CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG
PHÁT SINH
NGÀY SỐ NỢ CÓ
02/01/1900 331.01.010 Phải trả cho người bán QLBDS
KHAC - Số dư đầu kỳ: 0 0
02/01/1900 331.01.010 Phải trả cho người bán QLBDS
KHAC - Cộng phát sinh: 0 0
02/01/1900 331.01.010 Phải trả cho người bán QLBDS
KHAC - Số dư cuối kỳ: 0 0
02/01/1900 331.01.011 Phải trả người bán NMH - Số dư
đầu kỳ: 0 0
... ... ...
01/02/2015 PKT02/020 Kết chuyển công nợ phải trả
T02.2015 641.10 0 6,578,010
01/02/2015 PKT02/020 Kết chuyển công nợ phải trả
T02.2015 641.11 0 12,753,000
09/02/2015 PC02/131 Phí chuyển phát nhanh 111.01.01 397,991 0
... ... ...
01/06/2015 PKT06/055 NMH- Hạch toán thanh toán tiền thuê
VP T06.2015 641.11 0 12,753,000
19/06/2015 PKT06/056
NMH- Hạch toán thanh toán tiền ĐIỆN VP từ 20/05/2015 đến 19/06/2015
641.10 0 8,267,815
22/06/2015 BN06/124 NMH THANH TOAN PHI DIEN VP
T05.2015 112.01.01.01 20,931,774 0 24/06/2015 BN06/154 NMH tt phi photocopy 26/12/2014- 26/01/2015 HD so 2044 ngay 31/01/2015 112.01.01.02 1,179,552 0 24/06/2015 BN06/155 NMH tt phi photocopy 26/03/15- 26/04/15 HD so 49 ngay 29/4/15 112.01.01.02 1,038,972 0 ... ... ...
31/12/2015 PKT01/081 Hach toan bo sung phi photocopy
T08/2015 641.03 0 990,000
31/12/2015 PKT01/082 Hach toan bo sung phi photocopy
37
31/12/2015 PKT01/084 Hach toan bo sung phi photocopy
T10/2015 641.03 0 990,000
31/12/2015 PKT01/085 Hach toan bo sung phi photocopt
T12/2015 641.03 0 990,000
31/12/2015 PKT01/119 Hach toan bo sung cong no tu
26/09/2015-13/10/2015 641.03 0 495,000
... ... ...
02/01/1900 331.01.011 Phải trả người bán NMH - Cộng
phát sinh: 397,173,154 440,408,381
02/01/1900 331.01.011 Phải trả người bán NMH - Số dư
cuối kỳ: 0 43,235,227
02/01/1900 331.01.013 Phải trả Him Lam - Số dư đầu kỳ: 0 0
... ... ...
01/02/2015 PKT02/020 Kết chuyển công nợ phải trả
T02.2015 338.08.011 0 21,795,840
01/02/2015 PKT02/020 Kết chuyển công nợ phải trả
T02.2015 641.07.01641.07.01 0 71,500,000 01/02/2015 PKT02/024 Kết chuyển phí rác T02/2015 CC Him Lam 641.07.03641.07.04 0 6,000,000 01/02/2015 PKT02/047 HL- Hạch tốn chi phí phụ cấp BQT T02.2015 641.12 0 10,000,000 ... ... ...
19/03/2015 BN03/036 Thanh toán tiền nước kỳ 02/2015 từ
20/01->20/02/2015 tại CC Him Lam 112.01.01.02 26,068,752 0 19/03/2015 BN03/040 Thanh toán gom rác T02/2015 112.01.01.02 6,000,000 0
19/03/2015 BN03/132 Thanh toán hộ BQT Him Lam tiền
điện kỳ 04/2015 112.01.01.02 36,597,955 0
20/03/2015 BN03/047
Thanh tốn chi phí vật tư thay thế máy phát điện theo HD số 0001610 ngày 30/12/2014
112.01.01.02 13,734,600 0
20/03/2015 PC12/002 Chi tien cho la cau kho T03/2015 111.01.01 300,000 0
... ... ...
