3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc: Thực hiện chức năng quản trị cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động tổ chức quản lý của công ty.
Tổng quản lý: Thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc trong công tác điều hành mọi hoạt động của công ty. Với nhiệm vụ chính là quản lý tất cả các dự án thuộc về lĩnh vực quản lý vận hành, đại diện Giám đốc đưa ra các quyết định thuộc lĩnh vực này.
Phịng hành chính – nhân sự: Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến nhân sự của công ty như: tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, bảo hiểm ... . Lập kế hoạch hoạt động, tiếp nhận báo cáo để tổng hợp báo cáo các hoạt động lên cấp trên. Thực hiện soạn thảo, lưu giữ các hợp đồng mua bán, cũng như các giấy tờ hành chính của cơng ty.
Phịng kế tốn: Hoạch định các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận và chi phí cho tồn Cơng ty; tn thủ các quy định nghiêm ngặt về tài chính và kế tốn do Chính phủ,
Tổng quản lý Dự án Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Phịng hành chính nhân sự Hùng Vương 4S Him Lam Nam Khánh
Kim Tâm Hải
Tecco Giám đốc Kế tốn cơng trình Tổ kiểm sốt
20
các định chế tài chính và Cơng ty ban hành; đảm bảo tài sản, lợi nhuận của Cơng ty được sử dụng đúng mục đích và tái đầu tư một cách hiệu quả.
Phòng kỹ thuật: Thực hiện kiểm tra, giám sát, bảo trì, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống kỹ thuật chung tại mỗi chung cư thuộc quyền quản lý vận hành của công ty; sửa chửa, lắp đặt các vật dụng trong căn hộ theo yêu cầu của cư dân sống tại chung cư.
Dự án: Quản lý vận hành tại chung cư, cũng là dự án của Cơng ty. Có nhiệm vụ thu hộ các loại phí như tiền điện, tiền nước, phí quản lý, ... của cư dân để chi trả trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc nộp lại cho Ban quản trị chung cư – là người đại diện cho cư dân sống tại chung cư tự chi trả. Đáp ứng các nhu cầu thích đáng của cư dân, đảm bảo cho cư dân sống tại chung cư có một cuộc sống thoải mái, an ninh và tiện ích nhất.
3.3 Giới thiệu về tổ chức cơng tác và bộ máy kế tốn 3.3.1 Tổ chức công tác kế tốn
Hiện tại cơng ty đang sử dụng hình thức kế tốn sổ Nhật kí chung, áp dụng chế dộ kế tốn theo Quyết định 15, bắt đầu từ ngày 01/01/2015 được thay thế bằng Thông tư số 200/2014/TT-BTC và lập Báo cáo tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN - Bản thuyết minh Báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN
Cơng ty sử dụng dịch vụ công tác kế toán thuế thuê ngồi và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Kỳ kế tốn của cơng ty được tính theo tháng. Đồng tiền sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ).
Công ty đang sử dụng phần mềm kế tốn Realtime. Bộ phận kế tốn tại văn phịng chính được chia ra thành 2 bộ phận nhỏ: một bên quản lý phần mềm kế tốn cơng trình, một bên quản lý phần mềm kế toán quản lý vận hành. Mỗi dự án của bộ phận quản lý vận hành đều có một kế toán làm việc trực tiếp tại dự án và quản lý một phần mềm kế toán riêng của dự án đó.
21
Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế tốn Cơng ty TNHH XD TM DV NMH
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán: Kế toán trưởng:
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về sự ghi chép chính xác trong Báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc trực thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Tổ chức cơng tác kế tốn, hạch tốn, hướng dẫn chế độ, thể lệ kế tốn tài chính cho nhân viên.
- Tổ chức ghi chép, tính tốn, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán tổng hợp/Tổ kiểm soát:
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu, chứng từ của từng dự án định kỳ mỗi tháng, nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận để có hướng giải quyết thích hợp.
