2.2. TH ỰC TRẠNG TỔ CHỨC Q ẢN Lí DỰ ÁN TẠI Cễ U NG TY 1
2.2.3 Mụ hỡnh t ổ chức quản lý dự ỏn đầu tư xõy dựng tại Cụng ty
Quản lý dự ỏn là một quỏ trỡnh phức tạp và luụn cú những biến đổi trong
suốt quỏ trỡnh thực hiện. Do cỏc dự ỏn được phõn cấp chủ trỡ thực hiện cú qui
mụ nhỏ (tổng mức đầu tư ≤ 5 tỷ đồng) nờn Cụng ty ỏp dụng mụ hỡnh quản lý
dự ỏn là mụ hỡnh chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự ỏn (Xin xem hỡnh 2.3). Với mụ
hỡnh này, Cụng ty sử dụng bộ mỏy cú năng lực chuyờn mụn của mỡnh để thực
hiện cụng tỏc quản lý dự ỏn.
Theo mụ hỡnh quản lý dự ỏn nờu trờn thỡ Cụng ty giao cho Ban quản lý
dự ỏn trực tiếp quản lý thực hiện cỏc dự ỏn. Nhiệm vụ chớnh của Ban quản lý
dự ỏn là làm sao để dự ỏn hoàn thành đảm bảo được cỏc yờu cầu về cỏc mục tiờu đó xỏc định như: Tiến độ yờu cầu, tiờu chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả,
trong phạm vi nguồn kinh phớ được phõn bổ v.v... Những nội dungchớnh mà Ban quản lý dự ỏn cần thực hiện gồm:
- Xõy dựng kế hoạch quản lý tổng thể dự ỏn: Xõy dựng kế hoạch; Xỏc định phương thức để triển khai thực hiện kế hoạch; Đề cập những vấn đề cú thể
phỏt sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện dự ỏn.
- Quản lý nguồn nhõn lực: Lập kế hoạch huy động và sử dụng, bố trớ
nhõn lực cho dự ỏn; xõy dựng mối quan hệ làm việc, xỏc định cỏc nhúm cụng
Nguyễn Hữu Hoằng 41
- Quản lý ến độ tổng thể vti à chi tiết: Dự kiến cỏc yờu cầu về tổng tiến độ thực hiện, xỏc định cỏc mốc thời gian chớnh cho từng loại hỡnh cụng việc,
quản lý tiến độ thực hiện cho cỏc hạng mục của dự ỏn.
- Quản lý cỏc loại chi phớ: Xỏc định tổng cỏc chi phớ của dự ỏn, tớnh toỏn cỏc chi phớ cho từng hạng mục cụng việc phự hợp với cỏc bước thực hiện dự
ỏn, quản lý cụng tỏc giải ngõn, xử lý cỏc vấn đề về trượt giỏ trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, quản lý giỏm sỏt việc đảm bảo chất lượng cho mỗi hạng mục cụng việc của dự ỏn.
- Kiểm soỏt, quản lý cỏc cụng việc phỏt sinh: Phỏt hiện cỏc phỏt sinh, bổ
sung trong quỏ trỡnh thực hiện, phõn tớch đỏnh giỏ mức độ ảnh hưởng đến dự ỏn để cú kế hoạch và đề xuất biện phỏp khắc phục cỏc vấn đề nảy sinh trong quỏ
trỡnh thực hiện.
- Quản lý trang thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần thiết
cho dự ỏn; Lựa chọn cỏc nhà thầu cung cấp và quản lý quỏ trỡnh cung ứng, tiến độ cung cấp để đỏp ứng yờu cầu của dự ỏn.
- Quản lý, tiếp nhận và xử lý thụng tin: Lập kế hoạch quản lý, tiếp nhận
và xử lý thụng tin, nội dung cỏc bỏo cỏo trong suốt quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn.
- Quản lý hợp đồng: Bao gồm cỏc loại hợp đồng tư vấn thiết kế; Hợp đồng xõy dựng; Hợp đồng cung cấp trang thiết bị và cỏc loại hợp đồng khỏc của dự ỏn.