29/06/2015 BN06/068 Chi tiền thanh toán gas HD số
0027749 ngày 11/06/2005 112.01.01.02 20,898,240 0 30/06/2015 PKT06/057 HL- Hạch tốn phí bảo trì thang máy
T05+06+07/2015 338.08.011 0 43,200,000
01/07/2015 PKT07/028 Ket chuyen cong no T07/2015 641.07.01641.07.01 0 78,650,000 01/07/2015 PKT07/029 Ket chuyen cong no T07.2015 641.07.03641.07.04 0 300,000 01/07/2015 PKT07/029 Ket chuyen cong no T07.2015 641.07.03641.07.04 0 6,600,000 01/07/2015 PKT07/030 Ket chuyen cong no T07.2015 338.08.011 0 20,623,680 01/07/2015 PKT07/030 Ket chuyen cong no T07.2015 338.08.011 0 20,623,680
... ... ...
02/01/1900 331.01.013 Phải trả Him Lam - Cộng phát
sinh: 2,777,840,827 3,044,435,867
38
02/01/1900 331.01.014 Phải trả Hùng Vương - Số dư đầu
kỳ: 0 0
... ... ...
10/02/2015 BN02/100 Thanh tốn phí dịch vụ bảo vệ CC
Hùng Vương tháng 10/2014 đợt 2 112.01.01.01 83,611,989 0 11/02/2015 BN02/108 Thanh tốn phí thu gom rác tháng
01/2015 tại CC Hùng Vương 112.01.01.01 12,100,000 0 11/02/2015 BN02/139 Thanh tốn phí thu gom rác tháng
02+03/2015 tại CC Hùng Vương 112.01.01.02 24,200,000 0 12/02/2015 PKT02/053
Cấn trừ BQT đã TT phí bảo vệ thay cho NMH phí T11/2014 cho cty Bảo vệ Long Hoàng
131.01.014 93,635,300 0
12/02/2015 PKT02/054
Cấn trừ BQT đã TT phí vệ sinh thay cho NMH phí T11/2014 cho cty Xun Thái Bình
131.01.014 56,595,000 0
12/02/2015 PKT02/055
Cấn trừ BQT đã TT phí cơn trùng thay cho NMH phí T11/2014 cho cty An Minh 131.01.014 3,520,000 0 ... ... ... 01/07/2015 PKT07/035 HV- Hạch tốn phí phải trả chi phí diệt cơn trùng T07/2015 641.07.03641.07.03 0 3,520,000 01/07/2015 PKT07/036 HV- Hạch tốn phí phải trả chi phí DV vệ sinh T7/2015 641.07.01641.07.02 0 62,095,000 01/07/2015 PKT07/040 HV- Hạch tốn thanh tốn phí bảo vệ
T07.2015 641.07.01641.07.01 0 93,636,279
01/07/2015 PKT07/063 CHi phi rac HUng Vuong phai tra
Quy 2- 3 641.07.03641.07.04 0 36,300,000
01/07/2015 PKT07/063 CHi phi rac HUng Vuong phai tra
Quy 2- 3 641.07.03641.07.04 0 36,300,000
... ... ...
02/01/1900 331.01.014 Phải trả Hùng Vương - Cộng phát
sinh: 1,813,133,149 2,612,096,397
02/01/1900 331.01.014 Phải trả Hùng Vương - Số dư cuối
kỳ: 0 798,963,248
02/01/1900 331.01.017 Phải trả Lô F ( Nam Khánh) - Số
dư đầu kỳ: 0 0
... ... ...
01/02/2015 PKT02/023 Kết chuyển các khoản phải trả
T02/2015 641.10 0 12,170,928
05/02/2015 PKT02/036 LF- Thanh toán Nước từ 30/12/2015
đến 29/01/2015 641.09 0 18,643,280
... ... ...
