Những vấn đề chung về kế tốn mua bán hàng hĩa

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ TỔ KẾ TỐN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

3.1. Những vấn đề chung về kế tốn mua bán hàng hĩa

3.1.1. Phân loại hàng hĩa tại Cơng ty

Căn cứ vào hình thức hàng hĩa được phân phối đến siêu thị thì hàng hĩa được chia thành 3 loại sau:

3.1.1.1. Hàng tập trung từ Trung tâm phân phối Saigon Co.op

Hình thức đặt hàng qua Trung tâm phân phối Saigon Co.op là hình thức siêu thị mua hàng trực tiếp từ Saigon Co.op. Áp dụng đối với các nhà cung cấp lớn, đa dạng về mặt hàng, cung cấp những sản phẩm thiết yếu và chiếm thị phần đáng kể trên thị trường như: Vinamilk, Unilever,…

Việc tập trung những sản phẩm của các nhà cung cấp lớn qua Trung tâm phân phối nhằm đảm bảo các sản phẩm thiết yếu này khơng bị thiếu hàng vì Trung tâm luơn dự trữ những mặt hàng này với số lượng lớn, đảm bảo cung cấp đầy đủ nhu cầu về hàng hĩa tại các siêu thị.

3.1.1.2. Hàng đa phương

Đối với hình thức này, siêu thị đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và nhận hàng trực tiếp từ nhà cung cấp nhưng hĩa đơn mua hàng của nhà cung cấp sẽ lưu tại siêu thị và Liên hiệp sẽ là người thanh tốn hộ cho siêu thị.

3.1.1.3. Hàng tự doanh

Hàng tự doanh là những hàng hĩa do siêu thị đặt mua và nhà cung cấp phân phối trực tiếp đến siêu thị và siêu thị tự thanh tốn cho nhà cung cấp.

Việc lựa chọn hình thức đặt hàng nào là do Liên hiệp quy định cho các siêu thị thuộc hệ thống Co.opMart. Mỗi nhà cung cấp đều phải được Liên hiệp cấp mã số (Số Vendor) trước khi trở thành nhà cung ứng hàng hĩa cho các siêu thị. Bên cạnh đĩ, ngành hàng chỉ cĩ thể đặt những mặt hàng đã được cấp mã hàng hĩa (SKU). Như vậy, mỗi nhà cung cấp muốn trở thành đối tác của các siêu thị Co.opMart đều phải đăng ký

15

thơng tin doanh nghiệp và thơng tin sản phẩm cho Liên hiệp. Trên cơ sở đĩ, Liên hiệp sẽ cấp mã số và quy định hình thức đặt hàng đối với từng nhà cung cấp.

Mỗi lần đặt hàng, Tổ trưởng ngành hàng sẽ căn cứ vào thơng tin nhà cung cấp để đặt hàng theo từng hình thức.

3.1.2. Nhiệm vụ của kế tốn mua hàng hĩa

Hàng ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng của siêu thị rất nhiều, do đĩ số lượng hĩa đơn gửi về Tổ Kế tốn rất lớn. Vì vậy, Kế tốn nhập liệu những nghiệp vụ mua hàng nào đã cĩ bảng kê giao hàng, phiếu giao hàng hoặc hĩa đơn chuyển về Tổ Kế tốn.

Giám sát tình hình mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc từng đơn đặt hàng, ghi nhận nợ phải trả để Kế tốn cơng nợ theo dõi và thanh tốn kịp thời cho nhà cung cấp, đồng thời ghi nhận và xử lý chi phí mua hàng trong kỳ.

Cung cấp thơng tin cần thiết về tình hình mua hàng phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của siêu thị.

3.1.3. Nhiệm vụ của kế tốn bán hàng hĩa

Ghi chép, phản ảnh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của siêu thị trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng ngành hàng, từng phương thức bán hàng.

Giám sát tình hình bán hàng theo từng phương thức bán hàng (bán sỉ số lượng lớn, bán lẻ), ghi nhận khoản phải thu để Kế tốn cơng nợ theo dõi tình hình thu nợ, đơn đốc, thu hồi khoản phải thu đúng thời hạn.

Cung cấp thơng tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của Cơng ty.

3.1.4. Phương pháp tính giá nhập kho hàng hĩa và chi phí thu mua hàng hĩa

Giá nhập kho hàng mua vào của Cơng ty thường được xác định chính bằng giá mua ghi trên hĩa đơn. Bởi vì Cơng ty là doanh nghiệp thương mại chỉ nhận hàng hĩa từ Liên hiệp và các doanh nghiệp trong nước nên khơng cĩ các khoản thuế khơng được hồn lại như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu,… Bên cạnh đĩ, các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại được trừ trực tiếp trên hĩa đơn mua hàng.

