MEX VIỆT PHÁT
DÂY DỆT RUY BĂNG THU HIỀN
DÂY VẢI NILON TRIỀU VĨ
ĐẠN NHỰA HIỆP LỘC
BĂNG KEO TƯỜNG VY - CHỢ ĐÔNG BA
BĂNG KEO TÂN NGUYÊN VŨ
TISSUE PAPER HIỆP LỘC
DESSICA GEL PCS
→Khi đãđược chỉ định nhà cungứng, các chuyên viên chỉviệc tiến hành thương lượng, đàm phán vềthời gian giao hàng, giá cả, thương lượng về điều kiện thanh toán... rồi tiến hành đặt hàng nhằm đảm bảo kịp thời, đầy đủNVL cho quá trình sản xuất, đảm bảo NVL thu mua đúng chất lượng theo yêu cầu của khách hàng.
Công tác mua sắm nguyên vật liệu
ỞCông ty cổphần Dệt May Huếviệc mua sắm NVLđược thực hiện theo 3 nhóm:
Nhóm 1: Mua s ắm thườ ng xuyên v ớ i s ốlượ l ớng n (nhu c ầu thườ ng xuyên)
-Đối với các loại vật liệu có thểdùng chung, kiểm tra tồn kho các loại vật liệu cần đặt thêm tại phòngđiều hành may trước khi tiến hành đặt hàng.
- Các vật liệuđược đặt hàng theo định kỳ: Đạn nhựa, mex, móc treo, giấyđềcan, giấy, mực...chuyên viên cungứng kiểm tra nhu cầu đơn hàng, kiểm tra tồn kho, cân đối sốlượng cần đặt và tiến hành đặt.
-Đối với các loại vật liệu khác như chỉmay, chỉthêu, thùng carton, nhãn mã vạch, bao poly trong nước, dây viền (dây dệt)... đốc thúc phòngđiều hành may đặt hàng đảm bảo tiến độsản xuất và giao hàng, nhãn trắng và mực in do Phòng KHXNK May đặt hàng.
Bao poly:
+Đối với bao poly nhập khẩu, đềnghịphịngđiều hành may thơng báo quy cách ngay sau khi có thơng tin vềbao đểchun viên cungứng đặt hàng (hoặc trước 45 ngày so với ngày giao hàng trên PO#).
Đặt chỉ :
+ Nhập dữliệu tính tốn sốlượng chỉmay, chỉthêu. + Chọn màu chỉmay, chỉthêu.
+ Lập đơn đặt hàng chỉmay, chỉthêu.
+ Theo dõi tiến độcungứng và màu sắc, chất lượng chỉmay, chỉthêu đại trà. + Kiểm tra hóa đơn và làm thủtục thanh tốn
Đặt bao PE:
+ Lập đơn đặt hàng bao PE.
+ Theo dõi tiến độcungứng và chất lượng bao PE đại trà. + Kiểm tra hóa đơn và làm thủtục thanh toán.
Đặt thùng:
- Lập kếhoạch đặt thùng carton theo tuần: Căn cứvào phiếu giao nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất của các nhà máy May và đơn vịgia công, tác nghiệp thùng của tổcông nghệ, tiến hành lập kếhoạch đặt thùng carton theo tuần.
- Lập đơn đặt hàng thùng carton: Lập đơn đặt hàng cungứng theo từng Style/PO#, trình lãnhđạo phịng và lãnhđạo cơng ty phê duyệt, sau đó gửi cho đơn vị cungứng thùng carton.
Trườ ng h ợ p c ụ th ể :
TỔNG HỢP NHU CẦU THƯỜNG XUYÊN THÁNG 11 NĂM 2018ĐỐI VỚI VẬT LIỆU MEX, GIẤY CHỐNGẨM, BĂNG KEO, DÂY VẢI NILON
Nhà cung c pấ Lo iạ Khách hàngĐVTĐ nhị m c/gmtứ Số l ng(pcs)ượ C nĐầ ặt T nồ
Vi tệ Phát 8518F Tr ngắ (MEX) Resources 100yds/cu nộ 0.053 290,000 154 124 30
8518F Đen (MEX) Resources 100yds/cu nộ 0.053 290,000 154 119 35
Tri uề Vĩ 6mm(dây v iả nilon) Resources + OSA yard 0.46 290,000 133,400 133400 0
Hi pệ L cộ or HOANG JEAN
3" Tr ngắ (GCA) Resources+makalot 5000pcs/h pộ 1.02 290,000 59 61 0
5" Xỏ Tr ng(GCA)ắ Resources 5000pcs/h pộ 1 290,000 58 60 0
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
- Sau khi nhận thơng báo vềtình hình sửdụng các loại vật liệu thường xuyên và yêu cầu đặt thêm của kho vật liệu thì chuyên viên cungứng tiến hành xem xét, tính tốn sốlượng cần dùng và cân đối với lượng tồn kho sau đó đặt hàng. Cụthể:
+ Với vật liệu Mex loại 8518F trắng, căn cứvào định mức đã xây dựng từphòng QLCL là 0.053 và đểsửdụng cho 290.000 sản phẩm thì cần đặt khoảng 154 cuộn (hay 15.400 yard) tuy nhiên còn tồn 30 cuộn nên chỉcần đặt 124 cuộn. Tương tựvới Mex 8518F đen cần 154 cuộn và đặt 119 cuộn do có tồn kho 35 cuộn.
