Cơ cấu tổ chức kế toán của công ty TNHH MTV thiết bị vật tư Kim Liên

MSSV :1215181101

2.1 Giới thiệu tổng quan công ty TNHH MTV Thiết Bị Vật Tư Kim Liên

2.1.5.1 Cơ cấu tổ chức kế toán của công ty TNHH MTV thiết bị vật tư Kim Liên

1.2 Sơ đồ tổ chức kế tốn của cơng ty

Do đặc điểm quy mơ, phạm vi hoạt động địa bàn văn phịng và kho hàng tập trung để đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc và tổ chức kinh doanh gọn nhẹ nên cơng ty tổ chức kế tóan theo hình thức tập trung, chỉ tổ chức một phịng kế tốn tại cơng ty, bộ phận kế tốn thực hiện tịan bộ cơng tác kế tóan từ việc thu thập chứng từ ghi sổ, xử lý và lập báo cáo tài chính.

2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ các thành viên trong phịng kế tốn  Kế tốn trưởng:

 Có nhiệm vụ: Giám sát toàn bộ họat động kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời giúp Ban Giám Đốc điều hành và quản lý doanh nghiệp có hiệu quả.

 Chịu trách nhiệm về cơng tác kế tốn của cơng ty,tổ chức kiểm tra việc ghi chép, tính tóan nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các phần hành kế toán khác, ghi chép vào sổ cái kiểm tra các điều khỏan thanh toán trong các hợp đồng.

 Phân tích, thống kê, tổng hợp các số liệu đã được các phần hành kế tóan khác tập hợp lập để xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn của doanh nghiệp.

 Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thanh toán:

 Theo dõi khỏan phải thu, phải trả của khách hàng đơn đốc thanh tốn các khỏan nợ hết hạn.

 Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác và rõ ràng nghiệp vụ thanh toán

Kế Toán trưởng Kế tóan tổng hợp

KT. kho KT. Cơng nợ Thủ quỹ

 Giám sát việc thực hiện các chế độ thanh tốn, tình hình chấp hành kỹ luật

thanh tốn, ngăn ngừa tình trạng kỹ luật thanh tốn.  Hạch tốn tiền lương và các khỏan trích theo lương.  Chịu trách nhiệm quản lý phần mềm kế toán Bravo.

 Thủ quỹ:

 Thực hiện thu chi tiền mặt kịp thời, chính xác và đúng qui định, chỉ chi tiền khi có ký duyệt của Giám Đốc, kế tóan trưởng.

 Cập nhật sổ quỹ hàng ngày, phân lại tiền, kiểm quỹ và đối chiếu quỹ hằng ngày với kế toán.

 Chấp hàng kiểm kê quỹ hàng ngày hoặc định kỳ  Kế tốn cơng nợ:

 Theo dõi gửi thông báo công nợ quá hạn phải thu cho khách hàng. Báo cáo hàng tuần dự kiến số tiền phải thu cho kế tóan trưởng.

 Theo dõi, ghi chép và vô sổ doanh thu bán hàng hàng ngày ở bộ phận cửa hàng  Kế tốn kho:

 Theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa.

 Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho vật tư hàng hóa tham gia kiểm kê kho.  Lập và ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

 Lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư hàng hóa. 2.1.5.3 Một số chính sách kế tốn cơng ty đang áp dụng a. Chế độ kế toán

 Công ty TNHH MTV thiết bị vật tư Kim Liên là công ty quy mô nhỏ nên công ty đang áp dụng hệ thống tài khỏan kế tóan được ban hành theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, thơng tư 244/2009/TT-BTC.

 Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.  Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Kế tốn trên máy vi tính

 Phương pháp tính thuế GTGT : áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

b. Phương pháp kế toán hàng tồn kho

 Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho, tồn kho cuối kỳ: Nhập trước xuất trước.

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. c. Hệ thống báo cáo tài chính

 Bảng cân đối kế tóan

 Báo cáo kết quả họat động kinh doanh  Báo cáo luân chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

d. Trình tự ghi sổ kế tốn tại cơng ty

 Phần mềm kế tốn cơng ty TNHH MTV thiết bị vật tư Kim Liên đang sử dụng có tên là phần mềm GREEN EFFECT, được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn nhưng in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.

2.1.6 Thuận lợi , khó khăn , phương hướng phát triển

2.1.6.1 Thuận lợi

Bộ máy công ty gọn nhẹ,phù hợp với qui mô họat động kinh doanh.