- Làm Báo cáo tài chính, Báo cáo thu – chi của từng dự án để trình Ban quản trị dự án – là khách hàng của công ty, đề nghị khách hàng thanh toán.
- Tổng hợp doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và báo cáo lên Kế toán trưởng.
Kế tốn cơng nợ:
- Theo dõi việc thanh tốn cơng nợ, theo dõi các khoản tạm ứng, khoản thu chi mang tính chất nội bộ và bên ngồi.
22 Kế tốn dự án:
- Theo dõi các khoản thu chi hằng ngày của dự án.
- Nhập và phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại dự án lên phần mềm dự án.
Kế tốn cơng trình:
- Theo dõi các khoản thu chi của cơng trình.
- Nhập và phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại cơng trình lên phần mềm cơng trình.
3.4 Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 3.4.1 Thuận lợi 3.4.1 Thuận lợi
- Là đơn vị hoạt động độc lập với hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn, tự lên kế hoạch kinh doanh và hoạt động ổn định, đồng thời mở rộng cả quy mô và chất lượng.
- Tạo được nhiều mối quan hệ và lịng tin đối với khách hàng. Cơng ty có những khách hàng gắn bó lâu dài và không ngừng mở rộng và thu hút những khách hàng mới.
3.4.2 Khó khăn
- Hiện nay, ngành bất động sản đã có những chuyển biến khởi sắc trở lại, chính vì vậy mà cơng ty bất động sản mọc lên như nấm, làm tăng tính cạnh tranh trong lĩnh vực này, địi hỏi cơng ty phải khơng ngừng nổ lực hơn nữa để giữ chân khách hàng của mình.
- Nguồn nhân lực của cơng ty chưa thật sự dồi dào để đáp ứng hết các phần việc trong công ty.
3.4.3 Phương hướng phát triển
- Nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách tổ chức đào tạo nguồn nhân lực một cách bài bản, tồn diện để có thể làm hài lịng tất cả khách hàng.
- Mở rộng quy mô hoạt động theo nhiều theo lĩnh vực nhỏ trong ngành bất động sản, đồng thời mở rộng thị trường trong mỗi lĩnh vự hoạt động.
- Không ngừng phát triển hơn nữa vơi mục tiêu trở thành một trong những công ty bất động sản hàng đầu Việt Nam.
23
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CƠNG NỢ TẠI CƠNG TY TNHH XD TM DV NGUYỄN MINH HOÀNG
4.1 Đặc điểm kinh doanh, phương thức thanh tốn tại cơng ty 4.1.1 Đặc điểm kinh doanh 4.1.1 Đặc điểm kinh doanh
Công ty TNHH XD TM DV Nguyễn Minh Hồng với hoạt động kinh doanh chính là quản lý vận hành nhà chung cư. Hiện tại công ty đang quản lý vận hành 6 chung cư: chung cư Hùng Vương Plaza, chung cư Him Lam, chung cư 4S Reverside Garden, chung cư Kim Tâm Hải, chung cư Tecco Green Nest, chung cư Lô F – Nam Khánh. Mỗi chung cư được xem là một dự án và cũng như là một khách hàng của công ty.
Lĩnh vực quản lý vận hành chung cư được xem là một dịch vụ thuộc ngành bất động sản. Mỗi chung cư thường có một nhóm cư dân đại diện cho toàn thể cư dân sống tại chung cư theo quy định của pháp luật được gọi là Ban quản trị chung cư. Trưởng Ban quản trị là người trực tiếp ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chung cư với cơng ty, sau khi thơng qua sự nhất trí đồng ý của tồn thể cư dân sống tại chung cư.
Theo khoản 1, điều 10, thông tư số 02/2016/TT-BXD, hoạt động quản lý vận hành
nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:
- Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
- Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường.
- Các cơng việc khác có liên quan.