+ Với dây vải nilon loại 6mm với định mức là 0.46 và sửdụng cho 290.000 sản phẩm, khơng có tồn kho nên cần đặt khoảng 133.400 yard.
+ Với giấy chốngẩm loại 3” trắng, với 290.000 sản phẩm định mứcđược xây dựng là 1,02 thì cần 295.800pcs hay 59 hộp tuy nhiên đểphịng trường hợp hư hỏng ( tiêu hao 3%) nên đặt mua 61 hộp giấy chốngẩm.
Nhóm 2: Mua s ắm theo đơn hàng
Đối
với nguyên liệu
Đối với đơn hàng FOB sửdụng nguyên liệu nhập khẩu
- Theo sựchỉ định của khách hàng và căn cứvào bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu đãđược Trưởng/ Phó Phịng KHXNK May phê duyệt, chun viên cungứng gửi mail đặt hàng cho nhà cungứng và yêu cầu nhà cungứng gửi xác nhận đã nhận đơn hàng trong vòng 24h và gửi PI (phụlục 6) trong vòng 7 ngày kểtừthời gian gửi mail. Đồng thời lập mã vật tưNVL và chạy nhu cầu NVL của đơn hàng trên hệthống phần mềm Bravo.
- Khi nhận được PI (hóa đơn sơ khởi), chuyên viên cungứng tiến hành kiểm tra sốlượng giữa PI với sốlượng đơn đặt hàng, kiểm tra vềgiá cả, tiến độgiao hàng và phương thức thanh toán. Sau khi kiểm tra PI từnhà cungứng, chun viên cungứng trình Trưởng/ Phó Phịng KHXNK May xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Cơng ty xác nhận PI.
- Trong quá trình giao dịch vềthời gian giao hàng đối với các lơ hàng có ngun liệu nhập khẩu, căn cứtheo thời gian lead time đã xác nhận ban đầu, chuyên viên cung ứng giao dịch, đàm phán đểthời gian giao nguyên liệu vềkịp tiến độsản xuất - lên chuyền.
- Khi nguyên liệu vềcảng, chuyên viên xuất nhập khẩu sẽthực hiện quy trình làm thủtục nhập khẩu.
- Theo dõi, tổng hợp sốlượng nguyên liệu vềcủa mỗi đợt giao hàng, đối chiếu lại với tiến độ đã thỏa thuận theo hợp đồng khi nhận đơn hàng.
Đối với đơn hàng FOB
sửdụng nguyên liệu trong nước
- Căn cứvào sốlượng của đơn hàng, Nhà máy Dệt Nhuộm tính tốn chuẩn bịsố lượng sợi & sốlượng nguyên liệu thành phẩm cần thiết sản xuất cho đơn hàng dựa trên cơ sở định mức do phịng QLCL thơng báo.
- Chun viên điều độlập mã vật tư nguyên liệu Dệt nhuộm, dựa trên định mức và chạy nhu cầu nguyên liệu của đơn hàng trên hệthống phần mềm Bravo.
Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa
- Chuyên viên điều độlập mã vật tưNVLđơn hàng gia cơng, dựa trên định mức phịng QLCL chạy nhu cầu NVL cho đơn hàng trên hệthống phần mềm Bravo.
- Khi có NVL hàng gia công vềCông ty, Chuyên viên điều độvào lệnh nhập NVL trên hệthống Bravo đểphòngĐHM biết và theo dõi, cập nhật chi tiết NVL vào phần mềm.
