1.3.3.1. Khuyến khích các thành viên mạng lưới .
Mối quan hệ giữa các thành viên mạng lưới và nhà sản xuất là mối quan hệ hai chiều. Mối quan hệ đó càng mật thiết càng dễ đi đến mục tiêu chung của cả hệ thống. Muốn vậy nhà sản xuất phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của các trung gian và có hướng giúp đỡ giải quyết.
- Trợ giúp về dòng sản phẩm: nhà sản xuất đảm bảo cung cấp cho các thành viên mạng lưới dòng sản phẩm tốt nhất, có khả năng bán được với doanh số cao, đạt được lợi nhuận cao.
- Trợ giúp về quảng cáo và xúc tiến bán hàng. Một chiến dịch quảng cáo là cách lôi cuốn tốt nhất đối với người tiêu dùng vì khi đó họ sẽ biết đến sản phẩm, biết đến công ty và khi đó cơ hội bán hàng sẽ tăng lên.
- Sự trợ giúp về quản lý: công ty nên đào tạo một lực lượng nhân viên bán hàng để họ có khả năng trong việc phân tích và xúc tiến thị trường.
Ngoài các biện pháp trên, nhà sản xuất còn phải giúp đỡ họ khi họ gặp khó khăn về sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh, về sự thay đổi của môi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường.
Các nhà sản xuất phải để cho các nhân viên thấy rằng họ có được sự giúp đỡ khi họ tham gia vào hệ thống mạng lưới bán hàng của nhà sản xuất, đồng thời
sự giúp đỡ này phải được tiến hành thường xuyên, liên tục trong suốt thời gian họ là thành viên của mạng lưới . Nhà sản xuất phải thấy được rằng các trung gian chính là khách hàng của mình. Và khi đó việc thoả mãn nhu cầu, ước muốn của các trung gian là vô cùng cần thiết.
Theo MC Vey "người trung gian thường hành động như một người mua hàng của họ rồi sau đó mới là người bán hàng thay cho người cung ứng của mình… họ quan tâm đến sản phẩm mà khách hàng của họ muốn mua".
Nhà sản xuất phải thường xuyên động viên, khuyến khích các trung gian. Song khuyến khích bằng cách nào để nó đem lại hiệu quả cao nhất là một vấn đề không đơn giản. Để có thể có những biện pháp khuyến khích thích hợp thì công ty phải thực sự hiểu được các thành viên trong hệ thống mạng lưới bán hàng. Bên cạnh những biện pháp khuyến khích đó, nhà quản lý cũng phải xây dựng những hình thức phạt thích hợp đối với các thành viên hoạt động không có hiệu quả. Biết kết hợp hài hoà giữa thưởng và phạt là một nghệ thuật trong quản lý.
1.3.3.2 Đánh giá hoạt động của các thành biên mạng lưới .
Bước cuối cùng của mỗi công việc là phải đánh giá kết quả. Với các thành viên mạng lưới cũng vậy, việc đánh giá hoạt động của họ là rất quan trọng, mang tính thời kỳ và là sự xem xét tổng hợp.
Mặc dù có rất nhiều các tiêu chuẩn để đánh giá các hoạt động của các thành viên mạng lưới song hầu hết các nhà sản xuất sử dụng các yếu tố như: khối lượng bán, duy trì lượng tồn kho, khả năng cạnh tranh, thái độ của các thành viên trong mạng lưới .
- Hoạt động bán: đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và hay được sử dụng nhất là để đánh giá hoạt động của các thành vên mạng lưới . Thông thường người quản lý đánh giá hoạt động bán dựa trên:
+ Doanh số bán hiện tại của các thành viên mạng lưới so với lượng bán hàng trong lịch sử.
+ So sánh khối lượng bán của mỗi thành viên mạng lưới với tổng lượng bán của các thành viên mạng lưới .
+ Lượng bán của từng thành viên mạng lưới so với các chỉ tiêu đã được xác định trước.
Từ kết quả so sánh nhà quản lý sẽ biết được thành viên nào hoạt động có hiệu quả, so sánh nó với những chi phí đã bỏ ra cho hoạt động mạng lưới , cho từng thành viên mạng lưới để từ đó có hướng đầu tư thích hợp.
