7. Kết cấu của luận văn
1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.2. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi trong đơn vị sự nghiệp công lập
* Mục tiêu kiểm soát nội bộ các hoạt động thu chi
- Kiểm soát nội bộ thu, chi thường xuyên nhằm đánh giá chất lượng hoạt động, việc chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản thu chi thường xuyên,
việc sử dụng tài sản và các nguồn lực của đơn vị. Các khoản thu chi được thực hiện phải đảm bảo các yêu cầu như: đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, đúng đối tượng, đúng
quy định của Nhà nước và phù hơp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ
của đơn vị.
- Ngăn chặn, kịp thời phát hiện và xử lý những rủi ro, sai sót, gian lận.
-Bảo đảm thông tin về các khoản thu chi thường xuyên thể hiện trên các
chứng từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị và cơ quan Nhà nước khi cần.
1.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt
* Tính trung thực và giá trị đạo đức: Ban lãnh đạo xem việc tổ chức và vận hành KSNB là nhiệm vụ rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho hoạt động. Các cơ quan chú trọng về đạo đức nghề nghiệp và đều có
ban hành quy định cụ thể về đạo đức tương đối chi tiết và đầy đủ. Các quy định này
hầu hết được công khai cho mọi người bên trong và bên ngoài cơ quan.
- Áp lực và cơ hội: Ban lãnh đạo luôn cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện năng lực, tạo thêm thu nhập, qua đó hạn chế các hành vi gian lận trong đơn vị. Kế hoạch dự tốn ln được xây dựng và thông qua đơn vị cấp trên. Các nội quy,
quy định đều được xây dựng chặt chẽ.
- Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Các cơ quan thường
xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, lớp tập huấn để hướng dẫn, định hướng thực hiện các
quy định, quy chế của nhà nước cho nhân viên.
* Cam kết về năng lực: nhân viên các phịng ban cần có kỹ năng chuyên
nghiệp, kinh nghiệm thực tế để làm việc một cách trung thực, chấp hành tốt các quy
định, hồn thành tốt vị trí cơng việc của mình và các nhiệm vụ khác mà cấp trên giao phó. Cịn đối với các y bác sĩ có trình độ chun mơn, tay nghề cao, u nghề
góp phần vào chất lượng khám chữa bệnh của Bệnh viện. Giữa ban lãnh đạo và nhân viên ln có sự hiểu biết về việc xây dựng, thực hiện và duy trì trách nhiệm của mỗi cá nhân trong mơi trường để kiểm sốt nội bộ tốt, đảm bảo ln thực hiện
được tốt mọi mục tiêu đã đề ra và phát triển Bệnh viện ngày càng lớn mạnh và uy tín hơn. Các cơ quan Nhà nước nói chung và các Bệnh viện cơng lập nói riêng ln
tạo điều kiện để CBNV nâng cao trình độ chun mơn, trình độ quản lý để giúp cho mọi người có thể giải quyết các vấn đề trong công việc một cách hiệu quả, tránh sai sót, gian lận.
* Sự tham gia của nhà quản trị: tại các Bệnh viện cơng lập thường có Ban thanh tra nhân dân thực hiện các nhiệm vụ giám sát, thanh tra, kiểm tra các hoạt
động thu chi của đơn vị. Ban thanh tra hoạt động độc lập với Ban giám đốc và
phịng kế tốn của Bệnh viện.
*Triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý: Mặc dù là những
người làm công tác chuyên môn kiêm công tác quản lý, nhưng các nhà quản lý
trong Bệnh viện luôn nhận thức rõ và hiểu tầm quan trọng của KSNB trong hoạt
động thu chi của đơn vị mình. Chính vì vậy các đơn vị y tế cơng lập đã chủ động
xây dựng nên Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động ở
đơn vị. Trong các cuộc họp nội bộ cũng như tồn đơn vị, Ban giám đốc ln nên lên
tầm quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động thu chi và số liệu trong sổ sách, báo cáo kế tốn phải đảm bảo tính chuẩn xác, tn thủ theo các thông tư, nghị định, quy
định của Nhà nước đã ban hành.
