Thơng tin đƣợc xem là thích hợp cho việc ra quyết định (the relevant information)
là những thông tin sẽ chịu ảnh hƣởng bởi quyết định đƣa ra. Nói rõ hơn, đó là các khoản thu nhập hay chi phí mà sẽ có sự thay đổi về mặt lƣợng (hạn chế một phần hoặc toàn bộ) nhƣ là kết quả của quyết định lựa chọn giữa các phƣơng án trong một tình huống cần ra quyết định, do đó nó cịn đƣợc gọi là thu nhập hay chi phí chênh lệch (differential revenues hay differential costs). Rõ ràng là những khoản thu nhập hay chi phí độc lập với các quyết định, không chịu ảnh hƣởng bởi các quyết định thì sẽ khơng có ích gì trong việc lựa chọn phƣơng án hành động tối ƣu. Thông tin về các khoản thu nhập và chi phí này phải đƣợc xem là thơng tin khơng thích hợp cho việc ra các quyết định (the irrelevant information).
Trong chƣơng 2, khi nghiên cứu về các cách phân loại chi phí, chúng ta đã đƣợc biết các chi phí lặn là một dạng thơng tin khơng thích hợp, cần phải nhận diện và loại trừ trong tiến trình phân tích thơng tin để ra quyết định. Phần tiếp theo, chúng ta cũng sẽ biết thêm là thông tin về các khoản thu nhập và chi phí nhƣ nhau ở các phƣơng án cũng đƣợc xem là thơng tin khơng thích hợp. Nhƣng vấn đề đặt ra là vì sao chúng ta cần thiết phải nhận diện và loại trừ thơng tin khơng thích hợp trong tiến trình ra quyết định? Có ít nhất hai lý do để trả lời câu hỏi này:
Thứ nhất, trong thực tế, các nguồn thông tin thƣờng là giới hạn, do vậy việc thu thập một cách đầy đủ tất cả các thơng tin về thu nhập và chi phí gắn liền với các phƣơng án của các tình huống cần ra quyết định là một việc rất khó khăn, đơi khi là
khơng có khả năng thực hiện. Trong tình trạng ln đói diện với sự khan hiếm về các nguồn thông tin nhƣ vậy, việc nhận diện đƣợc và loại trừ các thơng tin khơng thích hợp trong tiến trình ra quyết định là hết sức cần thiết. Có nhƣ vậy, các quyết định đƣa ra mới nhanh chóng, bảo đảm tính kịp thời.
68
Thứ hai, việc sử dụng lẫn lộn các thơng tin thích hợp và thơng tin khơng thích hợp trong tiến trình ra quyết định sẽ làm phức tạp thêm vấn đề, làm giảm sự tập trung của các nhà quản lý vào vấn đề chính cần giải quyết. Hơn thế nữa, nếu sử dụng các thơng tin khơng thích hợp mà có độ chính xác khơng cao thì rất dễ dẫn đến các quyết định sai lầm. Do vậy, cách tốt nhất là tập trung giải quyết vấn đề chỉ dựa trên các thơng tin thích hợp, góp phần nâng cao chất lƣợng của các quyết định đƣa ra.
69
Chƣơng 4: Dự toán sản xuất kinh doanh 1. Khái quát về dự toán sản xuất kinh doanh
1.1. Khái niệm và vai trò của dự toán
Mục tiêu hoạt động của một doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận nhƣng để tối đa hóa đƣợc lợi nhuận doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể để đạt đƣợc mục tiêu đó.
Dự tốn chính là các kế hoạch cụ thể để doanh nghiệp có thể đạt đƣợc những mục tiêu của mình. Dự tốn là những dự kiến chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thƣờng, góp phần nâng cao hiệu quả của mọi hoạt
động.
Dự tốn có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ một tổ chức hoạt động nào, các ý nghĩa đó thƣờng cụ thể nhƣ sau: • Trƣớc tiên dự tốn giữ vai trò là thƣớc đo đánh giá kết quả hoạt động thực tế. Từ sự so sánh giữa dự toán và thực tế nhà quản trị mới phát hiện ra ngững nguyên nhân ảnh hƣởng và đề xuất những giải pháp phù hợp. • Dự
tốn chính là bức tranh kinh tế mô tả doanh nghiệp nhƣ một chỉnh thể. Do đó dự tốn chính là cơ sở để các nhà quả trị phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Dự tốn có vai trị vơ cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy để đảm bảo tính khả thi của dự tốn thì chúng cần đƣợc xây dựng trên các cơ sở khoa học nhất định nhƣ sau:
- Định mức chi phí (đây đƣợc coi là vấn đề then chốt của dự tốn). - Thơng tin từ kết quả hoạt động thực tế và dự toán của kỳtrƣớc. - Những biến động về giá của các yếu tố liên quan đến chi phí.
