Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp Phương Sinh
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban:
Đứng đầu là tổng giám đốc,phĩ giám đốc cơng ty cĩ chức năng và nhiệm vụ chính sau:
Tổng giám đốc: cĩ trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy cho phù hợp, trực
tiếp điều hành tồn bộ hoạt động kinh doanh, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của cơng ty theo đúng pháp luật Việt Nam.
Giám đốc cĩ tồn quyền quyết định mọi phƣơng án kinh doanh, đứng ra kí kết hợp đồng vớí đối tác, lập phƣơng án kinh doanh sao cho cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả nhất.
Xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch phát triển doanh nghiệp doanh nghiệp cũng nhƣ những kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. Hàng năm tổ chức thực hiện kế hoạch, các phƣơng án kinh doanh.
Phĩ tổng giám đốc: cĩ chức năng trợ lý giám đốc, giúp giám đốc điều hành
cơng ty theo sự phân cơng của giám đốc. Phịng kinh doanh:
- Tìm kiếm đơn hàng đáp ứng kế hoạch kinh doanh của cơng ty. Tổng Giám Đốc Phĩ Tổng Giám Đốc GĐ KH Đầu Tƣ – Tài Chính GĐ Sản Xuất - Tinh Chế P. Kế Tốn P. Kinh Doanh P. Tài Chính P. KH Sản Xuất P. Kỹ Thuật P. Nhân Sự P. Bảo Trì Kho Xƣởng sx
- Xây dựng mạng lƣới khách hàng và thị trƣờng tiềm năng. - Chăm sĩc khách hàng.
- Thực hiện các thủ tục giao nhận xuuaats nhập khẩu. Phịng kỹ thuật:
- Chuyển tải các yêu cầu kĩ thuật của khách hàng thành sản phẩm mẫu. - Định mức vật tƣ, nguyên phụ liệu.
- Triển khai sản xuất và theo dõi sự tuân thủ.
- Theo dõi năng suất, chất lƣợng, sắp xếp nhà xƣởng để kịp thời báo cáo BGĐ. Phịng kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch kinh doanh năm, tháng, tuần căn cứ trên cơ cấu sản phẩm, theo đơn đặt hàng và kế hoạch kinh doanh của cơng ty.
Lập kế hoạch theo dõi tiến độ ra hàng tại xƣởng để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, tránh tình trạng tồn kho, ứ hàng.
Bộ phận sản xuất:
Quản lý nhà xƣởng máy mĩc, vật tƣ, lao động theo sự phân cơng của nhà máy để hồn thành kế hoạch sản xuất.
Kiểm tra chất lƣợng, năng suất lao động, tiêu hao nguyên liệu.
Trong xƣởng quản đốc sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý và hƣớng dẫn các tổ trƣởng làm việc. Quản lý 12 tổ là: tổ ghép đầu, tổ bào cảo, tổ khoan, tổ cắt tupi, tổ nhàm thùng, tổ nhàm ống, tổ lắp ráp, tổ xử lý, tổ nhàm tay, tổ sơn, tổ bao bì
Phịng bảo trì:
Bảo dƣỡng các thiết bị theo định kỳ nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục.
Sửa chữa, khắc phục các sự cố về các thiết bị.
Chế tạo, làm mới các cơng cụ lao động theo yêu cầu của xƣởng. Phịng kế tốn:
- Thiết lập các quy trình về tài chính của cơng ty. - Kiểm sốt các hoạt động mua, bán, xuất, nhập vật tƣ. - Tối ƣu hĩa nguồn tài chính của cơng ty.
Phịng nhân sự:
- Thiết lập các quy định làm việc tại cơng ty và giám sát sự tuân thủ quy chế của nhân viên.
- Bố trí các nhân sự đơn vị cho phù hợp với tình hình kinh doanh của cơng ty. - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện và tổng hợp, đánh giá việc tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, đề bạt, khen thƣởng, kỹ luật và đánh giá nhân lực trong tồn cơng ty.
- Nghiên cứu xây dựng quy chế tiền lƣơng, định mức lao động và tổ chức lao động khoa học.
Bộ phận kho:
- Sẽ quản lý số lƣợng, chất lƣợng hàng hố của từng chủ hàng và bảo quản, sắp xếp, đĩng gĩi hàng sao cho phù hợp kịp thời để đáp ứng cho việc vận chuyển hàng hố ra cảng cũng nhƣ giao cho ngƣời nhận.
