CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ TỔ KẾ TỐN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
3.3. Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng hĩa tại đơn vị thực tập
3.3.1. Quy trình bán hàng hĩa
Phương thức bán hàng
Co.op mart Nguyễn Đình Chiểu là một doanh nghiệp thương mại dịch vụ bán lẻ hàng hĩa là chủ yếu nhưng bên cạnh đĩ cĩ hình thức bán sỉ số lượng lớn.
36
Tại Co.opmart Đình Chiểu chỉ cĩ hình thức bán sỉ số lượng lớn theo phương thức trực tiếp. Khách hàng sẽ đàm phán với Co.opMart về việc mua hàng sau khi đã thỏa thuận sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với điều kiện giao hàng tại kho Co.op mart. Bên mua sẽ chịu tồn bộ chi phí vận chuyển cịn bên bán chỉ chịu chi phí bốc dỡ hàng hĩa lên phương tiện vận tải cho bên mua.
Bộ phận bán hàng (Tổ trưởng, Tổ phĩ ngành hàng ) lập hợp đồng mua bán hàng hĩa kèm phiếu xuất kho chuyển qua Kế tốn xác định phương thức thanh tốn và xuất hĩa đơn cho khách hàng. Hĩa đơn được lập thành 3 liên (Liên 1: Lưu, liên 2: Giao khách hàng, liên 3: Lưu nội bộ).
Bộ phận bán hàng giao phiếu xuất kho cho Thủ kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, Thủ kho cùng giám sát kho tiến hành xuất hàng giao khách hàng. Sau đĩ, Kế tốn cơng nợ căn cứ hĩa đơn yêu cầu khách hàng thanh tốn tiền hàng. Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng, Kế tốn sẽ giao hĩa đơn đỏ (liên 2) kèm hợp đồng cho khách hàng.
Sơ đồ 3.6. Quy trình bán sỉ số lượng lớn
Kế tốn sẽ lưu bộ chứng từ gồm hĩa đơn liên 1, liên 3 và hợp đồng tại siêu thị.
37
Bán lẻ tự chọn
Hằng ngày, nhân viên các ngành hàng sẽ kiểm tra số lượng hàng hĩa cịn tồn tại quầy hàng và báo cáo cho Tổ trưởng phụ trách ngành hàng đĩ. Nhận được báo cáo thì Tổ trưởng sẽ quyết định cĩ lấy thêm hàng từ kho ra quầy hàng hay khơng, nếu cĩ nhu cầu thì Tổ trưởng ngành hàng sẽ lập Phiếu yêu cầu bổ sung hàng ra quầy rồi chuyển đến kho hàng của siêu thị.
Khi nhận được Phiếu yêu cầu bổ sung hàng ra quầy, thủ kho kiểm tra chữ ký trên phiếu, cho xuất hàng và ký nhận lên Phiếu yêu cầu bổ sung hàng ra quầy và đồng thời lưu phiếu tại kho. Tổ trưởng ngành hàng sẽ kiểm tra số lượng hàng, loại hàng, nếu đúng với phiếu yêu cầu bổ sung hàng ra quầy thì cho phép nhập quầy.
Khách hàng tự do lựa chọn mặt hàng rồi mang đến bộ phận thu ngân thanh tốn, nhân viên thu ngân trực tiếp thu tiền. Cuối ca nhân viên thu ngân kiểm tiền ở quầy. Sau đĩ lập giấy nộp tiền để nộp cho Thủ quỹ.
38
Cuối ngày, Kế tốn bán hàng tập hợp doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán trong ngày từ chương trình MMS để hạch tốn vào sổ sách thơng qua chương trình Oracle. Đồng thời, Kế tốn cũng sẽ xuất hĩa đơn bán hàng cho số hàng bán lẻ được ghi nhận trong ngày.
Siêu thị cĩ quầy dịch vụ xuất hĩa đơn tài chính nếu khách hàng cĩ nhu cầu, quầy dịch dựa trên hĩa đơn bán lẻ và thơng tin khách hàng cung cấp để xuất hĩa đơn. Hĩa đơn gồm 3 liên (liên 1 và 3: lưu, liên 2: giao cho khách hàng). Tất cả hĩa đơn sau một ngày sẽ được nhân viên quầy dịch vụ chuyển lên Tổ Kế tốn để Kế tốn hàng hĩa kiểm tra sự đúng sai giữa số tiền thanh tốn trên hĩa đơn với chương trình hĩa đơn và xử lý sai sĩt.
