ĐVT: 1.000 đồng
5.4.7. Kế hoạch giá vốn hàng bán
Trị giá gạo nguyên liệu cần mua trong kỳ được lấy từ bảng 13 kế hoạch mua nguyên vật liệu
Chi phí nhân cơng, sản xuất chung lấy từ bảng 15 kế hoạch kế hoạch nhân cơng và bảng 16 kế hoạch chi phí sản xuất chung.
Gạo tồn cuối kỳ và đầu kỳ được lấy từ bảng 12 kế hoạch sản xuất, đơn giá gạo tồn lấy từ bảng 10 kế hoạch doanh thu dự kiến
Trị giá gạo thành phẩm = gạo tồn cuối kỳ (đầu kỳ) x đơn giá
Giá vốn hàng lương thực = trị giá gạo mua vào trong kỳ + trị giá gạo tồn đầu kỳ - trị giá gạo tồn cuối kỳ
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Chi phí nhiên liệu 500 500 500 500 2.000
Chi phí điện nước, điện
thoại, văn phòng 6.000 6.000 6.000 6.000 24.000
Chi phí sửa chữa 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000
Chi phí hành chánh 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000
Chi lương cán bộ, cấp
dưỡng 210.000 210.000 210.000 210.000 840.000
Chi phí khác 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000
Bảng 19: KẾ HOẠCH GIÁ VỐN HÀNG BÁN
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Trị giá gạo NL mua Tkỳ 24.820.600 26.649.000 34.492.750 29.625.438 115.587.788 Chi phí nhân cơng 56.977 62.415 84.645 77.805 281.842 Chi phí sản xuất chung 202.999 168.630 240.955 210.210 822.794 Tổng chi phí sản xuất 25.080.576 26.880.045 34.818.350 29.913.453 116.692.424 Gạo tồn cuối kỳ (kg) 350.000 500.000 450.000 500.000 Đơn giá 7,3 7,4 7,3 6,9 Trị giá gạo TP tồn cuối kỳ 2.555.000 3.700.000 3.285.000 3.450.000 12.990.000 Gạo TP tồn đầu kỳ (kg) 1.018.000 350.000 500.000 450.000 Đơn giá 5,199 7,30 7,40 7,30 Trị giá gạo TP tồn đầu kỳ 5.292.582 2.555.000 3.700.000 3.285.000 14.832.582 Giá vốn hàng lương thực 27.818.158 25.735.045 35.233.350 29.748.453 118.535.006 5.5. KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
5.5.1. Các bộ phận chức năng trong xí nghiệp
Bộ phận kinh doanh
Là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của xí nghiệp. Bộ phận này điều hành mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp từ khâu thu mua nguyên liệu, thương lượng giá cả với thương lái, xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất đến việc tìm kiếm khách hàng và ký các hợp đồng tiêu thụ gạo
Định giá bán cho gạo thành phẩm và giá mua nguyên vật liệu đầu vào Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện
Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống phân phối Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp
Phối hợp với các bộ phận liên quan như: kế toán, sản xuất, kiểm phẩm nhằm cung cấp sản phẩm chất lượng và phù hợp với yêu cầu khách hàng
Bộ phận tài chính – kế tốn
Có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý sử dụng nguồn tài chính của xí nghiệp. Thực hiện việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm. Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau. Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kinh doanh lương thực và kết quả hoạt động kinh doanh đáp ứng yêu cầu của giám đốc trong việc ra các quyết định
Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. Căn cứ vào các chứng từ thu, chi có liên quan đến hoạt động của xí nghiệp tiến hành thanh toán cho nhà cung ứng, các đối tác kinh doanh.
Cân đối nguồn tiền mặt đảm bảo không để dư thừa hoặc thiếu hụt trong hoạt động của xí nghiệp
Đối chiếu chứng từ và sổ sách đảm bảo phản ánh đúng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Truyền đạt thông tin đến các bộ phận chức năng khác và giải thích các thơng tin kế toán cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt.
Bộ phận sản xuất
Là bộ phận quan trọng của xí nghiệp phụ trách điều hành, giám sát quy trình sản xuất gạo từ khâu tách màu, chế biến, lau bóng đến đóng bao thành phẩm
Sửa chữa, quản lý thiết bị tại phân xưởng sản xuất Tổ chức bố trí, sắp xếp kho bãi dự trữ
Kiểm tra, theo dõi tình hình nguyên liệu chính, phụ dùng trong sản xuất Bộ phận kiểm phẩm
Chịu trách nhiệm kiểm tra phẩm chất gạo từ khâu thu mua, dự trữ đến lúc xuất bán.
