7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh
2.2.1 Thực trạng mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt hoạt động thu, chi bao gồm cách thức quản lý hoạt động thu chi tại bệnh viện. MTKS bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài tác động đến việc thiết kế KSNB hoạt động thu, chi. Cụ thể
Thứ nhất, Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Kết quả quan sát cho thấy bệnh viện đã xây dựng mơi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức, các lãnh đạo đơn vị đã ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với các y bác sỹ, cán bộ công nhân viên chức. Đặc biệt, các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với người dân (các khoa, phòng trong bệnh viện) còn được tập huấn về kỹ năng giao tiếp. Bên cạnh việc quan tâm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, ban lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc nâng cao y đức cho tồn thể cán bộ nhân viên thơng qua việc phát động các phong trào
thi đua, phấn đấu học tập để xứng đáng với truyền thống và danh hiệu “lương y như từ mẫu”.
Bệnh viện có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp thông qua việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc chung đối với toàn thể nhân viên trong tổ chức. Song song với việc ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử, Bệnh viện đã xây dựng các hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép để nhân viên hiểu rõ trước khi thực hiện. Bệnh viện cũng truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức đến cán bộ nhân viên qua nhiều hình thức: Thơng báo cơng khai tại cơ quan, triển khai trong hội nghị cán bộ công chức, thông báo trên mạng nội bộ. Tuy nhiên, với một lĩnh vực khám chữa bệnh là một mơi trường nhạy cảm, có rất nhiều cơ hội để nhân viên y tế như bác sĩ, điều dưỡng, hộ sinh…làm khó bệnh nhân để nhận được các khoản “bồi dưỡng”, nhiều bác sĩ còn giới thiệu bệnh nhân đến khám tại phòng mạch tư của mình ngồi giờ hành chính…điều này gây phiền hà cho bệnh nhân. Một số cán bộ y tế làm tại các khoa cận lâm sàng như xét nghiệm, siêu âm…nha, phòng
khám…khám điều trị và làm các xét nghiệm cho người thân không thu tiền, đây là
một trong những nguyên nhân gây thất thu cho bệnh viện.
Thứ hai, về Năng lực nhân viên
Sự phát triển của mọi tổ chức luôn gắn liền với chất lượng của đội ngũ nhân sự. Người quản lý phải thể hiện rõ cam kết yêu cầu nâng cao về năng lực của đội ngũ nhân viên thì đội ngũ này mới đáp ứng được yêu cầu về công việc. Kể cả đối với hệ thống KSNB, nếu hệ thống này được thiết kế rất tốt, quy định chặt chẽ nhưng thiếu con người có trình độ năng lực thì cũng khơng thể vận hành hiệu quả được.
Tính đến tháng 12 năm 2019 Bệnh viện có 242 cơng chức, viên chức và người lao động; Trong đó có 150 cán bộ cơ hữu; 62 người là cán bộ hợp đồng có đóng BHXH. Chi tiết như sau:
- Trong 150 cán bộ cơ hữu có: 62 bác sĩ, 58 điều dưỡng, 30 cán bộ hành chính. - Trong số 62 cán bộ ký hợp đồng đóng BHXH có: 34 bác sĩ, 15 điều dưỡng,
13 cán bộ hành chính.
Chuyên viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chuyên môn
không đồng đều, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao, có năng lực làm việc độc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành.
Đội ngũ nhân sự phịng Kế hoạch có năng lực ý thức tuân thủ pháp luật. Trưởng phịng và các kế tốn viên đều được đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm làm việc, bảo đảm được yêu cầu của công việc.
Thứ ba, Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Đối với các bệnh viện công lập, việc cạnh tranh không phải là vấn đề quan trọng nhất vì kinh phí hoạt động của Ngành đã được ngân sách nhà nước cấp, nguồn ngân sánh nhà nước cấp thơng qua dự tốn hàng năm, thu sự nghiệp và thu khác (viện trợ, thu cho thuê mặt bằng, liên doanh, liên kết…). Vấn đề đặt ra là làm thế nào để hồn thành chỉ tiêu của cơ quan có thẩm quyền giao. Vì vậy, bệnh viện Tuệ Tĩnh luôn thực hiện việc thu chi đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản có liên quan.
Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối ưu nhất trong q trình thực hiện, nếu có phát hiện những vấn đề khơng phù hợp thì sẵn sàng điều chỉnh để đạt được mục tiêu.
Là cơ quan nhà nước, bệnh viện rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong việc thực hiện các công tác chuyên môn cũng như quản lý tài
chính. Ban lãnh đạo bệnh viện thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân
viên qua nhiều hình thức: tiếp xúc và trao đổi trực tiếp trong công việc hàng ngày để nắm bắt tiến độ thực hiện công việc nhằm kịp thời động viên, nhắc nhở; tiếp xúc và trao đổi qua các cuộc họp để tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi, đề xuất từ phía nhân viên để thấy được những bất cập trong quản lý điều hành đơn vị.
Thứ tư, về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị. Để mơi trường kiểm sốt tốt, đơn vị phải có sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân định quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng.
Bệnh viện là đơn vị dự toán cấp III trực thuộc Học viện Y dược học Cổ truyền
Việt Nam nên cơ cấu tổ chức của Bệnh viện xây dựng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng tốt cho mọi hoạt động của Bệnh viện. Bệnh viện có sự phân định rõ ràng và trách nhiệm, quyền hạn cho từng phịng, khoa tránh trình trạng trùng lặp, chồng chéo.
Bệnh viện đã xây dựng quy trình làm việc hàng ngày của từng phòng ban,
khoa phòng và cập nhật, vận dụng kịp thời khi có thay đổi các quy định chuyên môn. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức phân định chức năng quyền hạn bị chồng chéo nhau.
Thứ năm, về chính sách nhân sự
Trải qua q trình xây dựng và phát triển, bệnh viện Tuệ Tĩnh đã trở thành một trong những trung tâm y tế chuyên sâu hàng đầu của cả nước, là địa chỉ khám chữa bệnh tin cậy của nhân dân. Số lượng bệnh nhân tới khám và nhập viện ngày càng tăng.
Được sự quan tâm, ủng hộ của Đảng, Nhà nước, Chính phủ và Bộ Y tế, cơ sở vật chất của bệnh viện đã và đang được nâng cấp, xây mới. Với một loạt các dự án đang và sẽ triển khai thì việc đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh luôn là vấn đề ưu tiên hàng đầu của bệnh viện.
Triển khai thực hiện Quyết định số 5342/QĐ-BYT ngày 28/01/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc phân cấp thẩm quyền quyết định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc đối với đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế được giao quyền tự chủ, bệnh viện Tuệ Tĩnh tiến hành
xây dựng “Đề án vị trí việc làm của Bệnh viện năm 2020” với mục tiêu xây dựng cụ
thể các vị trí cơng việc theo chức danh nghề nghiệp, bản mơ tả công việc, khung năng lực, chức danh nghề nghiệp, số lượng người làm việc để đáp ứng nhu cầu nhân lực năm 2020 cho các bộ phận, giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ khám, chữa bệnh cho nhân dân mà Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Bộ Y tế giao phó (Phụ lục số 02).
Nghề nghiệp thuộc lĩnh vực y tế là một nghề nghiệp đặc thù địi hỏi khơng chỉ có trình độ chun mơn nghiệp vụ mà cịn phải có đạo đức tốt, biết thơng cảm và chia sẻ với bệnh nhân thì mới có thể hồn thành tốt nhiệm vụ. Nhờ có chính sách tuyển dụng, nhà quản lý bước đầu sàng lọc và tuyển dụng được những nhân viên
phù hợp, biết được năng lực họ, từ đó cơng việc phân cơng nhiệm vụ, quy hoạch đào tạo được dễ dàng, thuận tiện.
Ngoài ra, bệnh viện còn tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân
viên cụ thể. Cử tham gia các lớp đào tạo chuyên môn nâng cao (ngắn hạn và dài hạn) tại các Viện, Trường, Trung tâm Đào tạo, các Bệnh viện…Phối hợp với Bộ y tế thường xuyên mở các lớp tập huấn chuyên môn ngắn hạn, chuyển giao các kỹ thuật mới, cử cán bộ chuyên môn luân phiên từ bệnh viện tuyến trên về hỗ trợ các bệnh viện tuyến dưới nhằm nâng cao chất lượng khám, chữa bệnh. Thực hiện tuyên truyền, vận động học tập theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh. Phối hợp với Cơng đoàn, Đoàn Thanh niên phát động các phong trào thi đua theo lời dạy của Bác Hồ “lương y như từ mẫu”, nêu gương người tốt, điển hình để mọi người học tập.
