(Nguồn: Thơng tư 200/2014/TT-BTC)
1.2.5.5 Sổ sách kế tốn
- Sổ sách tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 811 TK 211, 213
TK 111, 112, 131, 141 TK 811 TK 911
hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ...)
Các chi phí khác phát sinh (chi
vi phạm hợp đồng TK 338, 331 để xác định kết quả kinh doanh Kết chuyển chi phí khác Khoản bị phạt do TK 214 Khi nộp phạt
Thu bán hồ sơ thầu
TK 111, 112, 138
TK 222, 223 hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ Nguyên Giá trị
hao mòn
chuyển đổi loại hình doanh nghiệp Chênh lệch giữa giá liên kết Giá trị vốn góp liên doanh, giá TSCĐ góp vốn liên doanh, liên kết Tài sản
đánh giá lại nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ
1.3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP LÀM GIẢM CHI PHÍ KINH DOANH 1.3.1 Đánh giá sự biến động của chi phí 1.3.1 Đánh giá sự biến động của chi phí
Chi phí kinh doanh là nhân tố tác động mạnh mẽ đến hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp, càng hạ thấp chi phí kinh doanh hợp lý bao nhiêu thì sẽ góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh bấy nhiêu. Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì Cơng ty phải ln ln quản lý tốt chi phí kinh doanh, điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì chi phí kinh doanh là nhân tố làm ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh nhiều nhất. Việc giảm chi phí kinh doanh sẽ góp phần thúc đẩy quy mơ hoạt động tăng lên, tạo thêm nguồn thu lớn cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho các cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty và cũng góp phần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan đến ngân sách Nhà nước.
Đánh giá sự biến động của chi phí khơng chỉ là đưa ra một số tác động của chi phí kinh doanh hay đơn thuần là nêu ra một vài biện pháp giảm chi phí kinh doanh rồi từ đó kết luận rằng với sự tác động như vậy chúng ta đã tìm ra được những biện pháp tối ưu để giải quyết. Mà là dựa trên cơ sở của phương pháp phân tích hoạt động kinh doanh chúng ta đánh giá sự biến động của chi phí thơng qua phương pháp so sánh.
1.3.1.1 Tiêu chuẩn và điều kiện đánh giá
Tiêu chuẩn đánh giá
Tiêu chuẩn để lựa chọn so sánh đánh giá là chỉ tiêu của một kỳ được chọn làm căn cứ để so sánh, được gọi là gốc so sánh. Tùy theo mục nghiên cứu mà lựa chọn gốc so sánh thích hợp, các gốc so sánh có thể là:
- Tài liệu của năm trước nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu kinh tế.
- Các tài liệu dự kiến như kế hoạch, định mức dùng làm cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện so với mục tiêu dự kiến đã đề ra.
- Tài liệu của các doanh nghiệp khác hoặc các tiêu chuẩn của ngành.
Điều kiện đánh giá
Để kết quả so sánh có ý nghĩa thì các chỉ tiêu được sử dụng so sánh phải thống nhất về các mặt sau:
- Phải cùng phản ánh nội dung kinh tế. - Phải cùng phương pháp tính tốn. - Phải cùng một đơn vị đo lường.
- Phải cùng một thời gian hạch toán.
1.3.1.2 Các chỉ tiêu đánh giá sự biến động của chi phí
- Chi phí ngun vật liệu bao gồm tồn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong từng quá trình sản xuất sản phẩm.
- Chi phí nhân cơng bao gồm các khoản chi phí phải trả cho nhân cơng trực tiếp sản xuất như tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo tiền lương của cơng nhân trực tiếp sản xuất.
- Chi phí cơng cụ dụng cụ bao gồm giá mua và chi phí mua của các cơng cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm tồn bộ số trích khấu hao của những tài sản cố định dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ th ngồi như tiền điện, tiền nước, điện thoại,…phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp.
- Chi phí khác bằng tiền là tồn bộ chi phí khác dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngồi các yếu tố chi phí nói trên như chi phí tiếp khách.
1.3.2 Các biện pháp giảm chi phí kinh doanh
1.3.2.1 Về nguồn nhân lực
Cho dù doanh nghiệp không chọn giải pháp cắt giảm số lượng nhân viên thì cũng có nhiều cách để giảm chi phí nhân cơng trong giai đoạn kinh doanh khó khăn. Việc yêu cầu nhân viên làm thêm giờ có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lương gấp đơi bình thường cho mỗi giờ làm thêm. Thay vì trả lương ngồi giờ, doanh nghiệp nên cố gắng sắp xếp lại bảng phân công công việc và tránh việc phải làm thêm giờ.
Một cách khác để giảm chi phí nhân cơng là khuyến khích nhân viên cố gắng giảm bớt ngày nghỉ vì những lý do cá nhân hay đau ốm. Mỗi khi có một nhân viên phải nghỉ ốm, doanh nghiệp sẽ cần tìm cách thay thế vị trí đó, bằng cách yêu cầu nhân viên khác làm thêm giờ, hoặc phải giảm ca làm và giảm năng suất. Dù bằng cách nào, những ngày nhân viên nghỉ ốm và bận công việc cá nhân đều là gánh nặng cho cơng ty.
