Bƣớc 4 : Đánh giá kết quả kiểm tra và document
2.3 So sánh Quy trình kiểm tốn chung với Quy trình kiểm tốn chi phí hoạt
hoạt động tại VACO
- Quy trình kiểm tốn chi phí hoạt động tại VACO cũng đƣợc xây dựng theo quy trình kiểm tốn chung, gồm 3 giai đoạn. Tuy nhiên, quy trình kiểm tốn có hiệu quả cao, tiến gần hơn với các chuẩn mực kiểm toán quốc tế và phù hợp hơn so với thực tế Việt Nam của VACO ngày nay là kết quả của sự kế thừa, thay đổi linh hoạt và hoàn thiện phƣơng pháp tiếp cận kiểm toán từ VACO cũ – Deloitte, với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kiềm toán cũng nhƣ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo. Điều đó đã góp phần xây dựng thƣơng hiệu cũng nhƣ khẳng định sự khác biệt của VACO so với các cơng ty kiểm tốn khác trong cùng phân khúc.
- Một số điểm khác biệt trong quy trình kiểm tốn chi phí hoat động của VACO: Giai đoạn chuẩn bị - Lập kế hoạch kiểm toán
Phƣơng pháp tiếp cận kiểm tốn ở VACO khơng dựa vào sự hiệu quả của hệ thống KSNB để giảm bớt các thủ tục kiểm tốn khác. Do đó, trong tất cả các cuộc kiểm toán do VACO thực hiện đều không tiến hành thử nghiệm kiểm soát và mặc định khách hàng có hệ thống KSNB khơng hoạt động hiệu quả: No Control Assurance obtanined ln ln bằng 0. Vì vậy, mức độ đảm bảo – R của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào rủi ro tiềm tàng – Inherrent Assurance. R = 2 nếu khách hàng khơng có rủi ro tiềm tàng (Inherrent Assurance = 1) và R = 3 nếu khách hàng có rủi ro tiềm tàng (Inherrent Assurance = 0).
Quá trình thiết kế chƣơng trình kiểm tốn chi tiết nhƣ xác định số mẫu cần
kiểm tra cho từng tiểu khoản hay mức sai sót có thể chấp nhận đƣợc mà không cần điều chỉnh… tùy thuộc vào kinh nghiệm xét đoán của KTV và phƣơng pháp tiếp cận của từng cơng ty kiểm tốn. Ở VACO, phần mềm kiểm toán hỗ trợ đắc lực trong việc xác định các chỉ tiêu làm căn cứ cho xét đoán của KTV nhƣ xác định mức trọng yếu kế hoạch – Planning Materiality (PM), mức trọng yếu có điều chỉnh – Monetary Precision (MP) và mức sai sót có thể bỏ qua –
Giai đoạn Thực hiện kiểm toán
Do phƣơng pháp tiếp cận kiểm tốn ở VACO khơng dựa vào sự hữu hiệu của hệ thống KSNB cũng nhƣ độ tin cậy của Báo cáo Kiểm toán Nội bộ để giảm bớt các thủ tục kiểm toán khác nên KTV không tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soát ở giai đoạn lập kế hoạch cũng nhƣ trong quá trình thực hiện kiểm tốn. Bên cạnh đó, vì tính chất chi phí hoạt động gồm nhiều tiểu khoản và mỗi tiểu khoản lại có bản chất khơng đồng nhất nên KTV không thực hiện thủ tục phân tích – Substantive Analytical Procedure (SAP) trong quá trình thực hiện kiểm tốn.
Các thủ tục trong giai đoạn thực hiện kiểm toán tại VACO đƣợc thực hiện qua 4 bƣớc nhằm đảm bảo các cơ sở dẫn liệu đƣợc nêu ở giai đoạn kế hoạch:
+ Bƣớc 1: Lên Summary – Kiểm tra tổng thể và phân tích biến động: Giúp KTV đảm bảo số liệu đƣợc kết chuyển đầy đủ và chính xác giữa sổ chi tiết, sổ cái với BCTC. Bên cạnh đó, KTV có cái nhìn tổng thể, xem xét tính hợp lý cũng nhƣ các biến động bất thƣờng qua việc phân loại theo chi tiết từng tiểu khoản và so sánh với dữ liệu kiểm toán năm trƣớc ở File Back up. Những biến động bất thƣờng sẽ đƣợc KTV tìm hiểu nguyên nhân.