- Duy trì tồn kho: lượng tồn kho được thể hiện trong hợp đồng buôn bán của các thành viên mạng lưới . Xác định một mức tồn kho đều đặn là cần thiết bởi nó đảm bảo cho tính sẵn có của hàng hoá trên thị trường. Hoạt động tồn kho được thể hiện bởi:
+ Mức tồn kho trung bình của các thành viên mạng lưới là bao nhiêu? + Điều kiện và phương tiện tồn kho như thế nào?
- Ngoài ra các nhà quản lý phải đánh giá hoạt động của các thành viên mạng lưới dựa trên sức cạnh tranh của các thành viên đó.
Thông qua hoạt động đánh giá, nhà quản lý biết được thành viên nào hoạt động có hiệu quả để từ đó có kế hoạch đầu tư hoặc loại bỏ kịp thời, tạo nên cấu trúc mạng lưới tốt nhất đáp ứng được với sự đòi hỏi của thị trường.
CHƯƠNG II
THựC TRạNG MạNG LƯới bán hàng của Công ty TNHH Việt Thắng
I. Tổng quát Về Công ty Việt Thắng.
1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Việt Thắng là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật (BVTV) phục vụ cho sản xuất nông nghiệp . Được Thành lập theo giấy phép số 002080 Ngày 14 Tháng 4 Năm 1994 Của UBND Tỉnh Hà Bắc (cũ), Số đăng ký kinh doanh 044579 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Tỉnh Bắc Giang cấp.
- Tên Công ty : Công ty Việt Thắng
- Tên Giao dịch đối ngoại : Việt Thắng Company CO, LTD
- Tên Viết Tắt : VITHCO
- Trụ Sở chính : 398 Đường Xương Giang - Thị xã Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang
Là một đơn vị kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật từ những năm 1985, đến năm 1994 thì thành lập Công ty , hoạt động theo luật công ty.
Sản phẩm của công ty chuyên cung cấp cho các nông , lâm trường , các trang trại và phục vụ cho đông đảo bà con nông dân ở tất cả các vùng miền trong cả nước .
Là một Công ty trách nhiệm hữu hạn cùng với các tổ chức kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật của tập thể, cá nhân và quốc doanh hợp thành một hệ thống, thống nhất để phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Trong hệ thống đó thì chủ đạo là cơ sở quốc doanh . Công ty Việt Thắng là một mắt
xích quan trọng trong hệ thống đó . Công ty Việt Thắng là một trong số ít công ty có các sản phẩm của các nước tiên tiến của Nhật, Mỹ, Anh, Pháp ... như : Validacin, Daconil, Denfin, Cyperkill...Và được các hãng nước ngoài, nước ngoài giao cho Việt Thắng độc quyền phối chế, sang chai , đóng gói và cung ứng trên thị trường Việt Nam và xuất khẩu.
Ưu thế cạnh tranh của công ty trên thị trường chủ yếu được quyết định bởi chất lượng sản phẩm và sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm của công ty đã có nhiều năm .
Sản phẩm thuốc bảo vệ thuốc thực vật do Việt Thắng sản xuất và cung ứng bao gồm:
- Thuốc trừ sâu. - Thuốc trừ bệnh . - Thuốc trừ cỏ.
- Thuốc kích thích sinh trưởng...
Công ty khi mới thành lập có vốn kinh doanh là : 5.261.000.000 đồng. - Tính đến 31/12/2003, vốn kinh doanh của công ty là: 17.339.489.144 đồng.
Vốn cố định : 8.864.491.675 đồng. Vốn lưu động: 8.474.997.000 đồng .
- Tổng số lao động có có đến 31/12/2003 là 189 người . - Quy mô hoạt động :
Tuy là công ty ngoài quốc doanh nhưng công ty có thị trường rộng khắp cả nước với 04 chi nhánh tại Hà Nội , Thành Phố Hồ Chí Minh, Quảng Ngãi và Bắc Ninh. Có 230 Đại Lý Cấp I.
- Các Tỉnh phía bắc: 140 Đại lý Cấp I . - Các tỉnh Miền Trung : 10 Đại lý cấp I
- Các Tỉnh Miền Nam và Đồng bằng sông Cửu Long: 80 Tổng Đại lý.
