a, Kế toán chi tiết tiền lương
Hạch toán lao động
Việc hạch toán lao động trong các doanh nghiệp thường do bộ phận tổ chức lao động tiền lương thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ như: Bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán …. hàng tháng bộ phận tổ chức lao động thu thập các chứng từ ban đâu tiến hành kiểm tra đánh giá, sau đó ký xác nhận chuyển cho kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương, trợ cấp BHXH,… cho người lao động.
Tính lương, thưởng cho người lao động
Căn cứ vào “ Bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán” kế toán tính tiền lương tiền ăn ca cho người lao động. Tiền lương được tính cho từng người và tổng hợp cho từng bộ phận sau đó ghi vào “Bảng thanh toán tiền lương”. Riêng tiền ăn ca tuỳ mỗi doanh nghiệp có thể tổ chức bữa ăn giữa ca cho người lao động hoặc nếu không tổ chức ăn giữa ca thì số tiền đó sẽ được tính vào lương trả cho người lao động
Đối với khoản tiền thưởng của người lao động: căn cứ vào tình hình phân loại lao động của doanh nghiệp và mức thưởng quy định để tính tiền thưởng cho từng người và lập “Bảng thanh toán tiền thưởng”.
Thanh toán lương
Việc trả lương cho người lao động trong các doanh nghiệp hiện nay thường được tiến hành theo 2 kỳ trong tháng:
- Kỳ 1: Tạm ứng lương cho công nhân viên với những người có tham gia lao động trong tháng.
- Kỳ 2: Thanh toán lương và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng sau khi đã trừ đi các khoản như: tạm ứng, bồi thường vật chất, phạt, …
b, Kế toán tổng hợp tiền lương
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản phải trả người lao động kế toán sử dụng TK 334: Phải trả người lao động.
TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hình thanh toán các khoản đó.
Kết cấu và nội dung của TK 334
TK 334 – Phải trả người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
- Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên
- Ứng trước tiền lương cho người lao
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
động
Số dư bên nợ: Số tiền trả thừa cho công nhân viên
Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Căn cứ để hạch toán tiền lương phải trả công nhân viên là các bảng chấm công, bảng nghiệm thu khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan. Tài khoản sử dụng để hạch toán là tài khoản 334 và các tài khoản khác có liên quan: TK 662,627,641,642,241,141,338…
Phương pháp hạch toán tổng quát được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ hạch toán tiền lương
TK 338 TK 333 TK 141 TK 3383 TK 241 TK 622 TK 335 TK 4312 TK 1388 TK 111, 112 trừ tiền BHXH, BHYT Trừ thuế TNCN Trừ tiền tạm ứng
Trừ các khoản phải thu Tiền lương phải trả CNV Chi trả cho CBCNV
Tiền thưởng lấy từ quỹ Tiền lương, tiền công
khác
Chi trả và ứng trước tiền
lương cho người LĐ
Tinh vào chi phí
Khen thưởng bằng quỹ BHXH thực hiện XDCB Lương Phép TT Lương phép Trích mức TK 334 TK 622,627,641 19
2.1.1.2. Bản chất các khoản trích theo lương a, Khái niệm về các khoản trích theo lương
Trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiền lương được sử dụng như một công cụ quan trọng. Nếu chính sách tiền lương được giải quyết đúng đắn thì nó đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần người lao động. Ngược lại, nó sẽ ảnh hưởng xấu đến sản xuất, đến tình hình phát triển kinh tế - xã hội. Bởi vì tiền lương không chỉ là một nội dung của công tác tổ chức lao động mà nó còn biểu hiện một cách rõ rệt chính sách đãi ngộ của Đảng và Nhà nước đối với người lao động.
Ngoài tiền lương, để đảm bảo quyền lợi cho CBCNV theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí SXKD các khoản như: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Bảo hiểm xã hội
Trong cuộc sống, lao động con người luôn chịu sự tác động của các quy luật khách quan, điều kiện tự nhiên xã hội đang diễn ra. Có những tác động mà chúng ta không thể kiểm soát được đã gây tác lại to lớn với sinh mạng, điều kiện sống của con người. Để khắc phục hạn chế rủi ro, người ta tìm ra biện pháp hữu hiệu, nhất là lập các quỹ dự trữ và tiến hành bảo hiểm trên phạm vi toàn xã hội.
Theo luật BHXH được Quốc hội nước CHXHCNVN khoá IX ban hành ngày 29/06/2006: “BHXH là sự sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH”
Theo khái niệm của Tổ chức lao động quốc tế ILO: “BHXH là sự bảo vệ của xã hội đối với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại khó khăn về kinh tế, xã hội do người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức nghỉ hưu”.
