II. Các giải pháp kiểm soát chất l−ợng điều tra thống kê
2. Những giải pháp trực tiếp liên quan đến qui trình điều tra
(1). Cụ thể hoá sáu tiêu thức đánh giá chất l−ợng đ−ợc đề xuất áp dụng đối
với Tổng cục Thống kê trong từng khâu của quá trình điều tra, tiến hành kiểm điểm mức độ bảo đảm các tiêu thức chất l−ợng khi kết thúc điều tra, bao gồm:
• Khâu thiết kế điều tra và thiết kế mẫu (đối với những cuộc điều tra chọn mẫu) chủ yếu đ−ợc đánh giá qua 4 tiêu thức: sự phù hợp; tính kịp thời, tính chính xác và bảo đảm tiêu thức lô gic và chặt chẽ.
• Thiết kế bảng hỏi đ−ợc đánh giá theo 5 tiêu thức: bảo đảm sự phù hợp; tính kịp thời; tính chính xác; dễ hiểu (khả năng giải thích); lôgíc và chặt chẽ.
• Điều tra thử nghiệm cần chú ý bảo đảm 4 tiêu thức: kịp thời; chính xác; khả năng giải thích; lôgíc và chặt chẽ.
• Thu thập thông tin tại địa bàn, l−u ý 4 tiêu thức: kịp thời; chính xác; khả năng giải thích; lôgíc và chặt chẽ.
• Xử lý số liệu, chú ý chủ yếu 3 tiêu thức: kịp thời; chính xác; lôgíc và chặt chẽ.
• Tổng hợp, phân tích kết quả điều tra cần đ−ợc đánh giá 5 tiêu thức: phù hợp; kịp thời; chính xác; khă năng giải thích (dễ hiểu); tính lôgíc và chặt chẽ.
• Công bố và l−u trữ kết quả điều tra, các tiêu thức chất l−ợng đ−ợc quan tâm ở đây: phù hợp; kịp thời; chính xác; dễ truy cập; có khả năng giải thích; lôgíc và chặt chẽ.
Lập danh sách cụ thể các công việc cần thực hiện kiểm soát chất l−ợng trong từng giai đoạn điều tra để kiểm soát chất l−ợng. Điều này là rất cần thiết để thực hiện đ−ợc nhiệm vụ giám sát chất l−ợng điều tra thống kê một cách cụ thể qua từng khâu; có căn cứ để đánh giá, kiểm điểm mức độ hoàn thành công việc một cách rõ ràng, không bao che, vị nể và nâng cao vai trò của từng cá nhân tham gia điều tra.
Xõy dựng một số cam kết với những người tham gia điều tra để họ thấy rừ hơn trỏch nhiệm vàcó căn cứ để xử lý khi vi phạm.
(2). Giải pháp trong khâu chuẩn bị điều tra
• Khâu thiết kế điều tra: để thiết kế một cuộc điều tra cần xác định những nội dung chính phải thực hiện, gồm:
ắ Xác định mục đích, ý nghĩa của cuộc điều tra.