Về trang thiết bị:Công ty đã trang bị cho mình hệ thống trang thiết bị tương đối hoàn chỉnh:
- Một nhà máy sản xuất được trang bị: 5 dàn máy đóng gói tự động
20 dàn máy đóng gói bán tự động 10 máydập nút .
và một số trang thiết bị cần thiết khác - Một đường điện cao thế chuyên dùng - 2 nhà kho nguyên liệu
- Ba nhà sản xuất trong đó có 1 nhà lạnh - Bốn kho chứa hàng hoá
- Hai trụ sở chi nhánh tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh - Mười xe ô tô vận tải
- Văn phòng công ty được trang bị những trang thiết bị cần thiết như:máy vi tính ,điện thoại, máy fax, photcoppy...
2. Cơ Cấu Bộ Máy Của công ty.
2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Việt Thắng:
Sản Xuất : Nhà máy sản xuất căn cứ trên nhu cầu tiêu thụ của thị trường mà phòng kế hoạch đề ra , sản xuất các loại thuốc Bảo vệ thực vật để phục vụ và đáp ứng kịp thời người tiêu dùng trong cả nước.
Kinh doanh : Phòng Marketing cùng phòng kế hoạch giới thiệu sản phẩm thuốc chất lượng, uy tín và xây dựng các chế độ khuyến mãi với từng mặt hàng trong từng thời điểm cần thiết để kích thích tiêu thụ các hàng hóa ( nguyên vật liệu, thuốc bảo vệ thực vật...) và mở rộng kinh doanh hàng hóa sản xuất trong nước và xuất khẩu . Thị Trường quyết định sự tồn vong của sẩn phẩm công ty đặt lên hàng đầu và đó là nhiệm vụ cực kỳ quan quan trọng trong thời kỳ đổi mới.
2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và kinh doanh tại công ty Việt Thắng.
* Bộ máy quản lý cuả công ty:
Công ty Việt Thắng là đơn vị đóng trên địa bàn phường Ngô Quyền - Thị xã Bắc Giang- Tỉnh Bắc giang có nhiều đại lý tiêu thụ thuốc Bảo vệ thực vật (BVTV) và được bà con nông dân cả nước biết đến như một địa chỉ quen thuộc. Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh, vì thế Công ty lựa chọn hình thức tổ chức theo phương pháp tập trung có phân cấp quản lý . Giám đốc chỉ đạo và quản lý, phó giám đốc điều hành và các phòng, ban, nhà máy, phân xưởng sản xuất chịu trách nhiệm thi hành.
Sơ đồ 9:
Tổ chức bộ máy công ty Việt Thắng
Giám đốc công ty Phó Giám đốc Kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Phó Giám đốc Sản Xuất Phòng Marketing Tiếp Thị Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng nhập khẩu Phòng kỹ thuật
Ban cơ điện
Ban kiểm Định KCS NhàMáy Sản xuất Phòng Tổ chức Hành chính
* Nhiệm Vụ của các phòng ban.
Ban giám đốc:
Giám đốc : Là người đứng đầu đại diện cho nhân viên toàn công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước.
Phó giám đốc ( Phụ trách kinh doanh): chỉ đạo theo dõi tình hình tiêu thụ , kế hoạch mở rộng thị trường và trực thay giám đốc đi vắng.
Phó giám đốc( phụ trách sản xuất): Chỉ đạo sản xuất , công tác kỹ thuật, nghiên cứu ứng dụng các phát minh tạo sản phẩm mới.
Phòng tổ chức hành chính:
Lập kế hoạch nhân sự , bố trí điều phối nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Tổ chức phân loại và định mức lao động để trả lương , thực hiện theo dõi tăng lương thưởng cho CB- CNV.
Quản lý các phòng, xây dựng chỉnh trang khuôn viên công ty , thoe dõi việc tu sửa cảnh quan công ty đảm bảo vệ sinh môi trường.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng hàng quý, năm cho nhà máy sản xuất .
Theo dõi việc nhập nguyên liệu nước ngoài để ổn định sản xuất và tiêu thụ hàng hóa.
Tổng hợp quá trình đưa sản phẩm ra tiêu thụ.
