3.2.1. Cơ cấu tổ chức
Công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu hoạt động theo nguyên tắc trực tuyến. Đứng đầu là Ban giám đốc gồm có:
- Giám đốc do hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty, trực tiếp lãnh đạo công ty, là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật và cơ quan chủ quản, có quyền bổ nhiệm hoặc bải nhiệm cấp dưới.
- Dưới Giám Đốc là Phó Giám Đốc được Giám Đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc, tham mưu cho Giám Đốc nắm tình hình của cơng ty , giúp Giám Đốc quản lý tốt công tác kinh doanh của cơng ty. Phó Giám Đốc điều hành Cơng ty khi Giám Đốc đi vắng, trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày trong phạm vi được Giám Đốc phân công và uỷ quyền.
- Dưới Ban Giám Đốc cịn có các phịng ban hoạt động theo chức năng và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc.
Hình 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY
3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban phòng ban
3.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban
Phịng tài chính kế tốn: có chức năng theo dõi giám sát về hoạt động mặt
tài chính, hạch tốn kinh doanh, quản lý vật tư, tài sản…của công ty và thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của công ty về việc ghi chép, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các nguyên tắc các chế độ kế tốn trong cơng ty theo hướng dẫn của ngành và pháp luật kế toán thống kê do Nhà nước ban hành, lưu trữ hồ sơ sổ sách hiện hành theo quy định của bộ tài chính.
Phịng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu, giúp Gíam Đốc quản lý
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KD ĐỘI TẢI PHÒNG TCHC PHÒNG QLKT PHÒNG TCKT KHO XĂNG DẦU
7 CỬA HÀNG XĂNG DẦU
& 2 CỬA HÀNG KD GAS, BẾP GAS 4 ĐIỂM BÁN LẺ XĂNG DẦU TRẠM KD CHXD H. TRÀ ÔN 37 CỬA HÀNG BÁN LẺ XD CH THIẾT BỊ XD
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty xăng dầu Vĩnh Long
vụ về công tác tổ chức cán bộ ,các chế độ tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ của tồn bộ cơng nhân viên công ty.
Phòng quản lý kỹ thuật: quy hoạch kho bãi chứa hàng, đảm bảo yêu cầu kỹ
thuật cho cơng tác bảo quản hàng hố an toàn, sử dụng hết sức chứa của kho và đảm bảo an toàn lao động, được quyền yêu cầu các đơn cị cung cấp hồ sơ tài liệu có liên quan, được uỷ quyền ký các văn bản hướng dẫn, tham gia và tổ chức hội nghị về chuyên đề kỹ thuật có liên quan, được tham gia đóng góp ý kiến về nhân sự của phịng.
Phòng kinh doanh: được quyền yêu cầu các đơn vị trong công ty cung cấp
thông tin, số liệu hồ sơ, tài liệu có liên quan và tạo điều kiện thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của phịng, có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường mới, ở những nơi có điều kiện thuận lợi để góp phần gia tăng doanh số bán, từ đó tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Đội vận tải: điều hành việc vận chuyển hàng hoá từ tổng kho về công ty
hoặc từ công ty đến các cửa hàng và chịu hoàn toàn trách nhiệm vận chuyển xăng dầu từ tổng kho về công ty và từ công ty về các cửa hàng, đảm bảo cho việc cung ứng kịp thời hàng hoá cho các cửa hàng cũng như các khách hàng.
Các kho xăng dầu: tồn trữ xăng dầu phục vụ cho việc kinh doanh đảm bảo
cung ứng kịp thời, đầy đủ cho các cửa hàng, đại lý và tổng đại lý. Các kho được bố trí tại thị xã Vĩnh Long để vừa đảm bảo cho việc cung ứng vừa đảm bảo cho việc phịng cháy chữa cháy khơng để xảy ra sự cố cháy nổ, chịu trách nhiệm quản lý xăng dầu, đảm bảo chất lượng hàng hố trong kho khơng để xảy ra thất thoát gây hư hỏng mất phẩm chất hàng hoá.
