• Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh
Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây dựng Kiến trúc và nội thất Newhome được tổ chức chặt chẽ, các nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận theo mơ hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của cơng ty.
Mơ hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh được phân cấp như sau: - Ban Giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc.
- 6 phịng ban: phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng dự án, phòng tư vấn thiết kế, phòng thi công xây dựng, xưởng sản xuất nội thất.
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần xây dựng Kiến trúc và nội thất Newhome
Chức năng của các phịng ban trong cơng ty:
- Giám đốc là người đứng đầu công ty, là người trực tiếp lãnh đạo, điều hành mọi
hoạt động thông qua bộ máy lãnh đạo của công ty, chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả toàn bộ số vốn kinh doanh.
- Phó giám đốc là người tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong một số lĩnh vực
hoạt động theo sự phân công của giám đốc. Trong một số trường hợp có thể được ủy quyền chỉ đạo điều hành toàn diện thay cho giám đốc khi giám đốc đi vắng, và chịu trách nhiệm trước giám đốc và là chịu trách nhiệm quản lý bộ máy nhân sự của Công ty.
- Phịng Kế tốn:
+ Tổng hợp và xác minh, cung cấp số liệu thực tế trong công ty theo quy định của chế độ kế tốn- tài chính, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh và từ đó đưa ra các chỉ tiêu phản ánh tình hình hoạt động của cơng ty.
+ Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính của cơng ty, tổ chức thực hiện cơng tác kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kết quả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty.
+ Tham gia lập và thẩm định các hợp đồng thương mại của công ty. Tổ chức huy động vốn để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu tư của cơng ty.
Phịng Kinh doanh: Chức năng của phòng kinh doanh là tham mưu giúp lãnh
đạo công ty trong công tác xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai nhiệm vụ kinh doanh của tồn cơng ty và tổ chức mạng lưới kinh doanh, quản lý kỹ thuật chất lượng hàng hóa mà cơng ty kinh doanh.
+ Lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư Dự án;
+ Lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Kế hoạch đấu thầu, điều chỉnh Kế hoạch đấu thầu các gói thầu phải thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của Dự án;
+ Chuẩn bị hồ sơ, thực hiện các thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đầu tư cho các Dự án ;
+ Trực tiếp giám sát, nghiệm thu công tác khảo sát lập Dự án đầu tư và các báo cáo chuyên ngành;
+ Phối hợp với các phịng, ban chức năng trong cơng ty thương thảo, đàm phán và tổ chức ký kết các Hợp đồng phát triển dự án, Hợp đồng mua bán điện, Hợp đồng nhượng quyền....;
+ Phối hợp với các phịng, ban chức năng trong cơng ty thương thảo, đàm phán với khách hàng để thành lập cơng ty dự án.
- Phịng Tư vấn, Thiết kế
+ Khảo sát hiện trạng, tư vấn thiết kế cơng tình xây dựng, lập dự án đầu tư, lập báo cáo KTKT đầu tư xây dựng;
+ Tư vấn quản lý dự án, tư vấn đấu thầu, tư vấn kỹ thuật xây dựng, tư vấn giám sát chất lượng cơng trình xây dựng;
+ Thẩm tra hồ sơ thiết kế, thẩm tra dự tốn. Kiểm định chất lượng cơng trình xây dựng;
+ Theo dõi thực hiện và báo cáo các hợp đồng kinh tế được ký kết;
+ Lập dự tốn cơng trình, lập hồ sơ dự thầu, báo giá xây dựng, hợp đồng kinh tế;
+ Thực hiện giám sát thi công xây dựng & quản lý kỹ thuật các cơng trình thiết kế của cơng ty;
+ Thống kê & báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế; + Kiểm tra dự toán, báo giá thi cơng, hợp đồng giao khốn.
- Phịng Thi cơng xây dựng
+ Tổ chức thi công xây dựng & quản lý các Đội thi công trực thuộc. Quản lý
+ Xây dựng phương án quán lý Kho dụng cụ thiết bị thi công, vật tư - vật liệu xây dựng tại cơng trường;
+ Thực hiện nhật ký cơng trình, Quản lý thi cơng, quản lý kho - vật tư thiết bị, bố trí & quản lý nhân lực thi cơng xây dựng;
+ Tổ chức thực hiện bảo vệ cơng trình, thực hiện Nội quy cơng trường, Nội quy an toàn lao động;
+ Báo cáo thực hiện tiến độ thi cơng, báo cáo sự cố cơng trình, báo cáo thực hiện cơng việc xây dựng, công việc phát sinh (theo định kỳ hoặc bất thường);
+ Đề xuất vật tư - vật liệu xây dựng - dụng cụ thiết bị máy thi cơng cho các cơng trình xây dựng;
+ Nghiệm thu nội bộ, xác nhận khối lượng thực hiện hợp đồng của các Đội khoán & các Nhà thầu phụ. Nghiệm thu khối lượng, chất lượng các Đội khoán & các Nhà thầu phụ.
- Xưởng sản xuất: Có trách nhiệm tiếp nhận các mẫu thiết kế mới để sản xuất, lưu trữ
các sữa đổi, bổ sung trong quá trình làm mẫu báo cáo trực tiếp với các phòng ban liên quan để kịp thời chỉnh sửa bản vẽ cho phù hợp. Lên kế hoạch sữa chữa định kỳ, sửa chữa đột xuất máy móc thiết bị. Tham gia thiết kế, chế tạo các dụng cụ cần thiết trong sản xuất Bộ phận vật tư nguyên liệu. Chịu trách nhiệm nghiệm thu, kiểm tra các số liệu, kích thước đúng theo yêu cầu. Xuất kho đúng các nguyên vật liệu, các hàng hóa khi có đề xuất của trưởng các bộ phận. Bố trí sắp xếp các thiết bị máy móc trong xưởng đúng vị trí.
Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty cổ phần xây dựng Kiến trúc và nội thất Newhome thực hiện tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, tồn bộ cơng việc kế tốn được tập trung ở Phịng kế tốn của Cơng ty. Phịng kế tốn thực hiện cơng tác thu thập, kiểm tra, phân loại, xử lý, phân tích, luân chuyển và lưu trữ các chứng từ, sổ sách liên quan. Định kỳ tổng hợp để lập Báo cáo trình lên Ban Giám đốc.
Kế tốn bán hàng, Kế tốn chi phí.
Kế tốn thanh tốn, Kế tốn cơng nợ