16

Trong hai cách thức nhận hàng (nhận hàng trực tiếp từ nhà cung cấp và nhận hàng từ Liên hiệp), siêu thị chỉ chịu chi phí vận chuyển từ Trung tâm phân phối tới kho siêu thị, cịn chi phí vận chuyển theo phương thức nhận hàng trực tiếp do nhà cung cấp chịu.

Cuối tháng, Kế tốn lập bảng đối chiếu chi phí vận chuyển trong tháng đĩ và được Giám đốc xét duyệt. Sau đĩ, 1 bản sẽ được gửi lên cho Liên hiệp đối chiếu, 1 bản được lưu lại ở Tổ Kế tốn.

Sau khi đối chiếu bảng đối chiếu Liên hiệp sẽ xuất hĩa đơn GTGT tính chi phí vận chuyển cho Cơng ty. Khi nhận được hĩa đơn nhân viên Kế tốn hàng hĩa tại siêu thị tiến hành ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ Chi tiết chi phí thu mua hàng hĩa.

Cuối mỗi tháng Kế tốn trưởng tập hợp số liệu để phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa cho hàng bán trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ.

Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa tại Cơng ty TNHH MTV Sài Gịn Co.op Đình Chiểu dựa vào trị giá mua hàng, theo cơng thức:

Ngày 30/03/2015 căn cứ vào hĩa đơn GTGT từ Liên hiệp và bảng đối chiếu chi phí vận chuyển, Kế tốn ghi sổ:

Nợ TK 1562: 30.200.000 Nợ TK 1331: 3.020.000

Cĩ TK 331: 33.220.000

Ngày 31/03/2015 khĩa sổ tạm, Kế tốn trưởng tập hợp được số liệu sau: Giá trị hàng hĩa tồn đầu tháng 03/2015: 5.720.809.000 đ

Giá trị hàng hĩa nhập trong tháng 03/2015: 3.951.612.000 đ Giá trị hàng hĩa xuất trong tháng 03/2015: 4.153.196.000 đ Chi phí mua hàng hĩa tồn đầu tháng 03/2015: 56.150.000 đ Chi phí mua hàng hĩa phát sinh tháng 03/2015: 30.200.000

x Giá trị hàng hĩa xuất bán trong tháng Tổng chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong tháng =

Giá trị hàng hĩa tồn đầu tháng + Giá trị hàng hĩa nhập trong tháng

Chi phí mua hàng đầu tháng + Chi phí mua hàng phát sinh trong tháng

17

Hạch tốn chi phí mua hàng: Nợ TK 632: 37.130.500

Cĩ TK 1562: 37.130.500

3.1.5. Phương pháp tính giá xuất kho hàng hĩa và phân bổ chi phí bán hàng hĩa

Siêu thị sử dụng phương pháp bình qn gia quyền liên hồn để tính giá xuất kho cho hàng hĩa. Khi Kế tốn nhập hàng vào chương trình MMS, chương trình sẽ tự động tìm số lượng và giá trị hàng tồn kho theo mã SKU tương ứng và tự động cập nhật giá mới cho mã SKU.

Ngày 06/03/2015 siêu thị nhập túi đựng rác 44x56cm theo hình thức mua hàng tập trung cĩ mã SKU: 312670 với số lượng 80 cái, đơn giá nhập kho là: 31.500đ/cái

MMS sẽ dị tìm mã SKU 312670 thì được các thơng tin sau:

Túi đựng rác 44x56cm cĩ số lượng tồn đầu kỳ là 180 cái và đơn giá là 31.307,58 đ/cái

Đơn giá thực tế bình quân = = 31.366,78 đ/cái

Cuối tháng, Kế tốn tiến hành phân bổ cơng cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương và các chi phí trả trước vào chi phí bán hàng.

3.1.6. Phương pháp kế tốn chi tiết hàng hĩa

Đặc trưng trong cơng tác quản lý hàng hĩa tại siêu thị Co.opmart Nguyễn Đình Chiểu là quản lý hàng hĩa chủ yếu được tiến hành trên hệ thống máy tính, nên kho khơng cần tiến hành theo dõi từng mặt hàng trên thẻ kho, mà cơng tác quản lý chủ yếu là ghi nhận đầy đủ và thật chính xác thơng tin về hàng hĩa vào kho trên hệ thống dựa vào các hĩa đơn và chứng từ giao hàng của nhà cung cấp. Do đĩ, cơng việc nhập liệu của các Kế tốn viên là một khâu quan trọng, vì số liệu trên MMS là căn cứ duy nhất để ghi nhận vào sổ sách kế tốn. 31.307 x 180 + 31.500 x 80 180 + 80 Tổng chi phí mua hàng phân bổ trong tháng 03 = 37.130.500 = 56.150.000 + 30.200.000 5.720.809.000 + 3.951.612.000 x 4.153.196.0000

18