1.5. Cỏc hỡnh thức ghi sổ kế toỏn
1.5.1 .Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng Hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu Kiểm tra.
Sơ đồ 1.8: Hỡnh Thức kế Toỏn nhật ký chung
Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC Sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền Sổ nhật ký chung (TK 152, 153, 611) Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC Sổ cái TK 152, 153 (TK 611) Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC Bảng cân đối số phát sinh
vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ NKC. Sau đú căn cứ vào cỏc số liệu đó ghi trờn sổ NKC để ghi vào sổ cỏi TK 152, 153 (TK 611). Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC thỡ đồng thời với việc ghi sổ NKC cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toỏn NVL – CCDC.
o Trường hợp đơn vị mở cỏc sổ nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày căn cứ vào cỏc hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC, phiếu chi, phiếu thu được dựng làm căn cứ ghi sổ và ghi vào sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký thu tiền, lấy số liệu để ghi vào sổ cỏi cỏc TK 152, 153 (TK 611).
o Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn cỏc sổ cỏi, TK 152, 153 (TK 611) để lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu ghi trờn sổ cỏi TK 152, 153 (TK 611) và lập bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh)
o Về nguyờn tắc: tổng số PS Nợ và tổng số PS Cú trờn bảng cõn đối số PS phải bằng tổng số PS Nợ và tổng số PS Cú trờn sổ NKC 1.5.2 .Hỡnh thức kế toỏn nhật ký sổ cỏi Hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC Bảng tổng hợp kế toỏn chứng từ cựng loại Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL - CCDC Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC NHẬT Kí SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối thỏng
Sơ đồ 1.9: Hènh thức Kế toỏn nhật ký sổ cỏi
o Hàng ngày căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC đó được kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc minh cỏc TK ghi Nợ và TK ghi Cú để ghi vào nhật ký sổ cỏi. Số liệu của mỗi hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC được ghi một dũng ở cả hai phần, phần nhật ký và phần sổ cỏi. Bảng tổng hợp NVL – CCDC được lập cho những chứng từ như PNK, PXK NVL – CCDC phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ một đến ba ngày.
o Hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC, bảng tổng hợp NVL – CCDC sau khi đó ghi sổ nhật ký sổ cỏi được dựng làm căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC
o Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh tồn bộ cỏc hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC, phiếu thu, phiếu chi đó phỏt sinh trong thỏng vào sổ nhật ký sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột số PS ở phần nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng TK 152, 153 ở phần sổ cỏi để ghi vào dũng cộng PS cuối thỏng căn cứ vào số PS thỏng trước và số PS thỏng này tớnh ra số PS luỹ kế từ đầu quý đến cuối thỏng. Căn cứ vào số dư đầu thỏng, đầu quý và số PS trong thỏng, kế toỏn tớnh ra số dư cuối thỏng (cuối quý) của từng TK 152, 153 trờn nhật ký sổ cỏi.
o Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối thỏng, cuối quý trong sổ nhật ký sổ cỏi phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
o Tổng số dư Nợ cỏc TK = Tổng số dư Cú cỏc TK Tổng số tiền của cột PS ở phần nhật ký Tổng số PS Nợ của tất cả cỏc TK Tổng số PS Cú của tất cả cỏc TK = =
Nợ, số PS Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ vào số lượng khoỏ sổ của cỏc đối tượng lập bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC cho TK 152, 153. Số liệu trờn bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC được đối chiếu với số PS Nợ, số PS Cú và số dư cuối thỏng của TK 152, 153 trờn sổ nhật ký sổ cỏi
o Số liệu trờn sổ nhật ký sổ cỏi và số liệu trờn bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC sau khi đó khoỏ sổ được kiểm tra đối chiếu nếu khớp và dựng sẽ được sử dụng để lập bỏo cỏo tài chớnh
1.5.3 .Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối thỏng Hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC Bảng phõn bổ NVL - CCDC Bảng kờ 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cỏi TK 152, 153 (TK 611) Nhật ký chứng từ 1, 2, 4, 5, 10 BÁO CÁO KẾ TOÁN Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL - CCDC
Sơ đồ 1.10 : Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ
o Hàng ngày căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC đó được kiểm tra lấy số liệu để ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ số 7 và bảng kờ 4, 5, 6, sổ chi tiết NVL – CCDC
o Đối với cỏc loại CCDC phõn bổ một lần hoặc nhiều lần hoặc PS thỡ cỏc loại PXK CCDC trước hết được tập hợp và phõn loại trong bảng phõn bổ CCDC, sau đú lấy số liệu kết quả trong bảng phõn bổ NVL – CCDC để ghi vào cỏc bảng kờ 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7
o Đối với cỏc nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào cỏc bảng kờ 4, 5, 6, sổ chi tiết NVL – CCDC thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ 4, 5, 6, sổ chi tiết NVL – CCDC, cuối thỏng chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ 1, 2, 4, 5, 7, 10
o Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trờn cỏc nhật ký chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC, bảng tổng hợp NVL – CCDC và lấy số liệu tổng cộng của cỏc nhật ký chứng từ để ghi trực tiếp vào sổ cỏi TK 152, 153 (TK 611).
o Đối với cỏc loại PNK, PXK NVL – CCDC cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC thỡ được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC. Cuối thỏng cộng sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC và căn cứ vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC để lập bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC theo từng TK 152, 153 để đối chiếu với sổ cỏi TK 152, 153.
o Số liệu tổng cộng ở sổ cỏi TK 152, 153 và số liệu trong sổ nhật ký chứng từ 1, 2, 4, 5, 7, 10, bảng kờ 4, 5, 6 và bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
1.5.4 .Hỡnh thức sổ kế toỏn chứng từ ghi sổHoỏ đơn GTGT, PNK, Hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC Bảng phõn bổ NVL - CCDC Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL - CCDC CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cỏi TK 152, 153 (TK 611) Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày
Sơ đồ 1.11: hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ
o Hàng ngày căn cứ vào cỏc hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC đó được kiểm tra để dựng làm căn cứ ghi sổ kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng làm căn cứ để ghi sổ cỏi TK 152, 153 (TK 611). Cỏc hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ cũn được dựng để làm căn cứ ghi sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC.
o Cuối thỏng phải khoỏ sổ, tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế PS trong thỏng trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh ra tổng số PS Nợ, tổng số PS Cú và số dư của từng TK 152, 153 trờn sổ cỏi TK 152, 153. Căn cứ vào sổ cỏi TK 152, 153 để lập bảng cõn đối số PS.
o Sau khi đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ cỏi TK 152, 153 và bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết NVL – CCDC) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
o Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số PS Nợ và tổng số PS Cú của tất cả cỏc TK trờn bảng cõn đối số PS phải bằng nhau và bẳng tổng số tiền PS trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Cú của tất cả cỏc TK trờn bảng cõn đối số PS phải bằng nhau và số dư của TK 152, 153 trờn bảng cõn đối số PS phải bằng số dư của TK 152, 153 tương ứng trờn bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CễNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL – CCDC TẠI CễNG TY TNHH EXCADO VIỆT NAM NVL – CCDC TẠI CễNG TY TNHH EXCADO VIỆT NAM 2.1. Tổng quan về cụng ty TNHH Excado Việt Nam
2.1.1 .Đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở cụng ty TNHH Excado Việt Nam Việt Nam
2.1.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty TNHH Excado Việt Nam
Giới thiệu doanh nghiệp
Tờn chớnh thức: Cụng Ty TNHH Excado Việt Nam.
Tờn giao dịch của cụng ty: EXCADO VIETNAM CO.,LTD. Địa chỉ: số 109 An Xỏ, Phỳc Xỏ, Hà Nội, Việt Nam.