Song song với công tác đào tạo về chuyên môn và đạo đức, bệnh viện đã xây dựng quy chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng và nó được truyền đạt đến tất cả các cán bộ viên chức trong đơn vị biết để thực hiện.
2.2.2. Thực trạng đánh giá rủi ro
Rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên trong và bên ngoài đơn vị, nó làm cho mục tiêu, kế hoạch của đơn vị không thể đạt được. Nhà quản lý cần phải có biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng. Để làm được điều này thì
trước tiên Bệnh viện Tuệ Tĩnh phải xác định được mục tiêu của mình là gì, thơng
qua việc xác định mục tiêu, đơn vị có thể nhận diện và phân tích được rủi ro, bởi vì những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu của đơn vị, đó chính là rủi ro.
Đối với mục tiêu hàng năm, Phòng Kế hoạch tổng hợp phối hợp cùng các đơn vị có liên quan xây dựng mục tiêu chi tiết và báo cáo Ban Giám đốc để xin góp ý, sửa đổi.
Tại các khoa/phịng, Lãnh đạo đơn vị tổ chức giao ban với sự có mặt của tồn thể viên chức, người lao động, mục đích là xây dựng phương hướng hoạt động của đơn vị trong năm tới về phát triển thêm các dịch vụ kĩ thuật, bố trí lại vị trí việc làm để phù hợp với năng lực, trình độ, tình trạng sức khỏe... của từng nhân viên, phấn đấu trở thành một trong những tập thể xuất sắc của Bệnh viện. Bên cạnh đó, đơn vị cũng nhìn nhận lại các khó khăn đã xảy ra như rủi ro khi thực hiện dịch vụ,
máy móc thiết bị thiếu và xem xét các góp ý của người bệnh để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Khi Bộ Y tế ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, Bệnh viện đều tổ chức các cuộc họp với sự tham gia của Ban Giám đốc, Lãnh đạo các khoa/phịng để xem xét, phân tích những thay đổi với tình hình hiện tại, đánh giá các thuận lợi, khó khăn để đưa ra cách giải quyết. Bệnh viện thành lập nhiều tổ chuyên môn với sự tham gia của các thành viên có liên quan để hỗ trợ, tạo hiệu quả trong công việc. Tổ mạng lưới bảo hiểm y tế được xây dựng với mong muốn hướng dẫn các khoa/phòng thực hiện đúng các quy định của bảo hiểm, tránh việc bệnh viện bị xuất tốn. Tổ mạng lưới cơng nghệ thông tin hỗ trợ cho công tác xây dựng và triển khai phần mềm, quản lý các bản tin được đăng trên website chính thức của Bệnh viện Tuệ Tĩnh. Tổ xây dựng giá triển khai việc xây dựng giá dịch vụ theo đúng quy định của Bộ Y tế, tránh tình trạng phải gửi mẫu xét nghiệm sang bệnh viện khác hoặc bác sĩ không vào chỉ định được phẫu thuật trên máy do giá phẫu thuật chưa có... Nhờ có các tổ chuyên môn mà các hoạt động của Bệnh viện được quản lý chặt chẽ, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
Mặt khác, với người bệnh có chẩn đốn bệnh nguy hiểm, Bệnh viện còn tổ chức mời hội chẩn với các bác sĩ có nhiều kinh nghiệm tại các bệnh viện Trung ương để đưa ra phác đồ điều trị hợp lý. Bệnh viện thường xuyên tổ chức các hội thảo khoa học với các chuyên gia đến từ các trường đại học, các bệnh viện nổi tiếng để cập nhật kiến thức y khoa cho các bác sĩ.
Lãnh đạo Bệnh viện thường xuyên tham quan mơ hình Bệnh viện khác trong cả nước, học hỏi kinh nghiệm hay để áp dụng tại đơn vị trong Bệnh viện.