ắ Xác định thông tin đầu ra và ph−ơng pháp tổng hợp chúng;
ắ Xem xét, đánh giá các nguồn thông tin sẵn có về phạm vi, ph−ơng
pháp tính và chất l−ợng;
ắ Xác định những thông tin cần thu thập;
ắ Lập sơ đồ, bảng kê để bảo đảm những đơn vị điều tra không bị trùng hoặc sót. Chú ý đến những mô tả của các đơn vị điều tra. Sớm triển khai các b−ớc cần thiết nh−: thiết kế các sơ đồ, bản đồ trên giấy cho các địa bàn điều tra chi tiết cụ thể để tạo điều kiện cho công tác vẽ bản đồ điều tra nền, tiến tới “số hoá” để có thể dùng chung cho các cuộc điều tra. Đây là một công việc đòi hỏi nhiều công sức và thời gian mới có thể thực hiện đ−ợc, do vậy cần có sự ủng hộ của Lãnh đạo các cấp và có sự thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị có trách nhiệm thực hiện công việc này
Đối với các cuộc điều tra chọn mẫu cần:
ắ Kiểm tra, đánh giá các dàn mẫu sẽ sử dụng;
ắ Tính cỡ mẫu và thiết kế mẫu cụ thể sẽ ứng dụng (mẫu phân tổ, mẫu
chùm, mẫu phân tầng...);
ắ Xác định các quyền số dùng để −ớc l−ợng các tham số của tổng thể. ắ Xác định các dàn mẫu phù hợp cho từng cuộc điều tra, kiểm tra chất
l−ợng của chúng tr−ớc khi thực hiện lấy mẫu. Trong số dàn mẫu đã có, có thể có những dàn mẫu tuy không hoàn chỉnh nh−ng lại thuận tiện cho việc sử dụng, chi phí đỡ tốn kém hơn nhiều so những dàn mẫu khác hoàn thiện hơn thì cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn. Tại Tổng cục
Thống kê hiện nay có thể sử dụng các dàn chọn mẫu từ các cuộc tổng điều tra và điều tra hàng năm: Tổng điều tra Cơ sở Kinh tế, Hành chính, Sự nghiệp; Tổng điều tra Nông thôn, Nông nghiệp và Thuỷ sản; Tổng điều tra Dân số...Tuy nhiên phải có kế hoạch cập nhật thông tin cho dàn mẫu tr−ớc khi thực hiện chọn mẫu tr−ớc khoảng 1-2 tuần (xác minh qua chính quyền địa ph−ơng, khai thác từ hồ sơ hành chính).
Dàn chọn mẫu không chỉ ảnh h−ởng đến chất l−ợng của khâu chọn
mẫu mà còn tác động đến chất l−ợng của khâu suy rộng các tham số của tổng thể.
ắ Sử dụng ph−ơng pháp chọn mẫu phù hợp với tính chất của từng cuộc điều tra và sử dụng kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia chọn mẫu để quyết định cho công tác này, đồng thời chính họ còn là ng−ời kiểm tra tính ngẫu nhiên của khâu chọn mẫu.
Chất l−ợng của những công việc giai đoạn tr−ớc ảnh h−ởng trực tiếp đến chất l−ợng của các công việc sau. Do đó đòi hỏi phải kiểm soát c hất l−ợng toàn bộ các chỉ tiêu đánh giá chất l−ợng. Tuy nhiên, khi thiết kế mẫu cần xem xét cân đối tỷ lệ, tính đại diện của mẫu đ−ợc thiết kế với khả năng về tài chính và cân đối với tính chính xác, kịp thời của công tác thu thập và xử lý số liệu.
• Thiết kế phiếu điều tra và chuẩn bị các tài liệu điều tra: cần lập biểu tổng hợp thông tin đầu ra của một cuộc điều tra tr−ớc khi thiết kế những nội dung cần thu thập qua phiếu điều tra. Phải xem xét kỹ nguồn số liệu khi thiết kế phiếu điều tra. Xem xét những số liệu đã có từ các nguồn báo cáo, điều tra (kể cả
các cuộc điều tra theo các ch−ơng trình, dự án n−ớc ngoài, của các
bộ/ngành), từ hồ sơ hành chính để giảm đến mức tối đa thông tin cần điều tra. Hạn chế đến mức tối đa những thông tin khó thu thập, không chính xác và gây tâm lý không tin t−ởng vào cơ quan thống kê, ví dụ những thông tin liên quan đến thuế, kê khai tài sản, số ngoại tệ, vàng bạc...
Phiếu điều tra cần đ−ợc xem xét đến cả nội dung và hình thức. Nội dung của phiếu cần l−u ý về độ dài và số l−ợng câu hỏi; nội dung, cách diễn đạt, kiểu loại câu hỏi và mối quan hệ lôgic giữa các câu hỏi. Hình thức của phiếu điều tra cũng cần đ−ợc quan tâm đến các khía cạnh nh−: việc sắp xếp
thứ tự, cách đánh số câu hỏi; khoảng trống giữa các câu hỏi; chỉ dẫn cần thiết, sắp xếp các ô mã...