Mỗi ngày, Kế tốn hàng hĩa tổng hợp số liệu hàng bán trong ngày rồi chuyển dữ liệu vào chương trình MMS và phần mềm theo dõi bán hàng của từng ngành hàng. Tại đây, tồn bộ dữ liệu về doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lượng hàng tồn kho cuối ngày đều được cập nhật đầy đủ theo từng ngành hàng.
3.3.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho
- Bảng kê bán hàng
- Bảng kê hủy hàng
- Hợp đồng bán hàng
- Hĩa đơn bán hàng
- Biên bản trả hàng
- Phiếu đề xuất xuất chế biến
- Biên bản hủy hàng
- Hĩa đơn bán lẻ của thu ngân
- Giấy nộp tiền của thu ngân.
3.3.3. Tài khoản sử dụng
TK 1561: Hàng hĩa
TK 632: Giá vốn hàng bán . TK 511: Doanh thu bán hàng TK 531: Hàng bán bị trả lại
39
TK 641: Chi phí bán hàng
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 131, TK 3331.
3.3.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Phương thức bán sỉ số lượng lớn:
Ngày 07/04/2015 Cơng ty TNHH Nhà Đỏ cĩ đơn hàng mua một số mặt hàng và ký kết hợp đồng với siêu thị.
Bảng 3.1. Đơn đặt hàng của Cơng ty TNHH Nhà Đỏ
STT Mặt hàng Số lượng
1 Chả giị chay SG Food 400g 3
2 Thanh cua Mayumi 500g 5
3 Bánh sị điệp 250g 8
Sau đĩ, ngành hàng gửi hợp đồng kèm phiếu xuất kho cho Kế tốn hàng hĩa. Dựa trên hợp đồng và phiếu xuất kho, Kế tốn hàng hĩa xuất hĩa đơn số 36164 gồm 3 liên (liên 1,3 lưu tại Tổ Kế tốn, liên 2 giao cho bên mua) tổng trị giá là 915.272,72 đồng, thuế GTGT 10%.
Căn cứ vào hợp đồng và hĩa đơn, Kế tốn ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ Tổng hợp tài khoản hàng hĩa,… qua chương trình Oracle. (Phụ lục 09)
Nợ TK 632: 702.056,03 Cĩ TK 1561: 702.056,03 Nợ TK 111: 1.006.800 Cĩ TK 511: 915.272,72 Cĩ TK 3331: 91.527,28 Phương thức bán lẻ tự chọn: Do là siêu thị nên hình thức bán lẻ tự chọn là hình thức chính.
Nghiệp vụ bán hàng tại khu tự chọn của siêu thị sẽ được ghi nhận trên chương trình bán hàng tại quầy thu ngân dựa trên phần mềm WinDSS. Chương trình này là được thiết kế sẵn hỗ trợ ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng tại quầy, giúp thực hiện nhiều bút
40
tốn ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán. Nhưng phần mềm này khơng thể kết nối dữ liệu trực tiếp với chương trình hạch tốn của kế tốn nên các bút tốn trên chương trình chỉ hỗ trợ cho việc ghi nhận nghiệp vụ, khơng phải là các bút tốn trên sổ kế tốn.
Ngày 07/04/2015 khách hàng đặt hàng qua điện thoại tại quầy dịch vụ. Nhân viên siêu thị chọn hàng rồi đem đến thu ngân sẽ dùng máy scan mã vạch in trên bao bì hàng để xác định loại hàng, đơn giá hàng hĩa và in ra hĩa đơn bán lẻ. Quầy dịch vụ căn cứ trên hĩa đơn bán lẻ và thơng tin người mua xuất hĩa đơn số 36163 cho người mua hàng là Trường THCS Nguyễn Du Quận 1 với tổng giá trị tiền thanh tốn 1.562.600, trong đĩ thuế GTGT 10%. Sau đĩ tổ giao hàng sẽ giao lượng hàng này đến địa chỉ người mua kèm theo hĩa đơn đỏ (liên 2) (Phụ lục 10)
Chương trình bán hàng WinDSS sẽ tự động ghi nhận các bút tốn: Nợ TK 111: 1.562.600
Cĩ TK 511: 1.420.545,46
Cĩ TK 3331: 142.054,54
Đồng thời, ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 851.091,13
Cĩ TK 1561: 851.091,13
Trường hợp hàng bán bị trả lại
Ngày 03/04/2015, sau khi khách hàng mua hàng và nhân viên thu ngân đã scan hàng vào hệ thống, nhưng do sai yêu cầu, khách hàng khơng muốn mua hàng đĩ nữa và trả lại 5 gĩi hải sâm An Vĩnh với đơn giá bán 47.600 đồng/gĩi. Thu ngân phải nhờ bảo vệ và mậu dịch viên cùng lập biên bản trả hàng và cả ba cùng ký nhận vào biên bản với xác nhận của khách hàng. Thu ngân sẽ giảm lượng hàng bán ra trên chương trình. (Phụ lục 11)
Nợ TK 1561: 115.000
Cĩ TK 632: 115.000
Nợ TK 531: 238.000
41
Trường hợp giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh
tốn
Siêu thị đặc trưng là bán lẻ, khách hàng lựa chọn hàng hĩa rồi thanh tốn tiền hàng tại quầy thu ngân ngay sau đĩ. Nên những trường hợp chiết khấu thanh tốn do thanh tốn sớm hạn sẽ hay chiết khấu thương mại do mua số lượng lớn hàng hĩa sẽ khơng được thực hiện tại siêu thị.
