6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính
6.5. Ẩn hiện cột hàng
Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính nhất là các bảng tính lớn người ta thường cho ẩn các cột (hoặc hàng) không cần thiết. Khi nào cần lại cho chúng hiện trở lại. Cách làm như sau:
o Chọn các cột (hoặc các hàng) cần ẩn đi.
o Chọn menu Format | Column (hoặc Format | Row) rồi chọn mục Hide
hoặc có thể click phải chuột vào cột hay hàng cần ẩn đi, sau đó chọn
Hide.
CHÚ Ý: Miền nguồn và miền đích không được giao nhau (không được có ô chung). Số lượng ô tại miền nguồn phải bằng số lượng ô tại miền đích. Việc chuyển từ hàng sang cột cũng được thực hiện hoàn toàn tương tự.
Tại vị trí các cột (hoặc hàng) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc (hoặc ngang) đậm, các cột hoặc hàng bị ẩn vẫn có tác dụng (vẫn sử dụng để tính toán). Để cho chúng hiện trở lại, ta làm như sau:
o Chọn các cột hoặc các hàng liền kề với chúng. Ví dụ cần cho các cột C, D, E hiện trở lại ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng: B, F. Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng 3, 7.
o Chọn menu Format | Column (hoặc Format | Row) rồi chọn mục
Unhide.
6.6. Cố định cột, hàng tiêu đề
Ở các bảng tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột này với cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột bên trái nhất nên rất dễ bị nhầm lẫn hàng này với hàng kia. Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu đề, cách làm như sau:
o Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định. Ô này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ: cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2 ta đưa con trỏ về ô C3.
o Chọn menu Window | Freeze Panes. Tại ô chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ dọc và ngang.
o Để hủy bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề, ta chọn menu Window| Unfreeze Panes.
7. Định dạng dữ liệu 7.1. Định dạng ký tự
• Dùng thanh định dạng: Để chọn các mục trên thanh định dạng
Cột B, C sau khi ẩn
o Chọn font chữ từ hộp Font. o Chọn cỡ chữ từ hộp Font Size.
o Để in đậm (hoặc không in đậm) nhấn nút có chữ (Bold) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+B.
o Để in nghiêng (hoặc không in nghiêng) nhấn nút có chữ (Italic) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+I.
o Để chữ có gạch chân (hoặc không gạch chân) nhấn nút có chữ (Underline) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+U.
o Nếu đồng thời muốn in đậm, nghiêng và gạch chân thì nhấn chọn cả ba nút trên hoặc nhấn lần lượt ba tổ hợp phím trên.
o Muốn tô màu cho các ký tự hãy nhấn chọn mũi tên bên cạnh nút Font Color . Mặc định là màu đỏ (Red). Muốn hủy chọn màu ta chọn mục Automatic trong hộp màu này.
• Dùng hộp định dạng
o Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần định dạng.
o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Font bạn sẽ có hộp thoại Format Cells như sau:
Underline
Italic
Bold
Font Size
Font Fill Color
o Chọn tab Font để thiết lập các định dạng cho ký tự trong ô. o Chọn font chữ từ hộp Font.
o Trong hộp Font Style chọn mục: Regular cho kiểu chữ bình thường,
Italic cho kiểu chữ in nghiêng, Bold cho kiểu chữ in đậm, Bold Italic
cho kiểu chữ vừa in nghiêng vừa in đậm. o Chọn cỡ chữ từ hộp Size.
o Trong hộp Underline chọn mục: None nếu không có gạch chân, Single
nếu gạch chân bằng nét đơn, Double nếu gạch chân bằng nét đôi,
Single Accounting nếu gạch chân bằng nét đơn kiểu tài chính – đến cuối mép phải của ô (bằng độ rộng của ô), Double Accounting nếu gạch chân bằng nét đôi kiểu tài chính – đến cuối mép phải của ô (bằng độ rộng của ô).
o Chọn màu trong hộp Color.
o Trong khung Effects chọn mục: Strikethrough nếu muốn gạch ngang giữa chữ; Superscript nếu muốn hiển thị kiểu số mũ (ví dụ: 25);
Subscript nếu muốn hiển thị kiểu chỉ số (ví dụ: Xi).