- Quản lý cỏc phạm vi thực hiện dự ỏn: Xỏc định phạm vi của dự ỏn; Lập
kế hoạch và cỏc cụng việc liờn quan đến phạm vi thực hiện dự ỏn; Quản lý cỏc thay đổi trong quỏ trỡnh thực hiện.
Như vậy, vai trũ và nhiệm vụ của những người làm cụng tỏc quản lý dự
ỏn theo mụ hỡnh này ph à nhải l ững người chịu trỏch nhiệm thực hiện cỏc mục
tiờu của dự ỏn theo yờu cầu của chủ đầu tư như: Hoàn thành đỳng tiến độ, đảm
bảo chất lượng, giỏ thành, an toàn và hiệu quả; Phải là người tổ chức, lập kế
Nguyễn Hữu Hoằng 42 nhúm, con người trong cỏc tổ chức của dự ỏn; Là người duy tr ự cõn bằng ỡ s giữa chức năng Quản lý dự ỏn và Kỹ thuật dự ỏn; Là những người dỏm đương đầu với rủi ro và tỡm ra phương cỏch giải quyết trong quỏ trỡnh quản lý dự ỏn để thực hiện thành cụng dự ỏn. Tuy nhiờn do khối lượng dự ỏn triển khai nhiều
và rộng khắp trờn ẵ địa bàn Hà nội nờn cỏc lónh đạo của Ban Quản lý ự ỏn d
thường quản lý về mặt vĩ mụ cũn cỏc cụng việc trực tiếp về hoạt động xõy lắp
dự ỏn thỡ thường do cỏc chuyờn viờn trong ban thực hiện rồi trỡnh lờn để lónh
đạo ban xem xột trỡnh Giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt. Cỏc cỏn bộ kỹ thuật của ban thường khụng nắm bắt kịp thời cỏc quy định mới trong lĩnh vực xõy dựng, khụng cú đầy đủ cỏc phương tiện phục vụ cụng tỏc quản lý chất lượng như cỏc
cụng ty chuyờn về tư vấn nờn khi gặp phải tỡnh huống ớt gặp thỡ lỳng tỳng trong xử lý. Do đú, nhiều lỳc cụng việc triển khai chậm, hiệu quả trong cụng tỏc quản lý khụng cao.
Hỡnh 2.3: Mụ hỡnh quản lý dự ỏn tại Cụng ty Điện thoại Hà nội 1
(Nguồn : www.vnpt-hanoi.com)
Chủ đầu tư
Cỏc nhà thầu
tư vấn Cỏc nhà thầu xõy lắp và
cung ứng vật tư, thiết bị
Ban quản lý Dự ỏn Cỏc nhà thầu cung ứng Vật tư, Thiết bị Cỏc nhà thầu xõy l ắp - Phũng ĐTXDCB. - Phũng Kế hoạch. - Phũng KTTC. - Phũng QLKT Cỏn bộ giỏm sỏt của cỏc TTVT
Nguyễn Hữu Hoằng 43
2.2.4. Quy trỡnh quản lý dự ỏn tại Cụng ty Điện thoại Hà nội 1
Trong thực tế, việc triển khai cỏc bước của dự ỏn tại Cụng ty Điện thoại
Hà nội 1 theo trỡnh tự như sau:
2.2.4.1 Chuẩn bị Đầu tư
ào nhu c ũng QLKT ph ựng
Căn cứ v ầu đầu tư của Cụng ty, Ph ối hợp c cỏc đơn vị cơ sở nghiờn cứu , khảo sỏt, đề xuất; sau đú phối hợp với Phũng chức năng khỏc là Phũng ĐTXDCB, phũng Kế hoạch, Phũng KTTC, Ban QLDA dựng ế hoạch đầu tư trờn cơ sở cõn đối nhu cầu đầu tư, yờu cầu kỹ k thuật khả năng vốn của Cụng ty.