Các câu hỏi trong phiếu điều tra cần chú ý đến tiêu chí đơn giản, ngắn gọn, cụ thể, rõ mục đích, dễ hiểu, dễ trả lời. Câu ngắn gọn th−ờng đơn giản hơn, nh−ng câu ngắn quá đôi khi cũng có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Do vậy, yêu cầu ngắn gọn không phải là giảm độ dài một cách máy móc mà là chọn cách ngắn nhất để diễn đạt câu hỏi, không làm ảnh h−ởng đến mục đích thu thập thông tin. Một chủ đề phức tạp không nên diễn đạt bằng một câu duy nhất để đạt mục đích ngắn gọn một cách hình thức, làm tăng thêm sự phức tạp và thông tin thu đ−ợc từ nội dung câu hỏi sẽ không chính xác. Khi tính đến yêu cầu ngắn gọn phải thận trọng trong câu hỏi hồi t−ởng và câu hỏi nhạy cảm. Kinh nghiệm cho thấy rằng với những loại câu hỏi này thì câu hỏi dài hơn sẽ có tác dụng làm cho ng−ời trả lời đ−a ra câu trả lời có chất l−ợng hơn.
Bảng hỏi cần dùng ngôn từ và cách diễn đạt đơn giản, trực tiếp, gần gũi với ng−ời trả lời. Tránh dùng các từ chuyên môn hoặc các khái niệm mà chỉ với những ng−ời đ−ợc đào tạo chuyên môn và có trình độ đào tạo nhất định mới có thể hiểu, đặc biệt là trong tr−ờng hợp thiết kế phiếu điều tra để phỏng vấn các hộ gia đình. Nếu sử dụng thuật ngữ chuyên môn (khi không thể thay thế bằng một khái niệm đơn giản nào phù hợp) thì thuật ngữ đó phải đ−ợc giải thích cụ thể trong tài liệu h−ớng dẫn.
Ph−ơng án, tài liệu h−ớng dẫn điều tra, sổ tay giám sát viên, điều ra viên; sổ tay đội tr−ởng, các bảng phân loại, các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ...cần viết ngắn gọn, đủ ý và rõ ràng, tránh hiểu sai, hiểu nhiều nghĩa, thuận tiện cho việc tra cứu tại địa bàn. Tài liệu h−ớng dẫn điều tra nên ghi những tình huống cụ thể xảy ra tại địa bàn của những cuộc điều tra t−ơng tự lần tr−ớc để tránh những sai sót lặp lại trong kỳ điều tra lần này. Sổ tay điều tra viên cần ghi chép cụ thể những tình huống xảy ra của điều tra hiện tại mà trong ph−ơng án và tài liệu h−ớng dẫn ch−a đề cập đến giúp ban chỉ đạo điều tra kịp thời chỉ đạo theo một h−ớng thống nhất.
• Tuyển chọn cán bộ điều tra: lựa chọn những cán bộ có đạo đức nghề nghiệp, nhiệt tình công tác ở mức cao nhất có thể để tham gia vào các cuộc điều tra. Đề cao vai trò và trách nhiệm cá nhân của ng−ời tham gia, luôn động viên và
nhắc nhở mọi ng−ời h−ớng tới chất l−ợng của công việc mình làm. Có chính sách cụ thể nhằm khuyến khích những ng−ời làm tốt và hạn chế những việc làm ch−a tốt. Tránh thành lập những nhóm làm việc (ban, tổ) một cách hình thức, hoạt động không hiệu quả. Có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ trong từng khâu công việc và có sự kiểm điểm các hoạt động một cách th−ờng xuyên. Cần xây dựng một số cam kết với những ng−ời tham gia điều tra để có thể qui trách nhiệm cá nhân, tăng tính kỷ luật trong công việc. Có kế hoạch về thời gian tổ chức tập huấn cụ thể cho từng cấp và thông báo sớm kế hoạch và qui trình điều tra.