Kiểm phẩm xăm kiểm tra toàn bộ nguyên liệu đầu vào lấy mẫu đại diện để xác định một số chỉ tiêu cơ bản như độ ẩm, hạt nguyên, chỉ tiêu chất lượng…để làm cơ sở cho việc định giá mua nguyên liệu đầu vào. Trong qua trình xăm kiểm tra phẩm loại bỏ những bao không đạt theo mẫu đại diện. So sánh giữa mẩu đại diện và mẩu thực tế, nếu các chỉ tiêu đạt được trên 95% thì quyết định mua theo
giá ban đầu. Ngược lại tùy theo kết quả so sánh thì giảm giá mua nguyên liệu đầu vào phù hợp.
5.5.2. Xây dựng và phát triển nguồn lực
Cơ cấu tổ chức dự kiến của xí nghiệp
Theo cơ cấu dự kiến mới sẽ không khác lắm so với cơ cấu cũ bởi theo cơ cấu này đã đầy đủ các bộ phận đáp ứng cho hoạt động kinh doanh hiện tại của xí nghiệp. Điểm khác biệt của cơ cấu mới và cũ là phân chia quyền hạn, đảm trách thêm nhiệm vụ và số lượng nhân sự cho các bộ phận chức năng trong xí nghiệp.
Trong năm 2009, dự kiến sản lượng tiêu thụ của xí nghiệp sẽ tăng hơn 20% so với năm 2008. Do đó, sẽ cần tuyển thêm nhân viên cho bộ phận chức năng. Những nhân viên này sẽ được thử việc trong 3 tháng sau đó sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động trong 3 năm.
+ Nhân sự bộ phận kinh doanh gồm 3 người đảm trách nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, khách hàng, xây dựng kênh phân phối và bán hàng cho xí nghiệp. Tham mưu cho giám đốc thông tin thị trường, phân tích, đánh giá diễn biến kinh tế và xu hướng thị trường.
+ Bộ phận kế toán: số lượng 3 người
+ Nhân sự cho bộ phận kiểm phẩm gồm 3 người, so với hiện tại cần thêm tuyển 2 người có trình độ chun ngành cơng nghệ thực phẩm.
Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận sản xuất Bộ phận kiểm phẩm Bộ phận kế tốn Phó giám đốc sản
xuất kinh doanh
Phó giám đốc tài chính kế tốn
+ Bộ phận sản xuất: 1 kỹ sư vận hành, sữa chữa máy móc.
Trong xí nghiệp, các chức năng hoạt động đều góp phần quan trọng làm nên hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp. Năm 2009, dự kiến sẽ tăng hơn 20% về khối lượng tiêu thụ so với năm 2008, do đó sản xuất sẽ được mở rộng, tăng cường hơn nữa hệ thống kênh phân phối hàng tiêu thụ trong nước.
Giám đốc xí nghiệp là người có quyền điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước giám đốc cơng ty về hoạt động của xí nghiệp. Là người có trình độ chun mơn trong ngành lương thực, có khả năng đánh giá phẩm chất mặt hàng gạo, có kỹ năng giao tiếp, thương lượng, bàn bạc và khả năng thuyết phục khách hàng. Là người hoạt động lâu năm trong ngành, có những mối quan hệ xã hội với khách hàng, những người có quyền quyết định mua hàng và bán hàng cho xí nghiệp.
Phó giám đốc sản xuất kinh doanh xí nghiệp sẽ phụ trách nhiệm vụ ở bộ phận kinh doanh và sản xuất bao gồm luôn khâu tiếp thị cho mặt hàng kinh doanh của xí nghiệp. Hiện tại cơ cấu tổ chức của xí nghiệp đã có chức vụ này nhưng nhân viên cho bộ phận này chưa đủ để đáp ứng cho việc mở rộng kênh tiêu thụ của xí nghiệp. Nhân sự cần thêm cho bộ phận này là 2 nhân sự có kiến thức chuyên môn ngành kinh tế, năng động, nhạy bén, khả năng giao tiếp tốt, giúp giám đốc và phó giám đốc bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng, mở rộng kênh phân phối để tăng sản lượng tiêu thụ theo mục tiêu kế hoạch đề ra.
