I. Một số vấn đề chung tại Vietel có ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý.
Sơ đồ 16: Mơ hình tổ chức Cơng ty Điện tử Viễn thông Quân đội
Trung tâm điện thoại đường dài Trung tâm công nghệ thông tin Trung tâm xuất nhập khẩu Trung tâm bưu chính Xí nghiệp khảo sát thiết kế Xí nghiệp xây lắp cơng trình Trung tâm mạng truyền dẫn Trung tâm dịch vụ kỹ thuật viễn thông Trung tâm điện thoại di động Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phịng đầu tư phát triển Phịng tài chính Phịng tổ chức lao động Phịng chính trị Đại diện cơng ty tại phía nam Phịng tổ chức hành chính Phịng xây dựng cơ sở hạ tầng BAN GIÁM ĐỐC
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc
3.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý, bộ máy hoạt động của
Công ty được tổ chức khá chặt chẽ từ trên xuống dưới, bao gồm:
3.2.1. Ban giám đốc:
Giám đốc là người đứng đầu Cơng ty, người có thẩm quyền cao nhất, có
nhiệm vụ quản lý điều hành chung và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
Các phó giám đốc là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc
3.2.2. Các bộ phận chức năng:
Phòng tổ chức lao động: chịu trách nhiệm về tổ chức, quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công nhân viên…
Phịng tài chính kế tốn: xây dựng và tham mưu cho ban giám đốc các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu – chi tài chính theo các quy định tài
chính kế tốn hiện hành…
Phịng tổ chức hành chính: tổ chức sắp xếp những cuộc gặp với khách hàng, bạn hàng trong nước và nước ngoài…
Phịng kỹ thuật: bảo đảm kỹ thuật cho máy móc các thiết bị kỹ thuật hoạt
động được thường xuyên và đúng tiến độ đúng kế hoạch…
Phòng kế hoạch tổng hợp: xây dựng chiến lược phát triển sản xuất và chiến lược cung cấp dịch vụ hàng năm của Cơng ty…
Phịng đầu tư phát triển:
Phịng xây dựng cơ sở hạ tầng: thực hiện việc xây dựng cơ sở hạ tầng để phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Ban dự án: Phịng chính trị:
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3.2.3. Các trung tâm, xí nghiệp trực thuộc.
Trung tâm điện thoại đường dài: quản lý và cung cấp dịch vụ điện thoại đường dài bằng công nghệ VOIP (Voice over Internet Protocal).
Trung tâm công nghệ thông tin: Trung tâm điệm thoại di động: Xí nghiệp khảo sát thiết kế: Xí nghiệp xây lắp cơng trình: Trung tâm mạng truyền dẫn: Trung tâm kỹ thuật viễn thông:
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy Kế toán và hình thức sổ Kế tốn.
4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán.
4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
4.2.1. Kế tốn trưởng: Ơng Vũ Xn Cự.
Sơ đồ 17: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán Ngân hàng Kế toán giá thành Kế toán vật tư, hàng hoá, TSCĐ, VAT Kế toán trung tâm điện thoại đường dài Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương và BHXH, BHYT,KPCĐ Kế toán theo dõi Trung tâm công nghệ thông tin và ban dự án
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc Phụ trách chung, giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo hướng dẫn thực hiện toàn bộ cơng tác tài chính, kế tốn, thống kê, hạch tốn, xin cấp vốn lưu động, vay
vốn ưu đãi, xin cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư.
Kiểm tra và ký tất cả các loại chứng từ kế tốn, tờ trình, hợp đồng và các văn bản liên quan trước khi chuyển sang Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được
uỷ quyền) ký duyệt.
…
4.2.2. Phó phịng kiêm kế tốn tổng hợp: Nguyễn Ngọc Chinh.
Giúp Kế toán trưởng điều hành hoạt động cơng tác tài chính, kế tốn khi kế toán trưởng vắng mặt tại cơ quan hoặc uỷ quyền.
Kiểm tra, đôn đốc các kế toán viên thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ được giao và các xí nghiệp, trung tâm, thanh tốn chi phí, hạch tốn giá thành,
doanh thu. …
4.2.3. Kế toán thanh toán: Phạm thị Hồng.
Viết phiếu thu – chi.
Giao dịch với khách hàng đến thanh tốn, đối chiếu cơng nợ. ….
4.2.4. Kế toán tiêu thụ: Đào Thuý Hường.
Căn cứ vào kế hoạch doanh thu quý, năm, phối hợp với phòng Kế hoạch và kế tốn giá thành trực tiếp đơn đốc các cơ quan, đơn vị hồn cơng hồ sơ,
nghiệm thu, thanh lý thanh quyết tốn với bên A để tính doanh thu. Theo dõi và giải thích số dư tài khoản: 131, 511, 711, 811, 911, 421, Tài khoản 136 – 336 trung tâm báo cáo….
