II.1. Nhập dữ liệu
II.1.1. Dữ liệu dạng văn bản
- Nhận các giá trị là các chữ cái
- Nhận các giá trị số với điều kiện phải nhập dấu phẩy ‟ trƣớc khi nhập số. (Nhập xong các giá trị này sẽ nằm ở bên trái của ô)
II.1.2. Dữ liệu dạng số
- Nhận giá trị là số
- (Nhập xong các giá trị này sẽ nằm ở bên phải của ô)
Chú ý:
Nếu số dài hơn ô thì ô sẽ hiển thị dấu # # #, cần thay đổi độ rộng cột
Muốn nhập số thập phân, thƣờng sử dụng dấu “. ” để ngăn cách phần nguyên và phần thập phân (Ví dụ: 10.2).
II.1.3. Dạng ngày, tháng
Quy ước
- Nhập theo thông số lựa chọn của Windows, dạng ngầm định là mm/dd/yy và hh:mm:ss.
37
- Nếu nhập đúng với định dạng đã lựa chọn thì dữ liệu sẽ nằm bên phải ô. Ngƣợc lại, Excel hiểu dữ liệu nhập vào là văn bản và sẽ nằm bên trái ô.
II.1.4. Dạng công thức
Quy ước: Phải đƣợc bắt đầu bằng dấu “=”
Thành phần của công thức bao gồm các toán tử và các toán hạng
- Toán tử là các phép tính toán thông thƣờng có thứ tự ƣu tiên giống nhƣ quy định trong các công thức toán học: nhân chia trƣớc, cộng trừ sau.
- Toán hạng có thể là:
Các địa chỉ ô, vùng, tên vùng
Các trị số, chuỗi (chuỗi để trong dấu ngoặc kép) Các hàm Các toán tử: Toán tử ý nghĩa * Phép nhân / Phép chia + Phép cộng - Phép trừ % Phần trăm ^ Phép lũy thừa. Ví dụ: 2 ^ 3 = 8
& Phép nối chuỗi. Ví dụ: “Hà” & “Nội” = HàNội : Tham chiếu vùng. Ví dụ: A1:B10
Toán tử so sánh: =, < > (không bằng), >, <, >=, <=
II.1.5. Cách tạo số thứ tự
Cách 1:
- Gõ 2 số đầu tiên
- Bôi đen 2 số vừa gõ, đƣa trỏ chuột xuống góc dƣới bên phải của ô vừa bôi đen, khi con trỏ xuất hiện dấu cộng đen thì giữ phím chuột trái và kéo.
38
- Gõ số đầu tiên
- Đƣa chuột xuống góc dƣới bên phải đồng thời giữ phím CTRL và kéo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II.1.6. Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
- Các phím thƣờng dùng
Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột
Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dƣới và kết thúc nhập dữ liệu
: chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dƣới ô hiện tại Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1
- Nhập dữ liệu
Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu Delete, Backspace để xóa ký tự
Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập Esc: kết thúc nhƣng không lấy dữ liệu đã nhập
Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó - Chỉnh sửa dữ liệu
Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa Thực hiện các thao tác chỉnh sửa
Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa
II.2. Biên tập dữ liệu
- Sửa nội dung đã có trong ô
Chọn ô cần sửa bấm F2 hoặc nháy kép chuột trái hoặc kích chuột lên thanh công thức (Formula bar)
Sửa đổi dữ liệu, kết thúc bấm ENTER - Lệnh Undo và Redo
- Nhấn chuột vào nút Undo để khôi phục dữ liệu, nút Rezo để quay lại trƣớc khi bấm nút Undo hoặc ấn phím Ctrl + Z, Ctrl + Y.
II.3. Thao tác với ô, dòng, cột
II.3.1. Thao tác chọn
- Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn - Chọn vùng ô liền nhau
39
Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng
Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dƣới dùng của vùng Thả phím Shift để kết thúc việc chọn
Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên - Chọn vùng ô rời rạc
Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ nhật
Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc các vùng ô tiếp theo Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn
- Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên trƣờng viền ngang – A, B, … - Chọn dãy cột kề nhau:
Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng
Thả phím Shift - Chọn dãy cột rời rạc
Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau
Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo Thả phím Ctrl (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện các thao tác tƣơng tự để chọn hàng - Chọn toàn bộ bảng tính
Nhắp vào ô giao nhau của đƣờng viền ngang và đƣờng viền dọc Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A
- Hủy chọn
Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính
II.3.2. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô
Sao chép
- Bôi đen vùng cần sao chép
- Bấm CTRL + C hoặc bấm nút copy - Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép tới
40 Sao chép đặc biệt
Khi sao chép dữ liệu bình thường Excel hiểu là sao chép tất
cả. Nếu chỉ muốn sao chép 1 trong các thuộc tính trên của ô sang vị trí mới thì phải dùng chức năng dán đặc biệt (Paste Special)
Các bước thực hiện:
- Lựa chọn vùng nguồn
- Bấm Ctrl + C hoặc bấm nút Copy
- Dịch chuyển con trỏ đến vị trí đích - Bấm vào chữ Paste của nút Paste
- Chọn một cách thức sao chép trên thực đơn hoặc chọn Paste Special…
All: Sao chép toàn bộ (định dạng, công thức, dữ liệu...)
Formats: Chỉ sao chép định dạng
Values: Chỉ sao chép giá trị
Transpose: Hoán đổi vị các giá trị đang ở hàng thành cột và ngƣợc lại
Paste link: Tạo mối liên kết giữa dữ liệu nguồn và đích (khi thay đổi dữ liệu nguồn thì dữ liệu đích cũng thay đổi theo)
41 Di chuyển dữ liệu
- Bôi đen vùng cần di chuyển
- Bấm CTRL + X hoặc chọn biểu tƣợng - Đặt con trỏ tại vị trí cần di chuyển tới
- Bấm CTRL + V hoặc chọn biểu tƣợng
Chèn cột, hàng Chọn vị trí cần chèn
Trên thẻ Home, nhóm Cells, nhấn nút Insert Cells - Insert Cells..: chèn ô
- Insert Sheet Rows: chèn hàng - Insert Sheet Columns: chèn cột - Insert Sheet: chèn trang sheet mới
Xóa
- Chọn phạm vi cần xoá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nhấn Delete trong nhóm Cells của thẻ Home - Delete cells…: xóa các ô đánh dấu
- Delete Sheet Rows: xóa hàng - Delete Sheet Columns: Xóa cột - Delete Sheet: Xóa Sheet
Ẩn dòng, cột, Sheet
Chọn hàng, cột hoặc sheet cần ẩn
Nhấn nút Format trong nhóm Cells của thẻ Home Chọn Hide & Unhide
- Hide Rows: nếu muốn ẩn hàng - Hide Columns: nếu muốn ẩn cột - Hide Sheet:nếu muốn ẩn Sheet
Hiện dòng, cột, Sheet
Chọn các cột hoặc hàng liền trƣớc, liền sau cột hoặc hàng cần hiện
42
Nhấn nút Format trong nhóm Cells của thẻ Home Chọn Hide & Unhide
- Unhide Rows: nếu muốn hiện hàng - Unhide Columns: nếu muốn hiện cột - Unhide Sheet:nếu muốn hiện Sheet