Để tập hợp các chi phí sản xuất xây lắp phát sinh, kế tốn sử dụng các chứng từ như: các chứng từ thuộc về yếu tố chi phí như vật tư (phiếu xuất kho), tiền lương (bảng thanh tốn lương), khấu hao tài sản cố định (bảng tính và phân bổ khấu hao), tiền mặt (phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh tốn tạm ứng…), tiền gửi ngân hàng (giấy báo cĩ, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi...).
e. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: dùng để phản ánh chi phí nguyên, vật liệu phát sinh liên quan trực tiếp đến việc xây lắp hay lắp đặt cơng trình. Tài khoản 621 được mở chi tiết cho từng đối tượng hạch tốn chi phí tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, chẳng hạn cơng trình, hạng mục cơng trình, các giai đoạn thi cơng, nhĩm hạng mục cơng trình, nhĩm cơng trình…
Tài khoản 622- Chi phí nhân cơng trực tiếp: phản ánh tiền lương phải trả như tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng, phụ cấp… cho cơng nhân trực tiếp tham gia vào q trình xây lắp gồm cả cơng nhân do doanh nghiệp quản lý và cả lao động thuê ngồi. Đối với hoạt động xây lắp, tài khoản này khơng phản ánh các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ. Tài khoản 622 cũng được mở chi tiết theo đối tượng hạch tốn chi phí giống như tài khoản 621.
Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi cơng: dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi cơng như máy đào đất, xúc đất, trộn bê- tơng… phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp cơng trình trong trường hợp doanh nghiệp xây lắp thực hiện xây lắp cơng trình theo phương thức thi cơng hỗn hợp vừa thủ cơng vừa kết hợp bằng máy.Trường hợp doanh nghiệp thi cơng xây lắp cơng trình hồn tồn bằng máy thì mọi chi phí cho máy hoạt động khơng sử dụng tài khoản 623- Chi phí sử dụng máy thi cơng mà hạch tốn trực tiếp vào các tài khoản 621, 622, 627. Ngồi ra, khơng hạch tốn vào tài khoản 623 các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính theo lương của cơng nhân điều khiển, sử dụng máy thi cơng. Tài khoản 623 cĩ 6 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 6231- Chi phí nhân cơng: phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho cơng nhân trực tiếp điều khiển, phục vụ xe, máy thi cơng.
Tài khoản 6232- Chi phí vật liệu: phản ánh chi phí nhiên liệu, vật liệu khác phục vụ xe, máy thi cơng.
Tài khoản 6233- Chi phí dụng cụ sản xuất: phản ánh chi phí cơng cụ, dụng cụ lao động sử dụng cho máy thi cơng.
Tài khoản 6234- Chi phí khấu hao máy thi cơng.
Tài khoản 6237- Chi phí dịch vụ mua ngồi: phản ánh chi phí dịch vụ mua ngồi như thuê ngồi sửa chữa xe, máy thi cơng, bảo hiểm xe, máy thi cơng, chi phí phải trả cho nhà thầu phụ…
Tài khoản 6238- Chi phí khác bằng tiền.
Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung: dùng phản ánh chi phí phục vụ cơng trình thi cơng xây lắp phát sinh ở các bộ phận, đội sản xuất thi cơng xây lắp. TK 627 được mở chi tiết cho từng bộ phận xây lắp (xí nghiệp, đội xây lắp…). TK 627 cĩ 6 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 6271- Chi phí nhân viên phân xưởng: phản ánh tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca nhân viên quản lý đội xây dựng, cơng trường xây dựng, các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định cuả cơng nhân trực tiếp xây lắp, cơng nhân sử dụng máy thi cơng, nhân viên phục vụ trên cơng trường và nhân viên quản lý đội xây dựng (thuộc biên chế của doanh nghiệp).
Tài khoản 6272- Chi phí vật liệu phục vụ thi cơng.
Tài khoản 6273- Chi phí cơng cụ dụng cụ phục vụ thi cơng
Tài khoản 6274- Chi phí khấu hao TSCĐ thuộc phạm vi cơng trường. Tài khoản 6277- Chi phí dịch vụ mua ngồi
Tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: dùng để tổng hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp trong các doanh nghiệp hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản 154 được mở chi tiết theo đối tượng hạch tốn chi phí ví dụ chi tiết theo từng cơng trình, từng hạng mục cơng trình, từng nhĩm hạng mục cơng trình, từng cơng trường, phân xưởng…. Tài khoản 154 cĩ 4 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1541- Xây lắp: tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắp và phản ánh giá trị sản phẩm xây lắp dở dang cuối kỳ.
Tài khoản 1542- Sản phẩm khác: tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm khác và phản ánh giá trị sản phẩm khác dở dang cuối kỳ (cấu kiện xây lắp…)
Tài khoản 1543- Dịch vụ: tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ và phản ánh chi phí dịch vụ dở dang cuối kỳ
Tài khoản 1544- Chi phí bảo hành xây lắp: dùng để tổng hợp chi phí bảo hành cơng trình xây dựng, lắp đặt thực tế phát sinh trong kỳ và giá trị cơng trình bảo hành xây lắp cịn dở dang cuối kỳ.
Trong q trình theo dõi việc thanh tốn theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 337- Thanh tốn theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng. Tài khoản này phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch và số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với phần cơng việc đã hồn thành do nhà thầu tự xác nhận của hợp đồng xây dựng.