, phẩm chất quan trọng ứng viên cần có để hồn thành nhiệm vụ và những kinh nghiệm riêng có của một ứng viên so với các ứng viên khác.
Soạn ra một mẫu hồ sơ thành cơng điển hình. Ngồi việc xây dựng các bảng mô tả công việc, doanh nghiệp phải soạn ra một mẫu hồ sơ của một nhân viên thành cơng điển hình cho các vị trí chủ chốt, những vị trí vốn có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu nói trên, phịng HCNS cần phải lập hồ sơ của tất cả các nhân viên thuộc một phòng ban nào đó để xác định xem những người có thành tích nổi bật nhất khác với các nhân viên bình thường ở những điểm nào. Với những thơng tin này, có thể xây
dựng được một hồ sơ mẫu thành cơng điển hình để tuyển dụng những người có khả năng thành cơng cao nhất ở một vị trí nào đó.
Giải pháp 2: Tuyển dụng nhân sự cho mục tiêu, kế hoạch kinh doanh dài hạn của công ty
Căn cứ vào dự báo nhu cầu nhân sự cho kế hoạch dài hạn của cơng ty phịng HCNS lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự đảm bảo và thực hiện theo quy trình giúp Cơng ty có được một kế hoạch nhân sự khoa học, linh hoạt. Khi đó Cơng ty khơng phải bị động vì chỉ khi có nhu cầu nhân sự mới có kế hoạch tuyển dụng mà chuyển sang thế chủ động. Từ nghiên cứu tình hình biến động thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh cùng các căn cứ kế hoạch từ đó kế hoạch nhân sự được đưa ra có yếu tố dự phịng biến động bên ngồi giúp Cơng ty chủ động trong công tác tuyển dụng. Công tác tuyển dụng không những ở thế chủ động, tăng hiệu quả tuyển dụng mà cịn giúp Cơng ty giảm thiểu chi phí tuyển dụng, nâng cao hiệu quả của cơng tác QTNNL của Công ty.
Giải pháp 3: Áp dụng phỏng vấn trắc nghiệm và thi viết cho những vị trí cần chun mơn cao.
Hiện tại Cơng ty C.P Bình Dương chỉ thực hiện phỏng vấn về thông tin cá nhân và kiến thức tổng qt của ứng viên, chưa có hình thức thi viết, thi trắc nghiệm kiến thức chuyên môn. Với công tác sàng lọc hồ sơ vòng sơ tuyển và phỏng vấn chưa thể hiện khả năng thực sự của các ứng viên, đôi khi không đáp ứng yêu cầu cơng việc. Vì vậy, Cơng ty cần tổ chức thi viết hay phỏng vấn bằng hình thức trắc nghiệm để kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên môn và năng lực thật sự của các ứng viên tham gia tuyển dụng. Với phương pháp trắc nghiệm sẽ giúp cho công ty sàng lọc khá kỹ những ứng viên khơng đạt u cầu của Cơng ty. Phịng HCNS cần phối hợp với các phòng ban khác xây dựng các bài mẫu trắc nghiệm về kiến thức trình độ chun mơn cho từng chun ngành, từng phịng ban. Công ty cần áp dụng các hình thức trắc nghiệm như sau:
- Trắc nghiệm kiến thức chuyên môn: bài trắc nghiệm này sẽ đưa ra các câu hỏi
để kiểm tra kiến thức chun mơn mà ứng viên có được thơng qua học tập và kinh nghiệm thực tế từ đó xác định được ứng viên có đủ kiến thức chuyên môn để thực hiện các công việc được mô tả trong bảng mô tả công việc không.
- Trắc nghiệm mẫu công việc: mẫu công việc cụ thể đưa ra gần sát với yêu cẩu
thực tế của công việc tại Công ty và yêu cầu ứng viên thực hiện. Bài trắc nghiệm này cho biết được ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc tại vị trí này hay chưa, và mức độ hồn thành cơng việc của các ứng viên như thế nào, để