4. Nội dung kế toán nghiệp vụ bán hàng và phương pháp kế toán
4.3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại cuối kì để lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ cái.
Sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ gồm: sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ, các sổ (thẻ) kế toán chi tiết khác.
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ, báo cáo quỹ Nhật kí chung (nhật kí đặc biệt) Sổ chi tiết, thẻ chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày
Kiểm tra, đối chiếu số liệu
Sơ đồ trình tự ghi sổ
4.3.4. Hình thức nhật kí chứng từ
Đặc điểm của hình thức kế toán này là mọi nghiệp vụ đều căn cứ vào chứng từ gốc, sau khi đã kiểm tra phân loại ghi vào NKCT liên quan .Sổ NKCT kết hợp ghi chép tổng hợp chi tiết, theo hệ thống với ghi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế cùng loại được kết hợp vào cùng một sổ .
Chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Sổ quỹ, báo cáo quỹ
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết, thẻ chi tiết Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu
Sơ đồ trình tự ghi sổ
4.3.5. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng kê và phân bổ Bảng phân bổ Nhật kí chứng từ Sổ chi tiết,thẻ chi tiết Sổ quỹ, báo cáo quỹ Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu
Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan . Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào kế toán thực hiện lập các thao tac khoá sổ và lập báo cáo tài chính, đối chiếu số liệu tổng hợp và in ra giấy, rồi in sổ kế toán tổng hợp và chi tiết đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
Chứng từ gốc Sổ kế toán - sổ tổng hợp - sổ chi tiết Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo kế toán
Báo cáo quản trị
phần II
thực trạng và tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng đông
1. Đặc điểm, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông. xuất và thương mại Rạng Đông.
Tên Công ty : Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông.
Trụ sở chính của Công ty: Số 24/460 - Đường Khương Đình – Phường Hạ Đình – Quận Thanh Xuân – Hà Nội.
Số điện thoại : 04 6813 957.
Mặt hàng kinh doanh : thiết bị vệ sinh, điện lạnh, vật tư phục vụ ngành xây dựng.
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102020376 do sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 20/10/2002. Là một Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. Tên giao dịch đối ngoại: RangDong production and trade company limited. Tên viết tắt: Rangdong P T ., Co Ltd
Ngành nghề kinh doanh:
+ Buôn bán thiết bị, vật tư phục vụ ngành xây dựng;
+ sản xuất, buôn bán thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, điện tử, điện máy, điện lạnh;
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;
+ Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh; + sản xuất và buôn bán các thiết bị vệ sinh;
+ Trang trí nội, ngoại thất./.
Hiện nay Công ty đang kinh doanh và sản xuất các mặt hàng thiết bị vệ sinh, điện lạnh, vật tư phục vụ ngành xây dựng. Là đối tác lớn của Tập đoàn Hoà Phát, Nhà phân phối Hùng Phát, Công ty INAX, Công ty cosevco, Công ty Đồng Tâm, Công ty Hữu Thảo,.... Trong thời gian tới Công ty sẽ mở rộng thị trường vào các tỉnh miền Trung và miền Nam.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tháng, quý, năm về sản xuất và kinh doanh theo sự chỉ đạo của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông.
+ Quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả.
+ Thực hiện đầy đủ các cam kết của hợp đồng nói chung (hợp đồng mua, hợp đồng bán, vận chuyển,...). Quản lý và sử dụng lao động theo đúng pháp luật của nhà nước ban hành, theo phân cấp thoả ước lao động tập thể của Công ty.
+ Thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, loại hình này áp dụng hầu hết ở các doanh nhiệp vừa và nhỏ ở nước ta, đặc biệt là các Công ty TNHH. Theo mô hình này bộ máy hoạt động của Công ty gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh linh hoạt và có hiệu quả.
Qua sơ đồ trên, đi sâu nghiên cứu ta thấy chức năng nhiệm vụ của các bộ phận như sau:
+ Phòng Giám đốc :
Là người có thẩm quyền cao nhất Công ty. Đại diện cho Công ty chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ một thủ trưởng.