7.2. Định dạng số
• Dùng thanh công cụ
o Để định dạng kiểu tiền tệ cho dữ liệu số hãy nhấn nút Cerrency Style
.
o Để đổi một số sang dạng số phần trăm, ta chọn nút Percent Style .
Ví dụ: Số 0.5 đổi thành 50%.
o Để thêm dấu phân tách hàng nghìn, triệu, tỷ ta nhấn nút Comma Style
. Ví dụ: số 12345 chuyển thành 12,345.00
o Để tăng hoặc giảm số chữ số ở phần thập phân, ta nhấn chọn nút
Increase decimal hoặc Decrease decimal . Ví dụ: đổi số 2.50
tăng lên thành 2.500 hoặc giảm xuống thành 2.5. • Dùng hộp định dạng o Chọn ô hoặc vùng dữ liệu số cần định dạng. Cerrency Style Percent Style Comma Style Increase decimal Decrease decimal
CHÚ Ý: Nếu muốn hủy bỏ tất cả các định dạng trên (màu chữ, in đậm, gạch chân, …) thì đánh dấu chọn mục Normal font trên hộp thoại này.
o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Number bạn sẽ có hộp thoại Format Cells như sau:
Trong hộp Category có các tùy chọn cho định dạng số. Trong hộp Sample
bên cạnh hiển thị định dạng mà bạn đã chọn tương ứng với từng mục trong
Category. Mục Custom cho phép bạn tạo ra các định dạng theo yêu cầu riêng, ví dụ như mã sản phẩm.
Category Định dạng
General Hiển thị dữ liệu như những gì nhập vào.
Number Hiển thị số mặc định với hai chữ số thập phân.
Currency Hiển thị tiền tệ và các ký hiệu khác thích hợp với các khu vực khác nhau trên thế giới (kể cả Euro).
Accounting Hiển thị ký hiệu tiền tệ và căn dấu phẩy thập phân của các mục trong một cột.
Date Hiển thị ngày, tháng và năm theo nhiều loại định dạng, như
August 21, 2006; 21-August và 8/21/06, …
Time Hiển thị giờ, phút và giây theo nhiều loại định dạng, như
11:30 AM, 21:05 và 7:25:30.
Percentage Nhân giá trị trong ô với 100 và hiển thị kết quả với dấu phần trăm (%).
Fraction Hiển thị các giá trị đưa vào thành phần số với nhiều loại đơn vị và với mức độ chính xác khác nhau.
Scientific Hiển thị các giá trị đưa vào theo ký pháp khoa học hay lũy thừa.
Text Hiển thị các giá trị nhập vào đúng như chúng được nhập vào, cho dù đó là con số.
Special Hiển thị và định dạng danh sách và các giá trị cơ sở dữ liệu, như mã Zip, số điện thoại và số an sinh xã hội Mỹ.
Custom Cho phép bạn tạo ra các định dạng không có sẵn theo bất kỳ loại nào.
7.3. Canh biên (dóng hàng)
• Dùng thanh công cụ
o Căn trái dữ liệu trong ô, nhấn nút Align Left . o Căn giữa dữ liệu trong ô, nhấn nút Center . o Căn phải dữ liệu trong ô, nhấn nút Align Right .
o Để trộn các ô lại với nhau và dữ liệu được căn giữa, hãy đánh dấu các ô cần trộn sau đó nhấn nút Merge and Center (thường dùng khi căn giữa cho tiêu đề).
• Dùng hộp định dạng
o Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần canh biên.
o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Alignment
bạn sẽ có hộp thoại Format Cells như sau: Horizontal: Canh lề theo chiều ngang
General (mặc định): Ký tự được canh lề bên trái, số được canh sang phải, các giá trị logic và lỗi được canh vào giữa. Left, Center, Right: Dữ liệu tương
ứng được canh lề trái, vào giữa, sang phải.
Fill: Tự điền đầy ô (trong ô chỉ cần gõ
1 ký tự hoặc 1 chuỗi ký tự sau đó chọn mục này, Microsoft Excel sẽ tự điền đầy ô hoặc vùng này bằng ký tự hoặc chuỗi ký
Align Left
Center Align Right
tự được gõ vào). Tuy nhiên giá trị thực tế là giá trị mà ta đã gõ vào ban đầu.
