2.2. TH ỰC TRẠNG TỔ CHỨC Q ẢN Lí DỰ ÁN TẠI Cễ U NG TY 1
2.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý về đầu tư xõy dựng cơ bản
Cụng tỏc đầu tư và xõy dựng cơ bản của Cụng ty Điện thoại Hà nội 1 được quản lý tập trung và thống nhất; thực hiện quản lý đầu tư và xõy dựng
theo dự ỏn, kế hoạch, quy hoạch và phỏp luật trờn cơ sở phõn định rừ trỏch nhiệm và quyền hạn của Giỏm đốc Cụng ty, của Phũng Đầu tư Xõy dựng Cơ
b , Phũng Kản ế toỏn - Tài chớnh, của Ban Quản lý Dự ỏn, và cỏc đơn vị khỏc cú
liờn quan trong quỏ trỡnh đầu tư và xõy dựng.
- Giỏm đốc Cụng ty chịu trỏch nhiệm chung về mọi hoạt động đầu tư và
Nguyễn Hữu Hoằng 37
- Phũng Đầu tư Xõy dựng Cơ bản, phũng Kế hoạch và phũng Kế toỏn -
Tài chớnh là đơn vị tham mưu cho Giỏm đốc trong lĩnh vực quản lý đầu tư và
xõy dựng cơ bản của Cụng ty Điện thoại Hà nội 1, chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về kết quả tham mưu của mỡnh, chịu trỏch nhiệm khai thỏc cỏc
nguồn vốn, cõn đối nguồn ốn để lập kế hoạch đầu tư xõy dựng; thực hiện v thẩm định hoặc phờ duyệt một số nội dung trong hoạt động đầu tư và xõy dựng
trong phạm vi được uỷ quyền (thẩm định dự ỏn, kế hoạch đấu thầu, quyết toỏn
v.v….)
- Ban quản lý dự ỏn là đơn vị trực tiếp triển khai thực hiện dự ỏn.
- Phũng Quản lý Kỹ thuật và cỏc Trung tõm Điện thoại là cỏc đơn vị cú
trỏch nhiệm phối hợp với Ban Quản lý Dự ỏn giỏm sỏt quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp.
Hỡnh 2.2: Mụ hỡnh tổ chức của cụng ty Điện thoại Hà nội 1
(Nguồn : www.vnpt-hanoi.com)
2.2.2. Nhiệm vụ của cỏc đơn vị phũng, ban chức năng
- Kiểm tra, giỏm sỏt cỏc hoạt động cỏc cỏc bờn B theo quy định của phỏp
luật và theo thoả thuận trong hợp đồng với cỏc bờn B.
- Tạo điều kiện cần thiết và hỗ trợ cho cỏc bờn B thực hiện đỳng cỏc điều
khoản và cam kết trong hợp đồng.
Ban Giỏm đốc P.K ế hoạch Ban QLDA XD-CB P.ĐT QL-KT Phũng P.K ế toỏn P.Tch ứcổ 9 TT Viễn Thụng TT Chuymạch ển Đội Cơ Điện Đội ĐT Cụng Cộng P.Tiếp th ị
Nguyễn Hữu Hoằng 38
- Bàn bạc, thỏo gỡ những khú khăn gặp phải trong quỏ trỡnh thực hiện
hợp đồng của cỏc bờn B.
- Đề xuất với chủ đầu tư đỡnh chỉ hoặc chấm dứt hợp đồng và kiện ra
phỏp luật nếu bờn B vi phạm nghiờm trọng những điều khoản trong hợp đồng. *) Ban Giỏm đốc cú nhiệm vụ
- Xõy dựng v ổ chức thực hiện kế hoạch theo dà t ừi, kiểm tra, giỏm sỏt.
- Tổ chức phối hợp hoạt động của cỏc đơn vị chức năng, cỏc tổ chức của
Cụng ty trong kiểm tra, giỏm sỏt cỏc cụng trỡnh xõy dựng.
- Chỉ đạo cỏc đơn vị chức năng phối hợp với bờn B tư vấn quản lý và
bờn B tư vấn giỏm sỏt thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm tra, giỏm sỏt của chủ đầu tư.
- Chủ trỡ bàn bạc và phối hợp với cỏc bờn B giải quyết những khú khăn vướng mắc ặp phải trong quỏ tr g ỡnh thực hiện hợp đồng.
- Xõy dựng cỏc biện phỏp chủ động phũng ngừa, ngăn chặn những vi
phạm hợp đồng của cỏc bờn B, xem xột và quyết định đỡnh chỉ hoặc chấm dứt
hợp đồng trước thời hạn với cỏc bờn B vi phạm nghiờm trọng những điều
khoản trong hợp đồng.
