1. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Do hoạt động có uy tín trong nền kinh tế thị trường Xí nghiệp ngày càng ký kết được nhiều hợp đồng xây dựng, lắp đặt nhiều công trình trên địa bàn toàn quốc, có công trình ở gần cũng như có công trình ở xa trụ sở của Xí nghiệp, nên bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Đối với các công trình ở xa trụ sở của Xí nghiệp( chẳng hạn một công trình ở Huế, Điện Biên) công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh do ban kế toán ở đó thực hiện cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn Xí nghiệp lập báo cáo kế toán định kỳ.
Theo hình thức tổ chức kế toán này, ở đơn vị lập phòng kê toán lập phòng kế toán tài chính để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính, công tác thống kê ở đơn vị. Còn ở các đơn vị trực thuộc, các bộ phận trực thuộc đều không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn ngày(3 ngày, hoặc 5 ngày…) lập bảng kê chuyển chứng từ về phòng kế toán-tài chính của đơn vị để ở đây tiến hành việc ghi chép kế toán.
2. Bộ máy kế toán
Phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp gồm có:
- Kế toán Trưởng phụ trách chung - Kế toán Tổng hợp
- Kế toán Thanh toán - Kế toán Ngân hàng
- Kế toán Vật tư công cụ, tài sản cố định - Thủ quỹ
- Ngoài ra còn có kế toán các đội công trình
Sơ đồ mô hình Bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán Vật tư, Kế toán các đội công trình Thủ quỹ
- Kế toán trưởng:
Phụ trách công tác Phòng tài chính kế toán, hướng dẫn chỉ đạo, phân công và kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các công việc theo chỉ tiêu của kế hoạch tài chính đã được lập, báo cáo thực hiện tình hình thực hiện kế hoạch tài chính hàng tháng, qúy, năm, của toàn Xí nghiệp.
- Kế toán Tổng hợp:
Căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan gửi tới tiến hành nhập số liệu vào máy tính.
- Kế toán Thanh toán:
Chịu trách nhiệm tính và thanh toán lương, BHXH, BHYT, KPCĐ trong Xí nghiệp, lập bảng tổng hợp tiền lương. Viết phiếu thu, chi căn cứ vào chứng từ gốc mà kế toán trưởng và ban giám đốc đã duyệt.
- Kế toán Ngân hàng:
Căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn thuế GTGT làm uỷ nhiệm chi chuyển cho các khách hàng.
- Kế toán Vật tư, Công cụ, TSCĐ:
Ghi chép sự biến động của tài sản cố định, phản ánh tình hình đầu tư xây dựng theo yêu cầu quản lý đầu tư. Kiểm tra tình hình sử dụng và bảo quản TSCĐ ở Xí nghiệp, tình hình trích khấu hao.Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dựa án sửa chữa lớn TSCĐ. Đồng thời, ghi chép tình hình biến động của từng loại vật tư, vật liệu xây dựng. Kiểm tra việc tuân thủ tiêu hao nguyên vật liệu trong qúa trình thi công các công trình, kiểm tra tình hình bảo quản và quản lý vật tư.
Căn cứ vào phiếu thu, chi do kế toán lập tiến hành thu chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ. Cuối mỗi ngày tập hợp chứng từ và chuyển cho kế toán tổng hợp vào nhật ký chung, khoá sổ quỹ, đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết các loại tiền mặt.
- Kế toán các đội công trình:
Kế toán các đội công trình có nhiệm vụ tập hợp nhập xuất các chi phí cuối tháng và vào ngày 05 tháng sau mang chứng từ về Xí nghiệp để phê duyệt chi phí công trình.
3.Tổ chức sổ kế toán sử dụng
Để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý, đồng thời căn cứ vào qui mô, đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán xử lý thông tin, phòng tài chính kế toán áp dụng hính thức kế toán sổ Nhật ký chung. Hình thức sổ này đơn giản, dễ làm và thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính mà vẫn đảm bảo thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo. Sử dụng hình thức kế toán sổ Nhật ký chung là một hình thức khá phổ biến ở Xí nghiệp xây dựng nói riêng và các doanh nghiệp nói chung. Việc ghi sổ Nhật ký và sổ Cái đã được nhân viên phòng kế toán Xí nghiệp Sông Đà 12-2 tổ chức ghi chép chứng
từ ban đầu một cách khoa học hợp lý và việc kiểm tra chứng từ ban đầu cũng được tuân thủ một cách nghiêm túc. Trước khi ghi sổ các nhân viên kế toán đều phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các hạng mục phản ánh trên chứng từ. Ngoài ra còn kiểm tra chứng từ đó có phù hợp với dự toán, kế hoạch, định mức kỹ thuật, giá cả thị trường hiện tại. Việc kiểm tra đầy đủ chính xác, hợp lý, hợp pháp của chứng từ là căn cứ chắc chắn trong hạch toán. Đến cuối tháng nhân viên kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp và lập các bảng chi tiết, sổ phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết, kiểm tra lại một lần nữa tính chính xác của việc hạch toán ban đầu. Trình tự ghi sổ của hình thức này được phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán - Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung
Sổ kế toán chi tiết
Hiện nay, Xí nghiệp Sông Đà 12-2 đang áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hàng tháng các chứng từ tại Xí nghiệp được kế toán tổng hợp phân loại và ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết. Với các chứng từ tại đội sản xuất, kế toán các đội công trình tập hợp lại, lên các bảng kê chứng từ gốc, cuối kỳ hạch toán chuyển lên phòng kế toán tại Xí nghiệp để ghi sổ.