Ví dụ: Giả sử tại ô B5 ta gõ vào số 15 sau đó định dạng
Horizontal là Fill ta được chuỗi số 15151515. Tại ô B6 ta gõ công thức =B5+1 thì ta sẽ có kết quả là 16 chứ không phải là
15151516
Justiffy: Canh đều hai bên trái và phải. Trường hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó, Excel sẽ tự động tăng chiều cao của hàng.
Center Across Selection: Canh vào giữa vùng được chọn; tuy nhiên các ô này không trộn lại với nhau như khi ta chọn mục
Merge and Center trên thanh định dạng.
Distributed: Được phân bố hợp lý nhất. Nếu dữ liệu trong ô là 1 từ thì nó được canh vào giữa. Nếu dữ liệu trong ô là 1 câu gồm nhiều từ thì dữ liệu được phân bố đều nhau. Tuy nhiên nếu độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó thì Excel sẽ tự động tăng chiều cao của hàng cho hợp lý. Hãy xem ví dụ sau đây:
Vertical: Canh lề theo chiều dọc
Top, Center, Justify: Dữ liệu tương ứng được canh lên trên, vào giữa và canh đều trên dưới theo chiều dọc của ô.
Bottom (mặc định): Dữ liệu được canh phía dưới cùng của ô.
Distributed: Lựa chọn Distributed cho phép phân bố dữ liệu hợp lý theo chiều cao của ô. Nếu độ cao của dòng lớn hơn số dòng trong ô và độ rộng của cột chứa đủ nội dung dữ liệu thì dữ liệu được canh vào giữa ô.
Nếu độ cao của dòng lớn hơn số dòng trong ô và độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung dữ liệu thì dữ liệu được phân bố đều nhau theo hai phía trên và dưới của ô.
Tuy nhiên nếu độ cao của dòng nhỏ hơn số dòng trong ô và độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung dữ liệu thì Excel sẽ tự động cắt bỏ những dòng sau của dữ liệu.
Indents: thụt lề vào
Thụt nội dung của ô hoặc vùng được đánh dấu từ bất kỳ cạnh nào của ô hoặc vùng, phụ thuộc vào tùy chọn của bạn ở mục
Horizontal và Vertical. Mỗi khi tăng một giá trị trong ô Indent
tương đương với chiều rộng của một ký tự.
Indents cell contents from any edge of the cell, depending on your choice under Horizontal and Vertical. Each increment in the
Indent box is equivalent to the width of one character. Text Control
Wrap text: Dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng cột. Nếu bạn muốn xuống hàng tại vị trí nào đó trong dữ liệu thì đặt con trỏ vào vị trí đó và nhấn tổ hợp phím Alt+Enter.
Shrink to fit: Tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô theo chiều ngang sao cho thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần phải điều chỉnh lại độ rộng cột. Sau đó, nếu tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động tăng theo kích cỡ quy định ban đầu.
Merge cells: Trộn các ô trong khối được đánh dấu thành một ô. Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu trông ô. Bạn có thể khai báo góc quay trong ô Degree hoặc di chuyển cây kim độ đến góc cần quay.
Text direction: Điều khiển hướng ký tự
Select an option in the Text direction box to specify reading order and alignment.
7.4. Kẻ khung
• Dùng thanh định dạng
o Chọn các ô hoặc các khối dữ liệu cần kẻ khung viền.
o Nhấn chọn mũi tên bên cạnh nút Borders sau đó chọn các kiểu đường viền thích hợp.
o Muốn có nhiều kiểu khung viền khác ta chọn mục Draw Borders…
bên dưới hộp khung có sẵn này hoặc vào menu View | Toolbars | Borders. Sau đó chọn các kiểu đường viền và màu thích hợp trong hộp Borders để vẽ.
• Dùng hộp định dạng
o Chọn các ô hoặc các khối dữ liệu cần kẻ khung viền.
o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Border bạn sẽ có hộp thoại Format Cells như sau:
None : Không có đường viền
Outline : Viền xung quanh khối hoặc ô
Inside : Viền lưới các ô bên trong các ô
Left, Right, Top, Bottom: Viền trái, phải, trên, dưới mỗi ô
Color : Màu của đường viền
Style : Chọn kiểu đường viền
7.5. Tô màu nền cho các khối hoặc ô
• Dùng thanh định dạng Borders Chọn kiểu đường viền riêng Vẽ đường viền xung quanh (Border) hoặc đường viền lưới (Border Grid)
Xóa đường viền Chọn màu
o Để tô màu nền cho khối hoặc ô hãy nhấn chọn mũi tên bên cạnh nút
Fill Color , một hộp màu cho phép ta chọn các màu thích hợp. Mặc định là màu vàng (Yellow). Nếu muốn hủy bỏ màu nền ta chọn lại hộp này và chọn mục No Fill.
