c. Quan hệ giữa hai cách phân loạ
4.3.4. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin
Như định nghĩa quản trị đã được nêu thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là hoạt động ra quyết định. Sẽ không thể ra được bất kỳ quyết định quản trị nào nếu khơng có thơng tin, độ tin cậy của quyết định sẽ thấp nếu thiếu thơng tin. Vì lẽ đó nên tổ chức hệ thống thơng tin doanh nghiệp cũng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng. Một mặt, hệ thống trao đổi thông tin trong doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống quản trị đã lựa chọn. Hệ thống quản trị quy định hệ thống trao đổi thông tin cho đến khi các nhóm thơng tin quan trọng (các mệnh lệnh và báo cáo thực hiện mệnh lệnh) được đặt ra vẫn còn phù hợp với hệ thống quản trị. Tất nhiên việc trao đổi thông tin giữa các điểm sẽ rất phức tạp nếu quy định các đường của hệ thống quản trị chung cho tồn bộ thơng tin.
Mặt khác, cơng nghệ trao đổi thông tin cũng tuân thủ những quy luật riêng của nó. Vì thế, khi hình thành hệ thống trao đổi thơng tin trong doanh nghiệp phải chú ý các quy luật đối với việc trao đổi thông tin liên quan đến:
- Đường trao đổi thông tin được xác định cho các tin tức nhất định. - Hình thức và kỹ thuật trao đổi thông tin.
- Thời cơ và thời điểm thông báo thông tin.
Cần lưu ý là bên cạnh hệ thống trao đổi thơng tin chính thức ở các doanh nghiệp cũng phát triển hệ thống trao đổi thơng tin khơng chính thức. Hệ thống thơng tin khơng chính thức có thể có tác dụng tích cực vì khơng phải mọi trường hợp trao đổi thơng tin cần thiết đều được nhìn thấy từ trước và cú thể hệ thống chính thức là rất phức tạp. Tất nhiên, hệ thống thơng tin khơng chính thức cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực nếu qua đó các thơng tin truyền đạt bị sai lệch.