CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.2.2. Giải pháp hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Đối với bất kì một thực thể kinh doanh nào khi hoạt động kinh doanh đều gặp rủi ro tác động đến mục tiêu của doanh nghiệp, trên thực tế khơng có cách ngăn chặn, triệt tiêu hồn tồn rủi ro mà chỉ có thể giảm thiểu rủi ro tới mức thấp nhất. Mặc dù Cơng ty Phương Anh có quan tâm đến rủi ro xảy ra trong Công ty tuy nhiên lại chưa thiết lập một quy trình cụ thể, hiệu quả và chưa có các biện pháp khắc phục khi có rủi ro xảy ra. Điều này dẫn đến sự bị động khi đối diện các rủi ro và ảnh hưởng đến mục tiêu đã đề ra của ban lãnh đạo. Vì thế Cơng ty cần có những giải pháp đối với quy trình đánh giá rủi ro như sau:
- Ngoài mục tiêu đạt được hiệu quả về doanh thu và lợi luận, Ban lãnh đạo công ty nên quan tâm hơn đến các mục tiêu tuân thủ và mục tiêu báo cáo tài chính.
- Ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Công ty nên đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc có biện pháp để tồn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
- Bộ phận tổ chức - hành chính cần nhận dạng rủi ro liên quan đến biến động nhân sự cũng như trình độ năng lực chun mơn, nghiệp vụ của các nhân viên để đáp ứng u cầu cơng việc hoặc tình trạng thay đổi cán bộ quản lý để tránh tình trạng các nhân sự chủ chốt nghỉ việc đột xuất hoặc chuyển cơng tác gây khó khăn trong cơng việc.
- Phịng kế tốn cần nhận dạng những rủi ro liên quan đến việc hạch toán sai hoặc thiếu nghiệp vụ, ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời cũng như áp dụng hoặc hiểu sai các chính sách kế tốn, chuẩn mực kế tốn, trình bày những thơng tin tài chính khơng phù hợp dẫn đến ảnh hưởng sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.
- Mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết của công ty phải được phổ biến để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
Tổ chức thực hiện quy trình một cách nghiêm túc, thường xuyên kiểm tra, giám sát để đạt được hiệu quả cao nhất. Đồng thời phải tuân thủ các quy định về chun mơn, tài chính để hạn chế mức thấp nhất các sai sót.
4.2.3. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt
KSNB của cơng ty đã hồn thành khá tốt nhiệm vụ trong hoạt động kiểm sốt trong Cơng ty, mặc dù vẫn cịn một số vấn đề cần khắc phục và giải pháp đưa ra cho các vấn đề này như sau:
4.2.3.1. Phân chia trách nhiệm
Cơng ty cần có các văn bản, quy chế để phân cấp việc phê duyệt, cần nêu rõ các hoạt động nào cần sự phê duyệt của ai và trách nhiệm của người được ủy quyền phê duyệt khi có rủi ro xảy ra.
Đối với quy trình bán hàng, nhân viên hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi nhân viên kinh doanh. Trong điều kiện lý tưởng, cơng ty nên có một hệ thống kiểm tra, phê duyệt chất lượng tín dụng của khách hàng.
Đối với việc lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng trong quy trình mua hàng, Cơng ty nên tách biệt chức năng đề nghị sử dụng dịch vụ NCC mới và chức năng đặt dịch vụ. Nói cách khác, mọi việc đề nghị NCC mới sẽ do phịng kinh doanh u cầu, sau đó phịng kế tốn sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá NCC mới và so sánh với báo giá các NCC khác. Cơng ty nên hốn đổi vị trí
các nhân viên trong phịng kinh doanh để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngồi ra, cơng ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
4.2.3.2. Phê duyệt
Công ty cần ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyền phê duyệt tồn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Đối với quy trình bán hàng thu tiền. Cơng ty cần xây dựng chính sách giá bán hợp lý và có sự kiểm sốt báo giá và chất lượng tín dụng của khách hàng. Cụ thể:
- Công ty cần xây dựng mức giá bán cụ thể đối với từng báo giá đồng thời giao trách nhiệm kiểm soát bảng giá bán khách hàng cho một phòng hoặc cá nhân cụ thể nhằm tránh trường hợp báo giá nhầm hoặc giá bán không hợp lý.
Đối với mỗi báo giá đến khách hàng, nhân viên kinh doanh cần trình trưởng phịng kinh doanh xem xét và ký nháy vào báo giá để đảm bảo báo giá khơng bị nhầm lẫn và sai sót.