2.1.3. Đặc điểm nguồn nhân lực: 2.1.3.1. Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi: 2.1.3.1. Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi:
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
Hiện nay, đội ngũ cơng nhân viên của cơng ty cịn rất trẻ, cĩ khả thích ứng với cơng việc cao, năng động và sáng tạo trong cơng việc. Độ tuổi từ 18-25 chiếm 55%, độ tuổi từ 25-30 chiếm 25% cịn lại 20% là từ 30-40 tuổi.
Từ 18-25 tuổi Từ 25-30 tuổi Từ 30-40 tuổi 20% 25% 55%
2.1.3.2. Cơ cấu nhân sự theo trình độ chuyên mơn:
Bảng1: Tỷ trọng lao động của doanh nghiệp theo trình độ
Các chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số lƣợng Tỉ lệ % Số lƣợng Tỉ lệ % Số lƣợng Tỉ lệ % Đại học 15 0,31 23 0,73 33 0,92 Cao đẳng 23 0,88 36 1,14 59 1,64 Trung cấp 31 1,19 33 1,05 92 2,56 Phổ thơng 2541 97,62 3058 97,08 3416 94,88
Nguồn:Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
Qua số liệu ta thấy số lƣợng lao động cĩ trình độ Đại học khơng nhiều, năm 2013 tăng thêm 10 ngƣời so với năm 2012. Trong xu thế phát triển hội nhập, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc tăng cƣờng lao động cĩ trình độ ngày càng cần thiết, tỷ lệ lao động cĩ trình độ của cơng ty gia tăng chậm đây là vấn đề đáng lo ngại cần cĩ biện pháp điều chỉnh ngay và đây là nhiệm vụ hàng đầu của cán bộ quản lý nhân sự của cơng ty. Số liệu trên đƣợc biểu hiện qua biểu đồ sau:
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 2011 2012 2013 Đại học Cao đẳng Trung cấp Phổ thơng
Số lao động trình độ Cao đẳng, Trung cấp cũng tƣơng đối thấp. Năm 2013, trình độ cơng nhân viên ở bậc Cao đẳng và Trung cấp chiếm 4,2%, trong đĩ bậc Cao đẳng tăng thêm 23 ngƣời so với năm 2012 và tỷ lệ tăng từ 1,14% lên 1,64%, bậc trung cấp tăng thêm 59 ngƣời và tỷ lệ tăng từ 1,05% lên 2,56%. Tỷ lệ này cũng cần điều chỉnh lại cho phù hợp với nền kinh tế hiện nay.
Số lao động trình độ Phổ thơng chiếm 94,88% trong tổng số lao động của cơng ty. Do đặc thù sản phẩm, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của cơng ty. Số lao động phổ thơng cũng cĩ xu hƣớng tăng lên theo các năm vì nhằm đáp ứng cho việc mở rộng sản xuất.
2.1.3.3. Cơ cấu nhân sự theo giới tính:
Năm 2013, doanh nghiệp Phƣơng Sinh cĩ 2600 nhân viên và cơng nhân, trong đĩ cơng nhân viên nam là 1500 ngƣời chiếm tỉ lệ 57,7%, cơng nhân viên nữ cĩ 1100 ngƣời chiếm tỉ lệ 42,3% trong tổng số cơng nhân viên.
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
Nhận xét:
Cơ cấu lao động theo giới tính của cơng ty cĩ sụ phân bố khơng đồng đều giữa nam và nữ. Tỷ lệ lao động nam nhiều hơn lao động nữ là 15,4%. Do đặc thù của cơng việc cũng nhƣ về lĩnh vực kinh doanh của cơng ty thì chủ yếu là sản xuất các đồ gia dụng từ gỗ, đây là cơng việc địi hỏi sự khéo léo, nhanh nhạy, cĩ độ dẻo dai của sức khỏe cũng nhƣ khả năng chịu áp lực trong cơng việc… nên phải sử dụng lao động nam nhiều. Vì vậy sự phân bổ nhân viên của cơng ty đã hợp lý.
