2.3.1.3.Phương pháp tính giá
3.2 Các đề xuất, kiến nghị về kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Cổ phần tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng
vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 868
Qua những tìm hiểu và nghiên cứu về cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 868 đã cho thấy những ưu điểm và hạn chế trong việc tổ chức hạch tốn kế tốn ngun vật liệu của cơng ty. Với mục đích hồn thiện và nâng cao cơng tác kế tốn NVL của cơng ty em xin được đề xuất một số ý kiến sau: Về cơng tác quản lý và hạch tốn chi tiết NVL
Do lượng NVL của cơng ty có số lượng lớn, có tính năng sử dụng khác nhau nên cơng tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, cơng ty lại ít sử dụng sổ danh điểm NVL nên khó khăn này càng nhiều hơn. Các NVL của cơng ty được quản lý theo mã vật tư mà không dựa vào đặc điểm của vật tư nên rất khó nhận biết, đặc biệt là những vật tư ít được sử dụng đến thì khi nhìn mã vật tư sẽ khơng hiểu rõ được là vật tư nào. Để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ công ty nên lập Bảng phân bổ NVL xuất kho trong tháng, phân bổ NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Thực hiện nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm trợ giúp
Vì số lượng và chủng loại loại NVL của công ty là rất đa dạng, công ty nên mua sắm phần mềm quản lý vật tư để theo dõi tình hình biến động của NVL để có biện pháp xử lý kịp thời cũng như nâng cao hiệu quả quản lý NVL, từ đó đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục.
Tăng cường quản lý NVL xuất dùng
Kế toán cần theo dõi sát sao hơn nữa việc sử dụng NVL khi xuất kho chỉ nên xuất kho vừa đủ đúng theo yêu cầu sử dụng, không xuất kho cả lơ để đảm bảo các NVL trong tình trạng tốt và tiện quản lý về mặt số lượng, đồng thời cũng là phản ánh chính xác giá thành sản phẩm:
- Căn cứ vào Phiếu yêu cầu vật tư và định mức tiêu hao chỉ xuất NVL vừa đủ cho từng lần sử dụng.
- Khi NVL sử dụng không hết, các bộ phận sử dụng lập lại gửi lên để tiến hành nhập lại kho số NVL sử dụng chưa hết để tiến hành nhập kho và có phương pháp bảo quản tốt nhất tránh hao hụt, hỏng hóc.
Do cơng ty chưa chú trọng vào việc kiểm kê vật tư vào cuối mỗi tháng nên các kế tốn thường dồn cơng việc vào cuối q, cuối năm mới xử lý nên dễ gây ra sự chậm trễ, nhầm lẫn trong việc tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính. Chính vì vậy trong việc quản lý NVL địi hỏi các doanh nghiệp thường xuyên kiểm kê NVL để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư, đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế tốn, xác định số thừa thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời.
Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 642/ Có TK 152
Nếu hao hụt ngồi định mức do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên : Nợ TK 111, TK 334, TK 1388
Có TK 152
Nếu chưa xác định nguyên nhân : Nợ TK 1381/ Có TK 152
Nếu thừa NVL :
Nợ TK 152 / Có TK 3381
Về việc xây dựng sổ danh điểm NVL
Công ty nên xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu để thống nhất tên gọi, kí hiệu, quy cách phẩm chất, đơn vị tính nhằm mục đích thuận lợi cho cơng tác quản lý, tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa thủ kho và kế tốn về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Sổ danh điểm được lập và sử dụng ở phịng vật tư, kho phịng tài chính kế tốn và các cơng trình. Thường xun thực hiện cập nhật sổ khi có các loại NVL mới, đồng thời các bộ phận sử dụng sổ phải đối chiếu với nhau để đảm bảo tính thống nhất, tránh sai sót.
Về việc tiến hành thủ tục nhập kho sau khi đánh giá vật liệu thừa
Sau khi cơng trình hồn thành sẽ có nhiều phế liệu thải ra và vật liệu thừa cho nên công ty cần phải xem xét lại việc cung cấp NVL cho các cơng trình : theo dõi và điều chỉnh lượng NVL phù hợp để sử dụng tiết kiệm hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho các cơng trình nhằm giảm bớt phế liệu thải ra. Bên cạnh đó, kế tốn cần tiến hành làm thủ tục nhập NVL thừa để chuyển NVL sang các cơng trình tiếp theo để giảm thiểu lãng phí NVL.
- Về việc trích lập dự phịng bảo hành cơng trình: Do các cơng trình xây dựng thường có giá trị, quy mơ lớn, kết cấu phức tạp, đặc biệt là thời gian xây dựng lâu dài, chịu ảnh hưởng của các nhân tố mơi trường (nắng, mưa, bão gió,…) cho nên việc bán ra, bàn giao cơng trình cho khách hàng có thể sẽ bị lỗ, giảm lợi nhuận. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên trích lập dự phịng bảo hành cơng trình:
+ Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất trích bảo hành cơng trình đã bán, bàn giao trong năm và tiến hành lập dự phịng cho từng loại cơng trình có cam kết bảo hành. Sau khi lập dự phịng cho cơng trình xây lắp doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch tốn vào chi phí bán hàng.
