CHƯƠNG 2 : Cơ sở lý luận chung
3.2 Giới thiệu quy trình chung
3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn tương ứng với bước đánh giá rủi ro (risk assessment) trong quy trình kiểm tốn định hướng rủi ro (Audit Risk Approach). Theo MAM và tài liệu đào tạo nội bộ (Mazars University) quy định rõ, giai đoạn này bao gồm ba bước chính:
(1) Thủ tục chấp nhận khách hàng mới hoặc duy trì khách hàng cũ;
(2) Hiểu biết về doanh nghiệp được kiểm tốn và mơi trường hoạt động của doanh nghiệp đó;
(3) Nhận diện, đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán. Một số giấy tờ cần chuẩn bị cho giai đoạn này bao gồm:
- Bảng câu hỏi cho cam kế chấp nhận/ tiếp tục duy trì (Questionaire for acceptance/ Continuance of the engagement – A&C checklist)
31
- Hợp đồng dịch vụ kiểm toán (Engagement letter) - Kế hoạch kiểm toán (Audit Strategy Memorandum)
- Bảng liệt kê các danh mục cần kiểm tra liên quan đến các bên liên quan (related parties), gian lận (Fraud checklist), khả năng hoạt động liên tục (Going concern checklist),…
- Bảng câu hỏi sợ bộ đánh giá rủi ro sai lệch trọng yếu ở cấp độ Báo cáo tài chính (Assessment of risk at material misstatement at financial statement level), đánh giá rủi ro tiềm tàng ( Assessment of inherent risk), đánh giá rủi ro kiểm soát (Assessment of internal control risk).
Thứ nhất, chủ nhiệm kiểm toán (manager) phụ trách việc xem xét và chấp nhận khách hàng mới cũng như duy trì khách hàng cũ. Theo đó, các vấn đề mà chủ nhiệm kiểm toán quan tâm bao gồm: gian lận, hoạt động rửa tiền, phí kiểm tốn, ngân sách (về nguồn lực và thời gian) của công ty, các tiêu chuẩn kiểm toán một số loại hình doanh nghiệp đặc biệt mà công ty phải đáp ứng…Thông qua việc trả lời A&C checklist, giám đốc kiểm toán (partner) sẽ xem xét và phê duyệt.
Thứ hai, đối với việc nhận diện rủi ro thơng qua tìm hiểu về doanh nghiệp và môi trường hoạt đông của doanh nghiệp đó, sau khi khách hàng được tiếp tục/ chấp nhận hợp đồng mới, chủ nhiệm kiểm toán (manager) sẽ tạo một mã khách hàng cho doanh nghiệp đó trên AuditSoft. Theo đó, trưởng nhóm kiểm tốn phụ trách (senior) tiến hành điền các thông tin cần thiết và lập kế hoạch kiểm tốn cho khách hàng đó.
Cụ thế, chủ nhiệm kiểm tốn và trưởng nhóm kiểm tốn sẽ tiến hành tìm hiểu các thơng tin liên quan đến hoạt động kinh doanh thông qua một cuộc họp với khách hàng, ví dụ: cấu trúc doanh nghiệp, các vấn đề pháp lý liên quan, các thay đổi trong hoạt động kinh doanh (sản xuất sản phẩm mới…) khả năng hoạt động liên tục, gian lận, hệ thống kế tốn,… trong đó tập trung vào hệ thống kiểm soát nội bộ. Đồng thời, việc tiến hành thu thập dữ liệu, chứng từ liên quan đến vấn đề pháp lý của công ty như giấy phép đăng ký đầu tư, đăng ký mã số thuế,… cũng được tiến hàng đối với khách hàng kiểm toán lần đầu.
