IV.1. Tạo lập công thức
48 Gõ dấu “=” trƣớc công thức, ví dụ: =E1+F1
Nhấn Enter để kết thúc
Nội dung công thức đƣợc hiển thị trên thanh Formula bar
Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ƣu tiên của các phép toán trong công thức - Các phép toán trong công thức số học:
Cộng: + Trừ: - Nhân: * Chia: / Mũ: ^ - Các phép toán so sánh Lớn hơn: > Nhỏ hơn: < Lớn hơn hoặc bằng: >= Nhỏ hơn hoặc bằng: <= Khác (không bằng): <> - Nhận biết và sửa lỗi
####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,
#VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức
#DIV/0!: chia cho giá trị 0
#NAME?: không xác định đƣợc ký tự trong công thức
#N/A: không có dữ liệu để tính toán
#NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số
IV.2. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
IV.2.1. Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ sẽ thay đổi số thứ tự của cột, hàng khi sao chép công thức tới vị trí khác. Dạng tổng quát: <Tên cột><Tên dòng>
Ví dụ:
A2, B2, C6,.... =A2*B2
49
IV.2.2. Địa chỉ tuyệt đối
Là địa chỉ có chứa ký hiệu $ ở đằng trƣớc số thứ tự của hàng hoặc cột. Khi sao chép tới vùng khác sẽ không bị thay đổi.
- Tuyệt đối cột : Có dấu $ trƣớc nhãn của cột - Tuyệt đối hàng: Có dấu $ trƣớc nhãn của hàng
- Tuyệt đối cột và tuyệt đối hàng: Có dấu $ trƣớc nhãn của cột và hàng Dạng tổng quát: $<Tên cột>$<Tên dòng>
Ví dụ:
$A$2, $B$2, $C$6,... =$A$2*$B$2
IV.2.3. Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp
- Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tƣơng đối
Chú ý:
- Muốn sử dụng địa chỉ tuyệt đối tại địa chỉ hoặc vùng địa chỉ nào thì trong khi thực hiện công thức, sau khi lựa chọn xong địa chỉ hoặc vùng địa chỉ đó bạn nhấn phím F4 - Sử dụng địa chỉ tuyệt đối khi cần nhân chia, cộng, trừ một dãy số với cùng một vị trí chứa giá trị hoặc khi tìm kiếm hoặc so sánh trong vùng địa chỉ cố định.
IV.3. Thao tác với hàm
IV.3.1. Giới thiệu
- <Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)
- Đối số có thể là
Giá trị kiểu số, xâu,…
Địa chỉ ô hoặc vùng ô
Một hàm khác
IV.3.2. Nhập hàm
- Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng
“=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)” - Cách 2:
Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức
Trên thanh công thức Formula bar, nhấn nút Xuất hiện hộp thoại Insert Function
50
Gõ tìm hàm trong mục Search for a function Chọn loại hàm trong mục Or select a category Chọn hàm trong mục Select function: Nhấn nút OK Nhập các đối số cần thiết Nhấn nút OK để hoàn tất
IV.3.3. Sao chép công thức
- Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép - Đặt con trỏ chuột vào góc phải dƣới của ô
- Biểu tƣợng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đen nét đơn
- Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép
IV.4. Một số hàm thường dùng
IV.4.1. Sử dụng hàm Sum
Công dụng: Dùng để tính tổng trong một phạm vi hoặc một dãy số nào đó Cú pháp:
=Sum (Phạm vi cần tính tổng) Hoặc
=Sum(giá trị 1, giá trị 2,....,giá trị n) Hoặc
Bấm nút Auto Sum, chọn vùng cần tính tổng, vùng rời nhau kết hợp nhấn phím Ctrl Ví dụ:
=Sum(A2:A8)
IV.4.2. Nhóm hàm thống kê
Hàm Average
Công dụng: Tính trung bình cộng của các đối số Cú pháp:
51
Hoặc =Average(Phạm vi cần tính)
Trong đó: number1, number2,... có thể là số, công thức, dãy ô hoặc tham chiếu ô Ví dụ:
= Average (10,5,15) Cho kết quả 10
Nếu dãy ô A1: A5 có nội dung trong các ô lần lƣợt là 7, 8, 9 thì =Average (A1: A5) Cho kết quả 8
Hàm Max
Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất trong dãy các đối số đã cho Cú pháp: = Max (number1, number2,…)
Trong đó: number1, number2,.... có thể là số, công thức, dãy ô hoặc tham chiếu ô, có thể lấy tới 30 giá trị số trong hàm này.
