(Nguồn: thơng tin từ phịng tài chính – kế tốn của Cơng ty cung cấp).
Căn cứ vào báo giá của nhân viên kinh doanh kèm hồ sơ hàng hóa từ Phịng dịch vụ khách hàng, nhân viên kế tốn sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng. Có hai hình thức thanh tốn hiện nay là chuyển khoản và tiền mặt. Đối với hình thức chuyển khoản thì sẽ ít xảy ra sai phạm hay gian lận phát sinh khi thanh toán qua Ngân hàng do nhân viên kế toán đã kiểm tra đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tuần. Đối với hình thức tiền mặt, kế tốn sẽ chuyển phiếu thu và hóa đơn để phịng kinh doanh, khai thác sắp xếp nhân viên thu tiền sau đó sẽ nộp lại cho phịng kế tốn. Đối với hình thức này sẽ có một số sai phạm xảy ra như sau:
- Nhân viên thu tiền đã thu tiền của khách hàng nhưng trì hỗn nộp tiền cho Phịng kế tốn để dùng vào việc riêng, hoặc có thể khơng nộp lại cho công ty mà tự ý nghỉ việc gây thất thốt tiền bạc cho cơng ty.
- Nhân viên thu tiền cố ý thu nhiều tiền hơn trên hóa đơn khi khách hàng khơng để ý, hoặc do sai sót của nhân viên mà thu thiếu tiền hoặc thu tiền giả,
Nhân viên kế toán tiến hành thanh lý hợp đồng và xuất hóa đơn cho khách
hàng Nhân viên kinh
doanh gửi báo giá
kèm chứng từ Hình thức thu tiền mặt:
Phòng Kinh doanh khai thác sẽ thu tiền sau đó
tổng hợp và nộp cho Phịng kế tốn Hình thức chuyển khoản: kế toán sẽ kiểm tra sổ phụ ngân hàng để
đối chiếu 50
tiền rách dẫn tới công ty cũng bị thất thốt một phần doanh thu, ngồi ra cịn có thể gây mất hình ảnh cơng ty trong mắt khách hàng.
Nguyên nhân dẫn đến các sai phạm trên là do phịng kế tốn chưa kiểm sốt chặt chẽ phiếu thu/chi hàng ngày, nhân nhượng cho sai sót của nhân viên phịng kinh doanh - khai thác, kiểm sốt cơng nợ của các nhà cung cấp cịn lỏng lẻo, khơng có sự kiểm tra chéo giữa kế tốn và phịng kinh doanh gây ra tổn thất cho công ty.
Mặc dù công ty luôn cố gắng tuyển dụng và đào tạo nhân viên có chun mơn và nghiệp vụ cao. Nhưng môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt vì vậy cơng việc của nhân viên trong Cơng ty ngày càng áp lực và khối lượng công việc ngày càng nhiều khiến cho nhân viên trong công ty liên tục thay đổi và trẻ hóa. Điều này dẫn đến sự thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống của đội ngũ nhân viên trẻ và sự non yếu trong năng lực cũng như đạo đức của một số nhân viên mới làm công việc kém hiệu quả cũng như xảy ra nhiều rủi ro gây tổn thất cho công ty.
* Đối với chu trình mua hàng thanh tốn
Sau khi phịng kinh doanh báo giá và tư vấn dịch vụ cho khách hàng, khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ, phòng kinh doanh sẽ liên hệ kiểm tra báo giá các nhà cung cấp (NCC) sau đó lựa chọn NCC và chuyển sang phịng chăm sóc khách hàng. Cuối tháng nhận được bảng kê từ NCC kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu bảng kê với hồ sơ lơ hàng.
Bảng 3.4. Quy trình đối với dịch vụ mua hàng
Phịng ban Tiến trình Chứng từ
Phịng kinh doanh – khai thác
Bước 1: Kiểm tra bảng báo giá NCC để chọn NCC phù hợp với yêu cầu Khách hàng
- Bảng giá NCC
Phịng Tài chính - kế tốn
Bước 2: Kiểm tra bảng kê NCC, đối chiếu với bảng giá của NCC và thanh toán.
- Bảng giá NCC - Bảng kê của NCC
- Hóa đơn Giá trị gia tăng đầu vào
(Nguồn: số liệu từ phịng tổ chức - hành chính của Cơng ty cung cấp).