Giám đốc là người có trách nhiệm lo công ăn việc làm cho người lao động, trực tiếp tìm thị trường giao dịch với khách hàng, ký các hợp đồng.
+ Phòng tài chính kế toán :
Có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về quản lý tài chính của Công ty. Thực hiện các công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ của nhà nước thúc đẩy kinh doanh tiết kiệm làm có lãi.
+ Phòng kinh doanh:
Điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty (đầu ra, đầu vào), tổ chức tiêu thụ hàng hoá, quản lý việc cung ứng nguồn hàng, quản lý sản xuất, khai thác các hợp đồng mua bán. + Phòng vật tư: Giám đốc công ty P.tài chính kế toán phòng kinh doanh Phòng vật tư Phòng bảo vệ Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 Cửa hàng số 4 Phân xưởn g Kho Cửa hàng số 1
Có chức năng tìm kiếm các nguồn vật tư mua và đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Ngoài ra còn phải quản lý kho, bảo quản dự trữ hàng hoá.
+ Phòng bảo vệ:
Bảo vệ tài sản và con người trong Công ty.
1.4. Tình hình lao động của Công ty.
Với chức năng và nhiệm vụ của Công ty, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông cần có một đội ngũ cán bộ công nhân viên phù hợp đảm bảo về sức khoẻ, trình độ học vấn, chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ.
Thị trường tiêu thụ hàng hoá ngày càng được mở rộng đòi hỏi số lượng lao động phải tăng để phục vụ cho công việc hàng ngày tốt hơn.
Từ khi mới thành lập, tổng cán bộ công nhân viên của Công ty là 65 người trong đó nhân viên quản lý là 12 người, ngoài ra còn có lao động thời vụ. Đến nay, Doanh nghiệp đã hoạt động được gần 5 năm (2002 -2007) và số lao động tăng lên thành 105 người vì cùng với thị trường được mở rộng thì lao động cũng tăng lên.
Trong số 105 người là cán bộ công nhân viên của Công ty thì phân loại lao động theo cơ chế như sau: lao động quản lý là 21 người, chiếm 20%; lao động có trình độ đại học là 31 người, chiếm 29,52%; lao động có trình độ cao đẳng, tại chức là 25 người chiếm 23,81% tổng lao động; lao động có trình độ trung cấp, sơ cấp là 16 người chiếm 15,24% tổng lao động; còn lại 12 lao động chưa có trình độ mà chỉ học nghề chiếm 11,43% tổng lao động của Công ty.
Như vậy ta thấy trình độ của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao, thâm niên trong nghề dày dặn, cán bộ chỉ đạo sáng suốt, luôn chọn phương hướng quản lý và kinh doanh đúng đắn, giám sát chặt chẽ nhân viên. Nhân viên cũng hoàn thành tốt mọi công việc được giao, báo cáo mọi tình hình lên cấp trên để cấp trên kịp thời chỉ đạo, xử lý. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên rất có tâm huyết với nghề, với Công ty sẽ đưa Công ty kinh doanh ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường.
1.5. Mạng lưới kinh doanh của Công ty.
Đối tượng kinh doanh của Công ty là tất cả các khách bán lẻ, các cửa hàng, các đại lý, tổ chức có nhu cầu mua hàng.
Công ty có 4 cửa hàng tại 4 địa điểm là Cát Linh – Hà Nội, Văn Điển – Hà Nội, Thái Nguyên, Nam Định. Là đại lý chuyên cung cấp cho các cửa hàng ở các tỉnh, huyện như Hà Tây, Thái Nguyên, Hà Nam, Việt Trì, Vĩnh Phúc, Nam Định, Hải Phòng, Tuyên Quang, Ninh Bình, Thanh Hoá, Nghệ An. Hiện nay Công ty đang mở một cửa hàng tại Nghệ An, tiến tới Công ty sẽ phát triển vào miền Trung và miền Nam.
1.6. Tình hình nguồn vốn của Công ty.
Là Công ty TNHH có hai thành viên trở lên, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông với số vốn điều lệ thành lập là 8 tỷ đồng và tăng dần nguồn vốn kinh doanh qua các năm cùng với sự phảt triển của Công ty.