Ví dụ:
= Max (-10, -4, -6) cho kết quả - 4 = Max(5,8,10) cho kết quả 10 Hàm Min
Công dụng: Trả về giá trị nhỏ nhất trong dãy các đối số đã cho Cú pháp: = Min(number1, number2,…)
Trong đó: number1, number2,…có thể là những giá trị số, công thức, dãy ô hoặc tham chiếu ô có thể lấy tới 30 giá trị số trong hàm này.
Ví dụ:
=Min (-10, -8, -6) Cho kết quả -10 =Min(5,8,25) Cho kết quả 5 Hàm Rank
Công dụng: Trả về thứ hạng của 1 số cụ thể trong tập hợp số. Nếu trong tập hợp số có những giá trị giống nhau hàm sẽ xếp chung cùng 1 thứ hạng.
Cú pháp: = Rank (Number, List, Order) 0:giảm dần, 1:tăng dần Trong đó:
- Number : Là địa chỉ ô chứa dữ liệu cần xếp hạng - List : Phạm vi dãy số cần so sánh (ấn F4 để cố định)
52
Chú ý: Nếu Kiểu xếp bậc là 0 hoặc lƣợc bỏ. Excel sẽ xếp hạng theo thứ tự giảm dần. IV.4.3. Hàm điều kiện IF
Công dụng: Dùng kiểm tra điều kiện và trả lại một trong hai giá trị đƣợc chỉ ra. Cú pháp: =If (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
Hàm này có nghĩa: nếu điều kiện kiểm tra đúng thì cho giá trị 1, ngƣợc lại sẽ cho giá trị 2 VD: Tính cột Kết quả. Nếu Điểm TB >=5 thì “Đỗ”, ngƣợc lại là “Trƣợt”, công thức nhƣ sau: =if(A1>=5, “Đỗ”, “Trƣợt”) (trong đó A1 chứa giá trị số thực điểm trung bình)
Chú ý:
Số IF lồng luôn nhỏ hơn số trƣờng hợp là 1
Trƣờng hợp cuối cùng chỉ cần ghi giá trị mà không cần ghi điều kiện Giá trị trả về của hàm IF có thể là chuỗi ký tự, số, biểu thức, hàm tính toán Kết thúc hàm IF có bao nhiêu IF thì có bấy nhiêu ngoặc
Trong hàm IF nếu điều kiện hoặc giá trị trả về là ký tự thì ký tự đó phải nằm trong cặp dấu “ ”.
IV.4.4. Nhóm hàm Logic
Hàm AND
Công dụng: Trả về giá trị True nếu tất cả các điều kiện đƣợc đƣa ra đồng thời thoả mãn, ngƣợc lại trả lại giá trị False
Cú pháp: = And (logical1, logical2,…)
Trong đó: logical1, logical2,… là các điều kiện, các điều kiện này trả về giá trị True hoặc False, có thể sử dụng đến 30 điều kiện.
Ví dụ:
= And (3 < 5, 8 > 6) Cho kết quả True
= And (2 + 2 = 4, 3 + 7 = 5) Cho kết quả False Hàm OR
Công dụng: Trả về giá trị True nếu 1 trong các điều kiện đƣợc đƣa ra thoả mãn. Tất cả các điều kiện đƣa ra không thoả mãn thì trả về giá trị False.
Cú pháp: = Or (logical1, logical2,…)
Trong đó: logical1, logical2,… là các điều kiện, các điều kiện này trả về giá trị True hoặc
False, có thể sử dụng đến 30 điều kiện.
