2.2 Tổng quan bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mạ
2.2.3.6 Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Séc, Biên lai thu tiền, các hóa đơn bán hàng và các mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định.
Chứng từ kế tốn của Cơng ty có đầy đủ các yếu tố: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán. - Tên, địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán. - Nội dung, nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, để chi ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ kí, họ tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế tốn.
2.2.3.7 Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Để phù hợp với quy mô, tổ chức sản xuất kinh doanh, công ty đã chọn hình thức sổ Nhật ký chung nhằm đơn giản cơng việc, nâng cao hiệu quả trong cơng tác kế tốn.
- Nhật ký chung là một dạng kế toán tổng hợp duy nhất, vừa làm sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa dùng làm sổ cái tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế tốn.
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ. Trƣớc tiên ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung tại Cơng ty CP Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi định kỳ
Để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, tiện kiểm tra hoạt động sản xuất của các đơn vị trực thuộc, công tác kế tốn ở Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh đã áp dụng phần mềm MISA trên máy vi tính. Chƣơng trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chƣơng trình ban đầu, qua hệ thống chƣơng trình xử lý thông tin sẽ tự động luân
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái tài khoản, các báo cáo về tình hình công nợ…
Phần mềm này đã đƣợc doanh nghiệp kinh doanh Phần mềm cài đặt và sửa đổi để phù hợp với tình hình kế tốn tại Cơng ty. Đối với các nhân viên trong phịng kế toán, phần mềm kế tốn này là một cơng cụ đắc lực khơng thể thiếu trong việc tập hợp các hóa đơn chứng từ và trong cơng việc hạch tốn kế tốn. Bên cạnh đó, các nhân viên kế tốn ở đây còn sử dụng các phần mềm khác nhƣ Microsoft Word, Mycrosoft Excel…để lập các báo cáo tổng hợp kế toán nhƣ Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ…
Hiện nay với nhiệm vụ và chức năng cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại hóa và nâng cao chất lƣợng công tác quản lý, công tác kế tốn ở Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xn Thịnh đã đƣợc vi tính hóa với chu trình xử lý nghiệp vụ tƣơng đối hồn thiện.
2.2.3.8 Hệ thống tài khoản
Bảng 2.1: Hệ thống tài khoản
MÃ
TK TÊN TÀI KHOẢN
111 Tiền mặt
112 Tiền gửi Ngân hàng 128 Đầu tƣ ngắn hạn khác 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 138 Phải thu khác
141 Tạm ứng
142 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn
144 Cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn 152 Nguyên liệu, vật liệu
153 Cơng cụ, dụng cụ
156 Hàng hóa
211 Tài sản cố định hữu hình 212 Tài sản cố định thuê tài chính 214 Hao mòn tài sản cố định 241 Xây dựng cơ bản dở dang 242 Chi phí trả trƣớc dài hạn 244 Ký quỹ, ký cƣợc dài hạn
311 Vay ngắn hạn
331 Phải trả cho ngƣời bán
333 Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nƣớc 334 Phải trả ngƣời lao động
335 Chi phí phải trả
338 Phải trả, phải nộp khác
341 Vay dài hạn
342 Nợ dài hạn
411 Nguồn vốn kinh doanh 421 Lợi nhuận chƣa phân phối
511 Doanh thu bán bàng và cung cấp dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính
621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân cơng trực tiếp
627 Chi phí sản xuất chung
632 Giá vốn hàng bán
635 Chi phí tài chính 641 Chí phí bán hàng
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 911 Xác định kết quả kinh doanh
2.2.3.9 Hệ thống báo cáo tài chính
Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nƣớc ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dƣ cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lao động và thu nhập của ngƣời lao động
Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế tốn. Ngồi ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc, cơng ty cịn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
- Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với ngƣời cung cấp.
- Các báo cáo trên đƣợc lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Ban Gám đốc có thể đƣa ra những ý kiến, kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để trình bày rõ hơn về “Thực trạng kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xn Thịnh”, em xin lấy ví dụ tình hình kinh doanh tháng 12/2013 tại Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh để trình bày rõ hơn về vấn đề này.
