Mục đích: Quy định cơng tác tuyển dụng nhằm đảm bảo việc tuyển dụng đƣợc thực hiện đúng kế hoạch, tuyển dụng đúng ngƣời, đúng vị trí, đáp ứng đúng yêu cầu về năng lực.
Phạm vi áp dụng: áp dụng cho việc tuyển dụng các chức danh trong cơng
ty, trừ những trƣờng hợp đặc biệt do giám đốc quyết định.
2.3.1. Chính sách chung:
Việc tuyển chọn phải thoả mãn đƣợc các mục tiêu phát triển ngắn hạn và dài
hạn của cơng ty, nghĩa là nhân sự đƣợc tuyển vào,khơng những phải đáp ứng yêu
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000
Đại học Cao đẳng trung cấp phổ thơng
năm 2011 năm 2012 năm 2013
cầu của cơng việc, vị trí, vai trị hiện tại mà cịn phải cĩ tiềm năng để phát triển trong tƣơng lai.
Ứng viên đƣợc tuyển chọn căn cứ vào năng lực phẩm chất thật sự nhằm đáp ứng yêu cầu cơng việc; khơng phân biệt dân tộc, tơn giáo và giới tính.
Ứng viên nội bộ là nhân viên đang làm việc tại cơng ty phải đƣợc ƣu tiên
xem xét bổ nhiệm vào vị trí đang cần tuyển nếu cĩ năng lực, phẩm chất phù hợp và đƣợc chấp thuận của ban lãnh đạo. Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngồi sẽ đƣợc xem xét nếu khơng thể bổ nhiệm từ nguồn nội bộ.
Ứng viên phải tham dự và đạt yêu cầu ở vịng kiểm tra sơ vấn tại phịng nhân
sự đào tạo trƣớc khi chuyển đến đơn vị yêu cầu tuyển dụng để phỏng vấn chuyên mơn.
2.3.2. Trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến cơng tác tuyển dụng: dụng:
Những bộ phận cĩ trách nhiệm tham gia hoặc hỗ trợ thực hiện cơng tác tuyển dụng bao gồm: bộ phận cĩ nhu cầu tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng, Ban giám đốc, những trách nhiệm, nhiệm vụ của từng bộ phận sẽ đƣợc liệt kê bên dƣới:
Đơn vị, phịng ban cĩ nhu cầu tuyển dụng: Đơn vị này chỉ tham gia vào cơng
tác tuyển dụng khi cĩ nhu cầu bổ sung nhân sự cho chính bộ phận, phịng ban của mình. Bao gồm những quyền hạn và trách nhiệm sau:
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch phát triển của đơn vị, mục tiêu chiến lƣợc
kinh doanh của đơn vị, mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh của cơng ty và phân tích rõ tình hình thực trang nhân sự của đơn vị, khi nhận thyaas cần phải tuyển thêm, bổ sung hoặc thay thế nhân sự, đơn vị phối hợp với đơn vị nhân sự xây dựng kế hoạch nhân sự năm gởi về phịng nhân sự đào tạo. Trƣờng hợp phát sinh ngồi kế hoạch, nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị phải đƣợc sự chấp thuận của Ban giám đốc.
Đơn vị nhân sự phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết về vị trí cần tuyển ở mức độ chính xác và bảng mơ tả cơng việc.
Đơn vị nhân sự là ngƣời quyết định cuối cùng về việc tuyển chọn nhân sự
trong phạm vi kế hoạch đƣợc duyệt.
Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn cơng việc cho nhân viên đang tập việc ở bộ phận mình.
Đánh giá kết quả thử việc gởi lên cho phịng nhân sự đào tạo.