53
= Or (3 > 5, 6 < 8) Cho kết quả True
= Or (3>5, 6 > 8) Cho kết quả False
IV.4.5. Nhóm hàm đếm
Hàm COUNT
Công dụng: Đếm các ô chứa dữ liệu số Cú pháp:
= Count(value1, value2,…)
Hoặc =Count(phạm vi ô cần đếm) Hàm Counta
Công dụng: Đếm các ô chứa dữ liệu Cú pháp:
= Counta(value1, value2,…)
Hoặc = Counta(Phạm vi ô cần đếm) Hàm CountBlank
Công dụng: Đếm các ô trống (không chứa dữ liệu) Cú pháp: = Countblank(range)
Trong đó: Range là phạm vi các ô cần đếm. Hàm CountIf
Công dụng: Đếm các ô chứa dữ liệu thoả mãn điều kiện đƣa ra Cú pháp: =Countif(range, criteria)
Trong đó: - Range: Phạm vi ô cần đếm - Criteria: Điều kiện
IV.5.6. Nhóm hàm trích ký tự
Hàm Left
Công dụng: Trích các ký tự ở bên trái chuỗi văn bản Cú pháp: = Left (text,num_chars)
Trong đó:
Text : chuỗi văn bản hoặc ô chứa chuỗi văn bản cần trích ký tự Num_chars : số ký tự cần trích
54
Công dụng: Trích các ký tự ở bên phải chuỗi văn bản Cú pháp: = Right(text,num_chars)
Trong đó:
text : chuỗi văn bản hoặc ô chứa chuỗi văn bản cần trích ký tự num_chars : số ký tự cần trích
Hàm MID
Công dụng: Trích n ký tự từ vị trí bắt đầu trích của chuỗi văn bản Cú pháp: = Mid (text,start_num,num_chars)
Trong đó:
text : chuỗi văn bản hoặc ô chứa chuỗi văn bản cần trích ký tự start_num : vị trí bắt đầu trích
num_chars : số ký tự cần trích
IV.5.7. Hàm VLookup, HLookup
Công dụng:
Tìm kiếm theo điều kiện X và trả lại kết quả là giá trị tƣơng ứng đƣợc tìm thấy trong bảng phụ.
Nếu bảng phụ đƣợc tạo theo dạng cột thì sử dụng Vlookup, ngƣợc lại, sử dụng Hlookup.
Cú pháp:
=Vookup (lookup_value,table_array,col_index_num,order) =Hookup (lookup_value,table_array,row_index_num,order)
Trong đó:
lookup_value: điều kiện dựa vào tìm kiếm
table_array: bảng phụ (phải ấn F4). Lƣu ý: trong cột đầu tiên hoặc hàng đầu tiên của bảng phụ phải chứa giá trị để đối chiếu với điều kiện dựa vào tìm kiếm. col_index_num: số thứ tự của cột cần lấy giá trị trong bảng phụ
row_index_num: số thứ tự của hàng cần lấy giá trị trong bảng phụ order: kiểu tìm kiếm
Nếu order là 0 thì điều kiện dựa vào tìm kiếm đƣợc lấy ở bảng chính phải giống giá trị trong cột đầu tiên hoặc hàng đầu tiên ở bảng phụ.
