CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU
3.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY INDO TRANS LOGISTICS
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Dưới đây là cơ cấu đơn giản về tổ chức tại cơng ty Indo Trans Logistics.
Hình 3.5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ITL
Nguồn: Tự tổng hợp
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban
Giám đốc điều hành
− Giám đốc điều hành ITL là Ông Trần Tuấn Anh (Mr. Ben), là người đại diện theo pháp luật của ITL, trực tiếp quản lý và điều hành toàn diện các hoạt động của công ty. Giám đốc trực tiếp điều hành một số lĩnh vực trọng yếu như công tác kế hoạch, chủ trương đầu tư, định hướng trong công tác kinh doanh, công nghệ thông tin và viễn thông chuyên ngành, công tác tổ chức cán bộ, đổi mới và sắp xếp lại doanh nghiệp, tài chính, đối ngoại, thanh tra, quan hệ cộng đồng, thi đua, khen thưởng, kỷ luật. − Xét duyệt và thông qua các vấn đề quan trọng của cơng ty.
Phó giám đốc điều hành
Khóa luận tốt nghiệp
quyết các vấn đề phát sinh và điều hành hoạt động hàng ngày của công ty. Phó giám đốc sẽ xem xét các cơng việc hàng ngày phát sinh từ các bộ phận, phòng ban và báo cáo lại cho Giám đốc điều hành, những trường hợp cụ thể và cần giải quyết gấp thì Phó giám đốc trực tiếp xét duyệt. − Bên cạnh đó, Phó giám đốc cịn đại diện cho Giám đốc làm việc với các
cơ quan, đối tác khi có sự ủy quyền của Giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc và trước pháp luật trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được Giám đốc phân công và uỷ quyền.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
− Phịng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về cơng tác tổ chức, nhân sự, hành chính của công ty.
− Chịu trách nhiệm về quy trình tuyển dụng nhân viên phù hợp với nhu cầu và tiêu chí của ITL. Các vấn đề liên quan đến nhân viên như tiền lương, tiền bảo hiểm, các khoản trợ cấp và các khoản được thưởng thêm cũng được Phòng Nhân sự đảm nhiệm.
− Ngồi ra, Phịng Nhân sự cịn tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn cho các nhân viên mới nhằm giúp họ hiểu thêm về môi trường làm việc và các chính sách của cơng ty.
Bộ phận Tài chính - Kế tốn
− Phịng Tài chính – Kế tốn là phịng tham mưu, giúp việc Giám đốc quản lý các lĩnh vực: công tác tài chính, cơng tác kế tốn tài vụ, cơng tác quản lý tài sản, cơng tác thanh quyết tốn hợp đồng kinh tế, kiểm sốt các chi phí hoạt động của công ty, quản lý vốn và tài sản của công ty cũng như tổ chức, chỉ đạo cơng tác kế tốn trong tồn cơng ty.
− Kiểm tra định kỳ về cơng tác kế tốn, chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế tốn vốn và các loại tài sản khác trong tồn cơng ty nhằm thực hiện đúng các chế độ kế tốn, chính sách của Nhà nước quy định. Bộ phận Công nghệ thông tin
− Phịng Cơng nghệ Thơng tin là phịng tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc về lĩnh vực công nghệ thông tin của cơng ty nhằm tối ưu hóa hệ thống, bảo mật, an toàn dữ liệu.
− Phụ trách quản trị các mảng liên quan đến công nghệ thông tin như quản trị mạng (Network administrator/analyst/specialist), quản trị cơ sở dữ liệu (Database administrator), quản trị an ninh (Security administrator),
Khóa luận tốt nghiệp
quản lý cổng thông tin điện tử (portal) của công ty. Bộ phận Hải quan (OPS)
− Đảm nhiệm việc liên hệ với các đại lý đối tác trong và ngoài nước về việc giao nhận hàng hóa và thực hiện, hồn tất các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết cho mỗi lô hàng.
− Bộ phận này có tầm ảnh hưởng quan trọng đến vấn đề kinh doanh và uy tín thương hiệu của cơng ty, vì nếu xảy ra sai sót sẽ gây khó khăn trong việc giao nhận hàng hóa.
Bộ phận Kiểm toán nội bộ
− Làm việc độc lập với các bộ phân, phòng ban; hoạt động dưới sự điều khiển trực tiếp của Giám đốc điều hành.
− Kiểm tra, ngăn chặn, phát hiện các sai sót, gian lận trong cơng tác quản lý của cơng ty. Từ đó đề xuất các thủ tục, biện pháp cho ban giám đốc công ty để tăng cường, bảo đảm sự an toàn và trung thực cho dữ liệu nhằm giảm thiểu rủi ro, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
− Kiểm soát việc tuân thủ thực hiện các quy trình, sắp xếp lưu chuyển chứng từ hợp lí và đúng với quy định của cơng ty và chế độ kế tốn. Bộ phận Kinh doanh
− Phòng kinh doanh hàng lẻ và khách hàng cá nhân, trực tiếp (Sales) cùng với phòng kinh doanh hàng vận tải bằng đường biển (Sea) và phòng kinh doanh hàng vận tải bằng đường hàng không (Air) chịu trách nhiệm về thực hiện hoạt động kinh doanh theo chỉ tiêu kế hoạch.
− Trong đó phịng Sea và Air chủ yếu kinh doanh hàng FCL, còn phòng Sales làm chủ yếu về hàng lẻ LCL, phòng CS đảm nhận chung các vấn đề phát sinh trong quy trình nghiệp vụ và trao đổi với khách hàng.
− Các phòng Sales, Sea, Air phối hợp với phòng CS để tiến hành dịch vụ liên quan đến vận tải biển, hàng không, đường bộ.
− Phối hợp với bộ phận Hải quan (OPS) để hoàn tất dịch vụ cho khách hàng trong trường hợp khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan của cơng ty.
− Phịng CS tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và giải đáp những thắc mắc, vấn đề liên quan đến dịch vụ của cơng ty.
Khóa luận tốt nghiệp
Môi trường làm việc quốc tế và đa văn hóa với các thành viên đến từ Việt Nam, Singapore, Malaysia, Hàn Quốc, Philippine, Thái Lan, Đài Loan luôn hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong công việc. Các manager người nước ngồi phụ trách tìm kiếm, tiếp cận và giao dịch với nguồn khách hàng có quốc tịch giống như mình, các mảng liên quan đến hoạt động, dịch vụ của ITL tại nước đó và các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại nước đó. Đồng thời hỗ trợ các chi nhánh của ITL tại nước có đặt chi nhánh, cũng như các đại lý của ITL tại nước đó.
Với tinh thần TƠI CÓ THỂ, tất cả các thành viên trong gia đình ITL luôn sẵn sàng phấn đấu và khơng ngừng nỗ lực vì sự hài lịng của khách hàng.