* Cơ cấu tổ chức: Trong các đơn vị y tế cơng lập ln có các phịng ban làm cơng tác hành chính giúp đỡ cho Ban giám đốc như: phịng kế tốn, phịng Tổ chức
hành chính, Phịng quản lý chất lượng, phòng kế hoạch tổng hợp, ban Thanh tra nhân dân…Tổ chức đoàn thể xã hội như: cơng đồn, đồn thanh niên…Theo cơ cấu tổ chức của Bệnh viện công lập, tùy vào bộ máy hoạt động, quy mô và lĩnh vực mà mỗi Bệnh viện sẽ có cơ cấu tổ chức riêng của mình.
* Phân cơng quyền hạn, trách nhiệm: Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân làm việc trong Bệnh viện công lập đề được nêu trong hợp đồng lao động của mình. Mỗi người đều đảm nhiệm một công việc riêng và yêu cầu phải hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Cuối năm, CBNV nộp Phiếu tự đánh giá và phân loại viên chức, qua đó thấy được ưu và nhược điểm riêng của mình và có định hướng thay
đổi trong năm sau.
* Các chính sách và thơng lệ về nhân sự: Hiện nay theo quy định của cấp trên
nên người được tuyển dụng trong Bệnh viện đều phải có trình độ chun mơn và
bằng cấp được chứng nhận bởi các dơn vị đào tạo có uy tín. Giá trị đạo đức của
người lao động cũng được xem xét trong quá trình thử việc tại cơ quan. Cơng việc
trình làm việc ln có sự kiểm tra, giám sát giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhận viên với các cấp lãnh đạo.
1.3.2.2. Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu chi
* Nhận diện những rủi ro trong hoạt động thu chi: Rủi ro trong hoạt động
thu chi tại các đơn vị nói chung và các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói riêng sẽ gây ra các tác hại nghiêm trọng như: thất thoát tài sản và tiền của, làm tổn hại đến uy tín của đơn vị, trách nhiệm khơng chỉ của cá nhân gây ra mà còn ảnh hưởng đến cả các bộ phận liên quan. Các rủi ro đến từ nguyên nhân bên ngoài như: hệ thống máy móc
xuống cấp, lỗi hệ thống, các chính sách mới của Nhà nước ban hành còn nhiều lỗ
hổng…và các rủi ro từ bên trong như việc gian lận, tham nhũng trong nội bộ Bệnh
viện, từ việc thiếu hiểu biết về công việc chuyên môn của cá nhân, hay việc vơ tình tiếp tay cho việc gian lận. Những rủi ro chung trong hoạt động thu chi ở đơn vị y tế gồm:
- Rủi ro sử dụng không hiệu quả nguồn lực như chi tiêu không tiết kiệm, sử dụng không hiệu quả nguồn lực, để xảy ra sai sót, gian lận.
- Rủi ro trong việc khơng chấp hành các quy định, chính sách thu chi của đơn vị. - Rủi ro khi các khoản thu chi không được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong sổ sách, chứng từ, làm thất thoát thu chi.
- Rủi ro khi các khoản chi khơng đúng mục đích, cơng việc, đối tượng cần
được chi.
* Đánh giá khảnăng xảy ra rủi ro: Đa số trong cơ quan nhà nước hiện nay
việc đánh giá khả năng xảy ra rủi ro thường chưa được thực hiện một cách khoa học và chuyên nghiệp. Chỉ khi những rủi ro đã xảy ra rồi thì mới tìm ra nguyên nhân và
phương án để khắc phục hậu quả. Nhất là trong hoạt động thu chi, các nghiệp vụ thu
chi có lúc thực tế khơng đi liền với giấy tờ, mà có thể chi trước rồi sau đó mới có chứng từ để hợp thức hóa theo quy định. Điều này khiến việc bội chi ngân sách, dẫn
đến những người liên quan phải tìm cách để sửa chữa số liệu giữa thực tế và chứng
từ để cho khớp, dẫn đến việc làm cho khả năng xảy ra rủi ro tăng lên.