Tìm thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Liệu các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định? Giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực trong văn
phịng, có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng.
1.3.2.2 Về nguồn nguyên liệu đầu vào
Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho các vật tư cần thiết. Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản khá lớn.
Ví dụ, nếu có thể mua giấy rẻ hơn chỉ 10 nghìn đồng mỗi ram giấy (500 tờ) với cùng một chất lượng, thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền trong một năm? Nếu doanh nghiệp mua 100 ram giấy trong một tháng thì sẽ tiết kiệm được một khoản là 12 triệu một năm. Nếu thực hiện hình thức tiết kiệm này trên mỗi sản phẩm bằng cách đổi nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một lượng đáng kể hàng năm.
Rõ ràng hình thức tiết kiệm này có thể được áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và các doanh nghiệp lớn sẽ tiết kiệm được nhiều hơn, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm bằng cách đổi nhà cung cấp rẻ hơn.
1.3.2.3 Về quản lý khấu hao TSCĐ
Tiết kiệm chi phí trong kinh doanh, trong sản xuất, tạo ra lợi nhuận là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Tuy nhiên, trước khi tiết kiệm chi phí, tạo ra lợi nhuận, doanh nghiệp phải đầu tư và tiêu tốn rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là chi phí về TSCĐ đối với doanh nghiệp sản xuất. Chính vì vậy, việc tiết kiệm được càng nhiều chi phí TSCĐ là biện pháp hữu hiệu để giúp lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên. Cụ thể là:
- Ghi nhận thông tin TSCĐ: Ghi chép TSCĐ chính xác và kịp thời. Chọn phương pháp khấu hao phù hợp, ước tính đúng thời gian hữu dụng của TSCĐ; ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa để khơng dẫn đến việc hạch tốn sai chi phí; ước tính rủi ro xảy ra, mua bảo hiểm cho các TSCĐ có giá trị lớn; kiểm kê định kỳ để khơng gây thất thốt TSCĐ tại Công ty.
- Sử dụng TSCĐ: Sử dụng TSCĐ đúng mục đích, sử dụng đúng cơng suất để đạt được hiệu quả nhằm hạn chế tối đa các chi phí khơng đáng có.
- Thanh lý TSCĐ: Khi đã thanh lý hay nhượng bán thì phải xóa sổ TSCĐ đã thanh tốn; nhượng bán với giá hợp lý (khơng q thấp).
1.3.2.4 Về quản lý các chi phí khác
- Lập kế hoạch chi phí cụ thể: Doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch chi phí kinh doanh chi tiết cho từng khoản mục như: GVHB, chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí QLDN để có thể dễ dàng quản lý các khoản chi phí kinh doanh một cách tốt nhất.
- Quản lý chặt chẽ chi phí: Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích khi quản lý chi phí.
- Giảm thiệt hại cho các thiết bị: Thiệt hại về thiết bị ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh làm giảm năng suất. Trong dài hạn, đảm bảo nhân viên làm đúng quy định để tránh thiệt hại cho thiết bị có thể góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí cho cơng ty. Trước khi xảy ra thiệt hại nghiêm trọng và tốn kém, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị của mình để có thể thay thế bộ phận bị hỏng hóc.
- Xem xét đến việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phịng hai ngày một lần thay vì hàng ngày.
Kết luận Chương 1
Nội dung chương này đã trình bày tổng quan về kế tốn chi phí kinh doanh cũng như biện pháp giảm chi phí kinh doanh như khái niệm, tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng,...đây là cơ sở để chương 2 đánh giá thực trạng về kế tốn chi phí kinh doanh và biện pháp giảm chi phí kinh doanh tại Cơng ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long.
Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI PHÍ KINH DOANH VÀ BIỆN PHÁP GIẢM CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG
Một doanh nghiệp để tồn tại và phát triển cần phải có thương hiệu và một vị trí vững chắc trên thị trường, và để tìm hiểu được doanh nghiệp nhà trường đã tạo điều kiện cho em tiếp cận vào thực tế và tại doanh nghiệp này em có điều kiện tìm hiểu và viết được chương 2 để làm khóa luận tốt nghiệp. Trong chương 2 này gồm có 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long;
Phần 2: Thực trạng cơng tác kế tốn chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long;
Phần 3: Thực trạng biến động chi phí thực tế tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long giai đoạn 2018 – 2020.
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG THẢNH VĨNH LONG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty
2.1.1.1 Tên Công ty, địa chỉ, tư cách pháp nhân
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. Tên giao dịch: NPJC
Địa chỉ: Số 48 Nguyễn Huệ, phường 2, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070 3823 126
Fax: 070 383 0653
Email: innvtvilong@gmail.com Mã số thuế: 1500172827
2.1.1.2 Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long ngày nay tiền thân là nhà in thuộc Ban Tuyên huấn tỉnh Vĩnh Long, thành lập từ khi có tổ chức Đảng ở địa phương và vinh dự được mang tên liệt sĩ Nguyễn Văn Thảnh vào đầu năm 1961 đến nay đã được gần 60 năm.
