Bước 1: Tổ chức lập chứng từ
Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các bệnh viện ựã chấp hành tốt cơng tác tổ chức chứng từ kế tốn bằng việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương ựối ựầy ựủ. Các chứng từ sử dụng hầu hết ựều theo mẫu quy ựịnh bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Tuy nhiên trong quá trình hoạt ựộng, các bệnh viện ựã cải tiến, bổ sung một số chỉ tiêu hoặc tự xây dựng thêm một số chứng từ ựể quản lý tốt nghiệp vụ phát sinh. Vắ dụ bệnh viện Việt đức (Phụ lục 09) sử dụng thêm chứng từ Bảng kê nộp tiền viện phắ nội trú, Bảng kê nộp tiền viện phắ ngoại trú, Bảng kê thanh toán người cho máu (hiến máu nhân ựạo và mua máu), Bảng thanh toán phụ cấp ựộc hại, quá tải... Bệnh viện Phụ sản Trung ương sử dụng thêm mẫu chứng từ ỘBảng thanh toán thu nhập tăng thêmỢ ựể xác ựịnh tổng thu nhập của cán bộ công nhân viên. Bệnh viện Bạch Mai sửa ựổi một số nội dung của chứng từ ỘBảng tắnh và phân bổ khấu hao TSCđ ựể phản ánh việc trắch khấu hao TSCđ các tài sản dùng cho hoạt ựộng dịch vụ của bệnh viện. Có thể nói việc
Tổ chức lập chứng từ Tổ chức kiểm tra chứng từ Tổ chức sử dụng chứng từ Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ
tổ chức các chứng từ này góp phần ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng mẫu biểu sử dụng thiếu nhất quán mặc dù tắnh chất nghiệp vụ là tương tự nhau giữa các bệnh viện.
Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân viên các phần hành xem xét sử dụng các loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ. đối với mỗi loại chứng từ ựều ghi các nội dung như ngày tháng lập chứng từ, nội dung kinh tế, giá trị thanh toán và chữ ký của những người có liên quan.
Việc phản ánh các yếu tố cơ bản của chứng từ ựã ựược bộ phận kế toán của các bệnh viện quan tâm. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy vẫn còn một số yếu tố chưa ựược thực hiện tốt như nội dung nghiệp vụ kinh tế trên phiếu thu, phiếu chi chưa bao quát ựược nội dung của các chứng từ gốc kèm theo, yếu tố ngày, tháng, số hiệu của một số chứng từ gốc chưa ựầy ựủ như ở Bệnh viện ựa khoa tỉnh Lâm đồng...
Khảo sát thực tế cũng cho thấy khác với trước ựây việc lập chứng từ hồn tồn sử dụng hình thức thủ cơng thì nay phần lớn các bệnh viện ựã thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn trên máy vi tắnh. Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Riêng một số chứng từ liên quan ựến kinh phắ NSNN thì ựơn vị phải sử dụng chứng từ viết tay theo mẫu của Kho bạc như Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản, ủy nhiệm chi, các bảng ựối chiếu hàng tháng, hàng quý...
Bước 2: Tổ chức kiểm tra chứng từ
Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn các bệnh viện như Bệnh viện khu vực chè Trần Phú, Bệnh viện ựa khoa tỉnh Yên Bái, Bệnh viện Bưu ựiện, Bệnh viện K, Bệnh viện Việt nam Ờ Thụy ựiển... ựã tổ chức kiểm tra chứng từ trước khi sử dụng. Chứng từ ựược kiểm tra các vấn ựề như tắnh hợp pháp của
nội dung kinh tế các nghiệp vụ; tắnh rõ ràng, trung thực, ựầy ựủ của các chỉ tiêu; tắnh chắnh xác của các số liệu trên chứng từ và kiểm tra các ựịnh khoản kế toán trên chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ ựược thực hiện bởi kế toán phụ trách phần hành như tại Bệnh viện ựa khoa tỉnh Yên Bái hoặc ựồng thời ựược kế toán trưởng và kế toán viên phụ trách phần hành kiểm tra tại các bệnh viện như Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện ựa khoa tỉnh đồng Tháp, Bệnh viện ựa khoa tỉnh An Giang, Bệnh viện Bưu ựiện... Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ kế toán ựược xác nhận là chắnh xác, ựúng ựắn, ựảm bảo chất lượng trước khi ghi sổ kế tốn và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán.