Điện Thoại: 04.3678.2177
Fax: 04.3678.2155 Mó số Thuế: 0101101910. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển:
Cụng ty bắt đầu đi vao hoạt động từ khoảng 5/1998 cho đờn nay. Cụng ty đó trải qua biết bao thăng trầm. hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực xõy cụng ty đó vận dụng hết khả năng và kinh nghiệm sẵn cú của mỡnh để tỡm kiếm khỏch hàng đấu thầu cỏc cụng trỡnh lớn với mong muốn tăng lợi nhuận và phỏt triển cụng ty. Từ đú khẳng định được vị trớ của mỡnh trong thị trường xõy dựng cầu đường tạo sự tin tưởng dối với khỏch hàng. Cũng như tạo niềm tin của cỏn bộ cụng nhõn viờn đối với cụng ty, từ đú tạo mối liờn hệ khăng khớt đoàn kết thống nhất, nhằm đưa Cụng ty phỏt triển lớn mạnh
Doanh nghiệp hoạt động theo phương thức hạch toỏn độc lập tự trang trải về mặt tài chính đảm bảo giải quyết mối quan hệ giữa lợi ích xã hội, lợi ích doanh nghiệp và lợi ích của người lao động. Trong đó coi trọng lợi ích của người lao động võ̃n là động lực trực tiếp thỳc đẩy sự phát triển và lớn mạnh của Doanh nghiệp. Điều đó được thể hiện qua kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong những năm gần đõy Cụng ty được ra đời và tồn tại khi nhu cầu về xõy dựng cỏc cụng trỡnh cơ sở hạ
tầng, cỏc cụng trỡnh giao thụng thuỷ lợi là rất lớn, vỡ vậy ban Giỏm Đốc và cỏc cụng nhõn viờn trong cụng ty đó nỗ lực phấn đấu xõy dựng và sản xuất để hoàn thành tốt đạt chỉ tiờu và đỳng tiến độ cỏc cụng trỡnh thi cụng.
Được cấp giấy đăng ký kinh doanh số 0101101910. Tổng số vốn là 3.100.000.000đ.
Hỡnh thức sở hữu vốn là :số vốn này được đầu tư bằng nguồn vốn chủ sở hữu của cụng ty.
Trong đú vốn cố định 3.100.000.000đ.
Với vốn tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh đến ngày 31/03/2013 là:
20.150.000.000đ.
Cỏc vốn lưu động khỏc là: 20.150.000.000đ.
Luụn xỏc định thường xuyờn trong quỏ trỡnh sản xuất ở cả 3 khõu: Dự trữ, sản xuất và lưu thụng.
Biểu số 2.1: bảng bỏo cỏo kết quả kinh doanh 2010-2013
BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 2010-2013 CễNG TY TNHH EXCADO VIỆT NAM
Đơn vị tớnh: 1,000 VNĐ
Chỉ tiờu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Doanh thu 28.232.256 28.831.020 46.955.889
Lợi nhuận trước thuế 175.457 252.600 379.734
Lợi nhuận sau thuế 150.893 181.900 326.571
Số lao động bỡnh quõn 523 544 546
2.1.1.2. Đ c đi m t ch c qu n lý và t ch c kinh doanh c a cụng Ty ặ ể ổ ứ ả ổ ứ ủ
TNHH Excado Vi t Nam ệ
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ mỏy quản lý:
Tổng giỏm đốc P.TGĐ Kỹ thuật P.TGĐ Sản xuất Phũng Kỹ thuật - KSC Phũng kế hoạch P.TGĐ Kỹ thuật Cụng trường Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng an toàn lao động Cỏn bộ kỹ thuật Bộ phận tiếp liệu thủ kho Cỏn bộ phụ trỏch nhõn lực, đời sống, bảo vệ Cỏc tổ nề Cỏc tổ mộc cốp pha Tổ cốt thộp Tổ điện nước Tổ mộc hoàn thiện Tổ hoàn thiện LLLD cỏc cấu kiện
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ mỏy quản lý của cụng ty:
Hội đồng quản trị: Do cỏc cổ đụng gúp vốn bầu ra, cú quyền hạn và trỏch
nhiệm giỏm sỏt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty và chịu trỏch nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của cụng ty.