Rủi ro có thể xảy ra ở quy trình mua hàng như sau:
- Bước 1: Phòng kinh doanh – khai thác tiến hành chọn nhà cung cấp Căn cứ thông tin yêu cầu dịch vụ mà Phòng kinh doanh sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ dựa trên bảng giá và điều kiện đáp ứng dịch vụ. Bởi vì các nhà cung cấp đều đã được ký hợp đồng và bảng giá cập nhật hàng tháng nên tất cả các giao dịch giữa nhà cung cấp và công ty đều được theo dõi qua bảng giá và khơng có sự sai phạm xảy ra giữa các nhà cung cấp quen thuộc. Đối với các nhà cung cấp mới hoặc chỉ sử dụng một vài lần, trưởng phòng kinh doanh sẽ phải đứng ra xem xét bảng giá và hồ sơ nhà cung cấp, khi được xét duyệt từ trưởng phịng thì mới được sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên do các nhà cung cấp nhỏ lẻ thường ít khi ký hợp đồng và giá cũng không cố định trong một khoảng thời gian dẫn tới sự gian lận có thể xảy ra giữa phịng kinh doanh và NCC, gây thiệt hại không nhỏ đến lợi nhuận và sự phát triển của Cơng ty. Đồng thời vì khơng ký hợp đồng và khơng có bảng giá cụ thể, nhân viên kinh doanh và NCC có thể thơng đồng với nhau, hoặc các NCC có thể gây khó dễ cho Cơng ty, trốn tránh việc đền bù khi có sự cố về hàng hóa xảy ra, hoặc tăng giá bất ngờ gây thiệt hại đến lợi nhuận của lơ hàng.
- Bước 2. Kiểm tra và thanh tốn
Sơ đồ 3.3. Quy trình thanh tốn
(Nguồn: thơng tin từ phịng tài chính – kế tốn của Cơng ty cung cấp).
Nhân viên kế toán kiểm tra đối chiếu bảng kê và báo
giá của NCC
Hình thức trả tiền mặt: NCC sẽ cử người sang thu tiền mặt từ kế tốn Hình thức chuyển khoản: kế toán sẽ
Căn cứ vào báo giá của NCC và bảng kê của NCC khi có dịch vụ phát sinh, Kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho NCC. Có hai hình thức thanh tốn hiện nay là chuyển khoản và tiền mặt. Đối với các NCC đã quen thuộc, hầu hết các NCC đều yêu cầu hình thức chuyển khoản, khi đó kế tốn sẽ trình NQL và thanh tốn khi đã được phê duyệt. Đối với các NCC nhỏ lẻ, nếu các NCC u cầu thanh tốn bằng hình thức tiền mặt, kế tốn sẽ trình phê duyệt với NQL và sau khi được phê duyệt, thủ quỹ sẽ chi tiền để thanh tốn cho NCC. Đối với hình thức này sẽ có một số sai phạm xảy ra như sau:
-Nhân viên thu tiền của NCC đã thu tiền nhưng khơng có phiếu thu.
-Thủ quỹ đã chi tiền nhưng chưa trả cho NCC mà dùng vào mục đích cá nhân.
Nguyên nhân dẫn đến các sai phạm trên là do phịng kế tốn làm việc chưa nghiêm túc, cẩn thận và vấn đề vi phạm đạo đức của một số nhân viên trong các phòng ban khi thơng đồng với bên ngồi để lợi dụng cơng ty gây thiệt hại cho công ty.
Rủi ro xuất phát từ sự lựa chọn NCC là do việc quản lý các hoạt động trong phịng ban và việc khơng có kiểm tra, sốt xét thường xun giữa các phịng ban, trưởng phó phịng với nhân viên, đây là rủi ro tiềm ẩn nhưng ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển lâu dài và bên vững của cơng ty. Hầu hết các trưởng phịng ban của Công ty Phương Anh đều xuất phát từ nhân viên, sau đó được đề bạt lên trưởng - phó phịng. Thế nhưng các trưởng phịng ban chỉ được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ trong công việc mà không được đào tạo về năng lực và đạo đức nghề nghiệp của nhà quản trị dẫn đến việc xử lý những sự cố phát sinh giữa các nhân viên, phòng ban chưa được sự thỏa mãn của nhân viên, việc phân tích, đánh giá năng lực và đạo đức nhân viên để trình bày với ban lãnh đạo cấp cao còn chưa khách quan dẫn đến công việc
kém hiệu quả, không kịp thời phát hiện các rủi ro sai phạm của nhân viên cũng như trưởng - phó các phịng ban.