*) Ban Quản lý Dự ỏn cú cỏc nhiệm vụ:
- Tham gia gúp ý về tổ chức thi cụng của cỏc bờn B thi cụng.
- Căn cứ vào đặc điểm, tớnh chất của từng hoạt động thi cụng đề xuất với Ban Giỏm đốc để giỏm sỏt đối tượng kiểm tra, giỏm sỏt.
- Chủ động phối hợp và thống nhất với bờn tư vấn thiết kế, cỏn bộ trực
tiếp thực hiện giỏm sỏt trong Cụng ty (cỏn bộ phũng Quản lý kỹ thuật và cỏn bộ
giỏm sỏt của cỏc Trung tõm Viễn thụng) kế hoạch kiểm tra, giỏm sỏt như về đối tượng, nội dung, thời gian, phương phỏp kiểm tra, giỏm sỏt cho từng hạng mục
cụng trỡnh.
- Khi cần thiết, phối hợp đơn vị tư vấn thiết kế, cỏc đơn vị giỏm sỏt để
kiểm tra, giỏm sỏt về việc tuõn thủ hồ sơ thiết kế, kỹ thuật và tiến độ thi cụng, an toàn lao động, vệ sinh mụi trường, phẩm cấp c ất lượng vật tư thiết bị của h
Nguyễn Hữu Hoằng 39
cỏc bờn B. Phỏt hiện, xỏc định mức độ vi phạm, nguyờn nhõn vi phạm hợp đồng của cỏc bờn B (nếu cú).
- Kiểm tra, đụn đốc, nhắc nhở đơn vị giỏm sỏt là cỏc Trung tõm Viễn
Thụng thực hiện đỳng chức trỏch theo nhiệm vụ được giao v quy định của à phỏp luật hiện hành.
- Cựng với tư vấn thiết kế, cỏn bộ giỏm sỏt lập cỏc biờn bản kiểm tra, giỏm sỏt ghi đầy đủ cỏc nội dung kiểm tra, giỏm sỏt, nội dung vi phạm của cỏc bờn B (nếu cú).
- Ghi sổ nhật ký theo dừi cỏc hoạt động kiểm tra, giỏm sỏt.
- Đề xuất với Giỏm đốc ý kiến, biện phỏp khắc phục, xử lý khi phỏt hiện cỏc trường hợp vi phạm của cỏc bờn B.
*) Phũng Đầu tư Xõy dựng cơ bản cú cỏc nhiệm vụ:
- Thẩm tra hồ sơ dự ỏn Đầu tư, Bỏo cỏo Kinh t - Kế ỹ thuật do Ban Quản
lý Dự ỏn trỡnh duyệt để trỡnh Giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt dự ỏn.
- Thẩm tra kết quả đấu thầu cỏc dự ỏn xõy lắp, cỏc gúi thầu mua sắm vật tư thiết bị trỡnh Giỏm đốc Cụng ty phờ duy ệt.
*)Phũng Kế toỏn- Tài chớnh cú cỏc nhiệm vụ sau đõy:
- Cử cỏn bộ tham gia vào tổ chuyờn gia đấu thầu để thực hiện cụng tỏc đấu thầu cỏc dự ỏn.
- Cử cỏn bộ tham gia soạn thảo cỏc hợp đồng ký kết với cỏc bờn B.
- Yờu cầu cỏc bờn B thực hiện đầy đủ cỏc quy định về thanh toỏn, quyết
toỏn cỏc hợp đồng.
- Thẩm tra thủ tục, hồ sơ quyết toỏn hạng mục cụng trỡnh và cỏc cụng trỡnh trước khi trỡnh chủ đầu tư ký vào hồ sơ thanh toỏn.
*)Phũng Quản lý Kỹ thuật cú nhiệm vụ:
- Phối hợp với Ban Quản lý Dự ỏn và cỏc đơn vị liờn quan kiểm tra, giỏm
sỏt chất lượng kỹ thuật cỏc dự ỏn theo yờu cầu của Giỏm đốc Cụng ty.
Nguyễn Hữu Hoằng 40
- Cử cỏn bộ kỹ thuật trực tiếp giỏm sỏt quỏ trỡnh tổ chức thi cụng của nhà thầu tại cụng trường theo nhiệm vụ được giao:
- Cựng với tư vấn thiết kế, cỏn bộ quản lý dự ỏn của Ban Quản lý ự ỏn lập d cỏc biờn bản kiểm tra, giỏm sỏt ghi đầy đủ cỏc nội dung kiểm tra,giỏm sỏt, nội
dung vi phạm của cỏc bờn B (nếu cú).