Cũng trên tinh thần đó, Đảng và Nhà nước ta cũng đã đưa ra chính sách về BHXH nằm trong chương VII bộ luật lao động, luật BHXH thì BHXH gắn liền với đời sống của người lao động và là một tất yếu khách quan, ngẫu nhiên, nó phát sinh không đồng đều theo thời gian.
Có 2 loại BHXH sau:
Theo luật BHXH ban hành ngày 29/06/2006:
“BHXH bắt buộc là loại hình BHXH mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia. BHXH bắt buộc bao gồm các chế độ sau đây: Ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất”.
“BHXH tự nguyện là loại hình BHXH mà người lao động tự nguyện tham gia, được lựa chọn mức đóng và phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình để hưởng BHXH. BHXH tự nguyện bao gồm các chế độ sau đây: Hưu trí, tử tuất”.
Nguyên tắc BHXH:
- Mức hưởng BHXH được tính dựa trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng vá có chia sẻ giữa những người tham gia BHXH.
- Mức đóng BHXH bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương, tiền công của người lao động. Mức đóng BHXH tự nguyện được tính trên cơ sở thu nhập do người lao động lựa chọn, nhưng mức thu nhập này không được thấp hơn mức lương tối thiểu chung.
- Người lao động vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội.
- Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý thống nhất, dân chủ, công khai, minh bạch, được sử dụng đúng mục đích, được hạch toán độc lập theo các quỹ thành
phần của bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm thất nghiệp.
- Việc thực hiện bảo hiểm xã hội phải đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, bảo đảm kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội.
Theo quy định hiện hành quỹ BHXH được dùng vào những mục đích sau:
+ Chi chế độ trợ cấp thai sản cho người lao động nữ khi sinh con, tiền trợ cấp bằng 100% tiền lương
+ Chi chế độ trợ cấp ốm đau cho người lao động bằng 75% tiền lương + Chi chế độ tử tuất
+ Chi chế độ thất nghiệp
Bảo hiểm y tế
Xã hội ngày càng phát triển, con người càng phải liên kết với nhau hơn dựa trên quan điểm “mình vì mọi người, mọi người vì mình”. Trong xã hội ở một chừng mực nào đó các cá nhân có sự tương trợ lẫn nhau mà một trong những hình thức đó là BHYT.
Theo luật BHYT của quốc hội khoá XII, kỳ họp thứ tư số 25/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008 thì: “Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượng có trách nhiệm tham gia theo quy định của Luật này”
BHYT mang tính chất xã hội, không vì mục tiêu lợi nhuận, hướng tới mục tiêu công bằng, hiệu quả trong khám chữa bệnh và toàn dân tham gia. BHYT là khoản tiền hàng tháng của người lao động và người sử dụng lao động đóng cho các cơ quan y tế để được đài thọ khi có phát sinh nhu cầu khám bệnh và chữa bệnh. Người sử dụng lao động có trách nhiệm trích tiền đóng BHYT thuộc trách nhiệm của mình và thu tiền đóng BHYT của người lao động theo tỷ lệ quy định để nộp cho cơ quan BHXH theo định kỳ.
BHYT là sự trợ cấp về y tế cho người tham gia bảo hiểm và được dùng để phòng và chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. BHYT thực chất là giúp con người khắc phục những khó khăn về tài chính khi bệnh tật xảy
ra, nếu người đó tham gia đóng BHYT. BHYT không bắt buộc với tất cả các thành viên trong xã hội, tuy nhiên công nhân viên trong các doanh nghiệp đều bắt buộc phải đóng BHYT.
Có 2 loại BHYT:
+ BHYT bắt buộc là hình thức BHYT được thực hiện trên cơ sở bắt buộc của người tham gia.
+ BHYT tự nguyện là hình thức BHYT được thực hiện trên cơ sở tự nguyện của người tham gia.
Nguyên tắc BHYT:
Tại điều 3 Luật BHYT ban hành 14/11/2008 nêu rõ nguyên tắc BHYT: - Chia sẻ rủi ro giữa những người tham gia bảo hiểm y tế trên cơ sở lấy số đông bù số ít, người khỏe hỗ trợ người đau ốm, người có khả năng đóng góp hỗ trợ người khó khăn.
- Chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế do người tham gia bảo hiểm y tế và quỹ bảo hiểm y tế cùng chi trả.
- Mức đóng bảo hiểm y tế được xác định theo tỷ lệ phần trăm của tiền lương, tiền lương hưu, tiền công, tiền trợ cấp, tiền học bổng hoặc tiền lương tối thiểu.
- Mức hưởng bảo hiểm y tế theo mức độ bệnh tật và trong phạm vi quyền lợi của người tham gia bảo hiểm y tế.
- Quỹ bảo hiểm y tế được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, bảo đảm cân đối thu chi và được Nhà nước bảo hộ.