Tất cả các nhân viên cơng ty đều đã được công ty phổ biến về đạo đức nghề nghiệp nhưng không phải tất cả nhân viên đều ý thức được tầm quan trọng của nó. Trong cơng ty vẫn xảy ra một số sai phạm liên quan đến đạo đức, thế nhưng do chưa có văn bản xử phạt nghiêm khắc và NQL vẫn còn vị nể nhân viên nên các sai phạm này vẫn còn xảy ra đối với các nhân viên mới và cả những nhân viên lâu năm. Điều này gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến tài chính của cơng ty cũng như nhận thức về đạo đức của tồn thể nhân viên trong cơng ty.
* Rủi ro khác
Đối với việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC)
TSCĐ và CCDC được NQL ký quyết đinh mua và giao cho phịng kế tốn mua hàng, có đơn hàng và hóa đơn mua hàng đầy đủ. TSCĐ và CCDC sau khi mua sắm sẽ được giao cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng bảo quản. Riêng đối với một số CCDC thì sẽ được để vào kho và khơng có ghi chép hay phiếu xuất/nhập kho. Q trình ghi chép và tính khấu hao TSCĐ do bộ phận kế toán thực hiện. Kế toán TSCĐ lưu đầy đủ chứng từ có liên quan đến tài sản và lựa chọn phương pháp khấu hao, thời điểm và thời gian khấu hao đúng quy định đang lưu hành.
Các rủi ro có thể phát sinh trong q trình mua TSCĐ và CCDC là mua với giá cao hơn do nhân viên mua TSCĐ và CCDC thông đồng với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng hoặc mua TSCĐ, CCDC không cần thiết hay tải sản của công ty nhưng phục vụ cho lợi ích cá nhân do khơng được quản lý số lượng chặt chẽ. Ngồi ra đối với những TSCĐ, CCDC hư hỏng hoặc khơng có nhu cầu sử dụng cũng cần công khai hoặc cho đấu thầu khi bán tránh tình trạng nhân viên thơng đồng với khách hàng để hưởng hoa hồng.
Đối với việc quản lý chi phí dịch vụ mua ngồi
Chi phí dịch vụ mua ngồi của cơng ty là các khoản chi phí điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền mua bảo hiểm tài sản, quảng cáo và các dịch vụ mua ngoài khác.
Cơng ty hiện chưa có xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ quy định về các khoản chi phí dịch vụ mua ngồi. Cơng ty chỉ có quy định cụ thể mức phí điện thoại như là các nhân viên nào được phép sử dụng, sử dụng ở giới hạn là bao nhiêu, còn các khoản chi phí khác như điện, nước... thì đều được thanh tốn theo thực tế phát sinh, có hóa đơn chứng từ cụ thể, khơng xây dựng kế hoạch sử dụng rõ ràng tại từng đơn vị hay từng bộ phận phịng ban sử dụng. Điều này làm nhân viên khơng có tư tưởng tiết kiệm, gây lãng phí trong việc sử dụng.
Đối với nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, hàng tháng các nhân viên từng phòng ban sẽ tập hợp căn cứ vào nhu cầu sử dụng của mình làm đề nghị gửi phịng Tổ chức - hành chính. Phịng Tổ chức - hành chính tiến hành tổng hợp, lựa chọn nhà cung cấp, đặt mua và làm thủ tục thanh toán. Điều này có thể dẫn đến một số rủi ro như sau:
- Chất lượng văn phịng phẩm khơng phù hợp do khơng nắm rõ yêu cầu văn phòng phẩm của từng phịng ban hoặc sự kiểm sốt chất lượng không chặt chẽ.
- Giá cả văn phịng phẩm của nhà cung cấp chưa mang tính cạnh tranh. Có thể do sự yếu kém của nhân viên phịng Tổ chức - hành chính hoặc do có sự thơng đồng giữa nhân viên và NCC.
- Nhân viên sử dụng văn phịng phẩm chưa tiết kiệm và khơng có trách nhiệm giữ gìn vật dụng văn phịng trong cơng việc hàng ngày, thường xuyên sử dụng cho mục đích cá nhân.
Nguyên nhân dẫn đến những rủi ro trên là do cơng ty khơng có quy định về quản lý sử dụng văn phịng phẩm, không ban hành những quy định về việc lựa chọn nhà cung cấp, nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, kiểm tra kiểm soát cũng như việc xét duyệt vẫn chưa chặt chẽ.
Đối với chi phí bằng tiền khác
Chi phí bằng tiền khác của cơng ty bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất, phí cầu phà, chi bảo hộ lao động, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân viên, các khoản thiệt hại được phép hạch tốn vào chi phí, các khoản dự phịng, trợ cấp thơi việc cho người lao động theo quy định của Luật lao động..., công ty đều thực hiện đúng theo các quy định ban hành.
