Chứng từ sử dụng

- Căn cứ vào các chứng từ như: “Bảng chấm công”, “Phiếu theo

dõi sản phẩm hoàn thành”, “Bảng chấm công làm thêm giờ”, kế toán

tính lương khoán, lương thời gian cho cán bộ công nhân viên theo

từng bộ phận sau đó tổng kết vào “Bảng thanh toán tiền lương”.

Ngoài ra còn một số chứng từ khác làm căn cứ ghi vào “Bảng thanh

toán tiền lương” như: “Bảng thanh toán tiền ăn ca”, “Bảng tạm ứng

lương kỳ I”, “Bảng thanh toán tiền thưởng” kế toán tính tiền ăn ca,

tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên.

- Tiền lương được tính riêng cho từng người và tổng hợp theo

từng bộ phận lao động, phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương”.

- Việc chi trả lương ở công ty do thủ quỹ thực hiện. Thủ quỹ

căn cứ vào các “Bảng thanh toán tiền lương” của mỗi người để trả.

3.3.1.2. Tài khoản sử dụng

Tài khoản sử dụng là TK 334 “Phải trả công nhân viên” và các

tài khoản có liên quan như:

- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất;

- TK 627: Chi phí sản xuất chung;

- TK 642: Chi phí quản lý;

- TK 111: Tiền mặt;

- TK 141: Tạm ứng;

- …………

3.3.1.3. Thanh toán lương

Căn cứ vào các chứng từ tính lương kế toán tiến hành lập “Bảng

thanh toán lương tháng 2/2008” (Bảng 3.24 ); “Bảng phân bổ lương

và BHXH” (bảng 3.25).

 Giữa tháng khi tạm ứng lương cho công nhân viên kế toán định

khoản:

Nợ TK 334: 5.200.000

Có TK 111: 5.200.000

 Cuối tháng, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH;

Bảng thanh toán tiền lương kế toán tiến hành định khoản:

- Tiền lương và các khoản phải trả công nhân viên tính vào

chi phí sản xuất kinh doanh (Bảng 3.25):

Nợ TK 622: 657.152.388

Nợ TK 627: 78.347.047,3

Nợ TK 642: 121.258.067,7

Có TK 334: 856.757.503

- Khấu trừ 6% các khoản trích theo lương vào tiền lương của

công nhân viên (gồm 5% BHXH và 1% BHYT), (Bảng 3.24):

Nợ TK 334: 1.014.600

Có TK 338: 1.014.600

- Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân

viên (phần còn được lĩnh) vào cuối tháng (Bảng 3.24):

Nợ TK 334: 21.424.938

Có TK 111: 21.424.938

Sơ đồ 3.5. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TK 334 111 334 622 338 627 1.014.600 1.014.600 78.347.047,3 78.347.047,3 642 -

79

Công ty Cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Biểu 3.2. Sổ cái

(Dùng cho hình thức nhật ký chứng từ)

Tài khoản: 334 Số dư đầu năm

Nợ Có

Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với

TK này ^{Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12} Cộng 1. TK 111 2. TK 338 … 26.624.938 129.462.803,2 … Cộng phát sinh Nợ 356.456.599 Cộng phát sinh Có 856.757.503 Số dư cuối tháng Nợ Có

3.3.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty

3.3.2.1. Chứng từ sử dụng

Do công ty tính BHXH, BHYT, KPCĐ dựa vào lương cơ bản của công nhân viên nên căn cứ vào lương cơ bản của công nhân viên và căn cứ vào chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do Nhà nước ban hành kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên.

- Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”, … kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH”.

- Căn cứ vào “Bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả thanh toán tiền lương cho công nhân viên. Đồng thời, tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Kết quả tổng hợp, tính toán được phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” (Bảng 3.25).

- Hàng tháng việc tính trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp.

3.3.2.2. Tài khoản sử dụng

Tài khoản sử dụng là TK 338(2,3,4) “Phải trả, phải nộp khác” và các tài khoản có liên quan như:

 Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất.

 Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung.

 Tài khoản 642: Chi phí quản lý.

 Tài khoản 111: Tiền mặt.

 Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.

 …..