Bộ phận tuyển dụng: Bộ phận này là bộ phận chuyên trách về cơng tác tuyển
dụng, tham gia xuyên suốt trong quá trình tuyển dụng từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, cho đến khâu quyết định tuyển dụng, vì vậy hiệu quả của cơng tác tuyển dụng phần lớn phụ thuộc vào phƣơng thức hoạt động của bộ phận này. Quyền hạn trách nhiệm của bộ phận này trong cơng tác tuyển dụng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Trƣởng phịng Nhân sự - Đào tạo chịu trách nhiệm xem xét sự phù hợp của
các kế hoạch nhân sự năm trƣớc khi trình ban Giám Đốc duyệt, cũng nhƣ chịu trách nhiệm về các phƣơng pháp tuyển dụng phù hợp, đảm bảo cung ứng đúng tiến độ và đạt yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị, theo từng giai đoạn của kế hoạch nhân sự năm.
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển nguồn dữ liệu ứng viên cung ứng kịp thời nhu cầu nhân sự phát sinh theo kế hoạch nhân sự năm của các đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện sơ vấn đối với ứng viên khi chuyển đến các đơn vị phỏng vấn chuyên mơn.
Ban Giám Đốc:Quyền hạn và trách nhiệm của ban Giám đốc trong quá trình
thực hiện cơng tác tuyển dụng bao gồm những nội dung sau:
- Ban Giám đốc cĩ quyền cao nhất trong việc xét duyệt tuyển dụng. Mọi chính sách liên quan đến cơng tác tuyển dụng đều phải qua sự xét duyệt của ban giám đốc.
- Trực tiếp tham gia vào các cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Đặc biệt là các cuộc
phỏng vấn tuyển các chức danh quan trọng.
- Bảo đảm nhu cầu nhân lực trong tồn thể cơng ty.
2.3.3. Quy trình tuyển dụng:
Nguồn: Phịng hánh chính nhân sự
Thơng báo tuyển dụng Xác định nhu cầu TD Tiếp nhận hồ sơ Quyết định tuyển dụng Thử việc ký hợp đồng lao động Sơ tuyển Sàn lọc hồ sơ Duyệt nhu cầu
PV tuyển chọn
Đánh giá TV Tiếp nhận nhân viên
Nhu cầu nhân sự
Lƣu hồ sơ Loại
Loại
Loại
Nội dung của quy trình tuyển dụng: Bƣớc 1: xác định nhu cầu tuyển dụng:
Khi cĩ nhu cầu mở rộng kinh doanh, xác định khách hàng tiềm năng, cải tiến
kinh doanh địi hỏi quy mơ nguồn nhân lực gia tăng hoặc cĩ nhu cầu tuyển dụng thay thế. Khi đĩ, các bộ phận phịng ban sẽ xác định những vấn đề sau: số lƣợng ngƣời cần tuyển, tiêu chuẩn cơng việc và đề xuất bổ sung nhân sự. Bộ phận này cần điền vào phiếu đề nghị tuyển dụng do phịng Nhân sự đào tạosoạn và gởi lại cho phịng nhân sự đào tạo.
Nội dung phiếu đề nghị tuyển dụng: phiếu đề nghị tuyển dụng bao gồm
những nội dung sau: - Vị trí cần tuyển.
- Số lƣợng tuyển dụng- ngày làm việc dự kiến.
- Mức lƣơng dự kiến.
- Bộ phận quản lý trực tiếp.
- Đơn vị chủ quản.
- Mục đích tuyển dụng.
- Họ và tên của ngƣời lập phiếu.
Bộ phận tuyển dụng xem xét phiếu đề nghị tuyển dụng gởi phiếu lên cho ban
giám đốc xét duyệt. Nếu ban giám đốc chấp nhận yêu cầu đĩ. Bộ phận tuyển dụng nhanh chĩng tiến hành cơng tác tuyển dụng.
Bƣớc 2: Chuẩn bị cơng tác tuyển dụng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phịng nhân sự sau khi nhận đƣợc phê chuẩn của Giám đốc phải lập kế hoạch
tuyển dụng và cĩ những chuẩn bị cần thiết cho đợt tuyển dụng đĩ. Nhƣng nếu việc bổ sung nhân sự khơng đƣợc phê duyệt thì bộ phận tuyển dụng phải thơng báo, nêu rõ lý do cho phịng ban cĩ nhu cầu bằng điện thoại hoặc email, hay nĩi chuyện trực tiếp.