Trong giai đoạn này, thủ tục phân tích sơ bộ (Preliminary Analytical Procedures) cũng được thực hiện. Đây là thủ tục bắt được được thực hiện với tất cả các khách hàng được kiểm toán tại Mazars. Theo đó, trưởng nhóm kiểm tốn sẽ tiến hành phân tích số liệu báo cáo tài chính năm nay và số liệu đã được kiểm toán năm trước. Việc phân tích sơ bộ này có thể tiến hành trên tồn bộ Báo cáo tài chính (đối với khách hàng mới) hoặc tập trung ở các khoản mục có rủi ro cao (đối với các khách hàng cũ). Mục đích của thủ tục này giúp kiểm toán viên hiểu rõ bản chất hoạt động của doanh nghiệp được kiểm toán, xác định sự hiện hữu của các giao dịch bất thường, xác định rủi ro
32
tiềm tàng (potential risk) để từ đó lập kế hoạch kiểm toán cũng như thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp.
Thứ ba, trưởng nhóm kiểm tốn tiến hành nhận diện và đánh giá rủi ro, xác lập mức trọng yếu và lập kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán sau khi lập được xem xét và phê duyệt bởi chủ nhiệm kiểm toán và giám đốc bộ phận kiểm toán.
Việc nhận diện và đánh giá rủi ro theo MAM quy định bao gồm: đánh giá rủi ro sai lệch trọng yếu ở mức độ tổng thể Báo cáo tài chính, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, rủi ro sai lệch trọng yếu ở mức độ khoản mục và quy trình, rủi ro ở mức độ cơ sở dẫn liệu. Việc nhận diện và đánh giá rủi ro được thực hiện thông qua bảng câu hỏi dạng Có/ Khơng kèm theo phần giải thích của kiểm tốn viên cho mỗi câu trả lời. Biểu mẫu câu hỏi đánh giá rủi ro được quy định chung cho tất cả các khách hàng, tuy nhiên mức độ chi tiết của việc đánh giá rủi ro này cịn phụ thuộc vào quy mơ khách hàng được kiểm toán. Việc đánh giá mức độ rủi ro trên sẽ ảnh hưởng đến các thủ tục kiểm toán được thiết kế trong giai đoạn thực hiện kiểm tốn. Đây là cơng việc mà trưởng nhóm kiểm tốn phải thực hiện trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán giai đoạn giữa kỳ và được cập nhật liên tục trong suốt quá trình thực hiện cho tới khi kiểm tốn cuối kỳ. Ngoài ra, riêng phần đánh giá rủi ro sai lệch trọng yếu ở mức độ báo cáo tài chính (theo từng phần hành) và ở cơ sở dẫn liện sẽ được AuditSoft tự tính tốn sau khi trưởng nhóm kiểm tốn đã hồn thành việc đánh giá rủi ro gian lận, khả năng hoạt động liên tục, đánh giá rủi ro có sai lệch trọng yếu ở mức độ tổng thể, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát. Trong giai đoạn này, việc có hay khơng thực hiện thử nghiệm kiểm soát cho từng phần hành phụ thuộc vào mức độ quan trọng của từng phần hành, việc khách hàng có thiết lập quy trình kiểm sốt cho phần hành đó hay khơng, quy mô doanh nghiệp.
Tại Mazars, mức trọng yếu tổng thế của Báo cáo tài chính (Overall Materiality – OM) được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm cụ thể dựa trên một số tiêu chí nhất định như lợi nhuận trước thuế, tông doanh thu, tổng tài sản, tổng vốn chủ sở hữu hoặc lợi nhuận trước thuế, lãi vay và khấu hao (EBITDA).
33
Cụ thể, mức trọng yếu tổng thể của Báo cáo tài chính được xác định như sau:
Tiêu chí xác định Tỷ lệ phần trăm Ghi chú Lợi nhuận trước thuế
5-10 - Thông thường áp dụng đối với loại hình cơng ty thương mai, sản xuất (profit-oriented entity).
- Không áp dụng nếu doanh nghiệp đang hoạt động ở mức hồ vốn hoặc lỗ, ngoại trừ nếu tình trạng thua lỗ diễn ra đều đặn. Trong trường hợp này, có thể xem xét một số tiêu chí khác hoặc sử dụng mức lợi nhuận trước thuế trung bình qua một số năm.