Phó giám đốc kế tốn tài chính sẽ phụ trách bộ phận kế toán và tham mưu trong kinh doanh cho giám đốc. Nhân sự ở bộ phận này gồm phó giám đốc bộ phận tài chính kế tốn, một nhân viên lập phiếu, một thủ quỹ. Cơ cấu tổ chức mới ở bộ phận này khơng có sự thay đổi so với trước đây. Phó giám đốc ở bộ phận này là người có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế tốn, có trình độ chuyên môn trong ngành, được đào tạo, công tác ở nhiều lĩnh vực, khu vực. Am hiểu sâu sắc tình hình hoạt động xí nghiệp. Ngồi cơng việc lập báo cáo, phó giám đốc bộ phận này cịn trợ giúp cho giám đốc xí nghiệp trong hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.
Các bộ phận kiểm phẩm và bộ phận sản xuất sẽ chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc và các phó giám đốc xí nghiệp. Ở mỗi bộ phận sẽ có trưởng bộ phận
chun mơn ngành cơng nghệ thực phẩm, khả năng học việc nhanh chóng, nắm vững những tiêu chuẩn cơ bản về phẩm chất hạt gạo nhằm đáp ứng chất lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Nếu yêu cầu về chất lượng của thị trường có sự khai đổi thì ban giám đốc xí nghiệp sẽ đề xuất lên cơng ty cho nhân viên ở bộ phận này đi tập huấn các hội thảo chuyên đề chất lượng hay học các khóa đào tạo về hệ thống chất lượng để nâng cao trình độ chun mơn về lĩnh vực của họ.
Đối với tình hình nhân sự ở bộ phận sản xuất vẫn khơng có sự thay đổi so với cơ cấu cũ. Nhân sự cho bộ phận này gồm 3 nhân viên: một thủ kho đảm trách nhiệm vụ kiểm tra số lượng nhập xuất kho, dự trữ đấu trộn xuất kho đúng theo yêu cầu của lãnh đạo xí nghiệp, theo dõi việc lưu kho và báo cáo tình hình số lượng sản phẩm tồn để ban lãnh đạo xí nghiệp cân đối tình hình có kế hoạch mua bán hiệu quả. Hai nhân viên kỹ thuật chuyên phụ trách sửa chữa, điều hành máy móc, vận hành dây chuyền sản xuất.
Tiền lương dự kiến
- Lương cơ bản giám đốc xí nghiệp 12 triệu đồng/tháng - Lương phó giám đốc 10 triệu đồng/tháng
- Nhân viên còn lại 3,5 triệu đồng/tháng
Bảng 20: BẢNG LƯƠNG TỔNG HỢP DỰ KIẾN NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Các khoản lương phụ, khoản cấp dưỡng
Ngồi tháng lương 13, nhân viên cịn được hưởng từ 2 đến 4 tháng lương tùy theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của xí nghiệp.
Chức vụ Số lượng Lương cơ bản/ tháng Cả năm
Giám đốc 1 12.000 144.000
Phó giám đốc 2 10.000 240.000
Nhân viên 10 3.500 420.000
Được xem xét cử đi đào tạo, huấn luyện nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu và định hướng phát triển của xí nghiệp
Những ngày tăng ca, làm việc ngoài giờ lương được hưởng gấp đôi so với lương cơ bản, được cấp dưỡng khoản tiền ăn.
5.6. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
5.6.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến
+ Doanh thu bán hàng được lấy từ kế hoạch 10 doanh thu nằm trong kế hoạch sản xuất của năm 2009
+ Giá vốn hàng bán được tổng hợp từ 3 loại chi phí: chi phí gạo nguyên liệu, chi phí nhân cơng trực, chi phí sản xuất chung được cụ thể trong bảng kế hoạch giá vốn hàng bán
+ Lãi gộp = doanh thu bán hàng – giá vốn
+ Lợi nhuận thuần = lãi gộp – chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được lấy từ kế hoạch chi phí bán hàng và kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến khơng có khoản thuế thu nhập doanh nghiệp vì xí nghiệp khơng trực tiếp đóng mà sẽ được báo cáo về cơng ty để tổng hợp và tiến hành đóng thuế cho tồn cơng ty.
Bảng 21: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỰ KIẾN NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Doanh thu dự kiến 29.200.000 25.900.000 36.500.000 31.050.000 122.650.000 Giá vốn hàng
lương thực 27.818.158 25.735.045 35.233.350 29.748.453 118.535.006 Lãi gộp 1.381.842 164.955 1.266.650 1.301.547 4.114.994 Chi phí bán hàng 616.500 385.125 725.500 494.000 2.221.125 Chi phí quản lý 224.500 224.500 224.500 224.500 898.000 Lợi nhuận trước
5.6.2. Bảng thu chi tiền mặt dự kiến
+ Tiền mặt tồn đầu kỳ của quý I được lấy từ bảng cân đối kế toán năm 2008, còn các quý còn lại là tiền tồn quỹ cuối kỳ của các quý trước.