- Cơng ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu, phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thơng tin về khách hàng. Công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro khơng trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Đối với các khách hàng sử dụng lần đầu, cần có sự phê duyệt về hạn mức tín dụng của trưởng phó phịng (đối với khách hàng nhỏ, khối lượng hàng hóa vận chuyển khơng nhiều) hoặc Ban giám đốc (đối với khách hàng lớn, khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn và đều đặn).
Đối với quy trình mua hàng, khi có NCC mới cần phải có sự phê duyệt của Ban giám đốc hoặc trưởng phịng thì nhân viên kinh doanh mới được tiến
hành ký hợp đồng với NCC mới và bắt đầu sử dụng dịch vụ. Cơng ty cũng nên áp dụng cách thức địi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi sử dụng dịch vụ.
Để ngăn chặn gian lận trong vấn đề thanh tốn, phịng kế tốn hay nhân viên kế tốn cơng nợ của phịng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh tốn. Khi đến hạn, kế tốn phải trình khơng chỉ hố đơn mà cả đề nghị thanh toán và hồ sơ lơ hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh tốn.
4.2.3.3. Đánh giá hoạt động
Cơng ty cần có các báo cáo phân tích, thống kê số liệu, các chỉ tiêu hoạt động nhằm có sự so sánh và đánh giá sâu sắc hơn về sự hiệu quả hoạt động của công ty. Đồng thời công ty cần đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với mục tiêu đề ra.
Cuối kỳ công ty cần tổng hợp và thông báo kết quả hoạt động kinh doanh đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
4.2.3.4. Trao đổi thơng tin
Để ngăn ngừa gian lận trong quy trình thanh tốn, phịng kinh doanh nên có trách nhiệm thơng báo cho phịng kế tốn về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc sử dụng dich vụ mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh tốn,... Ngồi ra, bất kỳ thay đổi nào đều cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh tốn.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh tốn nên được đóng dấu “Đã thanh tốn” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.
Phòng tổ chức nhân sự cần tiến hành sao chép và lưu trữ dữ liệu mềm trên các thiết bị khác với hệ thống máy chủ để đề phịng có sự cố mất dữ liệu xảy ra.
Cập nhật hơn nữa về phản ánh của khách hàng qua từng lần khách hàng giao dịch và đánh giá nhằm kiểm soát tốt hoạt động của các bộ phận kinh doanh. Ví dụ, khảo sát khách hàng hàng tháng, hàng tuần để có những chính sách kinh doanh phù hợp.
Có sự kiểm tra chéo, tổ chức các cuộc họp đầu tuần giữa các bộ phận đưa ra những đánh giá và giải pháp nhằm hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra.
Sử dụng phiếu thư kín, hotline phịng giám đốc để liên kết giữa Ban giám đốc với nhân viên được chặt chẽ hơn.
4.2.3.5. Kiểm soát vật chất
NQL cần giao cho phịng Tổ chức - hành chính ban hành các quy định cụ thể về quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, công cụ dụng cụ... và trách nhiệm cụ thể nếu xảy ra việc hư hỏng, mất mát. Các quy định này cần phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên làm căn cứ xử lý, quy cứu trách nhiệm.
Định kỳ hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê TSCĐ và CCDC tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
Công ty cần ban hành các văn bản quy định hạn mức sử dụng các chi phí dịch vụ mua ngồi, phổ biến mục tiêu tiết kiệm, chống lãng phí đến tồn thể nhân viên cơng ty.
Công ty cần ban hành các quy định, định mức về việc liên hoan, tiếp khách, chi phí hoa hồng cho khách hàng... để tránh việc sử dụng lãng phí hoặc kê khống nhằm mưu lợi cá nhân.
4.2.4. Giải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo yêu cầu chất lượng, thơng tin thích hợp, kịp thời, cập nhật và truy cập thuận tiện, công ty Phương Anh cần phải:
- Công ty phải thiết lập các kênh thơng tin nóng (một phịng ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin tố giác, hoặc hịm thư góp ý) cho phép nhân viên trong cơng ty báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năm gây thiệt hại cho cơng ty.
- Bên cạnh kênh thông tin nội bộ, Công ty cần xây dựng kênh thơng tin bên ngồi như Khách hàng, NCC như đường dây nóng, khảo sát ý kiến... để xem xét và điều chỉnh kịp thời.(Phụ lục 3. Phiếu khảo sát ý kiến Khách hàng).
- Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban giám đốc công ty.
- Hệ thống trao đổi của Công ty phải đảm bảo cho tồn bộ nhân đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp quản lý theo quy định.
- Cơng ty cũng cần thiết lập các cuộc họp kín u cầu các trưởng, phó phịng ban báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của công ty cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín cơng ty và gây thiệt hại về kinh tế.