+ Bƣớc 2: Thử nghiệm chi tiết – TOD: Thực hiện chia mẫu, kiểm tra chứng từ đối với tiểu khoản không thực hiện đƣợc ở thủ tục phân tích dựa vào giá trị MP và R đƣợc trƣởng nhóm xác định ở giai đoạn lập kế hoạch. Khi kiểm tra chứng từ thanh tốn chi phí, KTV cũng cần kiểm tra thêm các chứng từ bổ sung nhƣ Hợp đồng, Bảng kê… đảm bảo khoản chi phí thực sự phát sinh và phân loại đúng tiểu khoản. KTV xem xét giá trị, ngày trên chứng từ so với sổ sách cũng nhƣ chữ ký phê duyệt của cấp trên và chữ ký của ngƣời thực hiện hoặc bên thứ ba… để chắc rằng việc ghi nhận chi phí chính xác và có sự kiểm sốt chặt chẽ.
+ Bƣớc 3: Kiểm tra việc ghi nhận đúng niên độ - Test Cut Off: Đối với chi phí, sẽ xảy ra rủi ro kế tốn ghi nhận sai niên độ để điều chỉnh lợi nhuận trong kỳ, KTV cần thực hiện kiểm tra các nghiệp vụ ghi nhận chi phí trƣớc
+ Bƣớc 4: Đánh giá kết quả và kiểm tra document: Trƣởng nhóm sẽ kiểm tra các bằng chứng mà KTV thu thập đƣợc trong q trình kiểm tốn, đồng thời sẽ tập hợp các sai sót và các bút tốn điều chỉnh để trao đổi với khách hàng trƣớc khi hồn tất giai đoạn thực hiện kiểm tốn.
Khi tiến hành kiểm tốn chi phí hoạt động, KTV khơng tiến hành kiểm tra chi tiết cho tiểu khoản Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. Cũng giống nhƣ Chi phí Khấu hao TSCĐ, Chi phí Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đƣợc ref tới WP Lƣơng – đã thực hiện bởi KTV khác của VACO. Điều này giúp KTV tiết kiệm thời gian và không thực hiện trùng lắp công việc.
Giai đoạn Kết thúc và lập Báo cáo kiểm toán
Giai đoạn kết thúc và lập báo cáo kiểm tốn ở các cơng ty kiểm toán đều hầu nhƣ khơng có sự khác biệt. Ở VACO, phần mềm kiểm toán hỗ trợ trong việc soát xét bằng chứng kiểm toán cũng nhƣ tổng hợp các sai sót và bút tốn điều chỉnh, giúp công việc của trƣởng nhóm đƣợc thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.
CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TỐN BCTC DO CƠNG TY VACO THỰC HIỆN
3.1 Nhận xét
Nhận xét cơng tác kiểm tốn tại VACO 3.1.1
- Với lịch sử hình thành hơn 20 năm – thành lập từ năm 1991, Ban lãnh đạo VACO nói chung và chi nhánh HCM nói riêng có kinh nghiệm thực tiễn và chuyên mơn cao khi gắn bó từ VACO cũ – Deloitte – VACO mới; đƣợc tiếp cận với các phƣơng pháp kiểm tốn tiên tiến trên thế giới và mơi trƣờng năng động, chuyên nghiệp theo phong cách phƣơng Tây nhƣng vẫn phù hợp với nền kinh tế đang phát triển của Việt Nam. Sau đây là một số ƣu điểm và hạn chế trong công tác kiểm toán tại VACO:
Ƣu điểm
- 1. Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và đƣợc đào tạo chuyên sâu là nhân tố quan trọng, góp phần tạo nên một VACO thành cơng nhƣ hôm nay.
- 2. Phần mềm Kiểm tốn cũng là một cơng cụ trợ giúp đắc lực cho các KTV trong q trình kiểm tốn nói chung và kiểm tốn chi phí hoạt động nói riêng; đặc biệt là trong giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn kết thúc kiểm toán; giúp KTV đƣa ra các thủ tục kiểm tốn thích hợp nhằm bao qt đƣợc các rủi ro kiểm tốn và các sai sót tiềm tàng; giúp cơng ty kiểm tốn tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian thực hiện cũng nhƣ review q trình kiểm tốn so với khi thực hiện trên file excel bình thƣờng hoặc làm thủ công. Một số ƣu điểm của phần mềm kiểm toán nhƣ sau:
Hỗ trợ quy trình kiểm tốn mẫu cho từng khoản mục, giúp trƣởng nhóm dễ dàng theo dõi đƣợc tiến độ cơng việc, khơng bỏ sót bất kỳ thủ tục kiểm tốn nào cũng nhƣ thực hiện trùng lắp các thủ tục kiểm tốn.
Hỗ trợ việc tính toán các chỉ tiêu trong giai đoạn lập kế hoạch nhƣ xác định giá trị trọng yếu, đánh giá rủi ro trên cơ sở những nhận định cụ thể về khách hàng để làm cơ sở cho xét đoán của KTV.
