c. Tính lưu thơng.
4.2.3 Phiếu du lịch (Voucher).
Khái niệm: Phiếu trả tiền trước còn gọi là phiếu thanh tốn trọn gói (voucher) là chứng từ chứng minh việc đã thanh toán trước của khách du lịch cho một số hoặc tất cả dịch vụ, hàng hóa có trong chương trình du lịch mà họ sẽ được sử dụng trong chuyến hành trình du lịch.
Phiếu trả tiền trước do các cơng ty du lịch phát hành trên đó u cầu
khách sạn cung cấp cho người cầm phiếu một số dịch vụ nhất định. Đại lý du lịch sẽ thanh toán cho khách sạn các khoản chi phí này.
Nội dung của voucher:
• Nơi phát hành voucher (Cơng ty du lịch, hãng lữ hàng…)
• Ngày phát hành.
• Số sê ri.
• Thơng tin về chủ sử dụng (người thụ hưởng) voucher: tên, tuổi, số CMND…
• Các thơng tin về dịch vụ được sử dụng (Đi máy bay ghế ngồi hạng nào, ở tại
khách sạn phòng tiêu chuẩn nào, ở mấy ngày..)
• Thơng tin về thời gian sử dụng, hạn sử dụng của voucher: Cho biết thời gian
khách sử dụng các dịch vụ đã được chỉ định trên voucher và voucher có giá trị hiệu lực đến ngày nào.
• Các thơng tin cụ thể không gian, địa điểm: Trên mỗi phiếu trả tiền trước đều
chỉ định rõ địa điểm mà người thụ hưởng được tiêu dùng các dịch vụ ghi trên voucher (ví dụ tại hãng hàng khơng Vietnam Airline, tại khách sạn Media, hay tại khách sạn Daewoo...)
Các loại Voucher:
• Các hợp đồng (thu tiền trước hoặc tiền sau) giữa khách hàng với các cơng ty
lữ hành du lịch …có tính chất trọn gói hoặc khơng trọn gói (chưa bao gồm các khoản lệ phí, các bữa ăn…).
Nghiệp vụ thanh tốn.
• Các loại phiếu tặng, cho biếu của tổ chức hoặc cá nhân này cho tổ chức hoặc
cá nhân khác, cho những tour du lịch đã được ấn định về địa điểm, thời gian…
• Các loại phiếu trúng thưởng mà phần thưởng được trả dưới hình thức các
tour du lịch.
Cách sử dụng và thanh tốn voucher:
• Đến cơng ty du lịch mua voucher về các dịch vụ mà mình muốn sử dụng
trong chuyến đi du lịch của mình.
• Xuất trình voucher đó cho những nhà cung cấp dịch vụ (khách sạn..) mà
voucher chỉ định để sử dụng dịch vụ.
Khi phát hành voucher công ty du lịch thường phát hành thành hai bản: một bản giao cho khách, một bản giao cho nhà cung cấp dịch vụ.
VD: Khi khách mua voucher cho các dịch vụ tại khách sạn trong chuyến
du lịch của mình thì một bản của voucher sẽ được gửi tới khách sạn khi công ty du lịch tiến hành đặt phòng cho khách và một bản khác sẽ được giao cho khách hàng để họ tự mang đến khách sạn.
Q trình thanh tốn voucher được diễn ra như sau:
(1) Xác định rõ phương thức thanh toán này khi khách làm thủ tục đăng ký
với khách sạn, yêu cầu khách xuất trình voucher.
(2) Kiểm tra so sánh bản voucher của khách với bản voucher mà công ty du
lịch gửi đến, nếu giống nhau thì chấp nhận thanh tốn và chỉ thanh toán cho những dịch vụ với số tiền nhất định đã được khách sạn và công ty du lịch thống nhất, những khoản tăng thêm thì khách du lịch phải trả thêm, những khoản khơng sử dụng thì cũng khơng được trả tiền lại.
(3) Sau khi thanh toán xong giữ lại cả hai bản của voucher để thanh tốn với
cơng ty du lịch.
(4) Đến cuối tháng tất cả các phiếu trả tiền trước của cùng một công ty (đại
lý) du lịch sẽ được tập hợp và chuyển cho cơng ty du lịch đó để thanh tốn. Trước khi thanh tốn cho khách sạn, đại lý thường trừ và giữ lại khoản tiền dành cho mình theo tỷ lệ đã thoả thuận với khách sạn.
Qua cách sử dụng và thanh tốn voucher trên, có thể thấy voucher là một phương tiện thanh toán rất tiện lợi đối với cả khách du lịch và cơ sở chấp nhận thanh tốn bằng voucher (khách sạn…) vì:
+ Đối vối khách du lịch, khi sử dụng voucher trong chuyến du lịch , khách không phải lo lắng về việc thanh tốn các dịch vụ mà mình sử dụng trong chuyến đi vì tất cả đã được ghi trên voucher vì các cơng ty du lịch, các hãng lữ Trang 51
hành ….phát hành ra voucher sẽ có trách nhiệm thanh tốn cho cơ sở chấp nhận thanh toán (khách sạn, nhà hàng…). Nếu khách muốn tiêu dùng thêm các dịch vụ khác, khách sẽ phải trả tiền.
+ Đối với các cơ sở chấp nhận thanh toán voucher, khi nhận thanh toán bằng voucher cho khách sẽ đảm bảo an toàn cho cơ sở thanh tốn hơn là thanh tốn bằng séc du lịch vì cơ sở chấp nhận thanh toán đã nhận được một bản của voucher do công ty du lịch gửi tới trước khi khách du lịch xuất trình voucher cho mình, vì vậy voucher này chắc chắn là có thật. Khi trở thành một cơ sở chấp nhận thanh toán phiếu trả tiền trước, bắt buộc các khách sạn, nhà hàng… phải có những mối quan hệ liên kết với các cơng ty du lịch ở trong và ngồi nước, điều này giúp các khách sạn, nhà hàng…duy trì đựoc nguồn khách du lịch và dần mở rộng được quy mơ, thương hiệu của mình cả trong nước và trên thế giới
Tuy nhiên, thanh toán bằng voucher vẫn tồn tại một số hạn chế sau:
• Khi thanh toán bằng voucher, khách du lịch bắt buộc phải sử dụng các
dịch vụ đã ghi trên voucher, nếu khơng sử dụng cũng khơng được trả lại tiền.
• Voucher không thể rút được tiền mặt.