Chứng từ hạch toán: là hoá đơn mua hàng, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao, séc, đơn xin tạm ứng…
Hệ thống sổ chi tiết: Xí nghiệp Sông Đà 12-2 mở sổ chi tiết Tk 621, 622, 627, 154, 141… để theo dõi chi phí sản xuất.
Hệ thống sổ tổng hợp: Xí nghiệp mở hai loại sổ tổng hợp là sổ Cái Tk 621, 622, 627… và sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian.
Sổ Nhật ký chung là sổ kê toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo tài khoản kế toán( Tk 621, 622, 627…).
Căn cứ vào Sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung kế toán lên sổ Cái tài khoản và tổng hợp chi tiết.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh tài khoản để kiểm tra theo dõi số phát sinh, số dư các tài khoản đồng thời tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập Báo cáo kế toán.
Nhìn chung công tác tổ chức bộ máy kế toán và việc vận dụng hình thức, phương pháp kế toán tại Xí nghiệp Sông Đà 12-2 là khá phù hợp với tính chất quy mô hoạt động của Xí nghiệp. Công tác hạch toán kế toán ở Xí nghiệp hoạt động rất hiệu quả và đã góp một phần không nhỏ vào sự tồn tại và tăng trưởng của Xí nghiệp Sông Đà 12-2.
III. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp sông đà 12-2
1. Đặc điểm chi phí sản xuất phát sinh tại Xí nghiệp
Xí nghiệp Sông Đà 12-2 thực hiện xây lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy nhưng Xí nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt. Máy thi công của Xí nghiệp được giao cho các xí nghiệp, các chi nhánh hoặc các đội sử dụng tuỳ theo nhiệm vụ thi công của các chi nhánh các xí nghiệp mà Xí nghiệp có thể điều máy thi công từ chi nhánh này sang chi nhánh khác, từ đội này sang đội khác. Xí nghiệp không sử dụng Tk 623 để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công mà chi phí này được hạch toán vào Tk 627- Chi phí sản xuất chung. Như vậy, trong quá trình sản xuất kinh doanh Xí nghiệp sử dụng 3 khoản mục chi phí:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp
- Chi phí sản xuất chung bao gồm cả chi phí sử dụng máy thi công
2. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Sông Đà 12-2 tại Xí nghiệp Sông Đà 12-2
Tại Xí nghiệp Sông Đà 12-2 đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được xác định là từng công trình, hạng mục công trình. Đối tượng tính giá thành là các hạng mục công trình đã hoàn thành, bàn giao hoặc xây dựng hoàn thành quy ước. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành được trình bày trong khoá luận là Công trình Hoàng Mai.
Xí nghiệp áp dụng phương pháp tập hợp chi phí theo hạng mục công trình hay công trình.Tại Công trình Hoàng Mai từ khi khởi công xây dựng cho tới khi hoàn thành, bàn giao đều được mở những sổ chi tiết riêng để tập hợp chi phí sản xuất phát sinh cho công trình. Các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí máy thi công phát sinh ở công
trình Hoàng Mai thì được hạch toán trực tiếp vào công trình đó. Việc tập hợp theo phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Các chi phí được tập hợp hàng tháng theo từng khoản mục và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Vì vậy khi công trình hoàn thành, kế toán chỉ cần tổng cộng chi phí sản xuất ở các tháng từ lúc khởi công công trình tới lúc hoàn thành sẽ tính được giá thành thực tế của công trình theo từng khoản mục chi phí.
3. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp Sông Đà 12-2
* Tài khoản sử dụng: Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau để tiến hành hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Tk 621, Tk 622, Tk 627.
* Tk 154 được dùng để tổng hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Tk 632 được dùng để phản ánh “Giá vốn hàng bán” của công trình hoàn thành bàn giao.
