II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý kế toán
5. Việc luân chuyển chứng từ
Là Xí nghiệp có địa bàn rộng, các công trình thi công đều ở địa bàn khác nhau cho nên việc hoàn chứng từ của đội lên Xí nghiệp bị chậm chễ là điều không tránh
khỏi. Việc hoàn chứng từ chậm dẫn đến khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ nên nhiều khi việc hạch toán không được chính xác làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo và ảnh hưởng phần nào đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc hoàn chứng từ chậm là do công trình ở xa điều kiện đi lại gặp nhiều khó khăn, chi phí đi lại rất tốn kém cho nên các đội thương cuối tháng hoặc cuối quý mới hoàn tất việc hoàn hoá đơn, chứng từ. Theo quy định Xí nghiệp là 5 đến 10 ngày phải hoàn chứng từ về Xí nghiệp song thực tế việc tuân thủ chậm nhiều hơn so với yêu cầu. Do vậy hạch toán cuối kỳ gặp nhiều khó khăn.
Theo em, Xí nghiệp nên đôn đốc lại việc hoàn chứng từ từ các đội xây dựng bằng cách đưa ra một số quy định cụ thể về việc hoàn chứng từ ví dụ như: xuất phát từ hình thức khoán của Xí nghiệp là tiến hành tạm ứng cho đội tự lo về mặt vật tư, nhân lực…cho nên để khắc phục những hạn chế trên về mặt hoàn chứng từ Xí nghiệp có thể đưa ra những quy định: đội phải hoàn chứng từ đợt này thì mới tạm ứng cho lần tiếp theo và mức độ tạm ứng mỗi lần cần phải được xem xét của các phòng ban liên quan. Có như vậy đội sẽ phải có trách nhiệm hoàn chứng từ theo đúng thời gian quy định.
6.Về hạch toán thiệt hại trong sản xuất
Tổ chức sản xuất của ngành xây dựng nhìn chung chịu ảnh hưởng của rất lớn bởi yếu tố thiên nhiên. Đa số công việc diễn ra ngoài trời nên những ngày thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công cũng như tới công việc dở dang. Ngoài ra còn có những thiệt hại chủ quan như sản phẩm không đạt yêu cầu phải phá đi làm lại. Hiên nay Xí nghiệp thực hiện giao công trình cho các đội thi công do đó đòi hỏi các đội thi công của Xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ qúa trình sản xuất để tránh thiệt hại xảy ra. Tuy nhiên nếu thiệt hại xảy ra sẽ ảnh hưởng không tốt tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Trên thực
tế khoản thiệt hại này chưa được theo dõi và phản ánh đúng. Do đó mọi thiệt hại đến sản xuất Xí nghiệp đều tính vào giá thành công trình. Theo em, Xí nghiệp không nên đưa những khoản thiệt hại này vào giá
thành sản phẩm vì nó không phản ánh đúng giá thành thực tế của công trình và Xí nghiệp nên theo dõi riêng đối với khoản chi phí này. Khi có thiệt hại xảy ra Xí nghiệp nên hạch toán như sau:
- Nếu thiệt hại do Xí nghiệp gây ra:
Nợ Tk 111,141(Giá trị phế liệu thu hồi )
Nợ TK 1388, 334( Cá nhân phải bồi thường khi gây ra thiệt hại) Nợ Tk 811(Giá trị chi phí tính vào chi phí bất thường)
Nợ Tk 415( Thiệt hại trừ vào quỹ dự phòng tài chính) Có Tk 1381(Chi tiết thiệt hại)
- Nếu do chủ đầu tư yêu cầu và chịu bồi thường:
Nợ Tk 111, 141(Giá trị phế liệu thu hồi)
Nợ Tk 131(Giá trị chủ đầu tư đồng ý bồi thường) Có Tk 1381(Chi tiết thiệt hại)
- Nếu thiệt hại phát sinh trong thời gian bảo hành sản phẩm thì chi phí thiệt hại sẽ được tập hợp riêng trên các Tk 621, 622, 627(Chi tiết cho từng công trình bảo hành nếu Xí nghiệp tự làm). Khi việc bảo hành hoàn thành thì toàn bộ chi phí bảo hành sẽ được tổng hợp vào Tk 154. Sau đó toàn bộ sẽ được kết chuyển như sau:
Nợ Tk 6415(Nếu Xí nghiệp không trích trước chi phí bảo hành) Nợ Tk 335(Nếu Xí nghiệp trích trước chi phí bảo hành)
Có Tk 1543
- Trường hợp Xí nghiệp thuê ngoài bảo hành, các khoản phải trả cho người bảo hành ghi:
Nợ Tk 335, 6415(Chi phí bảo hành) Nợ Tk 133(VAT được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 141, 331