4.2.1. Tổ chức Sheet bảng chấm công (BCCONG)
Để tổ chức tính lương, chúng ta sẽ tạo Sheet bảng chấm công và hàng ngày sẽ nhập chấm công các nhân viên.
Căn cứ vào thông tin và các yêu cầu trên chúng ta tổ chức sheet bảng chấm công như hình sau:
4.2.2. Tổ chức sheet tổng hợp nghỉ có phép (THNGHIPHEP)
Do cần phải so sánh giữa số ngày nghỉ được phép (12 ngày) với tổng số ngày nghỉ có phép của mỗi nhân viên từ đầu năm đến tháng tính lương, nên chúng ta cần tổ chức một Sheet lưu trữ số ngày nghỉ có phép từng tháng.
Căn cứ vào thông tin và các yêu cầu trên chúng ta tổ chức sheet tổng hợp nghỉ có phép như hình sau:
4.2.3. Tổ chức sheet lương (LUONG)
Sau đó ta lập Sheet bảng lương vớí các công thức được tính theo qui định lương và theo ngày công của mỗi người trong bảng chấm công.
Căn cứ vào thông tin và các yêu cầu trên chúng ta tổ chức sheet lương như hình sau:
4.3. THIẾT LẬP CÔNG THỨC CHO SHEET BẢNG CHẤM CÔNG (BCCONG). (BCCONG).
4.3.1 Tạo một hàng chứa ngày trong tháng:
Tại sheet BCCONG ta dấu các cột trong khoảng từ cột G đến cột AD. Tại ô D3 ta nhập vào ngày 1/2/2010 và kéo đến ô AH. Cụ thể như hình sau.
Đây là hàng thể hiện ngày trong
4.3.2. Tạo một hàng chứa thứ trong tuần.
Từ ô D4 đến ô AE4, chúng ta nhập các thứ của tháng 2/2010 bằng cách nhập vào ô D4 giá trị MON là thứ 2 tương ứng với 1/2/2010 sau đó kéo đến ô AE4, minh họa bằng hình sau
4.3.3. Định dạng ngày thứ 7, chủ nhật trong tuần
Định dạng ngày thứ 7và chủ nhật có màu để khác với các ngày thường khác.
* Định dạng ngày thứ 7
Chọn từ cell D4 đến cell AE4, vào Format/ Conditional Formating, minh họa bằng hình sau:
Đây là hàng thể hiện thứ trong tháng
Hộp thoại Conditional Formating xuất hiện
- Điều kiện 1 chọn Cell Value Is, điều kiện 2 chọn equal to, điều kiện 3 nhập vào =”sat”, sau khi đã đặt đủ các điều kiện ta chọn Format, như hình sau:
Nhập đủ 3 điều kiện, ta click chọn Format…, hộp thoại Format cell xuất hiện + Ngăn Font dùng để chọn màu chữ, như hình sau:
chọn “Cell Value Is” ở đây chọn “equal to” nhập vào =”sat” 1. Ngăn Font. 2. Chọn màu chữ.
+ Ngăn Patterms chọn màu nền, như hình sau
+ Sau khi chọn màu nền và màu chữ ta chọn OK để hoàn tất thì thứ 7 sẽ có màu nền và màu chữ, như hình sau:
1. Ngăn chọn màu nền 2. Chọn màu nền 3. Click chọn OK để hoàn tất. 1. Màu nền và màu chữ được chọn. 2. Click chọn OK để hoàn thành việc định dạng màu chữ và màu nền
+ Sau khi Click chọn OK thì ngày thứ 7 sẽ có màu nền và màu chữ, như hình sau:
* Định dạng ngày chủ nhật: Tương tự ngày thứ 7, nhưng ở hộp thoại
Conditional Formating ta chọn Add để thêm vào ngày chủ nhật. minh họa.
Chọn Add (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi chọn Add, thì xuất hiện thêm một điều kiện mới, như hình sau. Ta làm theo hình minh họa.
Kế tiếp ta chọn Format để chọn màu chữ và màu nền cho ngày chủ nhật + Ngăn Font chọn màu chữ, như hình sau:
1. Chọn Cell value Is 2. Chọn equal to. Có nghĩa là khi nhập dữ liệu thì cell đó sẽ mất màu 3. Nhập =”sun”. Có nghĩa là ngày chủ nhật sẽ có màu nền và màu chữ do chúng ta qui định. Chọ n màu xanh
+ Ngăn Pattens chọn màu nền như hình sau:
Sau đó, ta chọn OK hoàn tất các thao tác. Xuất hiện hộp thoại sau.
Ta tiếp túc chọn OK, lúc này ô chứa ngày chủ nhật sẽ có màu nền và màu chữ như hình sau:
2. Chọn
màu
4.3.4. Tạo màu nền chấm công
Chọn khối từ Cell D5 đến Cell AE16 vào Format / Conditional Formating, như hình sau:
Hộp thoại Conditional Formating xuất hiện và ta làm theo hình sau:
1.Điều kiện 1chọn“Cell Value Is” Ở đây chọn equal to 3. Click vào, và nhập công thức =”” (hai cặp nháy kép có ý nghĩa là khoản trống). Như vậy điều kiện condition 1 có ý nghĩa là khác trống
Sau đó, chọn Format… để xuất hiện hộp thoại định dạng màu chữ (Font) và màu nền (Patterns), và làm theo hướng dẫn của hình sau.