Cơ cấu vốn phân theo sở hữu:
+ Cổ đông chi phối Công ty là tập đoàn Hoà Phát – là tập đoàn lớn nhất về
nội thất tại Việt Nam đại diện phần vốn góp thuộc sở hữu cổ đông của Công ty. Có số vốn góp là 2 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 25% vốn điều lệ.
+ Vốn thuộc sở hữu của người lao động trong Công ty là 3,2 tỷ đồng chiếm tỷ
lệ 40% vốn điều lệ của Công ty.
+ Vốn thuộc sở hữu của cổ đông khác là 2,8 tỷ đồng, chiếm tỷ lệ là 35% vốn
điều lệ của Công ty.
Việc tăng giảm vốn điều lệ của Công ty do đại hội đồng cổ đông quyết định.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông. mại Rạng Đông.
2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán:
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Toàn Công ty có một phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính theo
quy định hiện hành. Tại các cửa hàng trực thuộc không tổ chức hạch toán riêng, chỉ bố trí một kế toán bán hàng làm nhiệm vụ tập hợp và phân loại các chứng từ theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi gửi về phòng kế toán theo định kỳ.
2.2. Tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty hiện có 5 kế toán tại văn phòng và 4 kế toán bán hàng tại 4 cửa hàng. Trong đó có 4 kế toán tốt nhiệp đại học, 3 kế toán tốt nghiệp cao đẳng và 2 kế toán tốt nghiệp trung cấp.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán.
+ Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động và có nhiệm vụ tổng hợp từ các nhân viên kế toán để lên cân đối và báo cáo cuối kỳ.
+ Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi xuất, nhập, tồn hàng hoá và nguyên vật liệu.
+ Kế toán Công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của khách hàng, nợ phải trả. + Kế toán chi phí: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các khoản chi phí và tính giá thành sản phẩm của Công ty sản xuất.
+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình thu, chi tiền mặt, rà soát các khoản tạm ứng cần phải thu, nghĩa vụ nộp thuế và các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước.
Sơ đồ7: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp. Quan hệ đối chiếu số liệu.
2.3. Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng: Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán
công nợ Kế toán chi phí
Thủ quỹ
Kế toán tại các cửa hàng không tổ chức kế
Sơ đồ 8: Sơ đồ chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng đăng ký
Chứng từ ghi sổ
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
- Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty :
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và quyết định số 144/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001 của bộ tài chính quy định sửa đổi, bổ sung và thay thế một phần chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT. + Hình thức sổ kế toán đang áp dụng : Chứng từ ghi sổ
+ Chế độ kế toán đang áp dụng : Theo Doanh nghiệp vừa và nhỏ + Niên độ kế toán từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 trong năm + Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ.
+ Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam là theo tỷ giá thực tế.
+ Phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ. + Phương pháp khấu hao : đường thẳng.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Phương pháp kê khai thường xuyên.
3. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông. thương mại Rạng Đông.
3.1. Đặc điểm bán hàng tại Công ty.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Rạng Đông là một đơn vị kinh doanh độc lập, do đặc điểm của Công ty là kinh doanh các mặt hàng vệ sinhphong phú về chủng loại, tốt về chất lượng. Số lượng hàng hoá tiêu thụ nhiều đối với đối tượng khách hàng đa dạng là các Công ty, các cửa hàng chuyên doanh, tổ chức... Với mục đích của Công ty là không ngừng nâng cao chất lượng, số lượng, giá cả, chủng loại, mẫu mã của các mặt hàng nói riêng và Công ty nói chung nhằm nâng cao doanh số bán ra và giảm thiểu chi phí.
Công ty đã chọn cho mình các phương thức bán hàng phù hợp với mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước và hoạt động rất có hiệu quả. Các phương thức bán hàng đó là :
- Phương thức bán buôn trực tiếp :
Đặc điểm của phương thức này là khách hàng thường mua với khối lượng lớn để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách nhiệm về vận chuyển đến cho người mua. Khi xuất hàng bán, phòng bán hàng dịch