Đối
với vật liệu
Đối với đơn hàng FOB sửdụng vật liệu nhập khẩu
- Chuyên viên cungứng tính tốn nhu cầu cần đặt, tổng hợp các loại vật liệu cần thiết cho đơn hàng chuyển chuyên viên cùng đội kiểm tra chéo, trình Trưởng/ Phó Phịng KHXNK May xem xét.
- Sau khi lượng nhu cầu vật liệuđãđược Trưởng/Phó Phịng KHXNK May kiểm tra và xác nhận, chuyên viên cungứng giao dịch và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng. Đềnghịnhà cungứng gửi hóa đơn sơ khởi (PI) trong vịng 01 tuần sau khi gửi đơn đặt hàng. Ngay sau khi nhận được PI từnhà cungứng, chuyên viên cungứng kiểm tra nội dung PI so với booking.
- Căn cứvào đơn hàng xác nhận, tiến độsản xuất, chuyên viên cungứng theo dõi tiến độsản xuất của nhà cungứng để đưa vật liệu về đúng thời gian hợp lý.
Đối với đơn hàng FOB
sửdụng vật liệu trong nước
-Đối với vật liệu như nhãn heat seal, nhãn chú ý, hangtag... tiến hành đặt hàng trong vịng 05 ngày kểtừkhi có tiêu chuẩn vật liệu.
- Sau khi đặt hàng, chuyên viên cungứng phải theo dõi kiểm tra nhà cungứng về tình hình cungứng vật liệu cho đơn hàng. Yêu cầu nhà cungứng phải gửi hóa đơn GTGT đi cùng với hàng.
- Ngay khi nhận được hóa đơn GTGT phải chuyển hóa đơn cho phịngĐHMđể làm biên bản nghiệm thu cũng như nhập hàng. Sau đó đốc thúc phịngĐHM chuyển hóa đơn cho phịng tài chính kếtốn trong vịng 10 ngày kểtừngày hóa đơn được phát hành. Q trình giao hóađơn giữa các bộphận phòng ban liên quan cần có ký xác nhận vào sổgiao hóa đơn.
Đối với đơn hàng gia công xuất
-Đốc thúc bên giao gia công giao vật liệu theo đúng yêu cầu trong hợp đồng, Chuyển chứng từnhập khẩu cho chuyên viên xuất nhập khẩuđểlàm thủtục nhập đối với vật liệu nhập khẩu hoặc làm thủtục nhập kho đối với các lơ hàng gia cơng nội địa.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn
Bảng 13. Bảng tổng hợp nguyên vật liệuđơn hàng PO#SU27355-SU27356 STYLE CGW714
ITEM CODE VẢI ĐVỊ CUNG
ỨNG SL ĐƠN HÀNG ĐỊNH MỨC (Y) ĐỊNH MỨC (KG) TIÊU HAO(%) SL ĐẶT HÀNG (Y) SL ĐẶT HÀNG (KG) ĐƠN GIÁ (KG) MAIN BODY
FABRIC AND NECK TAPE GFK608-HUEGATEX VENTILATED PIQUE 100% POLYESTER-WICKING 180 GSM HUEGATEX 4716 0.852 0.2148 <3 4716 Vật liệu
ITEM CODE ĐVỊ CUNG
ỨNG SL ĐƠN HÀNG ĐỊNH MỨC TIÊU HAO (%) SL ĐẶT HÀNG NGÀY ĐẶT
HÀNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
BUTTONS 06-039B DYNASTY 229.25 7 1.20 232.00 29/11/2018 1.9USD/gross 440.8USD HEAT SEAL CWY18-OD-HS-TRI QIRIAN 4,716 1 2.57 4,837.00 30/11/2018 0.078 377.286USD HANG TAG CWY18-CO-OD-HT-TRI R-PACK 4,716 1 1.00 4,763.00 01/12/2018 0.218 1,038.334USD HANG TAG CWY18-FV-SHT-TRI R-PACK 4,716 1 1.00 4,763.00 02/12/2018 0.028 132.44USD TISUE PAPER CGTP-3 R-PACK 4,716 1 0.30 4,730.00 03/12/2018 0.028 132.44USD NEW HANGTAG
STICKER SONG TẠO 4,716 1 2.65 4,841.00 04/12/2018 400 1,936,400VNĐ
POLYBAG STICKER SONG TẠO 4,716 1 2.65 4,841.00 05/12/2018 150 726,100VNĐ CARE LABEL GEN-TOP-CCL-INTL JIAMEI 4,716 1 3.01 4,858.00 06/12/2018 575 VNĐ
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-xuất nhập khẩu may)
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hồn
73
SVTH: Lê Thị Thúy Diễm
Nhóm 3: Mua sắm không thường xuyên, sốlượng ít, có giá trịbằng tiền nhỏ
- Các chi phí đặt hàng có khi cịn lớn hơn chi phí cho mặt hàng, trong q trình sản xuất có những trường hợp NVL của các đơn hàng nhỏlẻthì cơng ty phải đặt hàng theo cách này và trong q trình sản xuất khơng thểtránh khỏi những rủi ro mất mát hay hư hỏng NVL buộc cơng ty phải đặt thêm đểhồn thiệnđơn hàng.