Bên cạnh đó, cơng ty quản lý vận hành cịn có nhiệm vụ thu hộ các loại phí sinh hoạt của cư dân theo hợp đồng ký kết giữa hai bên như: tiền phí quản lý, tiền điện, tiền nước, tiền rác, tiền giữ xe, ... . Đồng thời, phải đôn đốc, nhắc nhở cư dân nộp phí đúng hạn để thanh tốn cho các nhà cung cấp, và phải thu đạt chỉ tiêu của Ban quản trị.
4.1.2 Phương thức thanh toán
24
- Các khoản phải thu từ cư dân thường phát sinh hằng ngày và được thanh toán bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ sử dụng để hạch toán là phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng.
- Các khoản phải thu từ khách hàng (Ban quản trị, cư dân tại chung cư và các đơn vị được công ty cung cấp các dịch vụ cộng thêm như quảng cáo trong thang máy, cho thuê bãi đậu xe,..) thường phát sinh định kỳ hằng tháng và được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc cấn trừ cơng nợ. Chứng từ sử dụng để hạch tốn là bộ chứng từ đề nghị khách hàng thanh toán bao gồm Bảng theo dõi công nợ, Tỷ lệ thu phí, Đề nghị thanh tốn, ... và Giấy báo có của ngân hàng.
Các khoản phải trả:
Việc thanh toán các khoản phải trả của công ty thông thường phải được trải qua các bước sau:
- Các bộ phận/dự án lập bộ chứng từ Đề nghị thanh toán gửi về cho Kế tốn cơng nợ.
- Kế tốn cơng nợ xem xét các chứng từ đã đủ và hợp lệ sẽ ký xác nhận đã nhận. - Thứ 5 hằng tuần, Kế tốn cơng nợ trình các bộ Đề nghị thanh toán cho Tổng quản lý xét duyệt
- Những Đề nghị thanh toán được Tổng quản lý ký duyệt, Kế toán tổng hợp/Tổ kiểm soát sẽ lập lệnh ngân hàng trên ngân hàng điện tử. Những lệnh này sẽ được chuyển lên cấp cao hơn xét duyệt lần cuối.
- Tổng quản lý sẽ xem xét lại lần cuối để quyết định đi lệnh hay không. Sơ đồ mối quan hệ thanh toán:
Trường hợp 1: Công ty tự thu và tự chi.
Trong trường hợp này, số tiền công ty thu được từ cư dân hằng tháng chính là doanh thu của công ty tháng đó và các khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và Ban quản trị theo thỏa thuận hợp đồng sẽ được hạch tốn vào chi phí.
25
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Tự thu, tự chi.
Nộp các loại Nộp về cho
phí cơng ty
Chi trả khoản phụ cấp hằng tháng theo HĐ Chi trả các khoản BQT chi hộ
Thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ
Trường hợp 2: Công ty thu hộ Ban quản trị.
Trong trường hợp này, số tiền Ban quản lý thu từ cư dân sẽ không được nộp về cho công ty mà sẽ nộp trực tiếp cho Ban quản trị chung cư. Hằng tháng, Ban quản trị thanh toán tiền cung cấp dịch vụ quản lý vận hành cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng. Số tiền này sẽ được hạch tốn vào doanh thu của cơng ty. Cơng ty có nghĩa vụ thanh tốn các chi phí cho các dịch vụ cơng cộng tại chung cư theo quy định như phí vệ sinh, diệt côn trùng, ...
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Thu hộ Ban quản trị.
Nộp các loại
phí
Nộp tiền đã thu cho BQT
Thanh toán tiền cung cấp dịch vụ hằng tháng cho cơng ty
Thanh tốn các DV Thanh toán các DV
cá nhân như điện, chung như phí bảo
nước, ... vệ, vệ sinh, diệt côn
trùng, ... Dự án Cư dân Ban quản trị Ban quản lý Công ty NMH Các công ty cung cấp dịch vụ Dự án Cư dân Ban quản trị Ban quản lý Công ty NMH Các công ty cung cấp dịch vụ
26
4.2 Kế toán các khoản phải thu
4.2.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Đối tượng hạch toán:
- Các khoản phải thu khách hàng chính của cơng ty là từ việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Đối tượng phải thu chính là Ban quản trị chung cư.