- Dựa trên các chính sách kinh tếvĩ mơ nhƣ chính sách thuế, ngoại tệ... - Căn cứvào trình độ chun mơn của các chuyên gia lập dự toán.
1.2. Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp
Muốn lập đƣợc một bản dự toán sản xuất kinh doanh tốt, doanh nghiệp cần dựa
70
Dự toán tiêu thụsản phẩm
Cơ sở để xác định dự toán tiêu thụ là khối lƣợng sản phẩm, hàng hóa và đơn giá bán củasảnphẩm hàng hóa dựkiến sẽ tiêu thụ.
Dự toán sản lƣợngsảnphẩmsảnxuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ
Đây chính là cơng việc dự kiến số sản phẩm cần phải sản xuất hoàn thành để đáp ứng yêu cầu tiêu thụ. Để lên đƣợc dự toán này cần phải dựa trên các căn cứ nhƣ: dự toán tiêu thụ về khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ, sản phẩm tồn kho đầu kì và tồn
kho cuốikỳ theo dựkiến.
Dự tốn chi phí ngun vậtliệutrựctiếp
Lƣợng nguyên vậtliệu mua vào, tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ cùng với những yếu tố ảnh hƣởng nói trên chính là các vấnđềcần lƣu ý khi lập dự tốn chi phí ngun vật liệutrực tiếp.
Dự tốn nhân cơng trựctiếp
Doanh nghiệp cần dự toán đƣợc tổng số lƣợng thời gian cần thiết để hoàn thành
khối lƣợng sản phẩm sản xuất và đơn giá thời gian lao động trực tiếp (đơn giá giờ
cơng). Đây chính là cơng việccần làm khi dự tốn chi phí nhân cơng trựctiếp.
Lưu ý: khi lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp phải chú ý đến kết cấu cơng nhân, trình độ thành thạo của từng loại thì mới lập được dự tốn chính xác.
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung gồmnhiều khoản chi phí có liên quan đến nhiều đối tƣợng chịu chi phí. Cách lậpdự tốn này đó là tính tốn riêng biến phí và định phí, sau đó tổng hợplại.
Dự tốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ
Thành phẩm tồn kho cuối kỳ là số thành phẩm dự trữ chuẩn bị cho việc tiêu thụ của kỳ sau. Việc dự tốn chính xác và hợp lý thành phẩmtồn kho cuối kỳ là cơsở
quan trọng để đápứng yêu cầu bán ra, phục vụ khách hàng một cách kịp thời, nâng cao uy tín doanh nghiệp.
71
Đây là những khoản dự tốn có thể tính trƣớc đƣợc, dựa vào các tiêu chí về bán hàng hay quản lý doanh nghiệpcủa từngđơn vị.
Dự tốn vốnbằngtiền
Để phịng tránh những rủi ro và chuẩn bị cho mọi tình huống có thể xảy ra, doanh
nghiệp cầndự tốn vốnbằng tiềncủa mình.
Dự tốn báo cáo kếtquảhoạt động kinh doanh
Đây là loại dự tốn mang tính tổng hợp nhất. Dự toán báo cáo kết quả sản xuất
kinh doanh cần dựa trên căn cứ của dự toán tiêu thụ, dự toán giá vốn hàng bán
(gồm giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp).
1.3. Trình tự lập dự tốn sản xuất kinh doanh
Tùy theo đặc điểm tổ chức quản lý của từng doanh nghiệp mà các nhà quản trị có thể lập dự tốn theo trình tự áp đặt hoặc trình tự khơng áp đặt. Song lập dự toán theo cách nào cũng cần tuân thủcác bƣớc cơ bản sau:
- Dự tốn thƣờng đƣợc bộ phận có chức năng xây dựng dựa trên những cơ sở khoa học thu thập từ các đơn vị cấp cơ sở.
- Sau đó dựtoán đƣợc chuyển cho các bộ phận chức năng nhƣ các phịng, ban kỹ
thuật thẩm định, phân tích tính khả thi của dự tốn, sau đó bổ sung những mặt còn hạn chếđể cho dự tốn hồn thiện hơn.
- Cuối cùng dự toán đƣợc chuyển cho cấp quản trị cao phê duyệt và cuối cùng chuyển tới các bộ phận cơ sở thực hiện.