Phòng Marketinh- Tiếp thị :
Sưu tầm, giới thiệu và đề xuất các sản phẩm Thuốc BVTV phù hợp thị trường để tiến hành nghiên cứu đưa vào sản xuất .
Đưa ra các mẫu mã bao bì nhãn mác thuốc phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng để cải tiến các mẫu mã của sản phẩm không còn phù hợp .
Quảng cáo sản phẩm qua các phương tiện thông tin , in các catalogue giới thiệu sản phẩm đang được ưa chuộng và sản phẩm mới.
Phòng Kế toán tài vụ:
Quản lý chặt chẽ tài sản , nguồn vốn của công ty.
Tổ chức phân bổ chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho Giám đốc và cơ quan chức năng .
Giám sát việc thu chi tài chính trong công ty , Cung cấp thông tin tài chính cho Giám đốc và cơ quan chức năng .
Thông qua việc ghi chép phản ánh giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ kinh doanh
Phòng kỹ thuật:
Theo dõi quy trình sản xuất tạo sản phẩm, kịp thời điểu chỉnh các sai sót kỹ thuật, kiểm tra nguyên vật liệu trước khi đem vào sản xuất.
Cải tiến quy trình công nghệ tạo sản phẩm ,theo dõi tình trình tiêu hao nguyên vật liệu với từng lọai sản phẩm phòng kế hoạch kinh doanh xây dựng định mức kế hoạch tiêu hao nguyên vật liệu .
Nhà máy sản xuất:
Sản xuất các chủng loại sản phẩm theo đúng các chỉ tiêu, định mức và kế hoạch mà công ty đã đề ra.
Bộ phận cơ điện
Quản lý và tiến hành sửa chữa đột xuất, định kỳ hệ thống điện, máy móc trong công ty .
Bộ phận kiểm định KCS:
Giám sát việc kiểm tra các định mức kỹ thuật của các loại thành phẩm cho phép hay không cho phép nhập kho thành phẩm.
2.3. Công tác quản lý tài chính của công ty
Hình thức tổ chức kế toán hiện nay mà công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Hình thức này công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở công ty. Công ty có 04 chi nhánh ởThành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Bắc Ninh và Quảng Nam. Định kỳ chuyển về phòng kế toán tài vụ công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tại phòng kế toán tài vụ của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp, sổ kếtoán chi tiết và toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các đơn vị bộ phận trong công ty
Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán tập trung của công ty Việt Thắng
Phòng kế toán có 10 nhân viên, toàn bộ đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng kiêm kế toán trưởng.
Phòng tài vụ lập chứng từ căn cứ trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra chứng từ vào các sổ chi tiết và sổ nhật ký tổng hợp, cuối kỳ báo cáo kế toán tổng hợp lập báo cáo chung toàn công ty.
* Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toán tài chính cho mọi nhân viên. Kiểm tra phân tích kế toán tài chính, ký duyệt các chứng từ liên quan đến hợp đồng kinh tế. Tổ chức việc ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời toàn bộ hoạt động theo quy định của chế độ kế toán. Báo cáo quyết toán cho năm tài chính cùng Giám đốc lập kế
Trưởng phòng tài vụ (kế toán trưởng) Kế toán tổng hợp Kế toán 04 Chi nhán Kế toán Vật tư Kế toán ngân hàng Kế toán Doan h thu Kế toán than h Thủ quỹ
hoạch tài chính cho năm tiếp theo. Bên cạch đó kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế
* Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo theo quy định nhà nước. Định kỳ khi nhận chứng từ sổ sách của các phần hành kế toán gửi lên có nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy tính kịp thời, chính xác để tờ đó làm cơ sở cho việc tổng hợp cũng như báo cáo tài chính. Ngoài ra kế toán tổng hợp làm phần hành tài sản cố định và tính giá thành sản phẩm
* Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. Lập các phiếu thu chi hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thu hồi tạm ứng thực hiện việc theo dõi nộp thuế GTGT tại đơn vị. Hàng ngày tiến hành ghi sổ vào nhật ký thu chi tiền mặt và lên nhật ký chứng từ số 01 và bảng kê số 01. Căn cứ tên bảng chấm công mà phòng hành chính cung cấp tính toán lương và các khoản phải nộp báo cáo cho kế