Nội dung bảng mơ tả cơng việc bao gồm:
- Chức danh.
- Mã cơng việc.
- Quan hệ cơng việc (bên trên, bên dƣới, bên ngồi).
- Nội dung (trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện làm việc, yêu cầu năng lực, yêu cầu khác).
Kế hoạch tuyển dụng sẽ đƣợc thiết lập bởi bộ phận tuyển dụng thơng qua sự
xét duyệt của trƣởng phịng nhân sự. Kế hoạch bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Thời hạn của đợt phỏng vấn.
- Nguồn tuyển chọn ứng viên.
- Số lƣợng hồ sơ tiếp nhận.
- Số thành viên tham gia đợt tuyển dụng.
Bƣớc 3: Chọn kênh tuyển dụng, thơng báo tuyển dụng:
Tùy thuộc vào vị trí chức danh cần tuyển phịng nhân sự sẽ lựa chọn kênh tuyển dụng sao cho đáp ứng cả về chất lƣợng lẫn số lƣợng nhân viên cần tuyển. Cơng ty thƣờng hay tuyển dụng qua một số kênh sau: báo, internet, ngƣời quen giới thiệu.
Kênh nội bộ:
Số lƣợng ứng viên nộp đơn tham gia vào đợt tuyển dụng của cơng ty rất hiếm, hầu nhƣ là khơng cĩ. Việc thơng báo tin tuyển dụng cho nội bộ của cơng ty đƣợc dán thơng báo tại bản tin chung của cơng ty.
Kênh tuyển dụng từ bên ngồi:
- Kênh tuyển dụng từ thơng tin tuyển dụng trên báo, trang web tìm việc làm.
- Số lƣợng ứng viên nộp đơn tham gia tuyển dụng từ nguồn này là khá phổ
biến. Thơng tin tuyển dụng đƣợc đƣa lên trang web tìm kiếm việc làm.
Kênh từ ngƣời làm việc trong cơng ty giới thiệu: Nguồn ứng viên nộp đơn
xin
việc từ kênh này hàng năm trung bình chiếm khoảng 6%. Nhƣng ứng viên này sẽ đƣợc ƣu tiên hơn các ứng viên từ kênh khác.
Internet: Cơng ty thƣờng đăng nhập vào các trang web nhƣ: kiemviec,
vietnamworks… để tìm kiếm các ứng viên. Các viên đến từ nguồn này cũng khá phổ biến.
Các ứng viên thƣờng nộp hồ sơ xin việc bằng các hình thức sau: đến cơng ty nộp trực tiếp, gởi email cho cơng ty.
Hồ sơ của ứng viên theo yêu cầu của cơng ty bao gồm:
- Phiếu thơng tin cá nhân theo mẫu của cơng ty.
- Đơn xin việc làm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bản photo bằng cấp chứng chỉ cĩ liên quan.
- Bản photo chứng minh nhân dân.
- Bản photo hộ khẩu.
Các ứng viên phải điền vào phiếu thơng tin ứng theo mẫu của cơng ty khi
đén nộp hồ sơ, phịng nhân sự sẽ quản lý hồ sơ của ứng viên dựa trên phiếu thơng tin đĩ.
Nội dung phiếu thơng tin ứng viên.
Nội dung phiếu đĩ bao gồm đầy đủ những thơng tin mà cơng ty muốn biết về
bản thân, kinh nghiệm, nguyện vọng, của ứng viên giúp cho việc thành lập và tìm hiểu ứng viên dễ dàng hơn.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, bộ phận tuyển dụng sẽ lựa những bộ hồ sơ đạt đƣợc
một số yêu cầu nêu trong bản mơ tả cơng việc và phiếu đề nghị tuyển dụng, nhằm loại ngay những ứng viên khơng đạt tiêu chuẩn ngay vịng xét duyệt hồ sơ.