Hỗ trợ Make ref – tạo liên kết giữa các số liệu: giúp KTV tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn trong q trình thực hiện kiểm tốn cũng nhƣ việc review của trƣởng nhóm đƣợc dễ dàng hơn.
Hỗ trợ kết xuất dữ liệu từ Trail Balance ra Leadsheet cho từng khoản mục cụ thể và cập nhật các bút toán điều chỉnh dễ dàng: giúp KTV giảm thiểu đƣợc sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.
Hỗ trợ việc tính và chọn mẫu ngẫu nhiên đối với những khoản mục có nhiều nghiệp vụ phát sinh giúp KTV tiết kiệm thời gian và việc chọn mẫu mang tính khách quan hơn.
Lƣu file tự động, xuất file trực tiếp từ phần mềm giúp hạn chế các rủi ro do bị mất hoặc hƣ hỏng dữ liệu cũng nhƣ đảm bảo tính bảo mật thơng tin của khách hàng.
Thực hiện Back up và lƣu trữ dễ dàng khi hồn thành kiểm tốn, giúp tiết kiệm chi phí in ấn; quản lý và truy vấn nhanh chóng; cũng nhƣ thuận tiện trong việc chuyển file cho trƣởng nhóm, partner review hoặc làm tƣ liệu cho nhóm kiểm tốn năm sau.
Hạn chế
- 1. Ban lãnh đạo và Giám đốc chi nhánh đều ở văn phòng Hà Nội nên việc chỉ đạo chủ yếu thực hiện qua điện thoại và email. Công tác quản lý và ký tá giấy tờ gặp nhiều khó khăn về mặt địa lý và thời gian do việc vận chuyển giấy tờ phải qua đƣờng bƣu điện, fax...
- 2. Chi nhánh Tp.HCM mới thành lập, còn hạn chế về nguồn nhân lực nên ngồi cơng việc kiểm tốn, nhân viên chi nhánh HCM còn phải chủ động thực hiện các cơng việc văn phịng và quản lý chi nhánh.
- 3. Từ năm 2007, sau khi tách ra từ Deloitte, VACO chỉ hoạt động ở Hà Nội nên mất dần thị trƣờng ở địa bàn HCM và các tỉnh miền Đơng Nam Bộ. Năm 2014, sau thời gian vắng bóng, VACO trở lại HCM và rất khó khăn trong việc tìm khách hàng mới. Các khách hàng kiểm tốn BCTC năm 2013 ở HCM chủ yếu là khách hàng đƣợc chuyển giao từ Văn phịng chính ở Hà Nội.
- 4. Nền kinh tế đi lên từ sản xuất nhỏ, hơn nữa lại chƣa có một hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán đầy đủ và đồng bộ nên phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đều chƣa xây dựng đƣợc cho mình một hệ thống kiểm KSNB hoạt động đủ hiệu quả. Thƣờng thì hệ thống KSNB chỉ đƣợc xây dựng một cách đơn giản, khơng có chiều sâu và hoạt động bị hạn chế, nên chƣa bao quát đƣợc hết các vấn đề phát sinh tại doanh nghiệp. Vì thế, trong giai đoạn lập kế hoạch KTV đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng không hoạt động hiệu quả và không dựa vào hệ thống KSNB để giảm bớt các thủ tục kiểm toán khác.
- 5. Do số liệu thống kê hiện nay của nƣớc ta chƣa đủ và chƣa có độ tin cậy cao nên KTV khơng thể áp dụng thủ tục phân tích nhƣ là so sánh dữ liệu của Công ty với dữ liệu chung trong ngành, cơ cấu ngành trong nền kinh tế nói chung… để có cái nhìn tổng thể về vị trí của doanh nghiệp trên thị trƣờng.
