(Nguồn:phịng hành chính quản trị bệnh viện)
Tìm hiểu thực tế và mơ tả chu trình mua sắm của bệnh viện được mơ tả các bước trong chu trình mua sắm như sau:
Bước 1: Việc lấy 3 báo giá cung cấp thiết bị
Phòng chức năng sau khi căn cứ vào kế hoạch của các khoa phòng đã xây dựng, cử cán bộ của phịng đến các cơng ty có cung cấp các chủng loại thiết bị theo kế hoạch để lấy báo giá (Các công ty trước đây đã cung cấp, hoặc các công ty chưa cung cấp để lấy báo giá).
Bước 2: Các thủ tục để Sở y tế ra quyết định đầu tư
Sau khi lập xong kế hoạch mua sắm trang thiết bị phịng chức năng trình Giám đốc xem xét, trình Bộ Y tế, Bộ Y tế ra quyết định thành lập hội đồng thẩm định. Khi bệnh viện được thông báo họp thẩm định, Giám đốc bệnh viện cùng trưởng phòng Vật tư, trưởng các khoa có mua sắm thiết bị dự họp thẩm định. Trong
Bộ Y TẾ
- QĐ phê duyệt danh mục.
- QĐ cho phép mua sắm.
- QĐ phê duyệt KH đầu thầu.
- Đánh giá kết quả mua sắm.
GIÁM ĐỐC
- Biên bản chọn mua
- Danh sách thiết bị đề nghị mua.
- QĐ phê duyệt kết quả đấu thầu
PHÕNG VẬT TƢ
- Lập danh mục mua sắm. - Lấy 3 báo giá
- Lập hồ cơ mua sắm
CÁC KHOA PHÒNG
- Lập KH mua sắm.
- Nhận bàn giao
- Vào sổ theo dõi
NHÀ CUNG CẤP
- Lập HĐ mua sắm
- Hồ sơ mua sắm thanh tốn bàn giao TSCĐ PHỊNG TCKT - Thẩm định giá - Tổ chức đấu thầu. - Nhận bàn giao và thanh tốn - Vào sổ TSCĐ CƠNG TY KIỂM ĐỊNH Chứng thư kiểm định thiết bị CÔNG TY THẨM ĐỊNH Chứng thư thẩm định giá KBNN Các thủ tục thanh toán
cuộc họp, bệnh viện phải báo cáo nội dung, đầu tư, tổng mức đầu và sự cần thiết phải đầu tư thiết bị phục vụ cho từng dịch vụ y tế, và giải thích tính hợp lý của thiết bị y tế (hợp lý giá cả, tính năng kỹ thuật). Sau khi hội đồng nhất trí báo cáo trình lãnh đạo sở phê duyệt và quyết định cho phép đầu tư trong quyết định yêu cầu bệnh viện phải thẩm định giá, thông số kỹ thuật của thiết bị. Căn cứ vào danh mục được phê duyệt bệnh viện đã giao cho phòng TCKT chịu trách nhiệm xem xét, thẩm định giá và thông số kỹ thuật của thiết bị. Sau khi có chứng thư của cơ quan thẩm định, bệnh viện sẽ lập tờ trình gửi Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị và kế hoạch đấu thầu. Bộ ra quyết định cho phép bệnh viện được đầu tư và phê duyệt kế hoạch đấu thầu.
Ngoài ra hàng năm bệnh viện mua một số TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí khác, quỹ PTHĐSN mua với số lượng ít và giá trị thấp dưới 100 triệu đồng, dùng hình thức chào hàng cạnh tranh. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt đầu năm, bệnh viện chọn 3 đơn vị cung cấp, hội đồng bệnh viện họp xem xét, căn cứ vào biên bản chọn mua của hội đồng chọn mua Giám đốc ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết hợp đồng mua sắm và thanh tốn bàn giao theo đúng quy trình mua sắm TSCĐ.
+ Công tác quyết tốn và cơng khai tài chính:
Cuối q, năm theo quy định, phịng TCKT phải thực hiện kiểm tra lại số liệu quyết tốn trước khi trình lãnh đạo về tính khớp đúng và chính xác. Phịng cũng thực hiện lập báo cáo tài chính của đơn vị bao gồm quyết tốn KPNSNN cấp, quyết tốn nguồn kinh phí khác gửi Bộ Y tế.