+ Thu tiền bán hàng được lấy từ kế hoạch thu tiền của khách hàng
+ Các khoản chi mua nguyên liệu, nhân cơng, chi phí sản xuất chung được lấy từ các kế hoạch chi phí nguyên liệu, kế hoạch chi phí nhân cơng, kế hoạch chi phí sản xuất chung. Riêng đối với khoản chi cho họat động bán hàng có khoản chi cho khấu hao là khoản không chi bằng tiền nên được trừ ra trước khi đưa vào bảng kế hoạch tiền mặt
Sau khi cân đối thu chi, nếu thừa tiền sẽ được nộp trả cho công ty, nếu thiếu hụt sẽ được tạm ứng để hoạt động. Lượng tiền mặt cuối kỳ của xí nghiệp phải đảm bảo tối thiểu là 30 triệu và không được vượt quá 100 triệu đồng. Đây là chính sách tồn quỹ của cơng ty quy định cho các xí nghiệp. Năm 2008 lượng tiền tồn quỹ của xí nghiệp khơng được vượt quá 50 triệu đồng nhưng đến năm 2009 đã có sự điều chỉnh do giá cả hàng lương thực tăng nên phải tăng lượng tiền tồn quỹ tối đa từ 50 triệu lên 100 triệu đồng.
Cân đối lượng tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ một cách hợp lý và chính xác sẽ giúp cho xí nghiệp giảm được chi phí cơ hội và đem lại lợi ích trong tài chính. Bởi nếu lượng tiền mặt tồn quỹ quá nhiều thì đồng tiền khơng thể sinh lời và bị mất giá trị theo thời gian.
Bảng 22: BẢNG BÁO CÁO TIỀN MẶT DỰ KIẾN NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Ở quý I, sau khi cân đối khoản thu chi lượng tiền còn lại 6.656.809 ngàn đồng. Khoản tiền này sẽ được chuyển trả cho công ty là 6.600.000 ngàn đồng, lượng tiền mặt còn tồn tại quỹ của xí nghiệp sẽ là 56.809 ngàn đồng đảm bảo đúng quy định về lượng tiền mặt tối đa và tối thiểu của xí nghiệp. Lượng tiền chuyển cho công ty sẽ được xí nghiệp tạm ứng lại khi có nhu cầu mua nguyên liệu. Mức tiền này tùy thuộc vào lượng tiền sau cân đối thu chi và lượng tiền mặt cần tồn quỹ cho xí nghiệp. Trong các quý tiếp theo cũng giống như quý I, nếu xí nghiệp cân đối được lượng tiền dương sẽ tiến hành chuyển cho công ty, nếu thiếu hụt sẽ tạm ứng.
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV
Tiền mặt tồn đầu kỳ 26.000 56.809 97.819 45.719 26.000
Thu tiền bán hàng 27.740.000 26.065.000 35.970.000 32.254.000 122.029.000
Tổng cộng thu 27.766.000 26.121.809 36.067.819 32.299.719 122.055.000 Chi mua nguyên liệu 20.185.715 26.283.320 32.924.000 35.042.716 114.435.751
Chi trả công nhân 56.977 62.415 84.645 77.805 281.842
Chi chi phí sx chung 202.999 168.630 240.955 210.210 822.794
Chi bán hàng 439.000 385.125 548.000 494.000 1.866.125
Chi quản lý 224.500 224.500 224.500 224.500 898.000
Tổng chi 21.109.191 27.123.990 34.022.100 36.049.231 118.304.512 Cân đối thu chi 6.656.809 (1.002.181) 2.045.719 (3.749.512) 3.750.488 Tổng hoạt động TC (6.600.000) 1.100.000 (2.000.000) 3.800.000 (3.700.000)
Tạm ứng công ty 0 1.100.000 0 3.800.000 4.900.000
Chi trả công ty (6.600.000) 0 (2.000.000) 0 (8.600.000)
5.6.3. Bảng cân đối kế toán dự kiến năm 2009
Bảng cân đối năm 2009 dựa trên bảng cân đối năm 2008 và các số dư của các tài khoản ở cuối kỳ của năm 2009.
Tiền mặt tại quỹ được lấy từ số dư cuối kỳ quý IV năm 2009
Khoản phải thu khách hàng được tính dựa trên kế hoạch thu tiền hàng. Trong quý IV xí nghiệp sẽ thu 98% còn lại 2% khách hàng chưa thanh toán.