* Quyết định các hành động thích hợp với các rủi ro: Rủi ro được chia làm
ba loại:
Rủi ro khi đang thực hiện hoạt động: liên quan đến các sự kiện, đối tượng, nguồn lực => cần phải kiểm sốt các nghiệp vụ trong q trình làm việc của nhân viên.
Rủi ro trong q trình xử lý thơng tin liên quan đến việc cung cấp, ghi
nhận và xử lý thông tin => kiểm sốt hệ thống thơng tin chặt chẽ.
Rủi ro từ hệ thống liên quan đến việc sử dụng, bảo quản, phát triển. Tùy
vào những rủi ro xảy ra mà Ban giám đốc có phương án xử lý phù hợp.
1.3.2.3. Thông tin và truyền thông
Hiện nay các đơn vị đều dùng phần mềm để cập nhật và quản lý số liệu. Phần mềm đều được cung cấp bởi công ty chuyên nghiệp về kế tốn mà khách hàng chính là các Bệnh viện có nhu cầu sử dụng. Số liệu kế tốn được tập hợp ở phịng kế tốn của đơn vị, được các kế toán phần hành kiểm tra, xử lý, cập nhật vào phần mềm kế toán cũng như được lưu trữ dưới dạng chứng từ gốc. Hàng năm theo yêu cầu của các bên liên quan như: của cơ quan thuế, các đơn vị cấp cao, của cơ quan kiểm tốn thì phịng kế tốn sẽ lập bảng tổng hợp thống kê số liệu được thể hiện qua
báo cáo tài chính để nộp cơ quan thuế, báo cáo thu chi nội bộ hay các chứng từ gốc liên quan để thực hiện quá trình kiểm tra, kiểm soát việc hoạt động thu chi trong đơn vị.
Các nhân viên kế toán cũng thường xuyên được cập nhật thông tư, quyết định, văn bản hướng dẫn về các biểu mẫu, quy định mới của cơ quan thuế để kịp
thời thay đổi thông qua những buổi tập huấn chuyên môn, hay những văn bản được gửi đến tận đơn vị để nhân viên kế toán thực hiện và ban lãnh đạo được nắm rõ để có thể tiến hành kiểm tra, giám sát các hoạt động thi chi trong quá trình làm việc của nhân viên cấp dưới.
Trong các cuộc họp nội bộ, ban lãnh đạo đơn vị thường phổ biến lại các nội
dung trong quy định của đơn vị, của Nhà nước về việc chấp hành nghiêm chỉnh
trong hoạt động thu chi và phải thể hiện chính xác số liệu trong báo cáo tài chính
cũng như báo cáo nội bộ của đơn vị. Các văn bản của đơn vị hay của Nhà nước đều được chuyển đến các bộ phận liên quan bằng bản mềm quan email hay gửi tận tay để mọi người nắm rõ Ngoài ra các thông tin này cần phải được cập nhật thường
xuyên trên web của đơn vị để cho các cá nhân tiện theo dõi.
1.3.2.4. Các hoạt động kiểm soát
Đối với kinh phí NSNN cấp: Đơn vị kiểm sốt nguồn kinh phí NSNN cấp
thơng qua dự tốn được cấp thẩm quyền phê duyệt.
Đối với phần kinh phí NSNN đảm bảo thường xuyên (đơn vị đảm bảo một phần kinh phí), KBNN thực hiện cấp phát cho đơn vị thực hiện cấp phát cho đơn vị và hạch toán theo mục lục NSNN (nếu đã xác định được nội dung chi). Trường hợp chưa xác định được nội dung chi, KBNN thực hiện thanh toán cho đơn vị và tạm thời hạch toán, đồng thời yêu cầu đơn vị xác định rõ mục chi để hạch toán thực chi theo mục lục NSNN trước khi thực hiện thanh toán lần sau.
KBNN thực hiện cấp phát, thanh tốn kinh phí cho các đơn vị khốn chi có đủ điều kiện sau:
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép đơn vị thực hiện khốn
biên chế, kinh phí quản lý hành chính và nguồn kinh phí được giao khốn.
