3.4.1.2. Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng:
Tổ chức lãnh đạo cơng tác kế tốn của cơng ty.
Hướng dẫn các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính cho cán bộ cơng nhân viên.
Giúp Ban giám đốc trong việc tổ chức, kiểm kê, kiểm tra và phân tích về hoạt động kinh tế của cơng ty.
Kế tốn tổng hợp
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, phản ánh số lượng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, về vốn bằng tiền, về hàng tồn kho bằng tiền, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản phải thu, phải trả.
Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối tài khoản, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và báo cáo thu, chi. Bảo quản, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế tốn, thơng tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan, kể cả bên ngoài.
Thủ quỹ:
Thu – chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán là các phiếu thu – chi đã được ký duyệt.
Mở sổ quỹ ghi chép thu chi trên cơ sở tính tốn tiền quỹ hàng ngày, lưu trữ các phiếu thu – chi.
Kiểm kê quỹ tiền mặt, đảm bảo số tiền khớp với sổ sách và thực tế.
Đảm bảo an toàn, giữ bí mật thu – chi – tồn quỹ trong cơng ty.
Kế tốn tiền lương:
Chấm công nhân viên các bộ phận hàng ngày.
Cập nhật bảng lương hàng ngày.
Tính tốn và hồn thiện bảng lương vào cuối mỗi tháng.
Hạch tốn lương và các khoản trích theo lương vào cuối mỗi tháng.
3.4.2. Tổ chức công tác kế tốn
3.4.2.1. Chính sách kế tốn
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: quy định trong việc ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ) và được tuân theo quy tắc chuyển đổi từ các đơn vị khác sang VNĐ theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm thanh tốn.
KẾ TỐN TRƯỞNG Kế Tốn Tổng hợp Kế toán Tiền lương Thủ quỹ
29
Phịng kế tốn tiến hành thực hiện các cơng tác kế tốn ban hành và áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Trưởng BTC.
Tuyên bố về tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: giám đốc đảm bảo đã tuân thủ đầy đủ yêu cầu của các chuẩn mực kế toán và chế độ kế tốn cơng ty áp dụng.
Hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty: dựa vào hệ thống chứng từ theo mẫu in sẵn do Bộ Tài Chính phát hành.
Hệ thống báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.4.2.2. Đặc điểm chứng từ sử dụng:
Chứng từ kế toán gồm: Phiếu thu, phiếu chi, séc, biên lai thu tiền, các hóa đơn bán hàng, mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
Chứng từ kế tốn có đầy đủ các yếu tố sau:
Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
Ngày tháng, năm lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
Nội dung, nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, để chi ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế tốn.
3.4.2.3. Hình thức kế tốn:
Từ yêu cầu thực tế và đặc điểm kinh doanh, hiện tại công ty TNHH Châu Thiên Như đang sử dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản là các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc được phân loại và tổng hợp.
Cơng ty áp dụng song song trình tự kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ và hình thức kế tốn trên máy vi tính.
30
Sơ đồ tổ chức hệ thống chứng từ * Trình tự tiến hành ghi sổ
Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
* Diễn giải:
Hằng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ.
Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra được ghi vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ, căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong được chuyển tới kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền) ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Cuối tháng, kế tốn khố sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh của
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ/ Thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Chứng từ
ghi sổ Sổ đăng ký
31
từng tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối phát sinh phải khớp nhau và phải khớp với số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của từng tài khoản (dư nợ, dư có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số dư (dư nợ, dư có) của bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các biểu kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở sổ hay thẻ kế tốn chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán tổng hợp được chuyển đến bộ phận kế toán chi tiết để ghi sổ, thẻ chi tiết. Cuối tháng, kế toán cộng các sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết và từ bảng này đối chiếu với tài khoản tổng hợp tương ứng trên sổ cái.
Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi được kiểm tra, đối chiếu với sổ cái được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Bên cạnh hạch toán các nghiệp vụ theo phương pháp kế toán thủ công để lưu giữ và xử lý các chứng từ sổ sách lưu vào kho thì doanh nghiệp đang dần cập nhật để sử dụng kế toán máy vi tính một cách hồn thiện hơn. Phần mềm mà kế toán sử dụng là Mekong Soft. Phần mềm được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức chứng từ ghi sổ. Phần mềm khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Quy trình sử dụng kế tốn máy ở cơng ty:
Bước 1: Lập và luân chuyển chứng từ.
Bước 2: Tổ chức và xử lý chứng từ. Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý.
Bước 3: Căn cứ chứng từ đã xử lý để nhập dữ liệu vào máy.
Bước 4: Máy tính tốn phân loại, hệ thống hóa thơng tin theo chương trình đã định để có thơng tin tổng hợp nên các tài khoản thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính...Các thơng tin này được hiển thị trên màn hình máy tính và được in ra giấy lưu vào tập hồ sơ của công ty.
Cuối mỗi kỳ kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết chứng từ kế toán, các phần hành kế toán tổng hợp lập báo cáo.
32
* Trình tự tiến hành ghi sổ
Sơ đồ 3.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
* Diễn giải:
a. Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. b. Công việc cuối tháng:
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Phương pháp kiểm kê định kỳ.
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng nhập kho – tồn kho cuối kỳ
Tồn kho cuối kỳ.
Chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê hàng hóa. BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI
-BÁO CÁO TÀI CHÍNH -BÁO CÁO KẾ TỐN
QUẢN TRỊ MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP PHẦN MỀM KẾ TOÁN
33
Kiểm tra, phân loại chứng từ hạch toán.