2.1.3.4. Cơ cấu lao động theo tính chất lao động:
lao động nam lao dộng nữ 42,3%
57,7%
Bảng 2: Số liệu lao động theo tính chất lao động
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số lƣợng Tỉ lệ % Số lƣợng Tỉ lệ % Số lƣợng Tỉ lệ % Trực tiếp 2531 97,35 3058 97,1 3415 94,86 Gián tiếp 69 2,65 92 2,9 185 5,14
Nguồn:Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
Sự biến động tổng số lao động trong cơng ty chủ yếu là do số lao động trực tiếp trong 3 năm đều tăng lên, năm 2012 tăng thêm 550 lao động so với năm 2011, năm 2013
tăng thêm 450 lao động và số lao động gián tiếp cũng tăng lên nhƣng khơng nhiều. Biểu đồ biểu diễn cơ cấu lao động theo tính chất lao động nhƣ sau:
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty năm 2011 đến năm 2013:
Sau đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty trong 3 năm trở lại đây:
Bảng 3: kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty năm 2011 - 2013 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 2011 2012 2013 Trực tiếp Gián tiếp
ĐVT: tỉ đồng
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta cĩ thể thấy rằng doanh thu thuần năm 2013 tăng hơn năm 2012 gần 6 tỷ đồng và chi phí hoạt động tài chính và các chi phí khác năm 2013 cũng tăng so với năm 2012.
Mặc dù chi phí tăng nhƣng so với doanh thu thì tốc độ tăng của doanh thu cao hơn nên lợi nhuận của cơng ty cũng tăng, lợi nhuận sau thuế năm 2013 so với năm 2012 giảm 47,43% tƣơng đƣơng với số tiền gần 644 triệu đồng. Tuy ngày càng cĩ nhiều khĩ khăn và thách thức, nhƣng với kết quả kinh doanh nhƣ thế chứng tỏ hoạt động kinh doanh của cơng ty chƣa cĩ hiệu quả.
Năm 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 +/- % +/- % Doanh thu thuần 91 95 131 4 4,4 6 37,89 Lợi nhuận sau thuế (2) 1.4 0,756 3,4 170 (0,664) (47,43)
2.2. Thực trạng tuyển dụng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp: 2.2.1. Tình hình biến động nguồn nhân lực tại cơng ty qua các năm:
Bảng 4: số liệu lao động của cơng ty qua các năm
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chánh nhân sự
Năm 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Số lƣợng 900 1200 1000 1400 2100 2600 3150 3600 Tỷlệ tăng 33,3% -16.7% 20% 16,7% 23,8% 21,15% 14,3% 0 20 40 60 80 100 120 140
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Biểu đồ 5: thể hiện doanh thu thuần của DN Phƣơng Sinh
Với quy mơ kinh doanh ngày càng mở rộng, vì vậy cĩ thể đáp ứng đƣợc nhịp độ phát triển của cơng ty, đồng thời gia tăng tính cạnh tranh trên thị trƣờng địi hỏi cơng ty phải thƣờng xuyên phát triển nguồn nhân lực cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng. Vì vậy số lƣợng lao động gia tăng mạnh mẽ qua các năm. Hiện nay cơng ty cũng đang cĩ một số chính sách thu hút nguồn nhân lực.
2.2.2. Tình hình biến động nguồn nhân lực tại cơng ty quan 3 năm 2011 – 2013:
Bảng 5: số liệu lao động của cơng ty từ năm 2011- 2013:
Các chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Đầu kì Cuối kì Đầu kì Cuối kì Đầu kì Cuối kì Đại học 16 15 24 23 32 33 Cao đẳng 20 23 35 36 61 59 Trung cấp 25 31 36 33 93 92 Phổ thơng 2600 2541 2970 3058 3661 3641 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013Năm lao động
Biểu đồ 7: Tình hình biến động nhân sự của doanh nghiệp qua 3 năm
Nguồn: Tài liệu Phịng hành chính nhân sự
Trong thời buổi kinh tế thị trƣờng mở cửa hội nhập sự canh tranh về nguồn nhân lực giữa các cơng ty ngày càng gay gắt, giá cả thị trƣờng lao động ngày càng tăng là nguyên nhân làm cho nguồn nhân lực của cơng ty thƣờng xuyên biến động do đĩ cơng tác tuyển dụng của cơng ty diễn ra thƣờng xuyên và liên tục trong năm mới đáp ứng đƣợc nhu cầu nguồn nhân lực trong cơng ty. Với sự tăng trƣởng nguồn nhân lực của cơng ty chứng tỏ rằng tình hình hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển.
2.3.Cơng tác tuyển dụng:
Mục đích: Quy định cơng tác tuyển dụng nhằm đảm bảo việc tuyển dụng đƣợc thực hiện đúng kế hoạch, tuyển dụng đúng ngƣời, đúng vị trí, đáp ứng đúng yêu cầu về năng lực.
Phạm vi áp dụng: áp dụng cho việc tuyển dụng các chức danh trong cơng
ty, trừ những trƣờng hợp đặc biệt do giám đốc quyết định.