55
Nếu là 1 hoặc để trống thì giá trị tìm kiếm trên bảng chính gần giống giá trị trên Bảng phụ. Nhƣng cột đầu tiên hoặc dòng đầu tiên của bảng phụ phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
IV.5.8. Nhóm hàm ngày tháng
Hàm Now
Công dụng: Trả về ngày, giờ hiện tại của đồng hồ hệ thống Cú pháp: =Now()
Hàm Today
Công dụng: Trả về ngày hiện tại của đồng hồ hệ thống Cú pháp: =Today()
Hàm Date
Công dụng: Cho kết quả là giá trị ứng với ngày tháng năm Cú pháp: = Date (Năm, Tháng, Ngày)
Trong đó:
Năm: Trong khoảng 1900 - 9999 Tháng: Số TT của tháng trong năm Ngày: Số TT của ngày trong tháng Ví dụ:
= Date (02, 10, 23) Cho kết quả 10/23/2002 Hàm Day
Công dụng: Trả về giá trị ngày trong dữ liệu dạng ngày Cú pháp: = Day (“Chuỗi ngày tháng”)
Ví dụ: ô A1 chứa chuỗi ngày tháng: 30/1/2005 = Day (“30/1/2005”) Cho kết quả 30 = Day(A1) Cho kết quả 30
Hàm Month
Công dụng: Trả về giá trị tháng trong dữ liệu dạng ngày Cú pháp: = Month (“Chuỗi ngày tháng”)
Ví dụ:
56
Hàm Year
Công dụng: Trả về giá trị năm trong dữ liệu dạng ngày
Cú pháp: = Year (“Chuỗi ngày tháng”)
Ví dụ:
=Year (“28/1/2005”) Cho kết quả 2005 Cách tính tuổi
Cách 1: Nếu dữ liệu ở dạng ngày, tháng, năm đầy đủ = INT((ngày hiện tại – ngày sinh)/365)
Cách 2: Nếu dữ liệu dạng năm
= Năm hiện tại – Year(ngày sinh)
IV.5.9. Nhóm hàm số học
Hàm Int
Công dụng: Lấy phần nguyên, làm tròn tới 1 số nguyên gần nhất. Cú pháp: = Int (number)
Trong đó: number là số thập phân, phép tính hoặc ô chứa số thập phân. Ví dụ:
= Int (11/ 2) Cho kết quả 5 = Int (8.9) Cho kết quả 8 = Int (-6.2) Cho kết quả -7 Hàm Mod
Công dụng: Lấy phần dƣ của 1 phép chia có dƣ Cú pháp: = Mod (a,b)
Trong đó:
a: số bị chia
b: số chia, giá trị này phải khác 0 Ví dụ
= Mod (11,2) Cho kết quả 1
57 Hàm Round Công dụng: Làm tròn số x đến vị trí thứ n Cú pháp: = Round (x, n) Trong đó: - x: số thập phân hoặc phép tính cần làm tròn - n: kiểu làm tròn số Nếu n>=0 thì x làm tròn đến chữ số thập phân thứ n Nếu n<0 thì x làm tròn đến chữ số phần nguyên thứ n Ví dụ: =ROUND(1254687.558,2) kết quả là: 1254687.56 =ROUND(1254687.558,0) kết quả là: 1254688 =ROUND(1254687.558,-3) kết quả là: 1255000 V. Biểu đồ và đồ thị V.1. Vẽ biểu đồ:
- Chọn các vùng dữ liệu tham gia vẽ biểu đồ (nếu các vùng dữ liệu không liền kề ta chọn vùng 1 sau đó giữ phím CTRL và chọn các vùng tiếp theo)
- Nhấn chọn thẻ Insert, nhóm Charts nhận chọn một dạng biểu đồ - Trên bảng biểu đồ chi tiết chọn kiểu biểu đồ phù hợp
- Biểu đồ xuất hiện, và trên Thanh Ribbon có thêm một thẻ Chart Tools giúp việc chỉnh sửa và trang trí biểu đồ
V.2. Chỉnh sửa biểu đồ:
- Kích chọn biểu đồ cần chỉnh sửa - Vào Ribbon Chart Tools
- Một số thuộc tính:
Chart Styles: Chọn lại hình thức biểu đồ
Chart Layout: Giao diện biểu đồ nhƣ tiêu đề (Title), chú thích (Legend),…
58
VI.1. Bài trí trang in
- Chọn thẻ Page Layout
- Ấn nút Margin của nhóm Page Setup, chọn Custom Margin - Hộp thoại xuất hiện
Tab Page: chọn khổ giấy(Paper Size) và kiểu xoay giấy (Orientation - Portrait: Giấy dọc; Landscape: Giấy ngang
Tab Margins: Thay đổi lề giấy