3.5. Tình hình cơng ty những năm gần đây:
Để hiểu rõ về sự phát triển và vị trí của cơng ty trên thị trường ta hãy nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần đây:
Bảng 3.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH Châu Thiên Như năm 2014-2015
BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
ĐVT: đồng
(Nguồn : Tài liệu công ty)
Chỉ tiêu MS Thuyết
minh Năm nay Năm trước
1 2 3 4 5
1.Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 01 IV.08 21.060.118.630 3.938.793.480
2.Các khoản giảm trừ 02 0 0
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 21.060.118.630 3.938.793.480 4. Giá vốn hàng bán 11 17.635.253.040 3.352.608.518 5. Lợi nhận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 3.424.865.590 586.184.962
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 531.688 29.147
7. Chi phí tài chính 22 29.589.625 0
Trong đó : Lãi vay phải trả 23 29.589.625 0 8. Chi phí quản lý kinh doanh 25 1.815.317.350 379.997.195
9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30=20+(21- 22)-(24+25)} 30 1.580.490.303 206.216.914 10. Thu nhập khác 31 174.193.182 217.229 11. Chi phí khác 32 0 0 12. Lợi nhuận khác(40 = 31- 32) 40 174.193.182 217.229 13. Tổng lợi nhuận trước thuế
(50=30+40) 50 IV.09 1.754.683.485 206.434.143
14. Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp 51 0 0
15. Lợi nhuận sau thuế
34
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy tổng doanh thu của công ty tăng trưởng ngày càng cao và vượt trội hơn. Tuy còn khá là non trẻ, thế nhưng công ty đã chứng minh được sự lớn mạnh của mình thơng qua kết quả kinh doanh. Năm 2015, công ty tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.121.325.150 đồng so với năm 2014 (tăng tương đương khoảng 4,347 lần doanh thu năm 2014). Giá vốn hàng bán cũng tăng đáng kể do ảnh hưởng của thị trường cung cầu và sản xuất, kéo theo cơng ty cũng phải áp dụng nhiều hình thức để thu hút khách hàng như khuyến mãi, quảng cáo bán hàng,...
Chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời cũng tăng nhanh vào năm 2015. Cụ thể, năm 2015, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 1.435.320.155 đồng so với năm 2014. Việc chi phí quản lý doanh nghiệp tăng cao phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chi phí tổ chức của cơng ty, chi phí đồ dùng văn phịng, nộp các khoản phí, lệ phí,....Chỉ tiêu này là một trong những ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của công ty, làm suy giảm lợi nhuận gộp trong q trình kinh doanh. Ngồi ra, đây cũng là một vấn đề công ty phải hết sức lưu ý, hạn chế việc sử dụng các hoạt động không cần thiết trong quản lý doanh nghiệp để giảm bớt sự ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Tuy còn trẻ về số năm hoạt động, nhưng hoạt động trong một bộ máy cơ chế làm việc khoa học, nhân viên có kinh nghiệm và sự năng động của Giám đốc, công ty đã bước đầu thành công trong việc kinh doanh. Ngay từ những ngày đầu thành lập và hoạt động, công ty đã khẳng định mình bằng việc có lợi nhuận. Và đáng mừng hơn là lợi nhuận của công ty tăng cao hơn vào năm thứ 2 hoạt động. Song song đó, với các biện pháp đưa ra để xây dựng và phù hợp với các đặc điểm kinh doanh sẽ giúp công ty khai thác và phát triển hết cả các tiềm năng và thế mạnh của mình.
3.6. Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển :
3.6.1. Thuận lợi :
Công ty được bắt đầu tại điểm xuất phát thuận lợi với một chi phí rất thấp. Do là cơng ty nhỏ và non trẻ nên sự thích ứng với thay đổi là lợi thế - điều này cũng rất quan trọng trong kinh doanh. Ngồi ra cơng ty cũng khơng bị ràng buộc với bất kỳ tính chất quan liêu và quán tính nặng nề, nó dễ dàng hơn để đáp ứng cho yêu cầu, đòi hỏi của thị trường một cách nhanh chóng.
Do tính chất mong muốn tự hiểu về khách hàng và cảm nhận nhu cầu của khách hàng trực tiếp và song song là thể hiện tính thân thiện nên cơng ty có xu hướng thân mật với khách hàng, họ thường tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, qua đó tiếp nhận những tâm tư, tình cảm, nhu cầu, xu hướng của khách hàng để có những phản hồi, điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
3.6.2. Khó khăn :
Vì vốn được sử dụng cho hoạt động của công ty khá nhỏ, cho nên việc đối mặt với một loạt các vấn đề liên quan đến quy mơ của cơng ty là điều khó tránh khỏi. Một số nguyên nhân thường là không đủ khả năng chi trả và khó khăn trong huy động vốn. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu vốn của mình bằng nhiều cách như vay ngân hàng, sử dụng hình thức góp vốn,....
Một vấn đề đối với công ty nữa là năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp lớn và ảnh hưởng bao trùm. Do chỉ thành lập và hoạt động trong 2 năm mặc dù được tách ra từ
35
một cơng ty lớn nhưng việc cạnh tranh vẫn cịn là mối lo của công ty. Các công ty đồng ngành với sự già dặn trong kinh nghiệm và mối quan hệ là một trong những sự đe dọa đối với cơng ty, cơng ty phải áp dụng các chính sách để thu hút khách hàng và tạo ra nhiều sản phẩm khác biệt nhằm tạo một chỗ đứng vững mạnh và sự phát triển nhanh chóng.