CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ TỔ KẾ TỐN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
3.2. Thực trạng cơng tác kế tốn mua hàng hĩa tại đơn vị thực tập
3.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ mua hàng
- Hợp đồng: chứng từ được thỏa thuận giữa hai bên trong đĩ quy định trách
nhiệm, quyền hạn của mỗi bên trong việc cung ứng hàng hĩa, giá cả, chất lượng và phương thức thanh tốn.
- Hĩa đơn GTGT của Liên hiệp, của nhà cung cấp; hĩa đơn GTGT xuất trả của
siêu thị.
- PO (Purchase Order): đơn đặt hàng do Tổ trưởng ngành hàng lập gửi cho
Trung tâm phân phối và nhà cung cấp, trên đĩ cĩ thơng tin về mặt hàng, số lượng và đơn giá của hàng hĩa.
- Tờ nhận hàng (Receiver Confirmation Report by SKU Number): Kế tốn sẽ căn
cứ vào lượng hàng thực nhập cĩ xác nhận của kho để nhận hàng trên hệ thống, sau đĩ sẽ in các tờ nhận hàng.
- Tờ đối chiếu (Trade Payables Invoices Edit Listing): Kế tốn so khớp hĩa đơn
và lượng hàng nhập vào, sau đĩ sẽ in tờ đối chiếu.
Nghiệp vụ nhập hàng sẽ được xử lý theo từng ngành hàng. Kế tốn căn cứ vào hình thức phân phối của hàng hĩa để tiến hành xử lý chứng từ theo từng hình thức.
Siêu thị Nhà cung cấp
2. Giao hàng + Hĩa đơn nhà cung cấp
1. Đặt hàng 3. Thanh tốn tiền
23
Riêng ngành hàng thực phẩm tươi sống được theo dõi riêng, được mua hàng theo cả 3 phương thức mua hàng.
Các nghiệp vụ liên quan đến nhập hàng trong kỳ đều sẽ được các Kế tốn nhập liệu, xử lý trước khi được hạch tốn vào sổ sách. Kế tốn viên sẽ nhận hàng dựa trên chương trình MMS.
MMS là một chương trình theo dõi hàng hĩa theo hệ thống ghi nhận lượng hàng và giá trị hàng hĩa của từng lần nhập, xuất. Đĩ là một chương trình mạng nội bộ, cĩ thể liên kết với chương trình bán hàng tại quầy thu ngân, giúp ngành hàng theo dõi được lượng hàng bán hàng ngày, giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng từng ngày, bên cạnh đĩ giúp theo dõi được giá trị hàng hĩa tồn kho tại mọi thời điểm. MMS được kết nối với chương trình Oracle. Sau khi Kế tốn hàng hĩa nhập hàng vào MMS, so khớp hàng nhập với hĩa đơn GTGT, được thiết kế sẵn MMS tự động cập nhật qua Oracle. Theo đĩ, chương trình Oracle sẽ tự động hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký, Sổ Tổng hợp tài khoản, Sổ Chi tiết tài khoản,…
Chương trình MMS chỉ theo dõi được những mặt hàng cĩ mã SKU, cho nên đối với những hàng hĩa khơng theo dõi trên bộ mã này, như những mặt hàng chế biến, nấu chín sẽ khơng được theo dõi trên chương trình MMS.
Mua hàng thực phẩm tươi sống
Đối với thực phẩm tươi sống, ngành hàng cĩ thể đặt hàng từ Trung tâm hoặc đặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp.
Khi giao hàng cho siêu thị, Trung tâm và nhà cung cấp đều chỉ giao bảng kê giao hàng hoặc phiếu giao hàng, chưa xuất hĩa đơn. Trên các chứng từ này, đều phải cĩ chữ ký của ngành hàng, thủ kho và giám sát kho xác nhận lượng hàng thực nhập.
Kế tốn căn cứ vào xác nhận của kho trên các bảng kê giao hàng, hay phiếu giao hàng, tiến hành nhận hàng bằng chương trình MMS rồi in các tờ nhận hàng.