- Dự tốn chi của đơn vị đã được duyệt trong phạm vi kinh phí được khốn
theo mục lục NSNN
- Cịn đủ kinh phí để thanh tốn, đã được Thủ trưởng đơn vị hoặc người được
ủy quyền chuẩn chi. Có đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi.
- Để kiểm sốt nguồn kinh phí NSNN cấp: thực hiện chi có đúng theo dự tốn
do đơn vị lập hay khơng thì tùy theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ chứng từ thanh toán bao gồm:
- Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương là bản đăng ký biên chế quỹ
lương được cơ quan có thẩm quyền duyệt, phương án chi trả tiền lương của đơn vị, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lương.
- Đối với những khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị, phương tiện sửa
chữa nhỏ hồ sơ chứng từ bao gồm: dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ được duyệt, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trường hợp phải thực hiện đấu thầu), hợp đồng mua bán hành hóa dịch vụ, phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ, các hồ sơ chứng từ khác có liên quan như séc, ủy nhiệm chi….
- Đối với các khoản chi thường xuyên khác là bảng kê chứng từ thanh tốn có
chữ ký của Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền, Kế toán trưởng.
Qua nội dung kiểm soát như trên ta thấy, việc kiểm soát thu NSNN rất chặt chẽ bởi vì các khoản NSNN cấp theo dự tốn đầu năm của đơn vị đều thông qua
KBNN và KBNN có trách nhiệm kiểm sốt các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và
thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định. KBNN tham gia với cơ quan tài chính, cơ sở quản lý nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN và xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN của đơn vị.
KBNN có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh tốn chi trả và thơng báo cho đơn vị sử dụng kinh phí NSNN biết, đồng gửi cơ quan tài chính đồng cấp giải quyết
trong trường hợp sau: Chi khơng đúng mục đích, đối tượng theo dự toán được duyệt; chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi được cấp có thẩm quyền quy định.
Đối với nguồn thu từ viện phí: Hàng năm, cùng với việc lập dự toán thu, chi từ
nguồn NSNN, đơn vị tiến hành lập dự toán thu, chi quỹ viện phí báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp phê duyệt, và chuyển KBNN làm căn cứ cấp lại và kiểm sốt chi.
Việc kiểm sốt thu, chi viện phí ở đơn vị được tập trung thực hiện tại Phịng Kế tốn – tài chính của đơn vị (thực hiện theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp). Các đơn vị phải mở sổ sách kế toán theo dõi thu chi các nguồn, nghiêm cấm việc tạo chi và để ngồi sổ sách kế tốn các nguồn. Đơn vị có trách nhiệm nộp số tiền thu các nguồn vào tài
khoản tiền gửi các Quỹ tương ứng tại KBNN, sau khi kết thúc năm báo cáo quyết
toán thu, chi các quỹ và chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo quy định. Việc thu chi các quỹ phải tổng hợp chung vào Quyết toán NSNN hàng năm (ghi ở mục nguồn kinh phí khác).
Các nguồn thu được sử dụng cụ thể như sau:
+ Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy học tập (như sửa chữa, cải tạo cơ sở vật chất hiện có, xây dựng nhỏ các phịng học, phịng thí nghiệm, xưởng thực tập, thư viện, ký túc xá sinh viên, mua sắm, thuê mướn cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập, quản lý chun mơn, hành chính và các cơng việc khác
có liên quan).
+ Bổ sung kinh phí cho các hoạt động của sự nghiệp giáo dục đào tạo nghề, kể cả hỗ trợ thi tốt nghiệp (Bao gồm tất cả các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi thường xuyên thuộc nội dung chi hoạt động sự nghiệp đào tạo giáo dục, chi nghiệp vụ quản lý quỹ học phí tại cơ sở).
+ Hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp giảng dạy và phục vụ giảng dạy. Bao gồm chi hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp giảng dạy và phục vụ giảng dạy của giáo viên, cán bộ nhân viên phục vụ giảng dạy và các bộ phận liên quan, chi khen thưởng và