Việc xét tuyển hồ sơ đƣợc ƣu tiên trƣớc hết đối với những ứng viên đƣợc
đƣa vào danh sách ứng viên tiềm năng mà khơng đƣợc ứng tuyển vào cơng ty trong những đợt tuyển dụng trƣớc. Ngồi ra cũng ƣu tiên cho những hồ sơ của ứng viên do ngƣời quen giới thiệu.
Bƣớc 5: Sơ vấn và test
Sau khi chọn lọc ra những hồ sơ đạt tiêu chuẩn, bộ phận tuyển dụng sẽ thiết
lập danh sách các ứng viên, đƣa ra lịch phỏng vấn và danh sách các thành viên tham gia phỏng vấn.
Bắt đầu cuộc phỏng vấn sơ bộ: Nhân viên tuyển dụng dùng bản câu hỏi phỏng vấn nhanh ứng viên, sau khi phỏng vấn nhanh kết thúc thì nhân viên tuyển dụng sẽ cho ứng viên làm bài trắc nghiệm IQ và bài Test tiếng anh. Thời gian làm bài trắc nghiệm IQ và Test tiếng anh là 30 phút. Sau khi ứng viên làm bài xong hẹn ứng viên sẽ cĩ kết quả trong một tuần. Sau khi chấm bài trắc nghiệm IQ và Test
tiếng anh thì nhân viên tuyển dụng lập danh sách và sắp xếp lịch mời những ứng viên đạt trong vịng sơ vấn đến phỏng vấn chuyên mơn, đồng thời gởi thƣ cho những ứng viên khơng đạt cảm ơn họ đã tham gia buổi phỏng vấn.
Bƣớc 6: Phỏng vấn chuyên mơn:
Dành cho những ứng viên đã vƣợt qua vịng sơ vấn do các trƣởng đơn vị (bộ phận) cĩ nhu cầu phỏng vấn trực tiếp tại đơn vị. Trƣớc hết trƣởng đơn vị phỏng vấn ứng viên trực tiếp bằng một số câu hỏi về lĩnh vực chuyên mơn và khả năng hiểu biết về ngành nghề mà ứng viên dự tuyển. Sau đĩ trƣởng đơn vị cho ứng viên làm bài kiểm tra chuyên mơn. Tuỳ theo vị trí ứng tuyển mà thời gian làm bài của các ứng viên khác nhau. Sau khi phỏng vấn kết thúc trƣởng đơn vị hẹn ứng viên sẽ cĩ kết quả trong một tuần, nếu trƣởng đơn vị nhận thấy ứng viên nào đạt thì gởi hồ sơ và bài kiểm tra chuyên mơn về phịng nhân sự đào tạo để mời ứng viên đến thử việc, cịn những ứng viên khơng đạt thì gởi thƣ họ đã tham gia phỏng vấn.
Bƣớc 7: Thử việc:
Khi Phịng Nhân sự đào tạo nhận đƣợc danh sách ứng viên đạt trong vịng phỏng vấn chuyên mơn từ các đơn vị. Nhân viên tuyển dụng lập danh sách và sắp xếp lịch mời ứng viên đến nhận việc. Nhân viên tuyển dụng phải chuẩn bị một số giấy tờ cho ứng viên đến nhận việc bao gồm:
- Thƣ mời nhận việc. - Hợp đồng thử việc. - Nội quy lao động. - Bản mơ tả cơng việc.
Nội dung thƣ mời nhận việc, hợp đồng thử việc, bản mơ tả cơng việc.
- Phịng Nhân sự đào tạo đề nghị cấp account email cho nhân viên mới, thơng
báo nhân sự mới đến tồn cơng ty. Đồng thời nhân viên mới sẽ đƣợc phịng Nhân sự đào tạo đào tạo tổng quát trƣớc khi gửi về đơn vị tiếp nhận.
- Thời gian thử việc là 2 tháng và mức lƣơng bằng 75% so với mức lƣơng chính
của nhân viên.