Cơ cấu bộ máy theo cơ chế tập trung thuận lợi cho việc quản lý và điều hành

SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY TÍNH Ghi chú:

Đối chiếu, kiểm tra Nhập số liệu hàng ngày

có sự giám sát hướng dẫn kịp thời tổ chức họat động ở công ty. Sau nhiều năm hoạt

động với phong cách phục vụ chun nghiệp và uy tín, cơng ty đã tạo được thương

hiệu riêng trong lịng khách hàng thơng qua những sản phẩm và dịch vụ cung cấp. Bằng chứng là công ty đã ký kết được nhiều hợp đồng dài hạn về cung cấp dịch vụ

cho khách hàng và bán các sản phẩm hàng hóa.

Đội ngũ nhân viên trẻ là tiềm năng rất lớn cho công ty hiện tại cũng như trong

tương lai.

Mỗi tuần cơng ty điều đề ra một tiêu chí làm việc mới tạo nhằm tạo ra tinh thần làm việc cũng như tinh thần phấn đấu cho nhân viên…

2.1.6.2 Khó khăn

Trong bối cảnh chung của nền kinh tế thị trường sự canh tranh giữa các doanh nghiệp về giá cả và sản phẩm ngày càng cao. Tùy thuộc vào địa điểm mỗi chi nhánh mà cơng ty có những hoạt động marketing giáo trình khác nhau để phù hợp với nhu cầu khách hàng.

Mặc khác, lĩnh vực mà công ty đang hoạt động kinh doanh là phân phối thiết bị vật tư ngân hàng,điều này bắt buộc các nhân viên tại công ty phải luôn đi đầu trong việc cập nhật thông tin, kiến thức và các kỹ năng mới để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất……

2.1.6.3 Phương hướng phát triển:

Mở rộng thị trường,tìm kiếm khách hàng mới,mở rộng phân phối trên toàn quốc,chủ

động được nguồn hàng.Cạnh tranh với các đối thủ đứng vững trên thị trường.

Tăng uy tín thương hiệu cho cơng ty thơng qua chất lượng cung cấp dịch vụ, hàng hóa ngày càng tốt hơn với giá cả hợp lý so với các đối thủ cạnh tranh. Làm cho tên tuổi công ty luôn là suy nghĩ đầu tiên và là lựa chọn quyết định của khách hàng . Nâng tầm quản lý của các cấp quản trị, đồng thời cải thiện môi trường làm việc giúp nhân viên có điều kiện phát triển và cống hiến hết mình cho cơng ty.

Phục vụ khách hàng với phương châm: Chất lượng cao,uy tính hàng đầu,giá cả hợp lý,đào tạo nhân viên có năng lực và kinh nghiệm.

2.2 Thực trạng công tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty TNHH MTV thiết bị vật tư Kim Liên MTV thiết bị vật tư Kim Liên

2.2.1 Kế toán thu nhập

2.2.1.1 Kế toán doanh thu hàng bán 2.2.1.1.1 Khái niệm 2.2.1.1.1 Khái niệm

- Tại công ty TNHH MTV Thiết Bị Vật Tư Kim Liên doanh thu bán hàng là doanh thu bán bọc xốp, dây chỉ đóng chứng từ, dây chỉ bó tiền, giấy niêm phong….Các mặt hàng trên thuộc diện chịu thuế GTGT 10%.

2.2.1.1.2 Các phương thức bán hàng

- Được chia làm hai loại là doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ. Bán buôn là xuất bán cho các nhà cung cấp, cho các ngân hàng, và bán lẻ là bán tại công ty.

- Hàng ngày khi khách hàng gọi điện thoại trực tiếp đến nhân viên bán hàng của công ty đặt hàng hoặc nhân viên bán hàng gọi điện, đi đến khách hàng để lấy đơn đặt hàng. Sau đó nhân viên bán hàng sẽ vào phần mềm kế toán để lập danh sách khách hàng đặt hàng, kế toán kho căn cứ vào số lượng khách hàng trên để kiểm tra số lượng hàng tồn kho và lập phiếu xuất bán hàng, tất cả các bước đều thực hiện trên phần mềm. Việc lập phiếu xuất bán hàng đồng thời cũng đã ghi nhận doanh thu, công nợ với khách

hàng.

