CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là mơi trường mà trong đó tồn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Công ty Phương Anh tuy đã xây dựng được một môi trường kiểm sốt tốt, hiệu quả nhưng vẫn cịn nảy sinh nhiều vấn đề như đã đề cập ở Chương 3. Để hồn thiện hơn về mơi trường kiểm sốt, cơng ty cần có những giải pháp khắc phục như sau:
DN cần xây dựng và truyền đạt bộ quy tắc ứng xử, giá trị đạo đức, văn hố, đồng thời ln giám sát, đánh giá và quản lý việc thực hiện các hành vi đạo đức của mọi cá nhân, nhằm xây dựng và hồn thiện các đạo đức, văn hóa của đơn vị; Xây dựng văn hóa chống gian lận, tăng nhận thức về tác hại của hành vi sai trái… Tuyên dương, khuyến khích, hay trao phần thưởng đối với nhân viên phát hiện gian lận nhằm khích lệ họ.
Ban giám đốc cần tham gia tích cực đối với việc thiết lập và duy trì KSNB trong đơn vị: KSNB là quy trình do HĐTV, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, duy trì và thực hiện.
Cơng ty cần xây dựng hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
- Cơng ty cần đặt ra những văn bản về chuẩn mực, tiêu chí thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương thưởng hợp lý cho các nhân viên.
- Công ty cần ban hành các văn bản, các quy tắc, chuẩn mực để phòng ngừa việc vi phạm đạo đức trong công việc, đồng thời ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc, chuẩn mực này bị vi phạm như sau:
Bảng 4.1. Quy định hình thức xử lý các hành vi vi phạm
STT HÀNH VI VI PHẠM
HÌNH THỨC XỬ LÝ Vi phạm
lần 1 Vi phạm lần sau
1 Vi phạm về thời gian làm việc Nhắcnhở mỗi lần vi phạm tiếp theo.Trừ ½ ngày lương vào 2 Vi phạm về hành vi ứng xử Nhắcnhở Khiển trách
3 Vi phạm về sử dụng thời gian làm việc vào việc riêng
Nhắc
nhở Khiển trách
4 Vi phạm về việc lãng phí Nhắcnhở Khiển trách 5 Vi phạm về việc phá hoại tài sản
công ty
Khiển
trách Đền tiền
6
Vi phạm về việc thông đồng với bên ngồi làm thất thốt tài sản công ty
Khiển
trách Cho nghỉ việc
...
Hà Nội, ngày..... tháng..... năm..... Giám đốc
- Công ty cần phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, yêu cầu tất cả các nhân viên trong công ty ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc và chuẩn mực đã được thiết lập.
Ví dụ: các văn bản, quy định của cơng ty có thể được tổng hợp và lưu trữ ở phịng hành chính hoặc ở một cơ sở dữ liệu công khai mà tất cả nhân viên trong cơng ty đều có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra.
- Công ty nên thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các phịng ban có nhiều áp lực và khối lượng công việc nhiều hơn.
- Công ty cần ban hành bảng mơ tả cơng việc cho từng phịng ban, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng phịng ban đối với các cơng việc được giao và mối quan hệ giữa các phòng
ban. Khi có thay đổi hoặc thêm mới phịng ban cơng ty cần có thơng báo bằng văn bản tới tồn bộ các bộ phận trong công ty.