2.3 Thực trạng kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh
2.3.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giống nhƣ các công ty xây dựng khác, công ty An Xuân Thịnh cũng tuân thủ theo các quy định của Nhà nƣớc trong các vấn đề liên quan đến việc bán hàng tức bán cơng trình. Để bán đƣợc sản phẩm, cơng ty phải chuẩn bị rất kỹ mọi việc trƣớc khi bán hàng. Sản phẩm của cơng ty mang tính chất đặc thù nên q trình bán hàng cũng có những quy định riêng, nếu không thận trọng thì sản phẩm sẽ không bán đƣợc, công ty sẽ bị tổn thất rất nhiều tiền và nguồn nhân lực.
2.3.1.1 Nội dung
Tiêu thụ sản phẩm
Là quá trình giao hàng cho ngƣời mua và thu tiền về số sản phẩm đã tiêu thụ. Đối với các đơn vị chuyên về sát hạch, thiết kế và xây dựng nhƣ Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh thì sản phẩm chỉ đƣợc sản xuất khi có hợp đồng kinh tế với bên ký kết (gọi tắt là A).
Thành phẩm của từng hợp đồng là bảng thiết kế cơng trình, thi cơng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp, khảo sát, đo đạc… Chính vì vậy mà các sản phẩm làm ra đƣợc tiêu thụ ngay khi thời điểm cơng trình hồn thành đƣợc nghiệm thu và bàn giao.
Thời điểm ghi nhận doanh thu
Tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh, doanh thu đƣợc ghi nhận theo chuẩn mực kế tốn – Chuẩn mực 15, khi cơng trình hồn thành, bàn giao cho khách hàng hoặc đối tác đƣợc quy định trong hợp đồng hay đƣợc ủy nhiệm bởi khách hàng và đƣợc thanh toán hay đồng ý thanh toán.
Doanh thu chịu thuế = Tổng doanh thu - Chiết khấu bán hàng - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại
2.3.1.2 Chứng từ thủ tục lập và lưu chuyển chứng từ
Chứng từ
- Hợp đồng xây dựng.
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT. - Giấy báo có.
Thủ tục lập và lƣu chuyển chứng từ
Hợp đồng xây dựng đƣợc lập khi thỏa thuận của hai bên đƣợc đồng ý trên tinh thần tự nguyện hoặc đàm phán thơng qua các gói thầu xây dựng hoặc sự hợp tác từ hai phía ở một dự án xây dựng lắp đặt. Hai bên xem xét trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi trên những nguyên tắc về xây dựng mà pháp luật qui định. Sau đó đi đến thống nhất những điều khoản ghi trên hợp đồng và tiến hành soạn thảo, ký kết từ đại diện hợp pháp của hai bên. Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào hợp đồng xây dựng để lập hóa đơn thanh tốn theo tiến độ, kế hoạch rồi gửi cho khách hàng để địi tiền. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn để ghi vào sổ kế toán số tiền khách hàng phải trả.
Doanh thu bán hàng (cụ thể là cơng trình xây dựng hồn thành đƣợc bàn giao) đƣợc ghi nhận là lúc: Sau khi hồn thành cơng trình, muốn bán đƣợc sản phẩm này thì cơng ty phải thƣc hiện theo khoản 3.7 và 3.8 mục III Thông tƣ số 12/2005/TT- BXD ngày 15/07/2007 của Bộ xây dựng “Hƣớng dẫn mọi nội quy về Quản lý chất lƣợng cơng trình xây dựng và Điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân trong hoạt động xây dựng” đã qui định “Khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục cơng trình xây dựng đƣa vào sử dụng, chủ đầu tƣ mời đại diện quản lý sử dụng hoặc chủ sở hữu cơng trình nghiệm thu” và “Chủ đầu tƣ tổ chức bàn giao cơng trình cho chủ sở hữu, chủ sử dụng cơng trình sau khi đã nghiệm thu hồn thành cơng trình theo qui định”.
Theo các quy định trên thì kết quả nghiệm thu hạng mục cơng trình để đƣa vào sử dụng đƣợc lập theo mẫu Phụ lục 7 đƣợc ban hành theo Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/01/2004 của chính phủ. Do có cả thành phần chủ sở hữu, chủ sử dụng cơng trình cùng tham gia nghiệm thu nên biên bản nghiệm thu cũng là
biên bản bàn giao cơng trình giữa chủ đầu tƣ, nhà thầu thì cơng với chủ sở hữu, chủ sử dụng cơng trình.