- 6. Hiện nay, nhà nƣớc có quy định bắt buộc một số loại hình doanh nghiệp phải kiểm tốn nhƣng khơng bắt buộc về chất lƣợng và hiệu quả của cuộc kiểm toán (chỉ trừ các doanh nghiệp lên sàn thì quy định bắt buộc về chất lƣợng). Vì vậy, cơng việc của KTV gặp rất nhiều khó khăn đối với các khách hàng không quan tâm đến chất lƣợng, hiệu quả của cuộc kiểm toán và chỉ cần Báo cáo Kiểm tốn để đối phó
Nhận xét cơng tác kiểm tốn Chi phí hoạt động tại VACO 3.1.2
- Với quy trình đƣợc xây dựng theo tiêu chuẩn chấm điểm của hội kiểm toán, sự kế thừa từ VACO cũ – Deloitte cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm, công tác kiểm toán tại VACO đã và đang đƣợc đánh giá cao so với các cơng ty kiểm tốn khác trong cùng phân khúc. Tuy nhiên, trong thực tế, bất cứ một quy trình kiểm tốn nào cũng có những ƣu điểm và các vấn đề cịn tồn tại; tùy từng hồn cảnh cụ thể mà KTV cần vận dụng một cách thích hơp để quy trình kiểm tốn có thể phát huy tính ƣu việt của nó. Sau đây là một số ƣu điểm và hạn chế trong cơng tác kiểm tốn Chi phí hoạt động tại VACO:
Ƣu điểm
- 1. Quy trình kiểm tốn nói chung và kiểm tốn chi phí hoạt động nói riêng của VACO đƣợc thiết kế gọn và rất linh hoạt – bỏ bớt những thủ tục không hiệu quả hoặc không cần thiết, nhƣng vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu kiểm toán. Nhƣ trong giai đoạn chuẩn bị và lập kế hoạch kiểm toán, KTV khơng tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm sốt giúp VACO tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí. Điều này khơng những không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng cuộc kiểm tốn mà cịn rất phù hợp với các khách hàng của VACO hiện nay – hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ - những doanh nghiệp này chƣa có hệ thống KSNB hoạt động mạnh và có hiệu quả
- 2. Xét đốn nghề nghiệp cho các khoản mục nói chung và khoản mục chi phí hoạt động nói riêng, không dựa vào ý kiến chủ quan của KTV mà dựa vào quá trình nghiên cứu – tính tốn, có căn cứ rõ ràng và xác thực, đảm bảo tính hợp lý chung và thống nhất cho tất cả các khách hàng mà VACO thực hiện. Cụ thể trong việc xác định số mẫu cần kiểm tra chi tiết hay ngƣỡng sai sót trong giai đoạn thực hiện kiểm toán. Điều này hỗ trợ cho việc review của trƣởng nhóm kiểm tốn cũng nhƣ Partner đƣợc dễ dàng và nhanh chóng
Hạn chế
- 1. Khoản mục Chi phí hoạt động khá đơn giản nên thƣờng đƣợc trƣởng nhóm giao cho trợ lý kiểm toán hoặc sinh viên thực tập thực hiện. Vì thế, rủi ro có nhiều vấn đề cịn tồn tại mà KTV không phát hiện đƣợc do thiếu kinh nghiệm.
- 2. Do hạn chế về thời gian cũng nhƣ không hiểu hết về khách hàng nên đối với các khoản mục nói chung và khoản mục chi phí hoạt động nói riêng, trƣởng nhóm kiểm tốn thƣờng chỉ phân tích về biến động chi phí khi lập kế hoạch và tìm hiểu khách hàng; thủ tục phân tích biến động cho từng tiểu khoản không đƣợc KTV thực hiện mà chỉ tập trung kiểm tra chi tiết.
3.2 Kiến nghị
- Qua quá trình tìm hiểu thực tế và kết hợp với lý thuyết sách vở, sau đây là một số kiến nghị nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kiểm tốn tại VACO nói chung và kiểm tốn khoản mục chi phí hoạt động nói riêng.
Kiến nghị cơng tác kiểm tốn tại VACO 3.2.1
- 1. Ban lãnh đạo cơng ty nên sắp xếp Giám đốc chi nhánh làm việc ở văn phòng HCM để thuận lợi hơn trong việc quản lý cũng nhƣ ký tá giấy tờ.
- 2. Sau khi chi nhánh HCM hoạt động ổn định, cần thiết phải có thêm nhân viên phụ trách cơng việc văn phịng và quản lý chi nhánh để các KTV có thể chuyên tâm vào cơng việc kiểm tốn.
- 3. Bên cạnh việc nhận sự hỗ trợ khách hàng từ Văn phịng chính ở Hà Nội, VACO HCM cũng cần chủ động nỗ lực trong việc tìm kiếm khách hàng mới và đƣa thƣơng hiệu VACO đến với các doanh nghiệp trong địa bàn HCM cũng nhƣ các tỉnh miền Tây và Đông Nam Bộ; thông qua các cuộc hội thảo – giải đáp thắc mắc về thuế, các quyết định, quy định mới về cơng tác kế tốn...
- 4. Ban lãnh đạo của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nƣớc cần phải chú trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB. Điều này không những giúp việc quản lý doanh nghiệp của Ban Giám đốc đƣợc dễ dàng hơn mà cịn giảm thiểu gian lận, sai sót. Hơn nữa, KTV có thể dựa vào hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB để giảm bớt các thủ tục kiểm tốn khác, có thể giúp tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm tốn đối với các doanh nghiệp có quy mơ lớn và đa ngành nghề.
- 5. Tổng cục thống kê, các cơ quan chức năng và các doanh nghiệp, đơn vị có liên