Nếu cĩ trường hợp giảm giá hàng bán chỉ được thực hiện khi cĩ chương trình giảm giá hàng bán một số hàng hĩa nào đĩ và giảm ngay trên đơn giá được đặt tại quầy hàng hĩa. Khơng cĩ trường hợp hàng bán sai quy cách mà siêu thị giảm giá, nếu sai quy cách hàng hĩa, siêu thị sẽ đổi hàng mới đúng tiêu chuẩn chất lượng, quy cách cho khách hàng.
Xuất chế biến
Hàng hĩa tươi sống kinh doanh tại siêu thị khơng chỉ là những mặt hàng nhập từ nhà cung cấp mà cịn cĩ những mặt hàng do siêu thị xuất thực thẩm đem chế biến, nấu chín thành những mĩn ăn phục vụ tại khu ẩm thực và mĩn ăn chế biến sẵn cung cấp cho thị trường. Do vậy, nghiệp vụ xuất hàng đem chế biến cũng là một nghiệp vụ thường xuyên tại siêu thị.
Tổ thực phẩm tươi sống sẽ lập phiếu đề xuất để xuất các nguyên phụ liệu đem chế biến, nấu chín. Giám đốc, Phĩ Giám đốc ngành hàng và Tổ trưởng ngành hàng sẽ xét duyệt phiếu đề xuất này sau đĩ chuyển qua Kế tốn. Kế tốn sẽ căn cứ vào phiếu xuất để ghi nhận giảm hàng trên hệ thống. Sau khi ghi nhận giảm hàng trên hệ thống, Kế tốn in các tờ xuất hàng (Inventory transaction) và lưu lại bộ chứng từ.
Những hàng hĩa sau khi đã hồn thành quá trình chế biến sẽ khơng được ghi nhận trên chương trình MMS nữa mà sẽ được theo dõi bằng hệ thống mã quầy cơm, khơng theo dõi bằng mã SKU. Do đĩ khi xuất bán những mặt hàng này ở quầy cơm, chương trình ở quầy cơm chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng nhưng sẽ khơng ghi nhận giá vốn như các mặt hàng được theo dõi trên MMS.
Cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê xuất hàng đem chế biến, nấu chín mà Kế tốn đã ghi nhận trên chương trình MMS, Kế tốn trưởng sẽ ghi tồn bộ giá trị hàng xuất chế biến vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Giá vốn này sẽ phải cộng thêm phần chi phí nhiên liệu và vật liệu trong q trình chế biến như chi phí gas, chi phí bao bì, hộp nhựa, ly
42
nhựa để đĩng gĩi sản phẩm để xác định tồn bộ chi phí chế biến của những hàng hĩa này.
Khi tổng hợp số liệu từ chương trình WinDSS, Kế tốn trưởng tập hợp doanh thu bán những mặt hàng này, so sánh với chi phí chế biến để xác định lãi của hoạt động kinh doanh những mặt hàng này.