Tổng Giỏm đốc điều hành: phải chịu trỏch nhiệm toàn diện về quản lý và
SXKD của DN. Giỏm đốc điều hành trực tiếp điều hành cỏc hoạt động SXKD, giỳp cho giỏm đốc điều hành là 2 phú giỏm đốc. Cỏc phú giỏm đốc cú trỏch nhiệm cung cấp thụng tin giỳp giỏm đốc ra quyết định một cỏch chớnh xỏc kịp thời.
Bộ mỏy quản lý của cụng ty gồm 3 phũng ban và 6 Xớ nghiệp, đội và phõn xưởng sản xuất.
Cỏc phũng chức năng: Thực hiện nhiệm vụ chức năng tham mưu cho giỏm đốc
trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt, được sự điều hành của giỏm đốc và cỏc phú giỏm đốc.
Phũng tổ chức hành chớnh: Tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc quản lý sử
dụng lao động, an toàn lao động, quản lý hồ sơ, quản lý con dấu của cụng ty. Phụ trỏch cụng tỏc thi đua khen thưởng, bảo vệ tài sản của cụng ty, chăm lo sức khoẻ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn... và cỏc mặt hành chớnh của cụng ty.
Phũng kế toỏn: Giỳp giỏm đốc về cụng tỏc sử dụng vốn và tài sản, tổ chức hạch
toỏn toàn bộ quỏ trỡnh SXKD, lập bỏo cỏo tài chớnh, thực hiện chức năng giỏm sỏt bằng tiền trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
o Tại cụng ty bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được phõn cụng, với cỏc lao động kế toỏn làm việc đầy đủ với phần hành kế toỏn, bao gồm:
- Kế toỏn thanh toỏn và ngõn hàng - Kế toỏn thuế và tiền lương – BHXH.
- Kế toỏn vật tư và tổng hợp chi phớ tớnh giỏ thành xỏc định kết quả.
Việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty như trờn là phự hợp với điều kiện của cụng ty, đảm bảo được tớnh khả thi của chế độ kế toỏn trong thực tiễn hoạt động của cụng ty, giỳp ớch cho việc cung cấp thụng tin cho quản lý và nõng cao SXKD. Trờn gúc độ tổ chức cụng tỏc kế toỏn, việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn như trờn đảm bảo nguyờn tắc đối chiếu, kiểm tra của kế toỏn và khụng vi phạm nguyờn tắc.
Phũng kỹ thuật: Lập hồ sơ dự thầu tuyển dụng, đấu thầu, tổ chức kiểm tra cỏc
tổ, đội thành viờn, cỏc cụng trường về chất lượng cụng trỡnh, đào tạo cụng nhõn kỹ thuật, tổ chức nõng bạc cho cụng nhõn. Xõy dựng giỏ thảnh lập hồ sơ dự thầu, thương thảo hợp đồng nhận thầu xõy lắp A – B, lập dự toỏn thi cụng để giao khoỏn nội bộ, thống kờ bỏo cỏo tiến độ thực hiện giỏ trị xõy lắp theo từng giai đoạn.
Cỏc đội xưởng: Với bộ mỏy đơn giảm gọn nhẹ đó đỏp ứng được phần nào của
hoạt động SXKD của cỏc đội, xưởng phải tự mỡnh đảm nhận kế hoạch vật tư xõy dựng cụng trỡnh, đảm bảo kỹ thuật, tiến độ thi cụng, thực hiện SXKD với kết quả cao nhất, với chi phớ thấp nhất và chịu sự chỉ đạo của ban giỏm đốc, đồng thời đảm nhận chức