Công tác thanh toán nguyên vật liệu
- Phương thức thanh toán sẽ được thực hiện theo đúng hợp đồng đã kí kết giữa cơng ty và nhà cungứng, thông thường công ty sẽ tiến hành thanh tốn theo các hình thức khác nhau giữa nhà cungứng trong nước và nước ngoài
Đ ối với NVL nh ập khẩu
- Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit - thư tín dụng): Thư tín dụng là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trìnhđược một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong LC. Nếu nhà cungứng yêu cầu mở LC cho lô hàng, chuyên viên cungứng lập đề nghị nhập khẩu nguyên vật liệu và chuyển cho bộ phận nhập khẩu để làm thủ tục mở LC, sau đó chuyển cho phịng tài chính kế tốn theo dõi. Theo dõi phịng tài chính kế tốn chuyển tiền theo ngày yêu cầu thanh toán trên đề nghị nhập khẩu, đề nghị cung cấp L/C để thông báo cho nhà cungứng.
- Thanh toán TT (Telegraphic Transfer – chuyển tiền bằng điện) được hiểu là ngân hàng của người mua sẽ điện lệnh cho ngân hàng đại lý của ngân hàng mình tại nước ngồi để thanh tốn cho người bán. Nếu nhà cungứng chấp nhận thanh toán bằng TT, chuyên viên cungứng lập đề nghị nhập khẩu nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cungứng ngay khi nhận được Invoice và các chứng từ copy của lô hàng (Phụ lục 7).
Đ ối với NVL trong nước
+ Hình thức thanh tốn đơn giản hơn nhiều, thực hiện chuyển khoản trực tiếp cho nhà cungứng trong khoản thời gian đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng sau khi phát hành hóa đơn GTGT (Phụ lục 8).
Tổchức nhập khẩu nguyên vật liệu
- Ngay sau khi nhà cungứng thông báo đơn hàng nguyên, vật liệuđã sẵn sàng giao, chuyên viên cungứng liên hệvới đơn vịvận tải đường biển/ đường hàng không (công ty thường lựa chọn đơn vịvận chuyển như công ty TNT, FEDEX, FOCUS,
Song Bình) và lập hợp đồng vận tải đường biển/ đường hàng khơng trình Trưởng/ Phó Phịng KHXNK May xem xét…đồng thời yêu cầu nhà cungứng cung cấp chứng từ như Packing list (phụlục 9), Invoice (phụlục 10) và yêu cầu đơn vịvận chuyển cung cấp Bill (phụlục 11), sau đó chuyển bộchứng từInvoice, Packing list, Bill cho chuyên viên nhập khẩuđểlàm thủtục khai báo hải quan.
- Sau khi nhận được giấy đềnghịnhập khẩu và chuyển tiền đểmua nguyên vật liệu từchun viên cungứng có kèm theo hố đơn sơ khởi (P/I) của nhà cung cấp đã được Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Cơng ty ký xác nhận, bộphận nhập khẩu tiến hành các thủtục nhập khẩu theo trình tựnhư sau:
+ Lập thủtục mởL/C mua nguyên vật liệu (nếu thanh toán bằng L/C): Làm giấy đềnghịmởL/C (theo mẫu của ngân hàng) kèm theo hợp đồng nhập khẩu chuyển cho phịng Tài chính Kếtốn trình ngân hàng mởL/C.
+ Lập thủtục mua bảo hiểm đường biển hoặc đường hàng không cho lô hàng (nếu mua giá FOB)
+ Chuyển chứng từmua bảo hiểm cho phịng tài chính kếtốnđểthanh tốn tiền cho công ty bảo hiểm.
+ Giao dịch, xem xét, chọn lựa đơn vị ủy quyền giao nhận vận chuyển nội địa hàng nhập khẩu từcảng (sân bay) dỡhàng về đến kho cơng ty và lập hợp đồng trình cấp trên công ty ký. Công ty thường sửdụng đơn vịvận chuyển nội địa như là FOCUS, DANATRANS.