Hàng năm, kinh phí hoạt động của bệnh viện chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn kinh phí chi thường xuyên do NSNN cấp; Kinh phí thu được từ viện phí của người dân và BHYT, nguồn thu khác. Đối với mỗi nguồn kinh phí hoạt động kiểm sốt cũng có những quy định cụ thể đáp ứng nhu cầu thực tế.
Bệnh viện thực hiện công khai tài chính theo thơng tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế cơng khai tài chính đối với các đơn vị dự tốn ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
Cụ thể: Khi được giao dự toán dự toán ngân sách cấp hàng năm và biên bản thẩm tra quyết toán hàng năm của Bộ y tế phê duyệt, bệnh viện đã sử dụng hình thức cơng khai trên mạng nội bộ bệnh viện và công bố trong hội nghị cán bộ trưởng
phó các phịng khoa, hội nghị cơng nhân viên chức để CBCNVC đều nắm bắt được thơng tin: Trong đó các nội dung cơng khai chủ yếu như: Các khoản chi mua sắm, chi sữa chữa lớn TSCĐ, chi hội nghị, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi phúc lợi tập thể, chi lương và các khoản chi khác theo quy định của nhà nước và theo mục ngân sách. Sau khi được cấp có thẩm quyền giao dự tốn và phê duyệt quyết toán năm phải thơng báo triển khai cho tồn thể các khoa phòng để biết và thực hiện trong đơn vị.
Bệnh viện có quy định về trình tự ln chuyển, bảo quản chứng từ, sổ sách bằng văn bản, được nêu rõ trong Hệ thống các quy định của Bệnh viện Tuệ Tĩnh ban hành năm 2015. Các cá nhân khi bàn giao chứng từ đều phải có sổ sách kí nhận giữa
hai bên để làm bằng chứng. Tuy nhiên, thực tế tại đơn vị vẫn cịn tình trạng khơng kí
nhận đầy đủ, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, tìm kiếm chứng từ.
Về cơng tác kế toán hoạt động thu chi: Chứng từ kế toán đều được đánh số
theo tập và lưu trữ theo tháng như chứng từ về tiền mặt, chứng từ về ngân hàng; chứng từ nhập xuất kho; chứng từ bảo hiểm...
Chứng từ trước khi chuyển đi được phân loại theo nghiệp vụ và theo thời gian, được xếp trong thùng tơn và có được đánh số thùng để dễ quản lý.
Các hoạt động hoặc nghiệp vụ khi thực hiện phải được xác nhận bởi người quản lý hoặc người có trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bệnh viện yêu cầu các bác sĩ khám phải kí tên đầy đủ trên tất cả các giấy chỉ định cho bệnh nhân, nếu khơng có chữ ký thì các đơn vị cận lâm sàng có quyền được từ chối tiếp nhận các trường hợp này. Đối với người bệnh khi đã đóng tiền mà không muốn thực hiện dịch vụ, cần xin xác nhận tại phòng khám hoặc đơn vị thực hiện dịch vụ để kế tốn có căn cứ hồn tiền. Giấy đề nghị cần có sự xác nhận của Trưởng, phó khoa/phịng hoặc Điều dưỡng trưởng mới có hiệu lực.
Đối với người bệnh làm mất giấy tờ như mất hóa đơn nhưng muốn lấy hóa đơn tài chính, mất hóa đơn tạm ứng vào viện để thanh toán ra viện, mất giấy tạm giữ thẻ..., Bệnh viện có xây dựng các biểu mẫu yêu cầu người bệnh hoặc người nhà người bệnh viết cam đoan kèm theo bản photo chứng minh thư làm căn cứ xác nhận.