2.3.1. Chính sách chung:
Việc tuyển chọn phải thoả mãn đƣợc các mục tiêu phát triển ngắn hạn và dài
hạn của cơng ty, nghĩa là nhân sự đƣợc tuyển vào,khơng những phải đáp ứng yêu
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000
Đại học Cao đẳng trung cấp phổ thơng
năm 2011 năm 2012 năm 2013
cầu của cơng việc, vị trí, vai trị hiện tại mà cịn phải cĩ tiềm năng để phát triển trong tƣơng lai.
Ứng viên đƣợc tuyển chọn căn cứ vào năng lực phẩm chất thật sự nhằm đáp ứng yêu cầu cơng việc; khơng phân biệt dân tộc, tơn giáo và giới tính.
Ứng viên nội bộ là nhân viên đang làm việc tại cơng ty phải đƣợc ƣu tiên
xem xét bổ nhiệm vào vị trí đang cần tuyển nếu cĩ năng lực, phẩm chất phù hợp và đƣợc chấp thuận của ban lãnh đạo. Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngồi sẽ đƣợc xem xét nếu khơng thể bổ nhiệm từ nguồn nội bộ.
Ứng viên phải tham dự và đạt yêu cầu ở vịng kiểm tra sơ vấn tại phịng nhân
sự đào tạo trƣớc khi chuyển đến đơn vị yêu cầu tuyển dụng để phỏng vấn chuyên mơn.
2.3.2. Trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến cơng tác tuyển dụng: dụng:
Những bộ phận cĩ trách nhiệm tham gia hoặc hỗ trợ thực hiện cơng tác tuyển dụng bao gồm: bộ phận cĩ nhu cầu tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng, Ban giám đốc, những trách nhiệm, nhiệm vụ của từng bộ phận sẽ đƣợc liệt kê bên dƣới:
Đơn vị, phịng ban cĩ nhu cầu tuyển dụng: Đơn vị này chỉ tham gia vào cơng
tác tuyển dụng khi cĩ nhu cầu bổ sung nhân sự cho chính bộ phận, phịng ban của mình. Bao gồm những quyền hạn và trách nhiệm sau:
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch phát triển của đơn vị, mục tiêu chiến lƣợc
kinh doanh của đơn vị, mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh của cơng ty và phân tích rõ tình hình thực trang nhân sự của đơn vị, khi nhận thyaas cần phải tuyển thêm, bổ sung hoặc thay thế nhân sự, đơn vị phối hợp với đơn vị nhân sự xây dựng kế hoạch nhân sự năm gởi về phịng nhân sự đào tạo. Trƣờng hợp phát sinh ngồi kế hoạch, nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị phải đƣợc sự chấp thuận của Ban giám đốc.
Đơn vị nhân sự phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết về vị trí cần tuyển ở mức độ chính xác và bảng mơ tả cơng việc.
Đơn vị nhân sự là ngƣời quyết định cuối cùng về việc tuyển chọn nhân sự
trong phạm vi kế hoạch đƣợc duyệt.
Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn cơng việc cho nhân viên đang tập việc ở bộ phận mình.
Đánh giá kết quả thử việc gởi lên cho phịng nhân sự đào tạo.
Bộ phận tuyển dụng: Bộ phận này là bộ phận chuyên trách về cơng tác tuyển
dụng, tham gia xuyên suốt trong quá trình tuyển dụng từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, cho đến khâu quyết định tuyển dụng, vì vậy hiệu quả của cơng tác tuyển dụng phần lớn phụ thuộc vào phƣơng thức hoạt động của bộ phận này. Quyền hạn trách nhiệm của bộ phận này trong cơng tác tuyển dụng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Trƣởng phịng Nhân sự - Đào tạo chịu trách nhiệm xem xét sự phù hợp của
các kế hoạch nhân sự năm trƣớc khi trình ban Giám Đốc duyệt, cũng nhƣ chịu trách nhiệm về các phƣơng pháp tuyển dụng phù hợp, đảm bảo cung ứng đúng tiến độ và đạt yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị, theo từng giai đoạn của kế hoạch nhân sự năm.
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển nguồn dữ liệu ứng viên cung ứng kịp thời nhu cầu nhân sự phát sinh theo kế hoạch nhân sự năm của các đơn vị.
- Thực hiện sơ vấn đối với ứng viên khi chuyển đến các đơn vị phỏng vấn chuyên mơn.