• Dùng hộp định dạng
o Chọn các ô hoặc các khối dữ liệu cần tô màu nền.
o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Patterns bạn sẽ có hộp thoại Format Cells như sau:
o Bạn chọn màu nền không mục Color.
o Chọn kiểu dáng cho nền trong mục Pattern. o Cuối cùng nhấn nút OK để chấp nhận.
7.6. Định dạng tự động
Microsoft Excel có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng bảng tính. Các bước như sau:
• Vào menu Format | AutoFormat… Trong hộp thoại AutoFormat liệt
kê một số mẫu định dạng có sẵn.
• Nút Option cho phép loại bỏ một số định dạng tự động không cần thiết như định dạng số, font chữ, căn lề, …
• Cuối cùng nhấn nút OK để chấp nhận.
8. Đặt tên cho ô hoặc khối
Đặt tên cho ô hay khối có tác dụng sau: • Tên dễ đọc, dễ nhớ.
• Khi ta gán tên có thể tham chiếu tới ô hay khối bằng tên thay vì địa chỉ. • Việc chuyển về một ô (hay khối) đã được đặt tên trở nên nhanh chóng và
thuận tiện.
• Tên phải bắt đầu bằng chữ cái, dấu _ (gạch dưới) hoặc dấu \ (xuyệt phải), có độ dài tối đa là 255 ký tự và không có dấu cách. Để dễ đọc, mỗi chữ cái đầu trong mỗi từ nên viết Hoa (ví dụ: KetQua, XepLoai). Có thể đặt tên bằng tiếng Việt có dấu nhưng nên hạn chế điều này.
8.1 Đặt tên cho ô hoặc khối bằng tay
Sau khi chọn ô hay khối cần đặt tên, làm theo một trong hai cách sau: • Cách 1:
o Nháy chuột tại nút tại ô Name Box trên thanh công thức.
o Xóa địa chỉ hiện tại của ô hoặc khối, gõ tên cần đặt rồi nhấn phím Enter.
o Vào menu Insert, chọn mục Name | Define… (hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl+F3)
o Trong khung Names in workbook của hộp thoại Define Name ta gõ vào tên cho ô hoặc khối đã chọn.
o Sau đó nhấn nút Add bên cạnh để đưa tên mới đặt này vào danh sách. o Nhấn nút OK để chấp nhận hoặc Close để đóng hộp thoại này.
8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)
Các bước như sau:
• Chọn ô hay khối cần đặt tên gồm cả các tiêu đề hàng hoặc cột. Ví dụ: Đánh dấu khối B2:B10 là cột chứa MÃ_SỐ.
• Vào menu Insert rồi chọn Name/Create…
• Trong hộp thoại Create Names ta có các mục như sau: o Top row: Lấy ô ở hàng đầu (của khối đã chọn) làm tên. o Left column: Lấy ô ở cột bên trái (của khối đã chọn) làm tên o Bottom row: Lấy ô ở hàng cuối (của khối đã chọn) làm tên o Right column: Lấy ô ở cột bên phải (của khối đã chọn) làm tên
• Kết quả khối B3:B10 có tên là MÃ_SỐ - là tiêu đề của cột này.
8.3 Dán tên vào công thức
Khi nhập hay sửa công thức, thay vì điền vào địa chỉ của ô (hay miền) đã được đặt tên ta thực hiện như sau:
• Nhấn phím F3 (hoặc nháy chuột tại nút Name Box trên thanh công thức, hoặc vào menu Insert, chọn mục Name | Paste…).
• Chọn tên cần thiết từ danh sách rồi nhấn OK.
8.4 Về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên
Có thể đưa con trỏ về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên bằng một trong hai cách sau:
Cách 1: Nháy chuột tại nút Name Box trên thanh công thức và chọn tên