- Bán lẻ, mỗi ngày khi các khách hàng có nhu cầu mua dây chỉ, giấy niêm phong số lượng ít thì sẽ đến trực tiếp tại cơng ty để mua và thanh tốn ngay. Các phiếu xuất bán lẻ được thực hiện trên phần mềm kế toán, đến cuối ngày cửa hàng trưởng sẽ tổng hợp lại để nộp tiền cho kế tốn cơng nợ.

2.2.1.1.3 Chứng từ sử dụng

- Phiếu xuất bán hàng (kiêm phiếu xuất kho) - Hóa đơn GTGT

- Phiếu thu

2.2.1.1.4 Tài khoản sử dụng

- Trong phần mềm, công ty đã vào phần khai báo các tài khoản để sửa đổi các nội

 TK 5111: Doanh thu bán buôn.  TK 5112: Doanh thu bán lẻ .

Trong tháng 7 năm 2010, doanh thu của công ty là: 6.251.982.472 đồng, chi tiết:  Doanh thu bán buôn: 5.863.704.529 đồng

 Doanh thu bán lẻ : 388.277.943 đồng.

- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng công ty đều đưa vào tài khoản 131, sau đó tùy

thuộc vào hình thức thanh tốn mà kế tốn tiến hành ghi vào TK 111 hay TK 112  TK 511 khơng có số dư cuối kỳ

2.2.1.1.5 Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung , Sổ chi tiết tài khoản 511, Sổ cái tài khoản

511.

2.2.1.1.6 Trình tự luân chuyển chứng từ :

- Phiếu xuất bán hàng: Là chứng từ ghi nhận việc hàng hóa đã xuất kho và giao cho khách hàng, là chứng từ làm cở sở để xác định số lượng hàng bán ra trong kỳ. Được kế toán lập thành 3 liên, liên 1 gởi cho phịng kế tốn làm cơ sở lập hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu ở bộ phận kho.

- Hóa đơn GTGT: Khi xuất hàng bán cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT gồm 3 liên, liên 1 làm cơ sở ghi nhận doanh thu và là chứng từ trình cho cơ quan thuế khi có kiểm tra, liên 2 gởi cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ (tại phịng kế tốn).

- Phiếu thu: Là chứng từ ghi nhận khoản phải thu của khách hàng. Được lập thành 3 liên, liên 1 gởi cho thủ quỹ để làm cơ sở lập báo cáo thu tiền, liên 2 gởi cho khách hàng, liên 3 lưu ở bộ phận kế tóan.

- Phiếu xuất bán lẻ tại cửa hàng, được thu ngân lập và in 1 liên giao kèm với hàng hóa cho khách hàng, liên 2 lưu tại cơng ty.

2.2.1.1.7 Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu tại công ty trong tháng 03/2014

- Xuất bán bọc nilon cho ngân hàng Vietcombank , theo phiếu xuất PX354 ngày 02/03/14, số tiền: 267.678.000đ. Khi lập Phiếu xuất bán hàng, phần mềm đã tự động

định khoản phần doanh thu, công nợ phải thu, chiết khấu bán hàng, hàng hóa và giá

vốn. Cụ thể về doanh thu và công nợ như sau: Nợ TK 1311 (VCB) 267.678.000 Có TK 5111 267.678.000

- Khách hàng VCB chuyển khoản thanh toán, kế tốn cơng nợ sẽ vào phân hệ tiền, phần giấy báo có để lập chứng từ, chi tiết cho khách hàng VCB.

Nợ TK 1121 267.678.000

Có TK 1311 (VCB) 267.678.000

- Xuất bán bọc nilon cho ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, theo phiếu xuất số PX 416 ngày 16/03/14, số tiền: 59.037.000

Nợ TK 1311 (AGB) 59.037.000

Có TK 5111 59.037.000

- Khi Trung tâm thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tổng hợp sẽ vào phần mềm, phân hệ tiền, tạo mới một phiếu thu chi tiết cho khách hàng AGB:

Nợ TK 1111 59.037.000

Có TK 1311 (AGB) 59.037.000

- Trường hợp bán lẻ, vào cuối ngày cửa hàng trưởng vào phần mềm, in báo cáo bán hàng trong ngày, thu tiền mặt từ nhân viên thu ngân nộp cho kế tốn cơng nợ. Mã khách hàng bán lẻ được quy định là KHACHLE. Ngày 18/03/14 doanh thu bán lẻ là: 18.964.800 đồng

Nợ TK 1311 (KHACHLE) 15.389.500

Có TK 5112 15.389.500

- Khi thu tiền:

Nợ TK 1111 15.389.500

Có TK 1311 (KHACHLE) 15.389.500

- Các nghiệp vụ về doanh thu bán hàng phát sinh trong tháng được hạch toán tương tự như trên và số tiền là 6.251.982.000 đồng sau khi đã trừ phần chiết khấu bán hàng sẽ được kết chuyển sang tài khỏan 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

CÔNG TY TNHH MTV THIẾT BỊ VẬT TƯ KIM LIÊN 118/1 Nguyễn Tư Nghiêm,P. Bình Trưng Đơng,Q.2,TP.HCM

Sổ chi tiết TK 511 03/2014

Ngày……tháng……năm 2014

Người ghi sổ

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Giám đốc

Chứng từ

Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Số CT Ngày CT SL ĐG THÀNH TIỀN ..... ..... .................... ..... ...... ............ PX354 02/03 Xuất bán bọc nilon cho

ngân hàng VCB

1311 267.678.000

PX416 16/03 Xuất bán bọc nilon cho

ngân hàng AGB 1311 59.037.000 18/03 Xuất bán lẻ dây chỉ buột tiền 1311 15.389.500 ……………….. 31/03 K/c doanh thu bán hàng 911 6.251.982.000 Cộng sốphát sinh 6.251.982.000 Mẫu số: S02b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

CÔNG TY TNHH MTV THIẾT BỊ VẬT TƯ KIM LIÊN 118/1 Nguyễn Tư Nghiêm,P. Bình Trưng Đông,Q.2,TP.HCM

SỔ CÁI Tháng 03 năm 2014 Tên TK: 511 ĐVT:Đồng Ngày……tháng……năm 2014 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong tháng …………… …… 02/03 PX345 02/03 Bán hàng cho VCB 1311 0 267.678.000 ………… 16//03 PX416 16/03 Bán hàng cho AGB 1311 0 59.037.000 ………… 18/03 18/03 Bán lẻ 1311 0 15.389.500 ………… ……… ……… 31/03 31/03 Kết chuyển 911 6.251.982.000 Cộng phát sinh 6.251.982.000 6.251.982.000 Số cuối kỳ Mẫu số: S02b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

2.2.1.2 Kế toán các khoản làm giảm trừ doanh thu 2.2.1.2.1 Chiết khấu thương mại 2.2.1.2.1 Chiết khấu thương mại

a. Khái niệm

- Chiết khấu thương mại là khoản chiết khấu mà công ty chấp nhận trả cho khách hàng mua với số lượng lớn và là khách hàng VIP của công ty. Tùy theo đối tượng áp dụng, giá trị hợp đồng, mà doanh nghiệp đưa ra quy định về mức chiết khấu sẽ khác nhau:

Ví dụ: Là khách hàng mới lần đầu mua hàng hóa sẽ khơng được hưởng mức

chiết khấu, nếu mua từ lần thứ hai với tổng tiền 10.000.000đ trở lên sẽ được hưởng mức chiết khấu là 10% trên giá bán lẻ.Tùy vào lúc thỏa thuận mà khách hàng có thể nhận mức chiết khấu từ 5-20%. Riêng đối với khách hàng lẻ, mua tại cửa hàng thì công ty không đưa ra mức chiết khấu.

b. Chứng từ sử dụng

- Phiếu xuất bán hàng (kiêm phiếu xuất kho):Trong phiếu xuất này, phần mềm có lập một cột kế bên cột thành tiền là cột chiết khấu và kế tốn căn cứ vào thơng tin khách hàng sẽ điền mức chiết khấu vào.

c. Tài khoản sử dụng- TK 521 - Chiết khấu thương mại

d.Sổ kế toán :Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 521, Sổ cái tài khoản 521. e.Trình tự luân chuyển chứng từ

- Sau khi điền % chiết khấu vào phiếu xuất bán hàng, phần mềm sẽ tự động tính ra số tiền chiết khấu và định khoản

- Cuối kỳ kế tốn kết chuyển tồn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo.

f. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Ngày 02/03 Chiết khấu 15% cho ngân hàng Vietcombank trong phiếu xuất PX354. Nợ TK 521 40.152.000 (267.678.000 * 15%)

Có TK 1311 (VCB) 40.152.000

- Số liệu tài khoản chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong tháng 03/2014 của công ty là 762.841.300

- Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.

CÔNG TY TNHH MTV THIẾT BỊ VẬT TƯ KIM LIÊN