Định kỳ, Trung tâm và nhà cung cấp sẽ gửi bảng đối chiếu cơng nợ cho siêu thị. Kế tốn theo dõi ngành hàng tươi sống sẽ đối chiếu số liệu trên các tờ nhận hàng và trên bảng đối chiếu cơng nợ:
Trường hợp số liệu đối chiếu đúng, Kế tốn sẽ thơng báo cho Trung tâm phân
24
Trường hợp số liệu khơng khớp, Kế tốn sẽ dị lượng hàng và đơn giá của từng
ngày rồi liên hệ với Kho và nhà cung cấp tìm hiểu nguyên nhân để điều chỉnh cơng nợ cho đúng, sau đĩ yêu cầu xuất hĩa đơn. Nếu nguyên nhân do Kế tốn nhận sai mặt hàng, sai lượng hoặc sai giá, Kế tốn sẽ chỉnh sửa các tờ nhận hàng và in lại tờ đúng. Định kỳ hàng tuần, Trung tâm và nhà cung cấp xuất hĩa đơn cho siêu thị tương ứng với số liệu đã đối chiếu đúng.
Kế tốn tiến hành xử lý chứng từ như sau: Nhận hĩa đơn của nhà cung cấp đính kèm các bảng kê, phiếu giao hàng tương ứng với hĩa đơn. Sau khi so khớp mặt hàng, số lượng, đơn giá, số tiền trên hĩa đơn GTGT và trên tờ nhận hàng, nếu các dữ liệu đều đúng khớp thì Kế tốn hàng hĩa in tờ đối chiếu.
Thực hiện thao tác tổng hợp tồn bộ dữ liệu, chuyển dữ liệu cho Kế tốn trưởng tiến hành xử lý cuối kỳ.
Lưu bộ chứng từ gồm: hĩa đơn GTGT, đơn đặt hàng, tờ nhận hàng, tờ đối chiếu.
3.2.3.Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản đang được sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng
TK 156: Hàng hĩa : phản ánh trị giá hàng hĩa hiện cĩ và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hĩa. Để phục vụ cho quá trình quản lý và thuận tiện theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến hàng hĩa, siêu thị theo dõi chi tiết theo ngành hàng, mã hàng (SKU), mã nhà cung cấp (Vendor)
TK 1561: Giá mua hàng hĩa TK 1562: Chi phí mua hàng hĩa
Ngồi ra để hạch tốn nghiệp vụ mua hàng Kế tốn tại siêu thị cịn sử dụng một số tài khoản sau: TK 331, TK 632, TK 111, TK 112, TK 1331, TK 338,…
3.2.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trường hợp mua hàng nhập kho
Tại Tổ Kế tốn quá trình hạch tốn hàng hĩa diễn ra khi các chứng từ kế tốn như: hĩa đơn GTGT, bảng kê hàng hĩa... đã được Tổ kho chuyển lên.
o Mua hàng tập trung
25
Ngành hàng đặt một đơn hàng mua 300 gĩi đường Bonso gửi bằng mail đến Trung tâm phân phối. Ngày 06/04/2015 hàng về đến kho kèm theo hĩa đơn Liên hiệp, Thủ kho và giám sát kho tiến hành kiểm đếm hàng hĩa đầy đủ và Thủ kho ký nhận trên hĩa đơn của Liên hiệp. Sau đĩ, kho chuyển hĩa đơn lên cho Kế tốn hàng hĩa. Theo hĩa đơn GTGT số 1258211 Co.opMart Nguyễn Đình Chiểu cĩ mua 300 gĩi đường Bonso từ Liên hiệp theo phương thức chuyển hàng về nhập kho với đơn giá là 15.714,29 đồng/gĩi, thuế suất GTGT 5%, thanh tốn bằng chuyển khoản, chưa trả tiền. Kế tốn ghi tăng giá trị hàng hĩa trong kho trên chương trình MMS.(Phụ lục 01)
Nợ TK 1561: 4.714.287 Nợ TK 1331: 235.714,35
Cĩ TK 331: 4.950.001,35 Nghiệp vụ 2:
Dựa trên bảng kê giao hàng rau củ quả ngày 23/03/2015 của ngành hàng thực phẩm tươi sống chuyển qua Tổ Kế tốn, Kế tốn hàng hĩa nhận hàng vào chương trình MMS, sau đĩ in tờ nhận hàng.