09/03/2015 BN03/084
PHI DV BAO VE CC LO F TA QUANG BUU CHO CTY TNHH DV BAO VE ANNINH GIA DINH
112.01.01.01 18,450,000 0
11/03/2015 BN03/010
Chi thanh toán tiền điện kỳ
1217002/2015 từ 08/01->06/02/2015 tại CC Nam Khánh
39
13/03/2015 BN03/092
HOAN TRA BQT CHUNG CU LO F TA QUANG BUU THEO DOI DOI CHIEU CONG NO DEN HET NGAY 31/12/2014
112.01.01.01 36,688,970 0
16/03/2015 BN03/098 Phi bao tri thang may T11+12/2014
va T1/2015 CC Lo F Ta Quang Buu 112.01.01.01 7,920,000 0
19/03/2015 BN03/034
Thanh toán tiền nước kỳ 03/2015 từ 29/01->28/02/2015 cho CC Lô F Tạ Quang Bửu
112.01.01.02 13,633,227 0
19/03/2015 BN03/044
Thanh toán tiền điện kỳ 03/2015 CC Lô F Tạ Quang Bửu PE
03000145575
112.01.01.02 12,376,056 0
20/03/2015 BN03/049 Thanh tốn phí gom rác T02/2015
CC Lơ F Tạ Quang Bửu 112.01.01.02 2,000,000 0
31/03/2015 BN03/136
Thanh tốn phí bảo vệ T02/2015 CC Lơ F Tạ Quang Bửu cho Cty TNHH dịch vụ bảo vệ An Ninh Gia Định
112.01.01.02 44,000,000 0 ... ... ... 01/09/2015 PKT09/005 LF- Hạch tốn phí phải trả Rác T09/2015 641.07.03641.07.04 0 2,000,000 01/09/2015 PKT09/013 LF- Hạch tốn thanh tốn phí bảo vệ T09.2015 641.07.01641.07.01 0 48,400,000 01/09/2015 PKT09/033 LF- Hạch tốn chi phí phụ cấp BQT T09.2015 641.12 0 5,500,000 05/09/2015 BN09/021 Lo F tt phu cap VPP BQT T09/2015,
phu cap hang thang BQT T09/2015 112.01.01.02 500,000 0 05/09/2015 BN09/021 Lo F tt phu cap VPP BQT T09/2015,
phu cap hang thang BQT T09/2015 112.01.01.02 5,000,000 0 05/09/2015 PKT09/019 LF- Thanh toán Nước từ 08/08/2015
đến 07/09/2015 641.09 0 17,952,696
... ... ...
02/01/1900 331.01.017 Phải trả Lô F ( Nam Khánh) -
Cộng phát sinh: 1,038,426,039 1,313,651,039
02/01/1900 331.01.017 Phải trả Lô F ( Nam Khánh) - Số
dư cuối kỳ: 0 275,225,000
02/01/1900 331.01.018 Phãi trả Kim Tâm Hải - Số dư đầu
kỳ: 0 0
... ... ...
02/02/2015 BN02/078
Thanh toán tiền điện kỳ 02/2015 tại CC Kim Tâm Hải PE16000224920 và PE16000224919
112.01.01.01 157,482,950 0
07/02/2015 BN02/071 Chi thanh toán điện T12/2014 tại CC
Kim Tâm Hải PE16000224919 112.01.01.02 80,667,883 0
... ... ...
10/03/2015 PKT03/039 KTH- Hạch tốn phí nước từ
06/02/2015 đến 10/03/2015 641.09 0 17,846,505
11/03/2015 BN03/007
Chi thanh toán tiền nước kỳ 02/2015 từ 08/01/2015->06/02/2015 tại CC Kim Tâm Hải
40
13/03/2015 BN03/096
TT phi DV Bao Ve CC Kim Tam Hai cho Cty TNHH DV Bao Ve Son Danh 112.01.01.01 50,000,000 0 15/03/2015 PKT03/040 KTH- Hạch tốn phí ĐIỆN từ 17/02/2015 đến 12/03/2015 641.10 0 157,482,950 ... ... ... 01/05/2015 PKT05/032 KTH- Hạch tốn phí phải trả chi phí DV vệ sinh T05/2015 641.07.01641.07.02 0 16,665,000 01/05/2015 PKT05/038 KTH- Hạch tốn thanh tốn phí bảo vệ T05.2015 641.07.01641.07.01 0 25,000,000 ... ... ...
02/01/1900 331.01.018 Phãi trả Kim Tâm Hải - Cộng phát
sinh: 1,609,497,809 1,802,009,045
02/01/1900 331.01.018 Phãi trả Kim Tâm Hải - Số dư cuối
kỳ: 0 192,511,236
02/01/1900 331.01.019 Phải trả 4S - Số dư đầu kỳ: 0 0
... ... ...