2.2.4. Thực trạng thông tin và tuyên truyền
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh, mục
tiêu của đơn vị và các chỉ tiêu hàng năm được công bố rộng rãi thông qua Hội nghị viên chức, người lao động. Các tập thể, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong cơng việc được Ban Giám đốc công bố hoặc trao thưởng trong Hội nghị tổng kết nhằm tạo động lực, khích lệ người lao động ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Phịng Tổ chức Hành chính giữ vai trị là đầu mối trong cơng tác thơng tin và truyền thông của Bệnh viện. Khi đơn vị có nhu cầu gửi thơng báo tới các đơn vị khác trong Bệnh viện, cán bộ văn thư sau khi lưu bản gốc văn bản để lưu trữ, sẽ liên lạc qua số điện thoại nội bộ tới hành chính các khoa/phịng để giao trực tiếp. Vì vậy, các thơng tin được truyền đạt một cách nhanh chóng đến đối tượng có liên quan, tránh gây ra sự hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch trong q trình làm việc.
Khi có sự cố bất thường xảy ra, nhân viên đều có ý thức báo cáo kịp thời cho lãnh đạo quản lý để xin ý kiến chỉ đạo. Nhà quản lý sẽ có phương án chỉ đạo để công việc không bị ngừng trệ, không gây ảnh hưởng tới các đơn vị khác cũng như với người bệnh.
Từ tháng 7 năm 2018, Bệnh viện triển khai sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện mới với mục tiêu quản lý và hỗ trợ tốt hơn cho công việc của người lao động. Phần mềm khi đi vào sử dụng khơng tránh khỏi các lỗi trong q trình sử dụng. Nhân viên trong toàn Bệnh viện đã cố gắng nỗ lực ở lại sau giờ làm để kiểm nghiệm thử các tính năng của phần mềm. Nhờ đó mà khi đi vào sử dụng, nhân viên đều thực hiện thao tác rất nhanh chóng, người bệnh khơng phải chờ đợi lâu. Đặc biệt, không thể không kể đến sự quan tâm sát sao của Ban Giám đốc Bệnh viện, khi các máy tính tại khoa/phịng đã cũ, khơng đáp ứng được cấu hình với phần mềm mới, Ban Giám đốc đã nhanh chóng ra quyết định thay tồn bộ máy tính để phục vụ cơng việc được nhanh nhất và hiệu quả nhất. Đồng thời, cán bộ Phịng Cơng nghệ thơng tin ln ln có mặt kịp thời tại các địa điểm xảy ra lỗi mạng, mất đường truyền, có phương án giải quyết nhanh chóng để người bệnh khơng phải chờ đợi làm thủ tục lâu, tránh tình trạng ùn tắc trong Bệnh viện.
2.2.5. Thực trạng giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của hoạt động KSNB. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được KSNB có đang vận hành đúng như thiết kế
khơng, nếu khơng thì cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh những gì.
Đơn vị giám sát hoạt động KSNB thông qua kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của tổ chức và của các bộ phận. Hàng ngày, từ 7 giờ 30 phút đến 8 giờ sáng, Bệnh viện tổ chức họp giao ban với người chủ trì là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Bệnh viện với các thành phần tham gia gồm các Trưởng, phó khoa/phịng trong tồn đơn vị cùng bác sĩ Trưởng tua trực của ngày hôm trước. Các đơn vị không cử được cá nhân tham dự bắt buộc phải thơng báo về phịng Kế hoạch tổng hợp trước khi giao ban diễn ra. Các đơn vị báo cáo trước Ban Giám đốc các vướng mắc đang gặp phải trong quá trình làm việc để xin ý kiến chỉ đạo. Nhờ đó mà Ban Giám đốc ln nắm rõ tình hình, thực tế hoạt động của tồn Bệnh viện để nhanh chóng đưa ra các giải pháp kịp thời và hiệu quả. Biên bản giao ban hàng ngày đều được Phòng Kế hoạch tổng hợp ghi chép lại cẩn thận.
Bên cạnh đó, Bệnh viện định kỳ tổ chức Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và Hội nghị tổng kết năm với sự tham gia của các cán bộ chủ chốt để nhìn nhận lại những thành tích đã đạt được trong cơng tác khám, chữa bệnh; đồng thời chỉ ra những yếu kém còn tồn đọng và đưa ra phương hướng khắc phục.