Ngày 27/03/2015, Liên hiệp xuất hĩa đơn GTGT số 1203451 với tổng giá thanh tốn 1.961.960 (khơng cĩ thuế GTGT) cho siêu thị, Kế tốn so khớp tờ nhận hàng và hĩa đơn, khớp đúng sau đĩ hạch tốn như sau: (Phụ lục 02)
Nợ TK 1561: 1.961.960 Cĩ TK 331: 1.961.960
o Mua hàng đa phương
Siêu thị Co.opMart Nguyễn Đình Chiểu lập đơn đặt hàng mua các loại keo dán gửi tới Doanh nghiệp tư nhân sản xuất hĩa mỹ phẩm Gam Ma.
Ngày 23/03/2015, Doanh nghiệp Gam Ma giao hàng tới kho Co.opMart Nguyễn Đình Chiểu cùng với bộ chứng từ gồm hĩa đơn GTGT số 2030 với tổng giá trị 1.188.000, thuế 10% và đơn đặt hàng. Thủ kho và giám sát kho đã kiểm đếm hàng đầy đủ, Thủ kho ký nhận trên hĩa đơn. Tiền hàng chưa thanh tốn.
Kho chuyển hĩa đơn GTGT lên cho Kế tốn hàng hĩa, căn cứ hĩa đơn số 2030, Kế tốn nhập liệu vào phẩn mềm MMS, giá trị hàng hĩa trong kho tăng theo nguyên tắc giá gốc, đồng thời tăng TK 338-Phải trả, phải nộp khác. (Phụ lục 03)
26
Nợ TK 1561: 1.188.000 Nợ TK 1331: 118.800
Cĩ TK 338: 1.306.800
Sau đĩ, Kế tốn tiến hành so khớp, dữ liệu từ MMS tự động cập nhật vào chương trình kế tốn và dựa trên chương trình Oracle, Liên hiệp trả hộ cho siêu thị, sau đĩ siêu thị sẽ chuyển khoản trả nợ Liên hiệp. Lúc này siêu thị cĩ cơng nợ với Liên hiệp.
Nợ TK 338: 1.306.800
Cĩ TK 331: 1.306.800
o Mua hàng tự doanh
Siêu thị đặt hàng đến Cơng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Sản xuất Hương Thùy. Ngày 07/04/2015 nhà cung cấp chuyển đến kho siêu thị theo đúng số lượng trong đơn đặt hàng 72 cục xà bơng đến siêu thị kèm hĩa đơn và đơn đặt hàng. Kho nhận hàng đầy đủ và Thủ kho ký nhận lên hĩa đơn và chuyển về Kế tốn. Căn cứ theo hĩa đơn GTGT số 18839, ngày 07/04/2015, siêu thị Saigon Co.op Đình Chiểu mua 72 cục xà bơng, đơn giá 4.140 đồng/cục của Cơng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Sản xuất Hương Thùy theo phương thức chuyển hàng nhập kho, chưa trả tiền người bán. Giá trị tổng lơ hàng là 298.080 đồng, thuế GTGT 10%. Lơ hàng được chuyển đến kho siêu thị theo đúng số lượng trong đơn đặt hàng. Lúc này, Kế tốn hàng hĩa kiểm tra, đối chiếu chứng từ và hạch tốn: (Phụ lục 04)
Nợ TK 1561: 298.080 Nợ TK 1331: 29.808
Cĩ TK 331: 327.888
Trường hợp mua hàng về chuyển bán thẳng khơng qua kho
Với điều kiện thuận lợi, quầy hàng và kho của siêu thị nằm cạnh nhau nên đa số các mặt hàng tại Saigon Co.op đều được nhận thơng qua kho, để đảm bảo hàng hĩa đều được kiểm tra kĩ về chất lượng cũng như số lượng trước khi nhập. Hàng bán khơng qua kho là rất ít. Chỉ cĩ một số mặt hàng thuộc ngành hàng thực phẩm như: thịt Vissan, thực phẩm Hà Nội,… Do đĩ, khi hàng được giao tới siêu thị sẽ được chuyển trực tiếp tới quầy bán, khơng qua kho.