3.3.2.3. Phương pháp tính và thanh toán bảo hiểm

Việc tính bảo hiểm cho công nhân viên công ty thực hiện theo chế độ của Bộ Tài Chính. Đối với công nhân viên công ty thực hiện trích 6% bảo hiểm trên lương cơ bản của công nhân viên (trong đó trích 5% BHXH và 1% BHYT) trừ vào lương của công nhân viên. Còn đối với công ty thực hiện trích 19% các khoản trích theo lương trên lương cơ bản của công nhân viên (bao gồm 15% BHXH, 2% BHYT, 2% KPCĐ) tính vào chi phí sản xuất của công ty.

- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó: BHXH (338.3), BHYT (338.4) trích trên lương cơ bản còn KPCĐ (338.2) trích trên lương thực tế phải trả cho công nhân viên. Khoản mục KPCĐ sẽ được công ty chi nộp thay cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 2/2008 (bảng 3.25) kế toán tiến hành định khoản như sau:

Nợ TK 622: 99,886,504.01 Có TK 338(2): 13,143,047.8 Có TK 338(3): 76,538,343.8 Có TK 338(4): 10,205,112.5 Nợ TK 627: 11,810,311.35 Có TK 338(2): 1,566,940.95 Có TK 338(3): 9,038,268 Có TK 338(4): 1,205,102.4 Nợ TK 642: 17,765,987.87 Có TK 338(2): 2,425,161.35 Có TK 338(3): 13,536,023.4 Có TK 338(4): 1,804,803.12

Công ty Cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Bảng 3.25. BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

Tháng 2 năm 2008 ĐVT: đồng STT TK 334 TK 338 Lương ^{Các khoản phụ} khác Cộng có TK 334 Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã

hội ^{Bảo hiểm y tế}

Cộng có TK 338 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. TK 622 611.943.660 45.208.728 657.152.388 13.143.047,8 76.538.343,8 10.205.112,5 99.886.504,01 757.038.892 2. TK 627 69.508.077 8.838.970,3 78.347.047,3 1.566.940,95 9.038.268 1.205.102,4 11.810.311,35 90.157.358,65 3. TK 642 109.401.342,7 11.856.725 121.258.067,7 2.425.161,35 13.536.023,4 1.804.803,12 17.765.987,87 139.024.055,6 Cộng 790.853.079,7 65.904.423,3 856.757.503 17.135.150,1 99.112.635,2 13.215.018,02 129.462.803,2 986.220.306,3

( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)

- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương (biểu 3.24) kế toán tính khấu trừ BHXH, BHYT vào lương cán bộ công nhân viên:

Nợ TK 334: 1.014.600 Có TK 338: 1.014.600

- Nộp BHXH, BHYT của phòng KT – TV cho cơ quan BH và công đoàn bằng tiền mặt:

Nợ TK 338: 3.042.104 Có TK 111: 3.042.104

- Thanh toán bảo hiểm cho người lao động khi bị ốm đau, thai sản …

Ví dụ: Về thanh toán BHXH cho công nhân ở công ty

Trong tháng 2 năm 2008 có nhân viên Lê Hồng Khoảng thuộc Phòng tài chính kế toán nghỉ ốm 2 công. Nhân viên Khoảng có mức lương đóng BH là 2.268.000 đồng/tháng. Kế toán tiến hành tính BHXH phải trả và làm thủ tục thanh toán BHXH cho nhân viên Khoảng.

• Tính BHXH:

Trợ cấp BHXH phải trả cho nhân viên Khoảng là:

2.268.000 26

Định khoản:

Nợ TK 338(3): 130.838 Có TK 334: 130.838

• Thủ tục thanh toán BHXH cho công nhân Khoảng:

- Kế toán công ty dựa trên chứng từ: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH sẽ tiến hành tính BHXH mà công nhân viên được nhận sau đó gửi lên cơ quan bảo hiểm

Y tế công ty

Giấy chứng nhận nghỉ ốm Hưởng BHXH

Số: Họ và tên: Lê Hồng Khoảng

Đơn vị công tác: Phòng kế toán tài chính Lý do nghỉ: ốm

Số ngày cho nghỉ: 2 ngày

( Từ ngày 12/2 đến ngày 13/2/2008)

Xác nhận của đơn vị Bác sĩ phụ trách

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Viêt Nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