Ngày 23/04/2014 Tổ thực phẩm tươi sống lập phiếu đề xuất để xuất một số nguyên phụ liệu đem chế biến. Tổng giá trị hàng xuất chế biến là 13.031.551 đồng
Sau khi phiếu đề xuất được duyệt, Kế tốn ghi nhận giảm hàng trên MMS và in tờ xuất hàng. (Phụ lục 12)
Nợ TK 632: 13.031.551
Cĩ TK 1561: 13.031.551
Cuối tháng, Kế tốn tập hợp chi phí gas, chi phí bao bì, hộp nhựa… dùng trong tháng. Kế tốn viên chuyển dữ liệu cho Kế tốn trưởng, Kế tốn trưởng tính giá vốn cho hàng xuất chế biến trong tháng và định khoản như sau:
Nợ TK 632
Cĩ TK 1561
Đồng thời ghi nhận doanh thu sau khi đã tổng hợp từ chương trình WinDSS Nợ TK 111
Cĩ TK 511
Xuất hủy hàng
Đối với hàng thực phẩm tươi sống, mỗi ngày siêu thị sẽ tiến hành hủy lượng hàng hư hỏng, kém chất lượng hoặc những mặt hàng đĩng gĩi chỉ sử dụng trong một ngày. Tổ chế biến thực phẩm tươi sống cùng lập biên bản hủy hàng và hủy hàng với sự cĩ mặt của Giám đốc, Kế tốn trưởng, nhân viên kế tốn, giám sát kho.
Đối với ngành hàng khác, định kỳ siêu thị cũng sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng để đảm bảo hủy hàng hết hạn sử dụng, rách bao bì, gãy…
Với các nghiệp vụ hủy hàng này, Kế tốn nhập liệu ghi nhận giảm hàng hĩa trên chương trình và in tờ Inventory transaction đính kèm với các biên bản hủy hàng và lưu bộ chứng từ.
43
Đối với nghiệp vụ hủy hàng, giá trị của những hàng hĩa đem hủy được tính là những hao hụt trong kỳ và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán.
Cuối ngày 04/04/2015, nhân viên kho báo lên Tổ Kế tốn một số hàng thực phẩm tươi sống cần đem hủy vì hàng đã hết hạn sử dụng. Tổng giá trị hàng bị hủy là 95.272,98 đồng (Phụ lục 13)
Nợ TK 632: 95.272,98
Cĩ TK 1561: 95.272,98
3.3.5. Ghi sổ kế tốn
Siêu thị sử dụng hình thức Sổ Nhật ký chung và do cĩ sự hỗ trợ của phần mềm kế tốn nên kế tốn viên chỉ kiểm tra, đối chiếu sau đĩ nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ như Sổ Nhật ký chung, Sổ Tổng hợp tài khoản, Sổ Chi tiết tài khoản,…
Sổ Nhật ký chung
Cơng ty TNHH MTV Sài Gịn Co.op Đình Chiểu
168 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 06, Quận 3, TP.HCM
NHẬT KÝ CHUNG Năm 2015 Đơn vị tính:VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Cĩ … … … … … … … 03/04/2015 TH030415 03/04/2015 Nhập hàng bán trả 1561 115.000 03/04/2015 TH030415 03/04/2015 Giá vốn hàng bán 632 115.000 03/04/2015 TH030415 03/04/2015 Hàng bị trả lại 531 238.000 03/04/2015 TH030415 03/04/2015 Thanh tốn bằng tiền mặt 111 238.000 04/04/2015 HH040415 04/04/2015 Hủy hàng hết hạn 632 95.272,98
44 04/04/2015 HH040415 04/04/2015 Hủy hàng hết hạn 1561 95.272,98 07/04/2105 HD36163 07/04/2015 Thu tiền mặt 111 1.562.600 07/04/2105 HD36163 07/04/2015 Doanh thu bán hàng 511 1.420.545,46 07/04/2105 HD36163 07/04/2015 Thuế GTGT 10% 3331 142.054,54 07/04/2105 HD36163 07/04/2015 Giá vốn hàng bán 632 851.091,13 07/04/2105 HD36163 07/04/2015 Xuất hàng bán 1561 851.091,13 07/04/2015 HD36164 07/04/2015 Thu tiền mặt 111 1.006.800 07/04/2015 HD36164 07/04/2015 Doanh thu bán hàng 511 915.272,72 07/04/2015 HD36164 07/04/2015 Thuế GTGT 10% 3331 91.527,28 07/04/2015 HD36164 07/04/2015 Giá vốn hàng bán 632 702.056,03 07/04/2015 HD36164 07/04/2015 Xuất hàng bán 1561 702.056,03 … … … … … … … 23/04/2015 CB230415 23/04/2015 Xuất chế biến 632 13.031.551 23/04/2015 CB230415 23/04/2015 Xuất chế biến 1561 13.031.551 Tổng cộng phát sinh 17.602.371,14 17.602.371,14