- Khởi công: 1/9/2004 - Hoàn thành: 31/12/2004
Kỳ tính giá thành của Xí nghiệp là hàng quý và thường được thực hiện vào cuối quý. Cụ thể quy trình thực hiện công việc của Xí nghiệp như sau:
Khi có hợp đồng xây dựng, Ban giám đốc Xí nghiệp đưa ra các giá dự toán công trình chuẩn bị tiến hành thi công
Bảng Dự toán
Đội thi công sẽ căn cứ vào bảng Dự toán giao khoán thực hiện thi công công trình. Khi công trình hoàn thành tiến hành bàn giao cho bên A sẽ thống nhất lập quyết toán công trình.
3.1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
T T Thành phần công việc Đơn vị Khối lượng
Đơn giá Thành tiền
VL NC CPSXC VL NC CPSXC 1 Đào móng thủ công đất cấp II m3 419,305 12.583 5.276.115 2 Vữa bê tông SX bằng máy trộn m3 250,274 381.067 20.357 12.480 95.371.162 5.094.828 3.123.420 3 Xây tường m3 63,787 365.060 24.904 1.631 23.286.337 1.588.551 104.037 4 Đắp đất nền móng CT, đất cấpII m3 310,870 7.448 2.315.360 5 Ván khuôn giằng móng 100 m2 7,358 1.842.521 176.535 13.557.270 1.298.945 6 Cốt thép cột trụ tấn 10,006 4.042.859 134.447 104.624 40.452.847 1.345.277 1.046.868 …………. ……… … ….. ……… ….….. ……….. …….. …….. ….. ………. .….. ………… …... ………… ….… ………… .. Cộng 3.200.559.410
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một khoản mục chi phí trực tiếp chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành công trình xây dựng, vì vậy việc hạch toán một cách chính xác chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất, thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng. Chính vì vậy ở Xí nghiệp Sông Đà 8 khoản mục chi phí nguyên vật liệu được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng sử dụng (các công trình, hạng mục công trình) theo giá thực tế của từng loại vật liệu.
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trong giá thành công trình xây dựng ở Xí nghiệp Sông Đà 12-2 bao gồm:
- Các chi phí về nguyên vật liệu chính như: sắt thép, gạch ngói, xi măng, cát, đá, sỏi, các cấu kiện bê tông…
- Nguyên vật liệu phụ như: vôi, sơn, đinh, ván, khuôn, dây thép…
- Các chi phí về công cụ, dụng cụ, vật liệu luân chuyển như: cốt pha tôn định hình, dàn giáo…
Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng cơ bản, địa điểm phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau, để thuận lợi cho việc xây dựng công trình, tránh việc vận chuyển tốn kém, nên Xí nghiệp tổ chức kho vật liệu ngay tại từng công trình và tiến hành xuất nhập nguyên vật liệu ngay tại đó.
Đối với vật tư do đội tự mua hoặc Xí nghiệp xuất thẳng tới công trình thì giá vật tư thực tế xuất dùng được tính như sau:
Đối với vật tư được xuất từ kho thì giá thực tế vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
Cụ thể việc hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu được tiến hành theo trình tự và luân chuyển chứng từ tại đơn vị theo quy định. Vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm, nếu đủ tiêu chuẩn sẽ được tiến hành làm thủ tục nhập kho:
Đơn vị: Xí nghiệp Sông Đà 12-2
Giá thực tế vật tư xuất = Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua vận
Phiếu nhập kho Ngày 8/12/2004 Số: 80 Nợ Tk 152 Nợ Tk 1331 Có Tk 111 Tên người nhập kho: Hà Đức Chung
Nhập tại kho: Công trình Hoàng Mai TT Tên vật tư Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập
1 Gạch đặc Viên 4.200 310 1.302.000
2 Xi măng Tấn 40 747.000 29.880.000
3 Thép 1 Kg 30 6.000 180.000
Cộng 31.362.000
Người lập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Sau đó, căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu cho thi công, căn cứ vào khối lượng công việc trong ngày, tổ trưởng sản xuất làm giấy đề nghị cấp vật tư, kỹ thuật công trình tính toán số lượng vật tư chi phù hợp với khối lượng công việc rồi trình đội trưởng công trình duyệt. Thủ kho công trình căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư đã được duyệt tiến hành xuất kho. Tiếp theo, thủ kho tập hợp các giấy đề nghị cấp vật tư lại và chuyển cho kế toán làm phiếu xuất kho.
Trích các phiếu xuất kho nguyên vật tháng 12/2004
Đơn vị: Xí nghiệp Sông Đà 12-2
Phiếu xuất kho
Số 02 Nợ TK 621
Có TK 152
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Tâm
Lý do xuất kho: Phục vụ thi công Công trình Hoàng Mai Xuất tại kho Hoàng Mai
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách
phẩm chất vật tư ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền YC T.Xuất 1 Gạch đặc Viên 4.200 310 1.302.000