Từ khi mới thành lập, đơn vị đã từng bước khắc phục những khó khăn, thiếu thốn ban đầu, đưa việc kinh doanh vào trạng thái ổn định. Ngày 01 tháng 01 năm 1993 nhà in Nguyễn Văn Thảnh được đổi tên thành Xí nghiệp in Nguyễn Văn Thảnh
theo quyết định số 02/QĐ-UBT của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long cấp ngày 05 tháng 01 năm 1993 và giấy phép hoạt động ngành in số 33/GP của Bộ Văn hóa Thơng tin cấp ngày 08 tháng 04 năm 1993.
Đơn vị nhanh chóng khẳng định được uy tín và chất lượng của mình trong các lĩnh vực: In, gia công in, mua bán nguyên liệu, vật tư ngành in,…đáp ứng mọi nhu cầu đa dạng của khách hàng. Năm 2000 xí nghiệp tiếp tục đầu tư bổ sung 01 máy in Offset tự động 02 màu cùng với một số máy móc thiết bị khác có giá trị 2 tỷ đồng. Song song với việc đầu tư, xí nghiệp cịn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn và bồi dưỡng kiến thức bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động cho đội ngũ cơng nhân theo định kỳ, qua đó đảm bảo sự hài hòa giữa nghĩa vụ và quyền lợi, đảm bảo sự an toàn của cán bộ, cơng nhân viên trong xí nghiệp. Cuối năm 2001 đồng chí Dương Minh Tâm nghỉ hưu, đồng chí Nguyễn Minh Tiến được đề bạt làm Giám đốc và đồng chí Nguyễn Văn Hầu (Tư Hầu) Trưởng phịng tổ chức hành chính được bổ nhiệm Phó Giám đốc. Bộ máy tổ chức của xí nghiệp gồm có Ban Giám đốc, phịng Kinh tế - Tổng hợp và 3 phân xưởng với gần 60 cán bộ công nhân viên. Dưới sự điều hành quản lý của Gám đốc mới dựa trên cơ sở thành tựu đã đạt được cộng với kinh nghiệm đã tích lũy gần 20 năm giúp cho Giám đốc đã có những bước phát triển ban đầu phù hợp với tình hình mới. Với quyết tâm khai thác tối đa nguồn lực hiện có và với việc đầu tư bổ sung những mặt còn khiếm khuyết nhằm từng bước hoàn thiện dây chuyền hoạt động sản xuất. Mặt khác Doanh nghiệp chủ động liên kết chặt chẽ với các Doanh nghiệp in tỉnh bạn và tăng cường hợp tác đơi bên cùng có lợi với các cơ sở in cùng địa bàn với phương châm “Tăng thêm bạn bớt đối thủ” trong cạnh tranh và có thêm được nguồn hàng mới. Với những việc làm nêu trên bước đầu đã mang lại kết quả như: Thu hút được nhiều nguồn hàng in ở trong và ngoài tỉnh, chất lượng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng và uy tính của Doanh nghiệp khơng ngừng được lan rộng. Đặc biệt là đáp ứng nhanh và kịp thời in ấn phẩm phục vụ công tác phổ biến chỉ thị, nghị quyết của Đảng, công tác điều hành quản lý của cơ quan Nhà nước.
Từ đó hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả khả quan hơn, đời sống người lao động được cải thiện hơn.
Qua 2 lần nhập, ngày 14 tháng 01 năm 2006 theo Quyết định số 142/QĐ-UBT của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long, Xí nghiệp in Nguyễn Văn Thảnh được đổi tên thành Công ty In Nguyễn Văn Thảnh do ông Nguyễn Minh Tiến làm Giám đốc.
Ngày 26 tháng 02 năm 2008, theo Quyết định số 332/QĐ-UBT của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long, Công ty In Nguyễn Văn Thảnh chuyển thành Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh và tiến hành các bước cổ phần hóa cho đến tháng 01 năm 2009, Đại hội cổ đông lần thứ nhất Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh được tiến hành thành công và từ đây Công ty là doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi hình thức Cổ phần trong đó vốn Nhà nước chiếm 51%. Hội đồng quản trị (HĐQT) gồm 5 thành viên và Ban Giám đốc (BGĐ) gồm 3 thành viên do ông Nguyễn Minh Tiến làm Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc Công ty.
Đến cuối tháng 09 năm 2016 đã thoái hết vốn Nhà nước tại Công ty, bắt đầu từ tháng 10 năm 2016 Cơng ty hoạt động theo hình thức sở hữu 100% vốn tư nhân do ông Nguyễn Minh Tiến tiếp tục làm Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc đồng thời Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh đổi tên thành Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long.
Bên cạnh việc củng cố nhân sự, HĐQT và BGĐ mạnh dạn đầu tư thêm nhiều máy móc thiết bị trong đó có máy in 4 màu thứ 2 hiện đại thế hệ mới và các loại máy