2.2.4.2 Khảo sỏt, thiết kế, lập dự toỏn, Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật
Sau khi được thụng qua kế hoạch đầu tư, Ban QLDA cú trỏch nhiệm lựa
chọn nhà thầu tư vấn thiết ế dựa trờn đề xuất kỹ thuật v k à khỏi toỏn vốn đó
được phờ duyệt, nhằm lập Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật (BCKT-KT), thiết kế kỹ
thuật thiết kế thi cụng, dự toỏn v ổng dự toỏn.à t
2.2.4.3 Thẩm định thiết kế, dự toỏn, bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật
Trờn cơ sở BCKT-KT do tư vấn thiết kế đệ trỡnh, Phũng ĐTXDCB ẽ s phối hợp với Phũng QLKT và Ban QLDA thẩm định cỏc thiết kế kỹ thuật,
thẩm định đơn giỏ theo cỏc quy định hiện hành.
2.2.4.4 Lựa chọn nhà thầu, thương thảo, ký kết hợp đồng
Căn cứ trờn Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật đ được phó ờ duyệt, Ban QLDA tiến
hành triển khai việc đấu thầu, lựa chọn nhà thầu cho từng hạng mục hoặc toàn bộ cụng trỡnh, thương thảo và ký kết hợp đồng.
2.2.4.5 Triển khai thi cụng
Nhà thầu được chọn sẽ được bàn giao mặt bằng, tạm ứng vốn, căn cứ
theo Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật đ được phó ờ duyệt triển khai thi cụng cụng trỡnh. Trong thời gian thi cụng, Ban QLDA sẽ phải phối hợp cựng Phũng QLKT, cỏc
đơn vị liờn quan, giỏm sỏt đụn đốc tiến độ nhà thầu, giải quyết cỏc phỏt sinh,
giỏm sỏt việc thi cụng đỳng t ết kế, đỳng tiến độ ….hi
Nguyễn Hữu Hoằng 44
Trong thi cụng xõy dựng, khi hoàn thành một hạng mục thỡ phải tổ chức
tiến hành nghiệm thu, đơn vị thi cụng khi tiến hành xong một hạng mục cụng
việc th ẽ bỏo cho bộ phận tư vấn giỏm sỏt vỡ s à cỏc cỏn b kộ ỹ thuật của ban
quản lý dự ỏn nghiệm thu. Cụng tỏc nghiệm thu phải được tiến hành từng đợt
ngay sau khi làm xong những khối lượng khuất, những kết cấu chịu lực, những
bộ phận hay hạng mục cụng trỡnh.
ỡnh trong quỏ trỡnh thi
Đối với những bộ phận, hạng mục hoặc cụng tr
cụng xõy lắp cú hiện tượng giảm chất lượng, cú độ lỳn và biến dạng… vượt
quỏ mức độ cho phộp của thiết kế hoặc theo cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật được ỏp
dụng, trước khi nghiệm thu phải cú ý kiến bằng văn bản của đơn vị thiết kế và của một đơn vị tư vấn cú chức năng đỏnh giỏ cỏc tỏc động trờn đến cụng trỡnh.
Sau khi kiểm tra, nếu cỏc hạng mục cụng trỡnh ó hồn thành, cú chđ ất lượng đạt yờu cầu thiết kế đ được phó ờ duyệt, phự hợp với tiờu chuẩn, quy
phạm thỡ Ban QLDA phối hợp cựng cỏc bờn liờn quan tiến hành lập biờn bản
nghiệm thu
2.2.4.7 Thanh quyết toỏn cụng trỡnh
Ban Quản lý Dự ỏn phối hợp cựng Kế toỏn tài chớnh, căn cứ theo Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật đ được phó ờ duyệt, Hợp đồng đó ký, Biờn bản nghiệm thu
bàn giao tiến hành cỏc thủ tục thanh quyết toỏn cho nhà thầu theo đỳng quy định
2.2.4.8 Lưu trữ hồ sơ
Ban Quản lý Dự ỏn phải lưu giữ tất cả cỏc bản gốc liờn quan đến dự ỏn đầu tư xõy dựng từ cỏc văn bản phỏp lý như quyết định, tờ trỡnh, cụng văn… đến cỏc hồ sơ thiết kế, dự toỏn, hồ sơ đấu thầu …