Tổng tài sản
0,5-2 - Áp dụng cho các cơng ty có bảng cân đối kế tốn có nhiều tài khoản (heavy balance sheet) ví dụ như cơng ty nắm giữ các khoản đầu tư hoặc các công ty đầu tư tài sản
(investment property entity). Tổng
doanh thu
0,5-2 - Áp dụng cho các công ty đang hoạt động ở mức hoà vốn hoặc mức doanh thu cung cấp những chỉ số tốt nhất về mức độ hoạt động trong một thời kỳ.
- Áp dụng cho công ty được đo lường bởi doanh thu hoạt động (turnover acitvity), ví dụ công ty phần mềm hoặc công ty hoạt động trong lĩnh vực viễn thông.
Tổng vốn chủ sở hữu
1-5 - Áp dụng cho cơng ty có bằng cân đối gồm nhiều tài khoản (heavy balance sheet).
Lợi nhuận trước thuế, trước khấu hao
(EBITDA)
4-6 - Áp dụng cho các cơng ty có số dư tài sản cố định vơ hình hoặc tài sản cố định hữu hình dài hạn (tangible long-term asset).
Đối với mức trọng yếu thực hiện (Performance materiality – PM) được xác định bằng 50% - 80% mức trọng yếu tổng thể. Tuy nhiên, theo MAM, kiểm tốn viên sẽ khơng sử dụng việc tính tốn PM như một cơng thức tốn học mà cần phải có sự xét đốn nghề nghiệp dựa trên một số yếu tố như: sự hiểu biết về doanh nghiệp, mức độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ, các rủi ro phát hiện khi thực hiện thủ tục đánh giá rủi ro, bản chất và mức độ của những sai lệch trọng yếu ở các niên độ trước và dự đoán của Mazars liên quan đến sai lệch trọng yếu kỳ hiện tại. Ngồi ra, mức sai sót có thể bỏ qua (Clearly trivial threshold – CTT) thông thường được xác định bằng 2% - 3% mức độ trọng yếu tổng thể Báo cáo tài chính (OM) và không được vượt quá 5%
34
OM. Mức trọng yếu được xác định trong việc lập kế hoạch ở giai đoạn kiểm tốn giữa kỳ và được tính tốn lại trong giai đoạn cuối kỳ.
Việc lập kế hoạch kiểm toán bao gồm một số bước: xây dựng chiến lược kiểm toán và ma trận rủi ro, tính phí, liệt kê danh sách các chứng từ cần được khách hàng chuẩn bị cũng như các cuộc họp sẽ diễn ra với khách hàng… Cụ thể, trưởng nhóm kiểm tốn sẽ tiến hành lập ngân sách (budget) cho việc kiểm tốn khách hàng, trong đó bao gồm: phân bổ thời gian kiểm toán, số lượng kiểm toán viên, và ước tính phí kiểm tốn.
Dựa trên số liệu Báo cáo tài chính giữa kỳ mà khách hàng cung cấp, trưởng nhóm kiểm tốn sẽ tiến hành ước tính số liệu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho cả năm và tính tốn mức độ trọng yếu sau khi cân nhắc các yếu tố rủi ro và sai lệch số liệu (ví dụ biến động doanh thu theo mùa vụ của khách hàng…). Theo đó, các khoản mục có giá trị lớn hơn PM hoặc nhỏ hơn PM nhưng rủi ro cao sẽ được chú ý khi thiết kế các thủ tục kiểm tốn. Ngồi ra, việc thiết kế các thủ tục này còn phụ thuộc vào sự hiểu biết về khách hàng, môi tường hoạt động cũng như xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Tuy nhiên, một số phần hành quan trong như doanh thu, hàng tồn kho, mua hàng phải trả người bán… được trưởng nhóm kiểm toán chú trọng khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng.
Theo đó, tất cả những thông tin liên quan đến sự hiểu biết về khách hàng, kế hoạch kiểm toán… sẽ được thể hiện trên AuditSoft để tất cả các thành viên trong nhóm kiểm tốn có thể tìm hiểu trước khi xuống khách hàng (field work) kiểm toán.