01/02/2015 PKT01/030 Hach toan bo sung phi rac T01/2015 641.07.03641.07.04 0 4,000,000 01/02/2015 PKT02/020 Kết chuyển công nợ phải trả
T02.2015 641.07.03641.07.04 0 4,000,000
01/02/2015 PKT02/020 Kết chuyển công nợ phải trả
T02.2015 641.07.01641.07.01 0 34,650,000
01/02/2015 PKT02/028 Kết chuyển phải trả T02/2015 641.07.01641.07.02 0 23,760,000
... ... ...
05/03/2015 BN03/070
TT Phi DV VS T12/2014 tai CC 4S cho Cty TNHH TM DV VS Hoang Long
112.01.01.01 23,760,000 0
06/03/2015 BN03/087
TT PHI DV BAO VE CC 4S DEN HET NGAY 31/10/2014 CHO CTY TNHH DV BAO VE AN PHU
112.01.01.01 61,600,000 0
09/03/2015 BN05/001
TT PHI DV BAO VE T11+12/2104 CC 4S CHO CTY TNHH DV BAO VE AN PHU
112.01.01.01 69,300,000 0
18/03/2015 BN03/024 Phí gom rác T02/2015 tại CC 4S 112.01.01.02 4,000,000 0
... ... ...
02/01/1900 331.01.019 Phải trả 4S - Cộng phát sinh: 969,114,509 1,213,860,997
02/01/1900 331.01.019 Phải trả 4S - Số dư cuối kỳ: 0 244,746,488
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
Định kỳ cuối tháng, kế toán cơng nợ hạch tốn treo cơng nợ các khoản phải trả trong tháng vào các khoản chi phí tương ứng. Ví dụ minh họa cụ thể như sau:
41
- Ngày 31/01/2016, kế tốn cơng nợ hạch tốn treo cơng nợ khoản phải trả tiền điện tháng 01/2016 sử dụng tại văn phịng Hồng Việt cho Công ty Thời Báo Kinh Tế Việt Nam. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 641.10/Có 331.01.011 7.926.852
Hằng tháng, Phịng Hành chính – nhân sự lập bộ chứng từ đề nghị thanh toán các khoản phải trả tại văn phịng chính của cơng ty, bao gồm: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ liên quan (nếu có). Sau đó gửi về kế tốn cơng nợ để trình xét duyệt và đi lệnh. Kế tốn cơng nợ căn cứ vào Giấy báo nợ ngân hàng để hạch toán các khoản đã được thanh tốn. Ví dụ minh họa cụ thể như sau:
- Ngày 01/02/2016, công ty thanh tốn tiền điện sử dụng tại văn phịng Hồng Việt tháng 01/2016 cho Công ty Thời Báo Kinh Tế Việt Nam, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 7.926.852 VNĐ, phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ 331.01.011/Có 112.01.01.02 7.926.852
42
Hình 4.2: Hóa đơn GTGT đầu vào.
Hằng tháng, kế toán dự án lập bộ chứng từ đề nghị thanh toán các khoản phải trả tại dự án, bao gồm: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ liên quan (nếu có). Sau đó gửi về kế tốn cơng nợ để trình xét duyệt và đi lệnh.
43
Kế tốn cơng nợ căn cứ vào Giấy báo nợ ngân hàng để hạch toán các khoản đã được thanh tốn. Ví dụ minh họa cụ thể như sau:
- Ngày 04/03/2016, cơng ty thanh tốn tiền dịch vụ vệ sinh tháng 12/2015 tại dự án 4S cho Công ty Hoàng Long, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 27.324.000 VNĐ, phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ 331.01.019/Có 112.01.01.02 27.324.000
Nợ 642.05/Có 112.01.01.02 11.000
- Ngày 14/03/2016, cơng ty thanh tốn tiền gas theo HĐ 0046609 tháng 01/2016 tại dự án Him Lam cho Gas Petrolimex, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 20.000.640 VNĐ; phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ chi hộ cho Ban quản trị chung cư Him Lam nên sẽ được cấn trừ vào công nợ phải trả cho BQT Him Lam. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ 331.01.013/Có 112.01.01.02 20.000.640 Nợ 338.08.011/Có 112.01.01.02 11.000
- Ngày 26/03/2016, công ty thanh tốn tiền phí bảo vệ tháng 01/2016 tại dự án Tecco theo HĐ 0001996 cho Công ty Mạnh Dũng, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 20.012.915 VNĐ, phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ 331.01.025/Có 112.01.01.02 20.012.915
Nợ 642.05/Có 112.01.01.02 11.000
4.3.2 Kế tốn phải trả người lao động
Đối tượng hạch toán:
Các khoản phải trả cho tồn thể cơng nhân viên làm việc tại các dự án, cơng trình, văn phịng của cơng ty. Bao gồm: lương, thưởng, trợ cấp, ... .