+ Tại thời điểm lập dự phòng nếu số thực chi bảo hành lớn hơn số đã trích lập dự phịng thì phần chênh lệch thiếu được hạch tốn vào chi phí bán hàng. Nếu số dự phịng bảo hành phải trích lập bằng số dư của khoản dự phịng, thì doanh nghiệp khơng phải trích lập khoản dự phịng bảo hành.
+ Nếu số dự phòng bảo hành phải trích lập cao hơn số dư của khoản dự phịng, thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí bán hàng của doanh nghiệp phần chênh lệch này.
+ Nếu số dự phịng bảo hành phải trích lập thấp hơn số dư của khoản dự phịng, thì doanh nghiệp hồn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
+ Hết thời hạn bảo hành, nếu không phải chi bảo hành hoặc không sử dụng hết số tiền dự phịng đã trích lập, số dư cịn lại được hồn nhập vào thu nhập khác.
- Về việc trích lập dự phịng giảm giá NVL: Do đặc thù của Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 868 là công ty xây dựng cho nên nguyên vật liệu trong công ty rất đa dạng, phong phú và dễ hao hụt, mất phẩm chất như sắt, thép,… Do đó :
+ Cơng ty nên thực hiện trích lập dự phịng giảm giá NVL để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan.
+ Hơn nữa, việc trích lập dự phịng vừa giúp ích cho cơng ty trong việc ghi nhận theo giá gốc vừa có thể ghi nhận trên các bảng cân đối kế toán về giá trị thực tế của tài sản. Bởi vì việc xác định đúng giá trị thực tế của các tài sản trong doanh nghiệp là rất cần thiết, giúp cơng ty có những thơng tin trung thực, chính xác về tình hình tài sản của cơng ty mình từ đó có kế hoạch kinh doanh hợp lý.
+ Do dự phòng giảm giá làm giảm lợi nhuận của niên độ nên công ty tích lũy được một số vốn đáng lẽ được phân chia. Chính số vốn này đã tạo lập cho doanh nghiệp một quỹ tiền để bù đắp các khoản giảm giá.
Trích lập dự phịng giảm giá NVL:
- Cơ sở áp dụng: Trên thực tế thị trường, giá cả của NVL ln có sự biến động so với giá gốc mà cơng ty ghi nhận. Vì thế có rất nhiều trường hợp giá thị trường của NVL giảm so với giá gốc tuy nhiên kế tốn lại khơng ghi nhận nên vi phạm ngun tắc “Thận trọng” của kế tốn. Chính vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng được thực hiện và số liệu về NVL được ghi nhận một cách chính xác và phù hợp em đề nghị cơng ty nên thực hiện “Trích lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu”.
- Nguyên tắc trích lập dự phịng:
+ DN trích lập dự phịng giảm giá NVL phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của NVL. Dự phịng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của HTK và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
+ Dự phòng giảm giá NVL được lập vào thời điểm lập BCTC. Việc lập dự phòng giảm giá NVL phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành
+ Việc lập dự phịng giảm giá NVL phải tính theo từng loại NVL
+ Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL là giá bán ước tính của NVL trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết
+ Khi lập BCTC, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại NVL, xác định khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập:
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập ở cuối kỳ kế tốn này lớn hơn khoản dự phịng giảm giá NVL đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá NVL đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
- Kết cấu và nội dung phản ánh của “Tài khoản 2294: Dự phòng tổn thất tài sản” Bên Nợ: Hồn nhập chênh lệch giữa số dự phịng giảm giá NVL phải lập ở kỳ này nhỏ hơn khoản dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết
Bên Có: Trích lập các khoản dự phịng giảm giá NVL tại thời điểm lập BCTC Số dư bên Có: Số dự phịng giảm giá NVL hiện có cuối kỳ
- Các nghiệp vụ hạch tốn:
+ Khi lập BCTC, nếu số dự phịng giảm giá NVL phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294)
+ Khi lập BCTC, nếu số dự phòng giảm giá NVL phải lập ở cuối kỳ kế tốn này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phịng tổn thất tài sản (2294) Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
+ Kế tốn xử lý khoản dự phịng giảm giá NVL bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (Số được bù đắp bằng dự phòng) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phịng)
Có TK 152 - Ngun liệu, vật liệu
Trên đây là một số ý kiến, đề xuất của em nhằm cải tiến và hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 868. Hy vọng rằng, những đề xuất này sẽ phần nào giúp ích đối với cơng tác kế tốn cũng như công tác quản lý tại cơng ty, đồng thời cũng giúp em hồn thiện đề tài nghiên cứu và hiểu rõ về kiến thức chuyên ngành kế toán đã được học.