27
Định kỳ khoảng một tuần hoặc 15 ngày, Kế tốn trưởng sẽ tập hợp doanh thu của hàng mua khơng qua kho. Sau khi trừ đi chiết khấu 7% trên doanh thu của mặt hàng này nhà cung cấp sẽ xuất hĩa đơn cho siêu thị thanh tốn phần cịn lại. Lúc này phần doanh thu thanh tốn cho nhà cung cấp siêu thị sẽ đưa vào giá vốn.
Ngày 15/03/2015, căn cứ vào hĩa đơn GTGT số 288150 với tổng giá thanh tốn 197.820.725 đồng, khơng cĩ thuế GTGT, đã thanh tốn bằng chuyển khoản, Kế tốn hạch tốn: (Phụ lục 05)
Nợ TK 632: 197.820.725
Cĩ TK 112: 197.820.725
Riêng đối với những mặt hàng nhập khơng qua kho, khi tính tiền tại quầy thu ngân, chương trình WinDSS chỉ cập nhật doanh thu, khơng hạch tốn giá vốn.
Sau mỗi nghiệp vụ, Kế tốn nhập liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Chi tiết hàng hĩa, Sổ Cái,...
Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách khơng đảm bảo theo hợp
đồng.
Trong hệ thống Co.opMart hàng hĩa phải bán theo đúng quy định mà Saigon Co.op đã quy định cả về chất lượng lẫn quy cách nên đối với những mặt hàng kém phẩm chất, sai quy cách khơng đúng yêu cầu trong hợp đồng thì Thủ kho sẽ trả về nguyên lơ hàng cho nhà cung cấp khi hàng được giao, khơng cho nhập kho và yêu cầu giao hàng đúng theo hợp đồng.
Cũng cĩ trường hợp kho sẽ nhận hàng đúng yêu cầu, hàng sai quy cách sẽ trả lại trên lơ hàng nhận vào kho. Lúc này ngành hàng sẽ lập biên bản trả hàng và Kế tốn sẽ xuất hĩa đơn trả hàng sai quy cách, kém phẩm chất.
Nghiệp vụ 1:
Ngày 19/04/2015 Trung tâm phân phối giao hàng đến kho siêu thị, kho kiểm tra hàng phát hiện một lượng hàng sữa chua Yomost cận ngày hết hạn sử dụng. Thủ kho báo cho Tổ trưởng ngành hàng. Tổ trưởng ngành hàng lập biên bản hàng thiếu/khơng đạt chất lượng về tình trạng hàng cận ngày hết hạn và lập biên bản trả hàng.
Căn cứ vào biên bản trả hàng ngày 23/04/2015 xuất trả 240 hộp sữa chua, đơn giá 5.909 đồng/hộp, thuế GTGT 10% và biên bản xuất trả ngày 20/04/2015 trả lơ hàng dầu
28
ăn do Liên hiệp xuất hĩa đơn sai giá, Kế tốn hàng hĩa ghi nhận lượng hàng giảm trên chương trình MMS và xuất hĩa đơn số 43684 ngày 23/04/2015 tổng trị giá lơ hàng xuất trả là 8.743.560, thuế GTGT 10%, đồng thời ghi nhận nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái, Sổ Chi tiết hàng hĩa. (Phụ lục 06)
Nợ TK 331: 9.617.916
Cĩ TK 1561: 8.743.560 Cĩ TK 1331: 874.356
Theo yêu cầu của nhà cung cấp, đơn giá hàng xuất trả sẽ được lấy giá nhập kho gần ngày xuất trả nhất.
Theo như thỏa thuận giữa nhà cung cấp và siêu thị, nếu những mặt hàng nào mua vào mà bán chậm, siêu thị cĩ thể xuất trả hàng lại cho nhà cung cấp.
Nghiệp vụ 2:
Ngày 05/02/2015, ngành hàng lập biên bản trả hàng để trả một số hàng may mặc bán chậm cho Cơng ty TNHH Phạm Thái Vinh. Kho xuất trả hàng cho nhà cung cấp dưới sự giám sát của thủ kho, giám sát kho. Hàng xuất ra kho đúng như trên biên bản, thủ kho, giám sát kho và đại diện nhà cung cấp sẽ ký nhận trên biên bản đĩ.