Tài khoản sử dụng: TK 334 – Phải trả người lao động.
Trên cơ sở tài khoản phải trả người lao động – TK 334, công ty phân cấp tài khoản thành một số tài khoản cấp chi tiết, nhưng tài khoản được sử dụng duy nhất là TK 334.01 – Lương phải trả công nhân viên.
Phương pháp hạch tốn nghiệp vụ cụ thể:
Lương của cơng nhân viên tại cơng ty được thanh tốn thành hai đợt vào tháng sau, bằng tiền gửi ngân hàng. Đợt 1 vào ngày 10 chiếm 70% lương thực nhận của tháng đó, đợt 2 là vào ngày 20 cơng ty sẽ thanh tốn phần cịn lại. Nhưng đơi khi vì nhiều
44
nguyên nhân, ngày phát lương sẽ dao động trong một vài ngày. Căn cứ vào Bảng sao kê ngân hàng hoặc Giấy báo nợ ngân hàng, kế toán hạch toán lên phần mềm kế toán.
- Ngày 10/03/2016, cơng ty thanh tốn lương tháng 02/2016 đợt 1 cho công nhân viên. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ 334.01/Có 112.01.01.02 219.070.960
- Ngày 22/03/2016, cơng ty thanh tốn lương tháng 02/2016 đợt 2 cho công nhân viên. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ 334.01/Có 112.01.01.02 82.986.645
Định kỳ cuối tháng, kế toán hạch tốn treo cơng nợ phải trả người lao động trong tháng đó vào khoản chi phí hợp lý, được hạch toán riêng cho từng dự án.
Nợ 641.01/Có 334.01 Lương phải trả cho nhân viên thuộc khối văn phịng. Nợ 641.01/Có 334.01 Lương phải trả cho nhân viên thuộc dự án Hùng Vương. Nợ 641.01/Có 334.01 Lương phải trả cho nhân viên thuộc dự án Him Lam. ...
- Bảng chấm công:
45
Chú thích:
Một ngày cơng 1.0
Nửa ngày công 0.5
Nghỉ không lương V
Nghỉ Tết, Lễ L
Nghỉ bù B
Nghỉ phép năm P
Nghỉ OFF O
4.3.3 Kế toán phải trả nội bộ
Đối tượng hạch toán:
Các khoản phải thu từ cư dân tại dự án, thực chất chỉ là thu hộ, đóng hộ cho cư dân. Nên định kỳ mỗi tháng, khi ghi Nợ khoản phải thu cư dân tại dự án nào thì đồng thời phải ghi Có khoản phải trả nội bộ cho dự án đó. Cuối tháng, khi xác định được khoản thực thu được từ cư dân, kế toán sẽ hoạch toán trực tiếp vào doanh thu. Đây là một dạng hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành, số tiền thu được từ cư dân cũng chính là doanh thu.
Tài khoản sử dụng: TK 336 – Phải trả nội bộ.
Trên cơ sở tài khoản phải trả nội bộ – TK 336, công ty phân cấp tài khoản theo từng dự án, từng đối tượng, một vài tài khoản minh họa như sau:
- TK 336.01.03: Phải trả khoản thu hộ cư dân Him Lam. - TK 336.01.04: Phải trả khoản thu hộ cư dân Kim Tâm Hải. - TK 336.01.05: Phải trả khoản thu hộ cư dân 4S.
- TK 336.01.07: Phải trả khoản thu hộ cư dân Lô F Nam Khánh. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
Đầu tháng, kế tốn cơng nợ hạch tốn treo cơng nợ phải thu hộ cư dân tại các dự án. Khoản phải thu hộ này được tách ra theo từng đối tượng hàng hóa để dễ dàng theo dõi. Ví dụ minh họa cụ thể:
- Ngày 01/02/2016, hạch toán phát sinh định kỳ khoản phải thu hộ của cư dân tại chung cư Him Lam tháng 02/2016. Kế toán hạch tốn như sau:
Nợ 138.03/Có 336.01.03 30.087.748 Nước