Các cửa hàng: chịu trách nhiệm buôn bán theo yêu cầu khách hàng và bán
lẻ cho người tiêu dùng, buôn bán đong đo chính xác, tránh tình trạng gian lận đảm bao uy tín cho cơng ty.
3.2.2.2. Mối quan hệ giữa các phòng ban
Phòng kinh doanh: làm thủ tục xuất nhập hàng hóa, tiếp thị các mặt hàng và các dịch vụ mà công ty cung cấp cho các cửa hàng, đại lý trực thuộc công ty. Tiến hành hợp đồng với các đối tác, giao dịch với các tổ chức kinh tế, cung cấp thông tin về thị trường, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh.
Phịng tài chính kế tốn: lập báo cáo kế tốn đúng quy định, cung cấp các thơng tin cho việc điều hành kinh doanh, giúp Ban giám đốc thực hiện các chủ trương chính sách và quy định về tài chính của Nhà nước, giúp các phòng ban trong việc ghi chép ban đầu thật chính xác. Cung cấp các số liệu, thông tin cần thiết cho phòng kinh doanh để phục vụ công tác lập kế hoạch chung cho tồn cơng ty, góp ý kiến để có hướng kinh doanh tốt. Đóng vai trị như một nhà trợ lý trong việc phân tích tài chính cho phịng kinh doanh.
Phịng tổ chức hành chính: giúp Ban giám đốc trong công tác quản lý, nắm vững tình hình cán bộ cơng nhân viên; lựa chọn, bố trí, đào tạo bảo đảm về năng lực, phẩm chất.
3.2.3. Hệ thống phân phối
Số 1, Lê Thái Tổ,P.2, T.X Vĩnh Long Số 2, Phạm Hùng,P.9, T.X Vĩnh Long Số 3 Nguyễn Huệ, P.2,T.X Vĩnh Long. Số 4 Phường 8 T.X Vĩnh Long
CH Thanh Đức, Xã Thanh Đức, Huyện Long Hồ, Vĩnh Long. CH Hoà Phú, Xã Hoà Phú, Huyện Long Hồ, Vĩnh Long. CH Bình Minh, TT Cái Vồn, Huyện Bình Minh, Vĩnh Long. CH TT Trà Ôn, Huyện Trà Ôn, Vĩnh Long.
CH Xã Tân Quới, Huyện Bình Minh. CH Xã Tân Lược, Huyện Bình Minh. CH Xã Đơng Bình, Huyện Bình Minh. CH Hựu Thành, Huyện Trà Ơn.
CH Hịa Bình, Huyện Trà Ơn.
CH Thị Trấn Trà Ơn, Huyện Trà Ôn.
CH Thiện Mỹ, TT Trà Ôn, Huyện Trà Ôn, Vĩnh Long.
CH Mỹ Thạnh Trung, Xã Mỹ Thạnh Trung, Huyện Thanh Bình, Vĩnh Long. CH Hiếu Nhân, Huyện Vũng Liêm, Vĩnh Long……
Tổng đại lý: Bán xăng dầu theo các hộ cơng nghiệp tiêu thụ trực tíêp cho
hợp đồng cung ứng xăng dầu cho các cửa hàng trực thuộc để bán lẻ hoặc các đại lý bán lẻ trong hệ thống của mình theo hợp đồng đại lý.Thiết lập và đăng ký hệ
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh tại Cơng ty xăng dầu Vĩnh Long
chức cung ứng xăng dầu thường xuyên ổn định đến các đại lý bán lẻ trong hệ thống phân phối của mình, khơng được tiếp nhận nguồn hàng trôi nổi kơng rõ xuất xứ, thực hiện an tồn cháy nổ, vệ sinh môi trường theo quy định của pháp luật về kinh doanh xăng dầu .
Các đại lý bán lẻ: bán lẻ xăng dầu cho một doanh nghiệp đầu mối và chỉ
được làm đại lý cho một doanh nghiệp xăng dầu đầu mối theo hợp đồng đại lý, chấp nhận các quy định về đo lường chất lượng xăng dầu và sự hướng dẫn kiểm tra của doanh nghiệp xăng dầu đầu mối hoặc tổng đại lý.