+ Đối với hợp đồng gia cơng xuất khẩu thì chun viên nhập khẩu phải thực hiện việc khai báo bảng mã NVL của hợp đồng vào hệthống phần mềm Bravo. Thống nhất giữa bảng mã khai báo Hải quan và bảng mã nhập liệu BRAVO.
- Vào mạng Hải quanĐiện tử, chọn tờkhai nhập khẩu và tiến hành khai báo lô hàng nhập khẩu
- Chuyên viên nhập khẩu theo dõiđôn đốc đơn vịvận chuyển đưa hàng vềnhập kho công ty theo đúng kếhoạch, đồng thời gửi mail thông báo đến các đơn vịliên quan như: phòng kinh doanh, phòng QLCL, phòngđiều hành may thời gian hàng nhập vềkho cơng ty đểphịngđiều hành may sắp xếp kho, bốtrí nhân lực bốc dỡ, giám sát, kiểm tra sốlượng và chất lượng hàng hóa trước khi đưa vào sản xuất.
+ Thời gian đưa hàng vềkho Công ty: Từ03-04 ngày kểtừngày mởtờkhai nhập khẩu.
2.3.3. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
- Sau khi hàng về đến công ty, Chuyên viên nhập khẩu tiến hành làm thủ tục nhập kho. Chứng từ làm thủ tục nhập kho gồm:
+ Tờ khai hải quan Nhập khẩu (02 bản)
+ Commercial Invoice (hợp đồng thương mại)(02 bản) + Packing list detail (02 bản)
+ B/L (hoặc AWB) (vận đơn đường biển hoặc đường hàng không)(02 bản) + Hợp đồng nhập khẩu (02 bản sao y)
- Tại công ty mọi NVL về đến kho đều phải qua khâu kiểm định chất lượng và số lượng. Các bộ phận đảm nhiệm công việc tiếp nhận nguyên vật liệu: bộ phận kho-ĐHM, Phòng QLCL. PhịngĐHM làm phiếu nhập kho (Phụlục 17) khi có hàng về, nhân viên kho chịu trách nhiệm quản lý vềsố lượng và phòng QLCL có trách nhiệm quản lý về chất lượng.
Tiếp nhận nguyên vật liệu
Đ ối với NVL nh ập khẩu :
- Tiếp nhận nguyên liệu:
+ Nhận thông báo nhập nguyên liệu, Invoice, Packing list từphòng KHXNK May. + Lập sơ đồ vị trí các màu/lot vải để xếp nguyên liệu từ container vào kho. + Kiểm tra seal và kiểm tra sơ bộ nguyên liệu trong container.
+ Bốc dỡ vải theo đúng sơ đồ vị trí của các màu/lot.
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng cây vải/màu/lot so với packing list. + Nhập số liệu và lưu hồ sơ.
- Tiếp nhận vật liệu:
+ Nhận thơng báo nhập vật liệu, packing list từ phịng KHXNK May. + Mở container, xe tải kiểm tra sơ bộvật liệu bên trong.
+ Bốc dỡ, sắp xếp vật liệu vào kho theo hướng dẫn của nhân viên nhận vật liệu. + Đối chiếu số lượng kiện so với packing list.
- Cập nhật số liệu và lưu hồ sơ.
Với NVL trong nước:khi nguyên vật liệuđược nhà cungứng vận chuyển đến
kho của công ty, bộ phận kho sau khi nhận được hóađơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định
chấp nhận hay khơng chấp nhận lơ hàng đó. Nếu khơng có sai sót gì thì bộ phận kho làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn
NHÀ CUNG CẤP
NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀO KHO
CHUẨN BỊ KIỂM VẢI CHUẨN BỊ KIỂM PHỤ LIỆU
KI MỂ TRA 10% ĐẠT KIỂM TRA SỐ LƯỢNG TỔNG QUÁT KHÔNG ĐẠT
KIỂM TRA CHÁT LƯỢNG
THỬ NGHIỆM KHÔNG ĐẠT
KIỂM THÊM 10% PHỤLIỆU PHỤLIỆU
ĐẠT KIỂM 100%
NẾU CÓ YÊU CẦU LẬP BÁO CÁO
C PẤ PHÁT KIỂM ĐẾM VÀ
PHÂN LOẠI 100%
Sơ đồ3. Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho của công ty.
SVTH: Lê Thị Thúy Diễm 76
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn
77
SVTH: Lê Thị Thúy