- Ghi sổ nhật ký theo dừi cỏc hoạt động kiểm tra, giỏm sỏt.
- Đề xuất với Giỏm đốc ý kiến, biện phỏp khắc phục, xử lý khi phỏt hiện cỏc trường hợp vi phạm của cỏc bờn B thụng qua Ban Quản lý ự ỏn.d
2.2.3 Mụ hỡnh tổ chức quản lý dự ỏn đầu tư xõy dựng tại Cụng ty
Quản lý dự ỏn là một quỏ trỡnh phức tạp và luụn cú những biến đổi trong
suốt quỏ trỡnh thực hiện. Do cỏc dự ỏn được phõn cấp chủ trỡ thực hiện cú qui
mụ nhỏ (tổng mức đầu tư ≤ 5 tỷ đồng) nờn Cụng ty ỏp dụng mụ hỡnh quản lý
dự ỏn là mụ hỡnh chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự ỏn (Xin xem hỡnh 2.3). Với mụ
hỡnh này, Cụng ty sử dụng bộ mỏy cú năng lực chuyờn mụn của mỡnh để thực
hiện cụng tỏc quản lý dự ỏn.
Theo mụ hỡnh quản lý dự ỏn nờu trờn thỡ Cụng ty giao cho Ban quản lý
dự ỏn trực tiếp quản lý thực hiện cỏc dự ỏn. Nhiệm vụ chớnh của Ban quản lý
dự ỏn là làm sao để dự ỏn hoàn thành đảm bảo được cỏc yờu cầu về cỏc mục tiờu đó xỏc định như: Tiến độ yờu cầu, tiờu chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả,
trong phạm vi nguồn kinh phớ được phõn bổ v.v... Những nội dungchớnh mà Ban quản lý dự ỏn cần thực hiện gồm:
- Xõy dựng kế hoạch quản lý tổng thể dự ỏn: Xõy dựng kế hoạch; Xỏc định phương thức để triển khai thực hiện kế hoạch; Đề cập những vấn đề cú thể
phỏt sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện dự ỏn.
- Quản lý nguồn nhõn lực: Lập kế hoạch huy động và sử dụng, bố trớ
nhõn lực cho dự ỏn; xõy dựng mối quan hệ làm việc, xỏc định cỏc nhúm cụng
Nguyễn Hữu Hoằng 41
- Quản lý ến độ tổng thể vti à chi tiết: Dự kiến cỏc yờu cầu về tổng tiến độ thực hiện, xỏc định cỏc mốc thời gian chớnh cho từng loại hỡnh cụng việc,
quản lý tiến độ thực hiện cho cỏc hạng mục của dự ỏn.
- Quản lý cỏc loại chi phớ: Xỏc định tổng cỏc chi phớ của dự ỏn, tớnh toỏn cỏc chi phớ cho từng hạng mục cụng việc phự hợp với cỏc bước thực hiện dự
ỏn, quản lý cụng tỏc giải ngõn, xử lý cỏc vấn đề về trượt giỏ trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, quản lý giỏm sỏt việc đảm bảo chất lượng cho mỗi hạng mục cụng việc của dự ỏn.
- Kiểm soỏt, quản lý cỏc cụng việc phỏt sinh: Phỏt hiện cỏc phỏt sinh, bổ
sung trong quỏ trỡnh thực hiện, phõn tớch đỏnh giỏ mức độ ảnh hưởng đến dự ỏn để cú kế hoạch và đề xuất biện phỏp khắc phục cỏc vấn đề nảy sinh trong quỏ
trỡnh thực hiện.
- Quản lý trang thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần thiết
cho dự ỏn; Lựa chọn cỏc nhà thầu cung cấp và quản lý quỏ trỡnh cung ứng, tiến độ cung cấp để đỏp ứng yờu cầu của dự ỏn.
- Quản lý, tiếp nhận và xử lý thụng tin: Lập kế hoạch quản lý, tiếp nhận
và xử lý thụng tin, nội dung cỏc bỏo cỏo trong suốt quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn.
- Quản lý hợp đồng: Bao gồm cỏc loại hợp đồng tư vấn thiết kế; Hợp đồng xõy dựng; Hợp đồng cung cấp trang thiết bị và cỏc loại hợp đồng khỏc của dự ỏn.