4.2.5. Kế toán Ngân hàng: Đặng thị Kim Hoa.
Viết Séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi séc, và các thủ tục trình tự chuyển tiền bảo lãnh tại ngân hàng.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Tiếp nhận, xử lý, lưu giữ các hợp đồng và hồ sơ về mua bán uỷ thác xuất nhập khẩu, ngoại thương.
Theo dõi và giải thích số dư các Tài khoản 112, 341, 311, Tài khoản 136 – 336 Trung tâm xuất nhập khẩu, trung tâm TMDV.
…
4.2.6. Kế toán giá thành: Trương Thu Hà.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hàng quý, năm, phối hợp với Phòng Kế hoạch và các kế tốn thanh tốn. Kiểm tra đơn đốc thanh toán hợp đồng giao thầu, giao khoán để hạch tốn chi phí và tính giá thành.
Theo dõi và giải thích số dư các Tài khoản: 136 – 336 Đại diện và TTKDĐT Tài khoản 621, 622, 627, 632, 641, 642, 721, 821.
4.2.7. Kế toán vật tư, hàng hoá, TSCĐ, Thuế GTGT: Nguyên Thị Sơn Bình.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị mua sắm tài sản cố định thực hiện đúng trình tự quy định, hàng quý lập bảng trích khấu hao tài sản
cố định vào giá thành và báo nợ cho các xí nghiệp, trung tâm. Theo dõi và giải thích số dư tài khoản 133, 333, 152, 153, 156, 211, 214, 009, Tài khoản 136 – 336 Xí nghiệp xây lắp cơng trình.
…
4.2.8. Kế toán trung tâm điện thoại đường dài: Nguyễn Anh Đức.
Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc thanh quyết toán và hạch toán đúng quy định.
Phối hợp với Trung tâm điện thoại đường dài đơn đốc các đối tác nước
ngồi, bưu điện, các tỉnh thanh toán.
4.2.9. Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ: Đỗ Thu Hằng.
Thực hiện thu và chi tiền mặt theo phiếu thu, chi. Chấp hành nghiêm công tác quản lý tiền mặt và kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định.
Cấp phát lương, phụ cấp theo bảng lương, phụ cấp. Tổng hợp tiền lương phụ cấp thực cấp chuyển sang kế toán thanh toán viết phiếu chi.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc Theo dõi và giải thích số dư các tài khoản: 334, 3382, 3383, 3384. …
4.2.10. Kế tốn theo dõi Trung tâm cơng nghệ thông tin và ban dự an: Nguyên Cao Lợi.
Hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc thanh quyết tốn và hạch tốn đúng quy định.
Phối hợp với Ban dự án và Trung tâm công nghệ thông tin kiểm tra đôn
đốc các đối tác thanh toán.
4.3. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày
31/12 năm đó.
Đơn vị sử dụng trong ghi chép là đồng kế tốn là đồng tiền Việt Nam kí
hiệu là (đ).
Nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác sang đồng tiền Việt Nam: theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ kế toán. Khi phát sinh chênh lệch tỷ giá kế toán sử dụng tài khoản 413 – chênh lệch tỷ giá để hạch tốn.
Hình thức sổ kế tốn áp dụng:
Cơng ty điện tử viễn thơng quân đội áp dụng hình thức chứng từ - ghi sổ. Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán như sau:
Chứng từ ghi sổ.
Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo đúng vụ chế độ kế tốn – Bộ Tài Chính qui định.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
II. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CƠNG TY.
1. Đặc điểm ln chuyển hàng hố ở Vietel.
Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội với chức năng chính là ln chuyển hàng hố, phục vụ mọi nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của tất cả mọi tổ chức cá nhân, vì vậy Cơng ty rất coi trọng phương thức bán hàng đến tay người tiêu dùng với những thủ tục và chi phí hợp lý nhất. Hiện nay ở Cơng ty có các phương thức bán hàng sau:
1.1. Bán buôn.
Trình tự tiêu thụ hàng hố thường là theo hình thức ký kết hợp đồng và bán hàng trả chậm. Cụ thể phịng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, chủ động tham gia đấu thầu nhằm ký kết hợp đồng kinh tế về tiêu thụ
hàng hố. Hoặc khi có u cầu mua hàng hố của khách hàng có nhu cầu gửi
đến. Phịng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế sau đó gửi cho phịng Tài chính
- Kế tốn một bản. Lúc này phịng kế tốn có trách nhiệm thực hiện những nội dung ghi trong hợp đồng đã ký. Dựa trên những nội dung đã thoả thuận trong
hợp đồng về số lượng chủng loại, quy cách của hàng hoá và thời gian giao hàng, kế toán lần lượt sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để xuất hàng cho khách hàng. Mỗi một đợt giao hàng đều phải lập một biên bản giao nhận hàng
để làm căn cứ lập bản thanh lý hợp đồng sau này. Sau khi đã giao hàng đầy đủ
như hợp đồng đã ký, dựa trên biên bản giao nhận hàng đã lập, hai bên tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng và kết quả được biểu hiện qua bản thanh lý hợp đồng. Lúc này kế toán mới viết hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) – Hoá đơn bán hàng cho khách hàng để căn cứ ghi doanh thu, Thuế GTGT đầu ra và hạch toán giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng quá lớn và được thực hiện trong một thời gian dài, sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hoá của
từng đợt giao hàng, kế toán viết hoá đơn GTGT cho từng đợt giao hàng và căn cứ vào đó để hạch toán doanh thu, thuế GTGT và giá vốn hàng bán.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc
1.2. Bán lẻ.
Theo phương thức này các hàng hoá được được bày sẵn tại cửa hàng, người mua tự do chọn những hàng hố mình cần. Nhân viên bán hàng là người trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng, phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt.
2. Hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tại Vietel
Sơ đồ quy trình hạch tốn chi tiết, hạch tốn tổng hợp luân chuyển
hàng hoá và xác định kết quả:
Giải trình sơ đồ:
Sơ đồ 18: Sơ đồ quy trình hạch tốn
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá
Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 632, 511,911… Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết chi tiết tài khoản 511, 632,911… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thu hàng hoá và bảng kê chứng từ tiêu thụ hàng hoá, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ cái theo các tài khoản 632, 511, 911,…
Căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thu dịch vụ, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả.
Cuối tháng khoá sổ cái tính số phát sinh và số dư cuối ký các tài khoản 632, 511, 911,…trên sổ cái, cộng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được đối chiếu với bảng cấn đối số phát sinh (được lập trên
cơ sở số phát sinh và số dư cuối ký của các tài khoản 632, 511, 911, …)
Cuối tháng cộng sổ chi tiết các tài khoản 632, 511, 911,…, lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với kế toán tổng hợp với số liệu trên sổ cái các tài khoản 632, 511, 911, … để đảm bảo tính chính xác giữa kế tốn tổng hợp và kế tốn
chi tiết. Sau khi đảm bảo tính khớp đúng của số liệu kế tốn lập các báo cáo tài chính.
2.1. Hạch toán luân chuyển hàng hoá
2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng. Tài khoản sử dụng. Tài khoản sử dụng.
TK156: Hàng hoá. Tài khoản này dùng để theo dõi hàng hoá mua vào và hàng hố bán ra của cơng ty.
TK511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu bán ra bên ngồi của sản phẩm cơng nghiệp và sản phẩm xây lắp. Tài khoản này
được chi tiết như sau:
TK 5111- doanh thu cung cấp hàng hoá. TK 5112 - doanh thu xây lắp cơng trình. TK 5113 - doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ: tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu thụ giữa công ty với các đơn vị thành viên.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc TK 632: Giá vốn hàng bán: tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của sản phẩm. Tài khoản này cũng dùng để theo dõi chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.
Hệ thống chứng từ sử dụng.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính hoặc do Cơng ty tự lập như sau:
Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao
nhận hàng hố, bản thanh lí hợp đồng, hố đơn giá trị gia tăng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê tài khoản...
Trình tự luân chuyển chứng từ thường được bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phịng kế tốn, khi kết thúc
hợp đồng kế tốn tiến hành lập Hố đơn GTGT. Trình tự ln chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 19: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hố.
Giải trình sơ đồ:
Bước 1: Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng có thể là đề nghị trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng. Với trường hợp mua hàng theo hợp
đồng thì căn cứ ở đây là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân hoặc tổ
chức có nhu cầu mua hàng và phịng kinh doanh.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Nghiệp vụ bán hàng hoá Người mua Đề nghị mua hàng Kế toán thanh toán Lập hoá đơn GTGT Giám đốc, Kế toán trưởng Ký hoá đơn GTGT Kế toán thanh toán Lập phếu thu Thủ quỹ Thu tiền Thủ kho Xuất hàng Kế toán Ghi sổ Bảo quản lưu trữ
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Bước 2: Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh chuyển lên kế toán thanh toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT.
Bước 3: kế toán thanh toán chuyển Hoá đơn GTGT lên Thủ trưởng, Kế toán trưởng để ký
Bước 4, 5: Thực hiện thủ tục thu tiền, trường hợp khách hàng chưa thanh toan tiền không thực hiện hai bước này.
Bước 6: Thủ kho tiến hành xuất hàng trên cơ sở Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chưa thanh toán.
Bước 7: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu: Giá vốn hàng bán, Doanh thu, Thuế GTGT,…
Ví dụ về một hợp đồng kinh tế được thực hiện tại Vietel (biểu 01):
Biểu 02:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------------------------------------