Căn cứ biên bản trả hàng của ngành hàng chuyển qua, Kế tốn hàng hĩa sẽ tiến hành so khớp giá xuất kho trên chương trình MMS với giá xuất trên biên bản, lúc nào cũng lấy giá trên chương trình MMS để xuất hĩa đơn xuất trả hàng cho nhà cung cấp. Ngày 03/03/2015 Kế tốn hàng hĩa xuất hĩa đơn số 21390 cho Cơng ty TNHH Phạm Thái Vinh với tổng lơ hàng 5.469.090 đồng, thuế GTGT 10%, cấn trừ cơng nợ. Sau đĩ sẽ in tờ Inventory Transaction và lưu cùng hĩa đơn, biên bản trả hàng. (Phụ lục 07)
Nợ TK 331: 6.015.999
Cĩ TK 1561: 5.469.090 Cĩ TK 1331: 546.909
Trường hợp hàng hĩa mua về làm thủ tục nhập kho phát sinh thừa, thiếu
Hiện nay nguồn hàng cung cấp cho siêu thị tương đối ổn định nên nhìn chung ít xảy ra trường hợp thừa, thiếu khi mua hàng. Nhà cung cấp giao hàng theo đúng như đơn đặt hàng. Trường hợp thất thốt và hư hỏng trên đường vận chuyển cũng ít. Vì vậy, siêu
29
thị khơng sử dụng các tài khoản (TK 1381, TK 3381, TK 1388,…) hay mở sổ theo dõi các trường hợp này.
Nếu cĩ xảy ra trường hợp hàng mua chuyển đến bị thừa hoặc thiếu, thì kho sẽ kiểm hàng và lập biên bản thừa, thiếu hàng hĩa:
- Đối với hàng giao thiếu, thủ kho sẽ khơng ký lên hĩa đơn, ghi nhận mục nào
thiếu hàng sau hĩa đơn của nhà cung cấp, khơng nhận hàng và hĩa đơn.
Nếu nhà cung cấp đồng ý sẽ giao bù số hàng thiếu này ngay trong tháng, thì kho vẫn tiến hành nhận hàng, theo dõi số lượng hàng thiếu này tại kho, Kế tốn vẫn ghi sổ theo đúng lượng hàng trong hĩa đơn. Trường hợp đến cuối tháng nhà cung cấp khơng cĩ hàng để bù, ngành hàng sẽ lập biên bản trả hàng và Kế tốn lập hĩa đơn chuyển xuống kho để thủ kho lập phiếu xuất kho trả lại hàng (chỉ trả hàng trên chứng từ) và cơng nợ sẽ giảm xuống. Hạch tốn tương tự như các trường hợp trả hàng do sai quy cách,…
- Đối với hàng giao thừa, siêu thị chỉ nhận hàng theo hĩa đơn và đơn đặt hàng, số
hàng thừa sẽ trả lại ngay cho nhà cung cấp lúc giao hàng.
Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá
- Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại
Khi mua hàng ngành hàng sẽ thỏa thuận với nhà cung cấp các trường hợp chiết khấu thương mại được hưởng, thơng thường chiết khấu này được trừ trực tiếp trên hĩa đơn và làm giảm giá hàng hĩa nhập kho chứ khơng hạch tốn vào một tài khoản doanh thu nào khác. Do đĩ, siêu thị hạch tốn khơng cĩ gì khác so với việc hạch tốn mua hàng hĩa thơng thường.
- Hàng mua được giảm giá
Khi mua hàng, nếu hàng hĩa của nhà cung cấp gửi đến khơng đúng quy cách, chất lượng hàng hĩa quy định thì kho sẽ làm thủ tục trả hàng ngay cho nhà cung cấp.
Do đĩ, tại siêu thị sẽ khơng cĩ trường hợp hàng hĩa được giảm giá do bao bì hay sản phẩm kém phẩm chất, sai quy cách.
Siêu thị mua hàng chỉ được giảm giá trong trường hợp nhà cung cấp cĩ chương trình khuyến mãi giảm giá hàng bán. Nhà cung cấp sẽ trừ ngay số tiền giảm giá trên hĩa