---

Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH

Số: Họ và tên: Lê Hồng Khoảng

Đơn vị: Phòng kế toán tài chính Lý do nghỉ: ốm

Tiền lương đóng BHXH: 2.268.000 đồng Số ngày nghỉ: 2 ngày

Mức trợ cấp: 75% Số tiền: 130.800 đồng

Người lập Thủ trưởng đơn vị

- Sau khi được cơ quan BH duyệt, cơ quan BH sẽ chuyển tiền BH vào tài khoản của công ty. Kế toán định khoản:

Nợ TK 112: 130.800

Có TK 338(3): 130.800

- Sau khi công ty nhận được thông báo đã có tiền chuyển vào tài khoản, kế toán sẽ đến cơ quan BH để nhận lại hồ sơ và tiến hành thanh toán cho người hưởng BH bằng tiền mặt. Kế toán định khoản:

Nợ 334: 130.800

Có 111: 130.800

Sơ đồ 3.6. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TK 338

111 338 622 3.042.104 3.042.104 99.886.504,01 334 627 130.838 130.838 11.810.311,35 11.810.311,35 642 334 112

Công ty Cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng - Hà Nội Phòng: KT - TC

Bảng 3.26. Bảng thanh toán BHXH

Tháng 2 năm 2008

TT Họ tên Nghỉ ốm Thai sản Con ốm … Tổng

số

Ký nhận Công Tiền Công Tiền Công Tiền

1 Lê Hồng Khoảng 2 130.800 130.800

2 Nguyễn Thanh Giang

1 46.100 46.100

3 Vũ Huy Long 1 41.300 41.300

( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)

Công ty cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Biểu 3.3. Sổ chi tiết các tài khoản Tên TK: 3383 - Bảo hiểm xã hội

Tháng 2 năm 2008

NT ghi sổ

Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền

SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 19/2/08 PC1264 18/2/08 Nộp BHXH tổ 2 XN 2 1111 1.738.800 20/2/08 PC1234 20/2/08 BHXH trừ vào lương tổ 2 XN 2 334 434.700 22/2/08 PT1240 21/2/08 BHXH khu vực SX 627 75.825.400 27/2/08 PT1255 26/2/08 BHXH khu vực quản lý 642 64.233.700 ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng

Công ty cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Biểu 3.4. Sổ chi tiết các tài khoản Tên TK: 3384 - Bảo hiểm y tế

Tháng 2 năm 2008

NT ghi sổ

Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền

SH NT Nợ Có

... ... ... ... ... ... ...

17/2/08 PC1264 16/2/08 Nộp BHYT khu vực may 1111 20.260.820 19/2/08 PC1234 17/2/08 BHYT trừ vào lương tổ may 2 XN2 334 86.940

20/2/08 PT1240 19/2/08 BHYT khu vực SX 627 5.934.700

29/2/08 PT1255 28/2/08 BHYT khu vực quản lý 642 3.786.900

... ... ... ... ... ...

Tổng cộng

( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)

Công ty cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Biểu 3.5. Sổ chi tiết các tài khoản Tên TK: 3382 – Kinh phí công đoàn

Tháng 2 năm 2008

NT ghi sổ

Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền

SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 17/2/08 PC1264 17/2/08 Nộp KPCĐ lên cấp trên 1111 15.149.387 20/2/08 PT1240 19/2/08 KPCĐ khu vực SX 627 10.534.900 29/2/08 PT1255 28/2/08 KPCĐ khu vực quản lý 642 8.486.500 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng

( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)

Công ty Cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

(Dùng cho hình thức nhật ký chứng từ)

Tài khoản: 338 Số dư đầu năm

Nợ Có

Ghi có các TK, đối ứng nợ với các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12 Cộng

A 1 2 … 12 1. TK 622 99.886.504,01 2. TK 627 11.810.311,35 3. TK 642 17.765.987,87 4. TK 334 1.014.600 5. TK 112 130.838 … … Tổng số PS nợ Tổng số PS có Nợ Số dư cuối tháng

( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)

Công ty Cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

BIỂU 3.7. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7

Tháng 2 năm 2008 ĐVT: đồng Các TK ghi Có Các TK 334 3382 3383 3384 TK phán ánh ở các NKCT khác Tổng cộng NKCT số 1 NKCT số 10 1. TK 622 657.152.388 13.143.047,8 76.538.343,8 10.205.112,5 757.038.892,1 2. TK 627 78.347.047,3 1.566.940,95 9.038.268 1.205.102,4 127.390.062 4.171.667 221.719.088 3. TK 642 121.258.067,7 2.425.161,35 13.536.023,4 1.804.803,12 139.024.055,6 Cộng 856.757.503 17.135.150,1 99.112.635,2 13.215.018,02 127.390.062 4.171.667 1.117.782.036

3.4. Kết quả nghiên cứu 4 (Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty)

3.4.1. Ưu điểm của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khá chặt chẽ và khoa học. Các chế độ kế toán do Nhà nước ban hành được áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo phù hợp với đặc điểm hoạt động hoạt động của Công ty và trình độ của nhân viên kế toán.