Nhƣ vậy lúc này thì đại diện cơng ty (Đơn vị thi công - Đại diện nhà thầu xây lắp), đại diện chủ đầu tƣ hay giám sát thi công hoặc tƣ vấn giám sát, chủ sở hữu cơng trình cùng tiến hành nghiệm thu cơng trình theo trình tự cơng việc nhƣ sau:
- Xem xét các hồ sơ bao gồm hồ sơ thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng khi thi công, kiểm tra và nghiệm thu các tài liệu kiểm tra chất lƣợng.
- Kiểm tra tại hiện trƣờng. - Nhận xét về chất lƣợng. - Kiến nghị.
- Kết luận.
Các bên tham gia nghiệm thu ghi rõ họ tên và chức vụ.
Công ty nhận đƣợc khoản doanh thu theo tiến độ thi cơng cơng trình sẽ chuyển khoản, nhận đƣợc giấy báo có từ phía ngân hàng và kế tốn ghi nhận doanh thu từ những chứng từ hợp lệ kể trên.
2.3.1.3 Kế toán tổng hợp
Tài khoản sử dụng: TK 511 - Sổ cái TK 511
Bán hàng hóa trong trƣờng hợp này chính là sau khi bàn giao cơng trình giữa đơn vị thi cơng (Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh) và chủ đầu tƣ (khách hàng). Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng là cơng trình chƣa bàn giao cho chủ đầu tƣ thì giá trị, giá trị sử dụng của cơng trình chƣa thực hiện đầy đủ.
Những chứng từ thủ tục sau khi cơng trình đƣợc nghiệm thu: Khi chủ đầu tƣ đồng ý ký vào biên bản bàn giao cơng trình thì coi nhƣ cơng trình đó đã đƣợc bán hay nói cách khác thì lúc này cơng ty có thể ghi nhận doanh thu.
Khi bán hàng, kế toán ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn giá trị gia tăng: Giá bán chƣa có thuế, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán.
Các nghiệp vụ về bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, bảng báo giá đã đƣợc xác nhận, phiếu xuất kho để xuất hóa đơn GTGT và phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ”, sổ cái TK 511 để theo dõi và đối chiếu các khoản doanh thu trong kỳ. Cuối kỳ kết chuyển sổ cái TK 511 sang bên có TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Một số nghiệp vụ phát sinh
- Ngày 18/12/2013, Công ty thanh tốn tiền khối lƣợng thi cơng theo hợp đồng giao
khoán số 33/2013-HĐGK ký ngày 29/01/2013 với Công ty TNHH Liên Doanh Xây Dựng VIC.
Nợ TK 131 1.408.508.548 Có TK 511 1.280.462.316 Có TK 3331 128.046.232
- Ngày 18/12/2013, Cơng ty thanh tốn tiền khối lƣợng thi công theo hợp đồng giao
khốn số 33/2013-HĐGK ký ngày 29/01/2013 với Cơng ty TNHH Xây Dựng Số 9. Nợ TK 131 2.571.626.042
Có TK 511 2.337.841.856 Có TK 3331 233.784.186
2.3.1.4 Trình tự ghi sổ tổng hợp
Tƣơng tự nhƣ những tài khoản liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thƣơng Mại An Xuân Thịnh, nhân viên phịng kế tốn ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng từ những thông tin ở chứng từ gốc nhƣ phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, ủy nhiệm chi của khách hàng, các hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, quyết tốn cơng trình, các bút tốn kết chuyển,… nhờ hình thức hệ thống tin học hóa kế tốn bằng những chƣơng trình phần mềm MISA, Excel. Hàng ngày, nhập liệu vào Nhật ký chung rồi truy xuất ra sổ cái TK 511 cho những tài khoản tƣơng ứng.
Bảng 2.2: Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ SỔ CÁI
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 18/12 /2013 0000216 18/12/ 2013
Thanh toán tiền khối lƣợng thi cơng theo hợp
đồng giao khốn số 33/2013-HĐGK ký ngày 29/01/2013. 131 1.280.462.316 18/12/ 2013 0000217 18/12/ 2013
Thanh tốn tiền khối lƣợng thi cơng theo hợp đồng số 124/HDKT/2012 ký ngày 08/10/2012 131 2.337.841.856 ……………………………………………………………………………………………………… 31/12/