3 .Chính sách maketing mix khác hỗ trợ chính sách xúc tiến
1. Khái quát chung về Vietravel Hải Phòng
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy:
Với mong muốn tạo một trật tự xác định, giúp cho các cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ, đạt kết quả cao, đồng thời giúp cho cơng ty thích nghi và có khả năng
phản ứng nhạy bén trƣớc những biến động của môi trƣờng kinh doanh; Và sử dụng hiệu quả nguồn lực cũng nhƣ lao động, vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật. Sau quá trình nghiên cứu ban lãnhVietravel Hải Phòng đã xây dựng cơ cấu tổ chức nhƣ sau.
Ban lãnh đạo_Phó giám đốc.
P.hành chính- tổng hợp Tài Hành chính-Kế chính- tốn nhân sự Bán hàng P. Kinh doanh Lữ hành Lữ hành
nội địa quốc tế
Điều hành Bán hàng Điều hành
Sơ đồ 2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Vietravel Hải Phòng. Chức năng cụ thể các phòng/ ban
Ban lãnh đạo (Giám đốc/phó giám đốc):
Giám đốc là Bà Nguyễn Lê Hƣơng( đồng thời đây cũng là phó tổng giám đốc của Vietravel). Thực tế bà Hƣơng làm việc chính ở chi nhánh Vietravel Hà Nội và chỉ là giám đốc trên pháp lý.
Phó giám đốc: Bà Nguyễn Thị Hà là ngƣời trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh trƣớc giám đốc và ban lãnh đạo của tổng công ty; là ngƣời lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp; Cũng nhƣ thay mặt cho công ty đàm phán với đối tác. Bên cạnh đó bà cịn có trách nhiệm tham mƣu cho ban lãnh đạo tổng cơng ty.
Phịng kinh doanh:
Bộ phận thị trường (marketting) có nhiệm vụ:
Phối hợp với phịng điều hành xây dựng các chƣơng trình du lịch phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đƣa ra những ý đồ về sản phẩm lữ
Tăng cƣờng hoạt động xúc tiến của cơng ty Vietravel Hải Phịng
hành mới cho chi nhánh.
Ký kết các hợp đồng với các hãng, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nƣớc để khai thác nguồn khách, đề xuất và xây dựng các phƣơng án mở văn phịng đại diện của cơng ty.
Đảm bảo thông tin giữa doanh nghiệp lữ hành với các nguồn khách, các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp; Về kế hoạch các đồn khách, nội dung hợp đồng.
Phịng thị trƣờng đƣợc tổ chức dựa trên những tiêu thức phân đoạn thị trƣờng và phát triển thị trƣờng của doanh nghiệp: Có bộ phận Outbound và nội địa riêng. Điều này tạo sự chun mơn hóa của doanh nghiệp khác biệt với phần lớn các doanh nghiệp Lữ hành khác trong thành phố: chỉ mới đóng vai trị trung gian, gom khách có nhu cầu du lịch quốc tế rồi gửi lên các công ty Du lịch liên kết tại Hà Nội. Lúc này khách hàng phải chịu giá tour cao hơn( vì bao gồm cả phần hoa hồng cho cơng ty gom khách tại Hải Phịng), đồng thời chất lƣợng dịch vụ lại không đảm bảo do công ty gom khách không thể chủ động về dịch vụ.
Bộ phận điều hành:
Là đầu mối triển khai mọi cơng việc từ điều hành các chƣơng trình du lịch, cung cấp các dịch vụ du lịch.
Lập kế hoạch và triển khai các cơng việc có liên quan.
Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan lựa chọn và ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ du lịch.
Theo dõi q trình thực hiện và nhanh chóng xử lý tình huống bất thƣờng xảy ra, khi thực hiện các chƣơng trình du lịch.
Bộ phận hướng dẫn:
Thực tế Vietravel Hải Phịng chƣa có đội ngũ hƣớng dẫn viên cơ hữu của cơng ty.Hiện tại công ty mời hƣớng dẫn viên từ đơn vị khác cộng tác. Do đó vào du lịch mùa cao điểm cơng ty rất khó mời đƣợc các cộng tác viên kinh nghiệm.
Với các đoàn khách quan trọng, nhân viên điều hành, hoặc nhân viên bán hàng trong công ty trực tiếp đi hƣớng dẫn.
Bộ phận tài chính – kế tốn.
Tổ chức thực hiện các cơng việc tài chính nhƣ theo dõi, ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nƣớc. Theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ.
Theo dõi thị trƣờng , thu thập thông, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo daonh nghiệp.
Bộ phận tổ chức hành chính nhân sự:
Thực hiện tồn bộ các cơng việc trong quy trình quản trị nguồn nhân lực của công ty; Thực hiện những cơng việc quản trị văn phịng của doanh nghiệp
Bảng 2.2. Tình hình nhân lực của Vietravel Hải Phịng.
(Đơn vị tính: người) Trình độ Giới tính Ng. TT Danh mục Số.L ngữ Đại học C.đẳng Tr.cấp P.th Nam Nữ 1 Phó giám đốc 1 1 1 2 2 NV hành chính 1 1 1 1 nhân sự 3 NV lữ hành quốc tế 3 2 1 2 1 2 4 Bảo vệ 1 1 1 5 NV lữ hành nội địa 4 3 1 1 3 1 7 Thủ quỹ 1 1 1 1 8 Kế toán. 1 1 1 1 1 Tổng: 12
(Nguồn: phịng hành chính tổng hợp Vietravel Hải Phòng)
Đa phần nhân viên của Vietravel Hải Phịng cịn trẻ độ tuổi 24- 34: Làm việc nhiệt tình, song kinh nghiệm thực tế chƣa nhiều. Vietravel Hải Phòng đang đề xuất tổng công ty: cử cán bộ chuyên môn về chi nhánh đào tạo nghiệp vụ cho nguồn nhân lực; Bên cạnh đó là xây dựng các kế hoạch kiểm tra nghiệp vụ theo chỉ thị chung của tổng công ty.
Tăng cƣờng hoạt động xúc tiến của công ty Vietravel Hải Phòng 1.3.Lĩnh vực kinh doanh và cơ sở vật chất:
Ngành nghề kinh doanh của Vietravel Hải Phòng: -Lữ hành quốc tế.
-Lữ hành nội địa.
Trụ sở: Số 03 Đà Nẵng, P. Máy Tơ, Q. Ngô Quyền, Tp. Hải Phịng.
Là một tồn nhà 4 tầng: 3/4 tầng nơi để nhân viên làm việc.Tầng 4 dành nơi nhân viên công ty họp bàn, triển khai các kế hoạch.
Bảng 2.3. Máy móc thiết bị của cơng ty Vietravel Hải Phòng.
(ĐVT: cái) STT Tên thiết bị Số lƣợng 1 Máy tính 11 2 Điện thoại cố định 11 3 Máy photo 1 4 Máy fax 1 5 Máy in 4
6 Máy điều hòa 4
7 Máy ảnh 1
8 Loa tay 2
(Nguồn: Phịng hành chính tổng hợp Vietravel Hải Phòng)
Dù mới đi vào hoạt động nhƣng hệ thống cơ sở vật chất của công ty khá đầy đủ. Tất cả các nhân viên đều có máy tính nối mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc,đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh tồn cơng ty. Vì có rất nhiều khách lẻ đến với Vietravel Hải Phịng qua mạng bán hàng trực tuyến của cơng ty.