- Các khoản phải thu khách hàng từ việc khai thác các dịch vụ cộng thêm tại nhà chung cư đang quản lý như: quảng cáo trong thang máy, cho thuê bãi đậu xe, ... . Đối tượng phải thu là các đơn vị được cung cấp dịch vụ theo Hợp đồng.
Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng.
Trên cơ sở tài khoản phải thu khách hàng – TK 131, công ty phân cấp tài khoản theo từng dự án, một vài tài khoản minh họa như sau:
- TK 131.01.014: Phải thu Hùng Vương. - TK 131.01.017: Phải thu Lô F – Nam Khánh. - TK 131.01.019: Phải thu 4S.
Trên đây là cấp tài khoản chi tiết nhất của tài khoản phải thu khách hàng. Tại mỗi dự án sẽ có nhiều khoản phải thu khách hàng khác nhau, tuy được hạch toán cùng một tài khoản nhưng mã đối tượng trên phần mềm sẽ khác nhau để dễ dàng theo dõi từng khách hàng.
Bảng 4.1. Trích Sổ chi tiết tài khoản 131 – Phải thu khách hàng năm 2015. CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ
####### 131.01.014 Phải thu Hùng Vương - Số dư
đầu kỳ: 0 0
... ... ...
12/02/2015 PKT02/053
Cấn trừ BQT đã TT phí bảo vệ thay cho NMH phí T11/2014 cho cty Bảo vệ Long Hoàng
331.01.014 0 93,635,300
12/02/2015 PKT02/054
Cấn trừ BQT đã TT phí vệ sinh thay cho NMH phí T11/2014 cho cty Xuyên Thái Bình
331.01.014 0 56,595,000
12/02/2015 PKT02/055
Cấn trừ BQT đã TT phí cơn trùng thay cho NMH phí T11/2014 cho cty An Minh
331.01.014 0 3,520,000
... ... ...
11/03/2015 BC03/155 HV-CTY KINH DO THANH
27
20/03/2015 BC03/156 HV- CTY BĐS TOAN CAU VIET
THANH TOAN PQL T03.2015 112.01.03 0 13,671,900
... ... ...
09/04/2015 BC04/031 BQT CC Hùng Vương thanh tốn
phí QL T02/2015 112.01.01.02 0 101,614,266
... ... ...
30/04/2015 PKT04/058 Công nợ phải thu BQT CC Hùng
Vương T04/2015 511.14 21,691,194 0
30/04/2015 PKT04/058 Công nợ phải thu BQT CC Hùng
Vương T04/2015 511.14 260,151,616 0
... ... ...
####### 131.01.014 Phải thu Hùng Vương - Cộng
phát sinh: 3,380,037,049 3,121,822,713
####### 131.01.014 Phải thu Hùng Vương - Số dư
cuối kỳ: 258,214,336 0
####### 131.01.017 Phải thu Lô F(Nam Khánh) –
Số dư đầu kỳ: 0 0
31/12/2015 PKT01/091 Hạch tốn PS tiền nộ BQT Lơ F sau khi cấn trừ công nợ 511.10 13,895,000 0
####### 131.01.017 Phải thu Lô F(Nam Khánh) -
Cộng phát sinh: 13,895,000 0
####### 131.01.017 Phải thu Lô F(Nam Khánh) - Số
dư cuối kỳ: 13,895,000 0
####### 131.01.019 Phải thu 4S - Số dư đầu kỳ: 0 0
... ... ...
14/02/2015 BC02/184 Ban quản trị CC4S tạm ứng tiền phí
quản lý cho NMH 112.01.01.02 0 50,000,000
28/02/2015 PKT02/056 Hạch toán PHI DICH VU QUAN
LY 4S THANG 2.2015 511.13 130,130,000 0