Tuy nhiên, đối với chi phí tiếp tân, tiếp khách, hội nghị, quảng cáo, chi phí giao dịch đối ngoại, chi phí hội nghị...thì cơng ty vẫn chưa có sự quan tâm đến việc quản lý các khoản chi phí này. Cơng ty khơng có quy định định mức và nội dung các khoản chi dẫn đến rủi ro nhân viên có thể gây lãng phí hoặc làm khống chứng từ, kê khống các khoản chi phí để trục lợi cho mục đích cá nhân.
Rủi ro bên ngồi cơng ty
Sự thay đổi thói quen của Khách hàng
Ngành nghề kinh doanh của Công ty Phương Anh là ngành dịch vụ, chủ yếu là vận tải hàng hóa trong nước. Hiện nay có rất nhiều cơng ty Logistic trên thế giới như Mỹ, Trung Quốc, Hàn quốc, Nhật bản... với nguồn tài chính mạnh, dồi dào, nguồn nhân lực chất lượng cao và chuyên nghiệp đang tiến hành thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Theo thống kê đầu năm 2018, trong khi hơn 1.000 doanh nghiệp logistic Việt Nam chỉ chiếm 25% thị phần, thì 75% thị phần cịn lại thuộc về các doanh nghiệp nước ngoài, mặc dù số lượng doanh nghiệp nước ngoài chỉ chiếm 4-5% tổng số doanh nghiệp logistic đang hoạt động tại Việt Nam (Nguồn: Baomoi.com), Doanh nghiệp xuất - nhập khẩu trong nước đang dần thay đổi thói quen, ưa chuộng sử dụng dịch vụ của các
Cơng ty Logistics nước ngồi. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp xuất - nhập khẩu của Nhật Bản, Hàn Quốc... tại Việt Nam đều thuê dịch vụ của các công ty Logistic của nước họ dẫn tới sự cạnh tranh trên thị trường đã khốc liệt nay càng khốc liệt hơn.
Sự ban hành đạo luật và chính sách mới
Các chính sách và cơng văn mới về thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu được ban hành thường xuyên. Vì thế nếu cơng ty khơng tham gia các khóa học hải quan, hay chịu khó cập nhật thơng tin, văn bản thì sẽ bị tụt hậu so với thị trường, và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, gây ra sai phạm nếu không làm đúng các văn bản quy định gây ra thiệt hại không nhỏ cho công ty cũng như ảnh hưởng về mặt uy tín đối với khách hàng và đối tác.
Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn đến giá cả và thị phần
Sự gia tăng của các công ty Logistic trong nước lẫn nước ngoài dẫn tới thị trường bị chia nhỏ, dẫn đến sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Các công ty mới không đặt nặng vấn đề lợi nhuận mà đặt mục tiêu chiếm lĩnh trị trường lên hàng đầu. Điều này gây ra sự bất lợi trong sự phát triển của Cơng ty Phương Anh, rất khó khăn để gia tăng số lượng khách hàng cũng như đạt mức lợi nhuận mong muốn của ban lãnh đạo.
Rủi ro chung của ngành
Ngành logistics Việt Nam cịn gặp nhiều khó khăn và bất cập, là một phần cũng là do cơ sở hạ tầng Việt Nam cịn yếu kém, chi phí logistic khá cao, quản lý ngành còn nhiều chồng chéo...
-Cơ sở hạ tầng Việt Nam cịn yếu kém
Chính hệ thống vận tải, hạ tầng kém, việc kết nối đường biển và đường bộ chưa có sự đồng bộ dẫn đến ngành logistic mất nhiều chi phí, đặc biệt
những chí phí phát sinh. Tình trạng ùn tắc, năng suất vận tải đường thủy thấp, phương tiện phần nhiều hạn chế.
-Chi phí Logistic cao
Nguyên nhân quan trọng khiến cho chi phí logistics tăng lên, là tình trạng tắc nghẽn cảng dẫn đến chậm đơn hàng, nhiều doanh nghiệp phải chi trả những khoản phí khơng chính thức nhằm đẩy nhanh thời gian thông quan kịp tiến độ giao hàng. Không chỉ đơn thuần là những vấn đề phát sinh từ thủ tục hải quan, mà các thủ tục liên ngành, như kiểm dịch động thực vật, kiểm tra xuất xứ hàng hóa.