Bởi vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của công nhân viên chức lao động toàn công ty cho nên công tác kế toán tiền lương đã được Công ty quan tâm luôn đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.

Phương pháp tính tiền lương của Công ty căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành và phân loại bậc thợ rõ ràng trên cơ sở chấp hành tốt kỷ luật, thời gian lao động, tuy quá trình sản xuất còn gặp nhiều khó khăn song Công ty đã khắc phục để đảm bảo sản xuất liên tục, hoàn thành tốt kế hoạch đề ra.

Về tính BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương trong Công ty đều chấp hành nghiêm túc đảm bảo đầy đủ. Đặc biệt việc lập các chứng từ thanh toán đơn giản nhanh gọn. Người lao động được hưởng kịp thời thể hiện được tính ưu việt và sự quan tâm của Công ty đối với người lao động.

3.4.2. Nhược điểm của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Toàn bộ việc chấm công, tính lương cho công nhân viên các xưởng đều do tổ trưởng và đội ngũ thống kê xí nghiệp thực hiện, tuy điều này giúp cho công việc của kế toán tiền lương ở phòng kế toán tài chính được giảm bớt nhưng kế toán chỉ có thể nắm bắt được tổng số mà không thể kiểm tra được chính xác trong việc tính lương và các khoản trích theo lương của từng người. Do đó có thể có những sai sót mà kế toán không thể nắm bắt và phát hiện kịp thời.

Tuy nhiên tiền lương của Cán bộ công nhân viên trong Công ty chưa cao nên khó giữ chân được người lao động và CBCNV có trình độ tay nghề cao.

Việc trả BHXH cho người lao động khi nghỉ theo chế độ áp dụng như hiện nay tại công ty căn cứ vào giấy chứng nhận của bộ phận y tế đơn vị tuy có lợi cho người lao động được nhận kịp thời nhưng sẽ khó khăn cho đơn vị. Vì khi ốm đau được hưởng chế độ thanh toán của BHXH phải có giấy vào viện và ra viện. Nếu các chứng từ của người được hưởng BHXH không đảm bảo nguyên tắc thì sẽ khó khăn cho đơn vị khi thanh toán với cơ quan BHXH.

\3.4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương ở Công ty cổ phần May Thăng Long

Thứ nhất, tăng cường ở khâu tuyển dụng lao động, sát hạch lao động làm việc. Bố trí lao động ở những khâu, những công đoạn phải được sắp xếp hợp lý , phù hợp với trình độ người lao động và điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty. áp dụng chế độ thi tay nghề để nâng bậc lương trong suốt quá trình hợp đồng của công nhân.

Thứ hai, tăng cường nhân lực cho một số phòng ban cần thiết, để giảm gánh nặng công việc cho cán bộ trong phòng.

Công ty cần có kế hoạch quỹ lương rõ ràng để tiện trong việc phân phối và quản lý quỹ lương một cách chặt chẽ tránh tình trạng chi lương vượt mức. Đặc biệt cần phải quan tâm đến việc lập kế hoạch quỹ lương và phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, tiền lương đã thực hiện tốt các chức năng là động lực mục tiêu phấn đấu của người lao động hay chưa. Hơn nữa, việc hạch toán lao động và quỹ lương phải làm đồng thời với việc lập kế hoạch và hàng năm cần phải phân tích chi phí tiền lương trên 1000 đồng doanh thu để theo dõi tình hình chi phí lương, đề xuất các biện pháp quản lý quỹ lương của công ty.

Để trả lương đúng với việc làm và hiệu quả kinh tế của người lao động, công tác thống kê ghi chép ban đầu về các số liệu có một vị trí quan trọng. Việc