Tại các bộ phận, lãnh đạo các khoa/phòng thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ để xem xét kết quả thực hiện công việc và kế hoạch công tác của đơn vị. Đối với các đơn vị không triển khai giao ban định kỳ, lãnh đạo đơn vị yêu cầu toàn bộ nhân viên phải gửi email hàng tuần báo cáo các công việc đã thực hiện trong tuần, tiến độ thực hiện, vướng mắc (nếu có) và dự kiến các công việc sẽ thực hiện trong tuần tới. Thơng qua đó, người quản lý cũng nắm được tồn bộ hoạt động của đơn vị để phân cơng cơng việc hợp lý và có những chỉ đạo sát sao với các công việc cần triển khai và hồn thành nhanh chóng.
Vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, Phịng Tài chính kế tốn phối hợp với Khoa Dược và Phòng Vật tư thiết bị Quản trị xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động kiểm kê kho thuốc, kho vật tư, danh mục tài sản trang thiết bị để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên phần mềm. Nếu có sai lệch về số lượng, Phịng Tài chính kế
tốn phối hợp cùng đơn vị có liên quan tìm ra ngun nhân chênh lệch và có báo cáo với Ban Giám đốc.
Đối với các hoạt động giám sát bên ngồi, Bệnh viện thường xun đón tiếp các đồn kiểm tra của Cục Quản lý Khám chữa bệnh (Bộ Y tế). Đánh giá chất lượng bệnh viện là công việc định kỳ hàng năm của Ngành Y tế, để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động chuyên môn, cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh của bệnh viện; đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động và cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh, làm cơ sở xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng bệnh viện; sơ bộ xếp loại chất lượng hoạt động và dịch vụ khám, chữa bệnh và cung cấp căn cứ xét thi đua, khen thưởng. Đây là hoạt động kiểm tra để nhìn nhận, tìm hiểu, đánh giá cơng tác cải tiến chất lượng bệnh viện, với tinh thần không chú trọng quá nhiều đến điểm số cao hay thấp, mà thực chất tìm ra những ưu điểm để phát huy và những hạn chế để cải tiến, khắc phục, nâng cao chất lượng bệnh viện, tăng sự hài lòng của người bệnh.
Các cán bộ của Đoàn kiểm tra cũng đánh giá cao việc đặt hịm thư góp ý tại Bệnh viện. Hịm thư được đặt ở tất cả các tầng, mỗi tầng có từ 1 đến 2 hịm thư với hình thức bắt mắt, được đặt ở chỗ đơng người qua lại, dễ nhìn. Ngồi ra với sự phát triển của công nghệ thơng tin, người bệnh có thể phản ánh những vấn đề khơng hài lịng, đóng góp ý kiến cho sự phát triển của Bệnh viện thơng qua trang facebook chính thức của Bệnh viện. Các phản ánh của người bệnh sẽ được Phịng Tổ chức Hành chính tổng hợp và báo cáo Ban Giám đốc trong giao ban hàng ngày.
2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh viện
TuệTĩnh
2.3.1. Những kết quả đạt được
2.3.1.1. Mơi trường kiểm sốt - Tính trung thực và giá trị đạo đức:
Bệnh viện đã xây dựng mơi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức. Lãnh đạo các đơn vị đã ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với các cán bộ công chức, viên chức. Đặc biệt, các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với người dân (các khoa, phòng trong bệnh viện) còn được tập huấn về kỹ năng giao tiếp. Bệnh viện có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp
thông qua việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc
chung đối với toàn thể nhân viên trong tổ chức xây dựng các hướng dẫn về đạo đức.
- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao thông qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối ưu nhất. Đơn vị rất quan tâm đến việc tuân thủ các quy các quy định của nhà nước. Ban lãnh đạo thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên.
- Cơ cấu tổ chức
Bệnh viện có xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức được cập nhật kịp thời khi có thay đổi. Quyền hạn và trách nhiệm phân chia và quy định cho từng
bộ phận bằng văn bản, có xây dựng quy trình làm việc hàng ngày của từng phịng
ban, khoa phịng. Bệnh viện có cập nhật và vận dụng kịp thời khi có thay đổi các quy định chuyên môn.
- Năng lực nhân viên
Bệnh viện xây dựng chi tiết tiêu chuẩn cho từng nhiệm vụ dựa vào quy định