- Quản lý cỏc phạm vi thực hiện dự ỏn: Xỏc định phạm vi của dự ỏn; Lập
kế hoạch và cỏc cụng việc liờn quan đến phạm vi thực hiện dự ỏn; Quản lý cỏc thay đổi trong quỏ trỡnh thực hiện.
Như vậy, vai trũ và nhiệm vụ của những người làm cụng tỏc quản lý dự
ỏn theo mụ hỡnh này ph à nhải l ững người chịu trỏch nhiệm thực hiện cỏc mục
tiờu của dự ỏn theo yờu cầu của chủ đầu tư như: Hoàn thành đỳng tiến độ, đảm
bảo chất lượng, giỏ thành, an toàn và hiệu quả; Phải là người tổ chức, lập kế
Nguyễn Hữu Hoằng 42 nhúm, con người trong cỏc tổ chức của dự ỏn; Là người duy tr ự cõn bằng ỡ s giữa chức năng Quản lý dự ỏn và Kỹ thuật dự ỏn; Là những người dỏm đương đầu với rủi ro và tỡm ra phương cỏch giải quyết trong quỏ trỡnh quản lý dự ỏn để thực hiện thành cụng dự ỏn. Tuy nhiờn do khối lượng dự ỏn triển khai nhiều
và rộng khắp trờn ẵ địa bàn Hà nội nờn cỏc lónh đạo của Ban Quản lý ự ỏn d
thường quản lý về mặt vĩ mụ cũn cỏc cụng việc trực tiếp về hoạt động xõy lắp
dự ỏn thỡ thường do cỏc chuyờn viờn trong ban thực hiện rồi trỡnh lờn để lónh
đạo ban xem xột trỡnh Giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt. Cỏc cỏn bộ kỹ thuật của ban thường khụng nắm bắt kịp thời cỏc quy định mới trong lĩnh vực xõy dựng, khụng cú đầy đủ cỏc phương tiện phục vụ cụng tỏc quản lý chất lượng như cỏc
cụng ty chuyờn về tư vấn nờn khi gặp phải tỡnh huống ớt gặp thỡ lỳng tỳng trong xử lý. Do đú, nhiều lỳc cụng việc triển khai chậm, hiệu quả trong cụng tỏc quản lý khụng cao.
Hỡnh 2.3: Mụ hỡnh quản lý dự ỏn tại Cụng ty Điện thoại Hà nội 1
(Nguồn : www.vnpt-hanoi.com)
Chủ đầu tư
Cỏc nhà thầu
tư vấn Cỏc nhà thầu xõy lắp và
cung ứng vật tư, thiết bị
Ban quản lý Dự ỏn Cỏc nhà thầu cung ứng Vật tư, Thiết bị Cỏc nhà thầu xõy l ắp - Phũng ĐTXDCB. - Phũng Kế hoạch. - Phũng KTTC. - Phũng QLKT Cỏn bộ giỏm sỏt của cỏc TTVT
Nguyễn Hữu Hoằng 43
2.2.4. Quy trỡnh quản lý dự ỏn tại Cụng ty Điện thoại Hà nội 1
Trong thực tế, việc triển khai cỏc bước của dự ỏn tại Cụng ty Điện thoại
Hà nội 1 theo trỡnh tự như sau:
2.2.4.1 Chuẩn bị Đầu tư
ào nhu c ũng QLKT ph ựng
Căn cứ v ầu đầu tư của Cụng ty, Ph ối hợp c cỏc đơn vị cơ sở nghiờn cứu , khảo sỏt, đề xuất; sau đú phối hợp với Phũng chức năng khỏc là Phũng ĐTXDCB, phũng Kế hoạch, Phũng KTTC, Ban QLDA dựng ế hoạch đầu tư trờn cơ sở cõn đối nhu cầu đầu tư, yờu cầu kỹ k thuật khả năng vốn của Cụng ty.
2.2.4.2 Khảo sỏt, thiết kế, lập dự toỏn, Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật
Sau khi được thụng qua kế hoạch đầu tư, Ban QLDA cú trỏch nhiệm lựa
chọn nhà thầu tư vấn thiết ế dựa trờn đề xuất kỹ thuật v k à khỏi toỏn vốn đó
được phờ duyệt, nhằm lập Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật (BCKT-KT), thiết kế kỹ
thuật thiết kế thi cụng, dự toỏn v ổng dự toỏn.à t
2.2.4.3 Thẩm định thiết kế, dự toỏn, bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật
Trờn cơ sở BCKT-KT do tư vấn thiết kế đệ trỡnh, Phũng ĐTXDCB ẽ s