Kinh phí công đoàn
Theo điều 1 luật công đoàn ban hành ngày 7/7/1990: “Công đoàn là tổ chức chính trị - xã hội rộng lớn của giai cấp công nhân và của người lao động Việt Nam (gọi chung là người lao động) tự nguyện lập ra dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng Sản Việt Nam; là thành viên trong hệ thống chính trị của xã hội Việt Nam; là trường học Chủ nghĩa xã hội của người lao động”.
Công đoàn là một tổ chức của người lao động, đại diện và bảo vệ quyền lợi cho người lao động trong xã hội, đồng thời hướng dẫn, điều chỉnh thái độ của người lao động đối với công việc và người sử dụng lao động.
KPCĐ là khoản tiền dùng để duy trì hoạt động các tổ chức công đoàn đơn vị và công đoàn cấp trên. Các tổ chức này hoạt động nhằm bảo vệ quyền lợi và nâng cao đời sống của người lao động.
KPCĐ do cơ quan công đoàn quản lý. Quỹ này sẽ được trích 2% trên tổng tiền lương thực tế phải trả cho CNV và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
b, Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Quỹ BHXH
BHXH là một trong những nội dung quan trọng trong chính sách mà Nhà nước bảo đảm trước pháp luật cho mỗi công dân nói chung và mỗi người lao động nói riêng. Trong bộ luật lao động nước ta hiện nay BHXH được hiểu là chế độ lao động, góp phần ổn định cho người lao động và gia đình trong trường hợp người lao động bị ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động,.. hoặc các rủi ro, khó khăn về kinh tế xã hội, bị mất mát hoặc giảm thu nhập, tuổi già, tàn tật, … thêm vào đó BHXH bảo vệ chăm sóc sức khoẻ, chăm sóc y tế cho cộng đồng và trợ cấp cho các gia đình ở mức tối thiểu, không bị gánh nặng vật chất cũng như tinh thần.
Tại điều 149 của Bộ luật lao động thì quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau:
+ Người sử dụng lao động đóng bằng 15% so với tổng quỹ tiền lương. + Người sử dụng lao động đóng bằng 5% tiền lương.
+ Nhà nước đóng và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ BHXH đối với người lao động.
+ Tiền sinh lời từ quỹ. + Các nguồn khác.
Quỹ BHXH được quản lý thống nhất, dân chủ và công khai theo chế độ tài chính của Nhà nước, hạch toán độc lập và được Nhà nước ủng hộ. Quỹ BHXH được thực hiện các biện pháp để bảo tồn giá trị và tăng trưởng theo quy định của Chính phủ.
Quỹ BHXH do cơ qua bảo hiểm quản lý, doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quan quản lý và thực hiện việc chi trả cho người lao
động trong thời gian tạm thời mất sức lao động theo chứng từ duyệt chi của cơ quan bảo hiểm.
Quỹ BHXH sẽ được trích 20% trên tổng quỹ lương cơ bản và phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Trong đó, doanh nghiệp chịu 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 5% là do người lao động đóng bằng cách khấu trừ vào tiền lương của họ.
Quỹ BHYT
Theo luật BHYT ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2008 thì: “Quỹ bảo hiểm y tế là quỹ tài chính được hình thành từ nguồn đóng bảo hiểm y tế và các nguồn thu hợp pháp khác, được sử dụng để chi trả chi phí khám bệnh, chữa bệnh cho người tham gia bảo hiểm y tế, chi phí quản lý bộ máy của tổ chức bảo hiểm y tế và những khoản chi phí hợp pháp khác liên quan đến bảo hiểm y tế.”
- Quỹ BHYT là quỹ thành phần của quỹ BHXH, được quản lý tập trung, thống nhất, dân chủ và công khai theo quy chế quản lý tài chính hiện hành đối với BHXH Việt Nam.
- Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán chi phí khám chữa bệnh, phục hồi chức năng cho người tham gia BHXH theo phạm vi quyền lợi được quy định.
Quỹ BHYT được hình thành từ: + Sự đóng góp của người lao động.
+ Sự đóng góp của người sử dụng lao động.
+ Tiền sinh lời do thực hiện các biện pháp nhằm bảo toàn và tăng trưởng quỹ BHYT.
+ Các khoản thu từ nguồn tài trợ, viện trợ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
+ Các khoản thu hợp pháp khác.
- Quỹ BHYT do cơ quan quản lý y tế quản lý, doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quan quản lý. Việc đóng góp BHYT không bắt buộc với tất cả các thành viên trong xã hội, chỉ người đóng góp mới được hưởng bảo hiểm. Cụ thể:
Theo điều 13 của luật BHYT ban hành ngày 14/11/2008 quy định mức đóng và trách nhiệm đóng BHYT như sau:
+ Mức đóng hằng tháng của đối tượng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 12 của Luật này tối đa bằng 6% mức tiền lương, tiền công tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng 2/3 và người lao động đóng 1/3. Trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản khi sinh con hoặc nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi theo quy định của pháp luật về