- Trong thời gian thử việc sẽ cĩ ngƣời phụ trách hƣớng dẫn cơng việc, và nhân
viên phải viết báo gởi cho ngƣời hƣớng dẫn, ngƣời hƣớng dẫn dựa vào đĩ để làm căn cứ đánh giá nhân viên. Kết thúc thử việc ngƣời hƣớng dẫn sẽ gởi đánh giá đĩ
kèm bản báo cáo về cơng việc của ứng viên lên phịng Nhân sự đào tạo để quyết định nhận ứng viên làm nhân viên chính thức của cơng ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bƣớc 8: Quyết định tuyển dụng:
Sau thời gian thử việc ứng viên sẽ đƣợc nhận vào làm việc chính thức. Phịng Nhân sự đào tạo lập hợp đồng lao động (theo mẫu quy định của nhà nƣớc) và thực hiện việc ký kết giữa cơng ty và nhân viên.
2.3.4. Thực trạng cơng tác tuyển dụng tại doanh nghiệp năm 2013:
Tình hình tuyển dụng của cơng ty trong năm 2013 diễn ra khá thuận lợi và tƣơng đối hồn thành kế hoạch của cơng ty. Trong năm 2013 cơng ty tuyển thêm đƣợc 203 cán bộ cơng nhân viên. Trình độ từ trung cấp trở lên là 184 ngƣời, trình độ phổ thơng la 829 ngƣời. Tuyển bổ sung cho số cơng nhân viên nghỉ việc là 53 ngƣời chiếm 26,1% số cơng nhân viên mới trong đĩ cĩ 29 nhân viên văn phịng chiếm 31,52% số nhân viên văn phịng mới , cịn 150 cơng nhân viên mới tuyển thêm do nhu cầu phát triển kinh doanh của cơng ty. Đây là dấu hiệu cho sự phát triển của cơng ty.
Tỷ lệ nhân viên vào nhận việc theo các đơn vị phịng ban:. Bảng 6: Số lƣợng nhân viên nhận vào các đơn vị
Đơn vị P. Kế tốn P. Kinh doanh P. Nhân sự P. Tài chính P. KH SX P.Bảo trì Kho P. Kỹ thuật Xƣởng SX S.lƣợng 4 9 5 6 8 10 11 17 22 Tỷ lệ % 4,4 9,9 5,5 6,6 8,8 11 11,2 18,6 24
Nguồn: Tài liệu Phịng hánh chính nhân sự
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc theo các đơn vị:
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc chiếm 4,6% của tồn cơng ty. Trong đĩ số lƣợng nhân viên nghỉ việc nhiều nhất là phịng bảo trì, chiếm 0,9% trong 4,6% tỷ lệ nghỉ việc của cơng ty, sau đĩ đến phịng kế hoạch sản xuất vàs kho chiếm 0,7% và phịng kế tốn cĩ tỷ lệ nhân viên nghỉ ít nhất chiếm 0,2% trong tổng số tỷ lệ nghỉ việc của cơng ty.
Trong năm 2013 cơng ty tuyển đƣợc 10 ngƣời cĩ trình độ đại học, 23 ngƣời cĩ trình độ cao đẳng, 59 ngƣời cĩ trình độ trung cấp và 111 lao động phổ thơng. Trong đố số lƣợng lao động phổ thơng nhiều nhất chiếm 54,68% số lƣợng cơng nhân viên mới.
Số lƣợng nhân sự theo các đơn vị năm 2013 so với năm 2012: Bảng 7: Số lƣợng nhân sự theo các đơn vị
Năm P. kế Tốn P. Kinh Doanh P. Tài Chính P. KH SX P. Nhân sự Kho P.Kỹ Thuật P.Bảo Trì Xƣởng Sx 2012 3 7 4 10 8 13 11 15 21 2013 6 14 8 18 12 26 24 28 48
(Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự)
Biểu đồ 9: Số lƣợng nhân sự tại các phịng ban năm 2013 so với 2012
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
P. Kế tốn P.Kinh doanh P. Nhân sự P. Tài chính P.KHSX P. Bảo trì Kho