+ Ngăn Font chọn màu chữ, như hình sau:
+ Ngăn Pattens chọn màu nền như hình sau:
Hoàn thành các thao tác, ta chọn OK, một hộp thoại xuất hiện
2. Chọn màu chữ. ở đây chon màu 2. Chọn màu nền 3. Cho xem trước
Tiếp tục chọn OK, Khi chọn OK thì khối chấm công sẽ có màu chữ màu nền như ta đã định dạng. Nếu ta nhập dữ liệu vào sẽ mất màu nền, như hình sau:
4.3.5. Định dạng ký tự chấm công
Chọn khối từ Cell D5 đến AH16, vào Data / Validation, như hình sau
Khối được chọn
Xuất hiện hộp thoại Data Validation, và làm theo hướng dẫn của hình sau: + Ngăn settings ta thực hiện các thao tác như hình sau
Sau đó ở ngăn Input Message để nhập câu nhắc, như hình sau
ở đây chọn “custom ” ở đây ta gõ công thức như sau: =OR(D5= “X”,D5= “X”, D5= “CP”,D5= “KP”) Nhập câu CHÚ Ý! Câu nhắc “Chỉ được nhập X, O, CP, KP”
Đến khung Error Alert nhập câu nhắc khi nhập sai,như hình sau:
Khi OK thì khối từ Cell D5 đến Cell AE16 chỉ được nhập một trong các gia trị X, O, CP, KP. Nêu nhập sai sẽ báo lỗi, như hình sau:
Nhập chữ nhập sai để nhắc nhỡ Yêu cầu nhập lại Nhập sai Hộp thoại báo sai Hộp thoại nhắc nhỡ
4.3.6. Tính ngày công.
Bây giờ ta tiến hành chấm công cho nhân sự của công ty dựa vào số ngày đi làm của họ. Như hình sau.
4.3.6.1. Tính tổng số ngày công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tại cell AI5 ta nhập vào công thức
=COUNTIF(D5:AE5, “X”)+COUNTIF(D5:AE5, “O”)/2, minh hoạ như hình sau:
Vị trí đặt công thức:
Ta copy công thức đến ô AI16. Như hình sau.
4.3.6.2. Tính tổng số ngày nghỉ có phép
Tại cell AJ5 ta nhập vào công thức =COUNTIF(D5:AE5, “CP”), minh hoạ bằng hình sau:
Vị trí đặt công
Ta copy công thức đến ô AJ16. Như hình sau.
4.3.6.3. Tính tổng số ngày nghỉ không có phép
Tại cell AK5 ta nhập vào công thức =COUNTIF(D5:AE5, “KP”), như hình sau:
Vị trí đặt công thức.
Ta copy công thức đến ô AK16. Như hình sau.
4.4. THIẾT LẬP CÔNG THỨC CHO SHEET TỔNG HỢP NGHỈ CÓ PHÉP (THNGHICP) (THNGHICP)
+ Tại Sheet Bảng chấm công ta Copy khối từ ô AJ5 đến ô AJ16,như hình sau:
Ta copy khối từ ô AJ5 đến ô AJ16. Như hình này
Tại Sheet Tổng hợp nghỉ có phép (THNGHIP), đặt con trỏ tại ô E5 nhấp phải chuột chọn Paste Special, như hình sau:
Sau khi chọn Paste Special hộp thoại sau xuất hiện. Trong hộp thoại sau ta click chọn values, như hình sau:
Chọn
Hoàn tất ta chọn OK, khi chọn OK thì từ cell E5 đến E16 có giá trị như hình sau:
+ Tính tổng ngày nghỉ có phép.
Tại cell P5 ta nhập vào công thức =SUM(D5:O5), như hình sau:
Vị trí dặt công thức
Ta copy công thức đến ô P16, như hình sau.
4.5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC CHO SHEET LƯƠNG (LUONG) 4.5.1. Thiết lập công thức cho cột thưởng.
Tại cell E6 ta lập công thức
=IF((BCCONG!AJ5+BCCONG!AK5)=0,10%*LUONG!D6,0),như hình sau:
Vị trí đặt công
Ta copy công thức đến ô E17. Minh họa hình ảnh
4.5.2. Thiết lập công thức cho cột Lương Phụ Trội (LPT)
Tại cell F6 ta lập công thức =IF((BCCONG!AJ5-22)>0,(BCCONG!AJ5- 22)*2*LUONG!D6/22,0), như hình sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vị trí đặt công
Copy công thức đến ô F17. Như hình sau.
4.5.3. Thiết lập công thức cho cột Phạt.
Tại cell G6 ta nhập công thức
=BCCONG!AK5*3*LUONG!D6/22+IF((THNGHIP!P5-12)>0, (THNGHIP!P5-12)*LUONG!D6/22,0), như hình sau:
Đặt công thức tại ô
Ta copy công thức đến ô G17. Như hình sau.
4.5.4. Thiết lập công thức cho cột Thực Lỉnh.
Tại cell H6 ta nhập công thức = D6+E6+F6-G6, như hình sau:
Công thức được đặt tại