để xác nhận trách nhiệm của người tham gia nghiệp vụ kinh tế, yếu tố chữ ký trên các chứng từ là hết sức quan trọng. Chắnh vì vậy ở nhiều bệnh viện ựược khảo sát như Bệnh viện K, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện ựa khoa tỉnh Hưng Yên, Bệnh viện ựa khoa tỉnh đồng Tháp, Bệnh viện Bưu ựiện... ựã mở sổ ựăng ký mẫu chữ ký của những người có trách nhiệm như thủ trưởng, kế tốn trưởng, các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho... Tuy nhiên ở một số bệnh viện như Bệnh viện khu vực chè Trần Phú, Bệnh viện Việt nam Ờ Thụy ựiển, Bệnh viện ựa khoa tỉnh An Giang... công tác này chưa ựược quan tâm xây dựng.
Bước 3: Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán
Sau khi ựã ựược kiểm tra, chứng từ kế toán sắp xếp, phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Các tiêu thức thường ựược sử dụng là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ như ở Bệnh viện Việt Nam Ờ Thụy điển, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện ựa khoa tỉnh Hưng Yên; theo ựối tượng ựược chi phắ như ở Bệnh viện ựa khoa tỉnh Yên Bái, Bệnh viện khu vực chè Trần Phú... hoặc ựược phân loại trên cơ sở kết hợp cả hai tiêu thức trên như ở Bệnh viện K,
Bệnh viện Bưu ựiện... Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ ựã có ựủ căn cứ pháp lý ựể ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp phụ thuộc vào hình thức tổ chức sổ kế tốn tại bệnh viện.
Bước 4: Tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ ựược lưu giữ tại phịng kế tốn phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, ựối chiếu. Kết thúc kỳ hạch toán năm, chứng từ kế toán ựược chuyển sang lưu trữ theo quy ựịnh. Phần lớn các bệnh viện ựược khảo sát như Bệnh viện Việt Nam Ờ Thụy điển, Bệnh viện ựa khoa tỉnh An Giang, Bệnh viện Bưu ựiện... quy ựịnh thời gian lưu trữ chứng từ trực tiếp dùng ựể ghi sổ là 20 năm, chứng từ không trực tiếp ghi sổ là 10 năm. Cá biệt có một số bệnh viện như Bệnh viện Chợ Rẫy, thời gian lưu trữ chứng từ chỉ là 5 năm chưa ựảm bảo thời gian lưu trữ theo quy ựịnh. Bên cạnh ựó có một vài bệnh viện như Bệnh viện khu vực chè Trần Phú do cơ sở vật chất khó khăn, kho lưu trữ chứng từ thiếu hoặc do chuyển ựịa ựiểm làm việc nên một số chứng từ khơng ựược bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc, mối mọt. Thậm chắ có trường hợp chưa hết hạn lưu trữ ựã bị hư hỏng, thất lạc hoặc chứng từ ựã hết hạn lưu trữ theo quy ựịnh vẫn chưa ựược xử lý.
Từ việc khái quát trình tự luân chuyển chứng từ chung trong các bệnh viện, ựể quản lý chặt chẽ các khoản thu, các bệnh viện ựược khảo sát ựã tổ chức hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ khá tương ựồng. Khảo sát trình tự lập và luân chuyển chứng từ thu viện phắ trực tiếp ở Bệnh viện Việt đức và Bệnh viện ựa khoa tỉnh Yên Bái như sau:
+ đối với bệnh nhân ngoại trú, quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phắ ựược mơ tả như Hình 2.6 dưới ựây.