Top: Khoảng cách lề trên
Bottom: Khoảng cách lề dƣới
Left: Khoảng cách lề bên trái
Right: Khoảng cách lề bên phải
Header: Khoảng cách tiêu đề đầu trang Footer: Khoảng cách tiêu đề cuối trang
Horizontally: Căn bảng tính vào giữa trang giấy theo chiều ngang Vertically: Căn bảng tính vào giữa trang giấy theo chiều dọc - Tab Header/ Footer: tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang và đánh số trang
Chọn Custom Header: Tạo trong phần đầu trang Chọn Custom Footer: Tạo trong phần cuối trang Chọn vị trí để gõ tiêu đề (Left, Center, Right)
Chức năng của các nút trong hộp thoại Custom Header/ Custom Footer nhƣ sau:
1. Chọn Font chữ 2. Chèn số trang 3. Chèn tổng số trang 4. Chèn ngày tháng 5. Chèn giờ 6. Chèn đường dẫn file 7. Chèn tên file 8. Chèn tên sheet 9. Chèn ảnh 10. Chỉnh sửa ảnh - Tab Sheet Print area: Vùng cần in Print Titles:
59
Rows to repeat at top : Chọn dòng cần lặp lại ở các trang sau (khi in) Columns to repeat at left: Chọn cột cần lặp lại ở các trang sau (khi in)
VI.2. Xem trang trước khi in
- Bấm nút Microsoft Office Button, chọn Print Print Preview - Xuất hiện hộp thoại, với các nút lựa chọn sau:
Next Page: Xem trang kế tiếp Previous Page: Xem trang trƣớc đó Zoom: Phóng to, thu nhỏ khi xem Print: Thực hiện lệnh in
Setup: Thiết lập trang in
Show Margins: Điều chỉnh kích thƣớc phần lề giấy, tiêu đề, cột Close Print Preview: Đóng chế độ xem và trở về màn hình làm việc
VI.3. In ấn
- Bấm nút Microsoft Office Button, chọn Print Print - Xuất hiện hộp thoại:
Name: Tên máy in
Properties: Chọn khổ giấy Print range:
All: In tất cả các trang
Page From… to…: In từ trang … đến trang… Print what:
60
Selection: In phần lựa chọn Active sheet : In Sheet hiện tại
Entire workbook: In tất cả các Sheet trong file Number of copies: gõ vào số bản cần in
- OK
VII. Một số bài tập Excel
Bài số 1
Các phép toán số học
x y (x+y)2 x2+y2+2xy x/y 3xy
9 5
125 48
32 18
29 12
Dùng các phép toán số học để tính các giá trị cho các ô trống ?
Bài số 2
Nhật ký hàng hóa
STT MÃ T.HÀNG N.NHẬP N.BÁN NX SL ĐG T.TIỀN THUẾ GIÁ THÀNH
1 A1 Sắt 02/01 15/01 500 90 2 A2 Vôi 02/02 24/02 570 80 3 B1 Xi măng 12/02 05/05 450 78 4 B2 Ngói 03/03 06/06 590 55 5 C1 Sỏi 03/04 07/07 550 35 6 C2 Bột màu 09/03 07/08 600 95 7 C3 Gạch men 13/03 07/09 400 45 Tổng cộng
61
1. Tạo bảng tính trên
2. Nhận xét về việc bán các sản phẩm với các điều kiện sau: nếu (ngày bán - ngày nhập) <= 20 thì bán chạy nếu (ngày bán - ngày nhập) <= 30 thì bán đƣợc nếu ( ngày bán - ngày nhập) > 30 thì bán chậm 3. Tính thành tiền = Đơn giá* Số lƣợng
4. Tính thuế:
Nếu mã hàng là A thì thuế = thành tiền * 2% nếu mã hàng là B thì thuế = thành tiền * 4% nếu mã hàng là C thì thuế = thành tiền * 6% 5. Tính: Giá thành = thành tiền + thuế
6. Tính tổng cộng các cột Thành tiền, Thuế, Giá thành của các mặt hàng.
Bài số 3 NGÀY BÁN N.BÁN HÀNG SL (KG) ĐƠN GIÁ TRỊ GIÁ THUẾ THÀNH TIỀN Hà Đỗ 500 100 1% Hà Gạo tẻ 570 120 2% Hà Đỗ 450 100 1%
Huy Rau xanh 590 200 4%
Hà Muối 550 180 2% Lan Ngô 600 360 3% Thủy Gạo nếp 400 156 3% Thu Ngô 340 360 3% Hƣơng Gạo nếp 544 156 3%