Từng b−ớc xây dựng đội ngũ điều tra viên ổn định, có thể d−ới hình thức xây dựng đội ngũ cộng tác viên điều tra đặt tại xã/ph−ờng dựa trên những tiêu chuẩn về trình độ, khả năng, đạo đức, sức khoẻ, đôi khi cũng cần xem xét đến yếu tố giới tính và độ tuổi. Nguồn tài chính cho đội ngũ điều tra viên chuyên nghiệp đ−ợc sử dụng từ kinh phí của các cuộc điều tra hàng năm (kinh phí thu thập số liệu) và có kế hoạch bồi d−ỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ điều tra viên chuyên nghiệp.
Kết quả khảo sát của đề tài cho thấy: 98,89% ý kiến cho rằng khi tuyển chọn điều tra viên cần chú ý đến kinh nghiệm làm điều tra của điều tra viên. 97,78% ý kiến cho rằng trình độ văn hoá; khả năng giao tiếp và ý thức trách nhiệm của điều tra viên là ba vấn đề cần đ−ợc quan tâm thứ hai; tiếp đến là tình trạng sức khỏe của điều tra viên (91,11%). Tuyển chọn điều tra viên là ng−ời địa ph−ơng sở tại cũng là một yếu tố cần đ−ợc chú ý (74,44% ng−ời trả lời l−u ý đến vấn đề này), ngoài ra, cũng cần phải quan tâm đến các vấn đề khác nh−: sự nhiệt tình, yêu thích công việc điều tra thống kê.
Đối với một số cuộc điều tra hộ gia đỡnh, biờn chế đội điều tra cần tớnh đến sự phự hợp về giới, khả năng trợ giỳp nhau về chuyờn mụn/nghiệp vụ, tớnh hũa hợp cỏc cỏ nhõn, thế mạnh, nguyện vọng của cỏ nhõn. Trong điều kiện cho phộp nờn tổ chức điều tra tập trung cuốn chiếu vỡ cỏch tổ chức này vừa tốt về nghiệp vụ vừa thuận lợi cho cụng tỏc bố trớ lực lượng và cụng tỏc điều hành, tổ chức, . ..
• Tiến hành điều tra thử nghiệm: điều tra thử nghiệm là để đánh giá sự phù hợp của bảng hỏi, đánh giá độ dài của cuộc phỏng vấn đồng thời xác định
chất l−ợng của thông tin cần thu thập. Rất khó có thể hình dung ra tất cả các cách hiểu và các vấn đề mà ng−ời trả lời có thể đ−a ra, hoặc các tình huống và các điều kiện khác nhau có thể làm thay đổi ý nghĩa của câu hỏi. Việc thí điểm là thể hiện phép thử “trực tiếp” đầu tiên, cũng nh−
b−ớc cuối cùng trong việc hoàn tất các câu hỏi của phiếu điều tra. Ng−ời thiết kế bảng hỏi dù có nhiều kinh nghiệm đến đâu chăng nữa thì mọi cố gắng để không điều tra thử nghiệm sẽ có ảnh h−ởng lớn đến độ chính xác của thông tin thu đ−ợc. Do vậy, không nên vì sự thúc bách của quỹ thời gian mà bỏ qua thử nghiệm trong khâu chuẩn bị điều tra. Các câu hỏi điều tra phải đ−ợc tất cả những ng−ời trả lời hiểu giống nhau và cũng cần có nghĩa nh− nhau đối với cả ng−ời trả lời và ng−ời hỏi lẫn ng−ời có nhu cầu thông tin. Vì vậy, điều tra thử nghiệm là cơ hội duy nhất để kiểm tra điều này và thông tin thu đ−ợc qua điều tra sẽ phản ánh những khuyết điểm của bất kì câu hỏi nào hoặc khái niệm nào không phù hợp với thực tế.