4.2.5. Giải pháp hoàn thiện giám sát
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm sốt nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Để hệ thống này hoạt động tốt Cơng ty Phương Anh cần có các hoạt động sau:
Nhân viên giữa các phịng ban (ví dụ phịng kế tốn và phịng kinh doanh, phòng kinh doanh và phòng dịch vụ khách hàng…) cần thường xuyên phối hợp rà soát các số liệu, chứng từ lẫn nhau. Hoạt động này giúp tăng cường việc giám sát giữa các nhân viên, các phòng ban với nhau, tránh việc chênh lệch, nhầm lẫn số liệu vào cuối kỳ và phát hiện sớm sai sót trong q trình hoạt động.
Cơng ty cần nâng cao nghiệp vụ và kinh nghiệm của nhân viên phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB tại công ty. Phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ cần tham mưu cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực hiện các quy chế, quy trình của Cơng ty. Đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các hoạt động như: đầu tư tài chính, cho vay… và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong từng thời kỳ hoạt động.
Hàng năm công ty nên tổ chức các cuộc kiểm tốn định kỳ do các cơng ty kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán viên nội bộ để soát xét số liệu trên BCTC, sổ sách phịng kế tốn, phân tích hiệu quả của hoạt động kiểm sốt nội bộ, từ đó tăng cường sự tin cậy của BCTC và tìm hiểu ưu, nhược điểm của KSNB đồng thời đưa ra các điều chỉnh hợp lý, kịp thời nhằm hồn thiện hoạt động KSNB trong cơng ty.
4.3. Kiến nghị
4.3.1. Kiến nghị với Ban giám đốc
Kiểm soát nội bộ như hệ miễn dịch giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro. Tuy nhiên hệ miễn dịch không phải lúc nào cũng khỏe mạnh bởi sự thay đổi chóng mặt từ yếu tố bên trong, bên ngồi tác động đến. Vì vậy, để KSNB hoạt động hiệu quả Ban lãnh đạo cần:
Đối với ban kiểm sốt của cơng ty cần thường xun được bồi dưỡng nâng cao trình độ, tăng tính độc lập của ban này để việc kiểm tra kiểm soát thực sự có chất lượng chứ khơng mang tính hình thức.
Ban lãnh đạo cần phải có quy định về việc phải cung cấp những báo cáo phân tích hàng năm để có thêm thơng tin trong việc ban hành các quyết định và lập kế hoạch kinh doanh.
4.3.2. Kiến nghị với các phòng ban
4.3.2.1. Kiến nghị với phịng kế tốn
Phịng kế tốn với chức năng chính là lập và trình bày BCTC của cơng ty, cung cấp các thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo và các đối tượng bên ngồi cơng ty. Vì thế phịng kế tốn cần phải thường xuyên cập nhật các chính sách, nghị định, bộ luật mới ban hành để có thể phản ảnh nghiệp vụ, tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty một cách trung thực và hợp lý nhất.
Nhân viên kế tốn là một mắt xích quan trọng tham gia vào q trình kiểm sốt chi phí, là khâu cuối cùng của q trình kiểm sốt trước khi trình nhà quản lý cấp cao phê chuẩn việc thanh tốn. Vì thế kế tốn phải thực hiện tốt cơng việc tập hợp chứng từ, mở sổ sách, ghi chép, lập báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí, tình hình thu chi của cơng ty theo đúng chế độ kế tốn và u cầu quản trị nội bộ. Bên cạnh đó, cần đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên kế tốn như nghiệp vụ phân tích, thống kê, kỹ năng sử dụng phần mềm dự toán...
Ngồi ra phịng kế tốn cần phối hợp với các phịng ban khác trong q trình đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán và thực tế phát sinh nhằm phát hiện kịp thời các rủi ro, sai phạm và gian lận có thể xảy ra.
4.3.2.2. Kiến nghị với phịng kiểm sốt nội bộ
Phịng kiểm sốt nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của KSNB, phát hiện và ngăn ngừa rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của cơng ty. Do phịng kiểm sốt nội bộ của cơng ty chỉ mới được thành lập và còn mắc nhiều khiếm khuyết nên điều cần thiết đối với phịng kiểm sốt nội bộ là cần phải nhận thức rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của mình, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả đối với công việc được giao, trau dồi
kinh nghiệm và nghiệp vụ, có kiến thức chun mơn sâu trong từng lĩnh vực hoạt động của công ty.
Công ty cần nâng cao năng lực, trình độ chun mơn, phẩm chất đạo