Có thể hàng loạt các vấn đề đ−ợc giải đáp trong khâu thử nghiệm, chẳng hạn nh−: cách hiểu câu hỏi của ng−ời đ−ợc hỏi; mức độ hài lòng của đối t−ợng điều tra; thời gian hoàn thành phiếu điều tra; mức độ t−ơng xứng của các mục đ−ợc thiết kế và sự phù hợp với ng−ời đ−ợc hỏi; loại câu hỏi nào dễ tạo ra khuynh h−ớng sai lệch thông tin; những vấn đề quan trọng khác bị bỏ qua trong bảng hỏi; những mục gây ra bực dọc, bối rối hoặc nhầm lẫn cho điều tra viên và ng−ời trả lời phiếu điều tra; độ dài của bảng hỏi...Vì vậy, để kiểm soát chất l−ợng điều tra, trong khâu này cần:
ắ Xác định điều tra thử nghiệm là yêu cầu bắt buộc đối với các cuộc điều tra đ−ợc tiến hành theo chu kỳ trên 1 năm. Đối với những cuộc điều tra có chu kỳ ngắn, cần tiến hành điều tra thử nghiệm với những vấn đề mới tiến hành điều tra lần đầu.
ắ Đánh giá sự tiện lợi của bảng hỏi thông qua danh sách các vấn đề cần quan tâm nh−: mức độ dễ dàng trong việc thực hiện bảng hỏi; sự phù hợp của các mẫu câu hỏi sàng lọc; mức độ rõ ràng của các chỉ dẫn; những v−ớng mắc khi chuyển tiếp giữa các câu hỏi hoặc đánh giá sự quan tâm của ng−ời phỏng vấn đến những vấn đề nh−: cách đọc câu hỏi, xử lí đối với tình huống khó, giải thích những
khái niệm khó cho ng−ời trả lời và mức độ cẩn thận trong việc điền các câu trả lời...
ắ Quy mô của thử nghiệm cần xem xét theo sự thuận tiện và điều
kiện sẵn có cho phép hơn là xét theo kết quả của lựa chọn ngẫu nhiên. Chỉ nên thử nghiệm tập trung vào một nhóm câu hỏi nếu xét thấy hệ trọng và sử dụng những kinh nghiệm đã đ−ợc chắt lọc từ những cuộc điều tra thử nghiệm lần tr−ớc để tiết kiệm thời gian, kinh phí và tránh sai sót.
ắ Phải bảo đảm tính khách quan của điều tra thử nghiệm, tránh đến
mức tối đa để Ban chuẩn bị điều tra là ng−ời trực tiếp tiến hành điều tra thử nghiệm, họ chỉ đóng vai trò quan sát viên.
Sau khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm phải tiến hành tổng kết, rút kinh nghiệm thực sự để hoàn thiện phiếu điều tra trên cơ sở phân tích tình hình thực tế. Tránh thay đổi phiếu điều tra một cách tuỳ tiện sau khi điều tra thử nghiệm. Nếu thay đổi trên 30% nội dung phiếu hỏi sau điều tra thử nghiệm tức là công tác chuẩn bị ch−a thực sự thành công.
(3). Giải pháp trong khâu thu thập số liệu tại địa bàn: thu thập số liệu là khâu
quan trọng nhất, quyết định chất l−ợng của số liệu điều tra. Có nhiều yếu tố ảnh h−ởng đến chất l−ợng của khâu này nh−: tập huấn điều tra viên, giám sát viên; phỏng vấn và ghi chép phiếu điều tra, quảng cáo tuyên truyền cho một cuộc điều tra cụ thể... Do vậy cần có những giải pháp cụ thể nh− sau:
• Công tác tập huấn: tiếp tục hoàn thiện thêm khâu tập huấn nghiệp vụ điều
tra, đặc biệt là những vấn đề đ−ợc sắp thứ tự −u tiên qua kết quả khảo sát của