CHƯƠNG 3 : KẾ HOẠCH KINH DOANH
3.4. Kế hoạch tổ chức
3.4.1 Kế hoạch hoạt động
Sau khi lên ý tưởng về kế hoạch bán hàng, chúng tôi tiến hành định hướng hoạt động bắt đầu bằng việc tìm kiếm nguồn cung ứng sản phẩm. Đầu tiên, chúng tơi thu thập các nguồn sách cũ từ chính các thành viên của Honey và bạn bè của họ, sau đó tìm kiếm trong những hội nhóm trên mạng xã hội Facebook, Instagram,…
Tiếp theo, chúng tôi so sánh và chọn ra những nhà cung cấp sản phẩm đáp ứng các tiêu chí sau: chất lượng uy tín, giá cả ổn định nhất và có thể thấp hơn so với mặt bằng chung trên thị trường. Sau đó, chúng tơi liên hệ với họ để yêu cầu thông tin về sản phẩm và giá thành. Nếu hợp lí thì tiến hành đặt hàng và nếu vẫn chưa ổn, chúng tôi sẽ thương lượng, thỏa thuận hoặc tìm nguồn cung mới để thay thế.
Kế đến là cơng việc kiểm tra hàng hóa. Đây là bước rất quan trọng, cần thực hiện một cách cẩn thận. Nếu hàng hóa có vấn đề như rách, mất trang, bẩn,…chúng tơi sẽ hồn trả hàng hoặc đổi những hàng hóa chất lượng hơn. Cuối cùng, tiến hành phân loại sản phẩm, lưu kho và gửi hóa đơn đến bộ phận tài chính để thanh tốn cho nhà cung cấp.
Hình 3.15: Sơ đồ quy trình nhập hàng của Honey
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp HONEY nhập hàng một lần trước khi bắt đầu, bao gồm tất cả các loại sách. Các hoạt động nhập xuất hàng hóa sẽ được lưu giữ trên hệ thống, các loại hóa đơn cẩn thận để thuận tiện cho việc kiểm kê kho hàng và quản lý dòng tiền trong hoạt động kinh doanh.
Những cuốn sách sau khi được nhập kho sẽ được đăng tải lên mạng xã hội và website để tiến hành chào bán chính thức.
Nguồn: https://rentalhoneybooks.online/ Trên website sẽ hỗ trợ mọi người tìm kiếm theo tên những cuốn sách mà mọi người mong muốn. Website cũng sẽ cung cấp một đoạn giới thiệu về sách cũng như tên tác giả, nhà xuất bản, năm tái bản và kích thước sách để mọi người có thể chủ động tìm hiểu, chọn lọc, cân nhắc trước khi tiến hành thanh toán.
Song song với đó là tiến hành quảng bá trên các kênh mạng xã hội. Facebook chính là kênh hoạt động mạnh mẽ nhất, thu hút nhiều lượt tương tác nhất.
Hình 3.17: Giao diện Facebook của HONEY
Nguồn: facebook.com/honeybookrentalservice Tại đây, sẽ là nơi nuôi dưỡng khách hàng thông qua những bài đăng giới thiệu sách và những bài học về cách đọc sách hiệu quả giúp cho khách hàng có một trải nghiệm đọc sách
ở Honey sao cho hiệu quả nhất, tối ưu nhất đúng như tiêu chí mà Honey đặt ra. Bằng tính năng chatbot được tích hợp ở họp thư, fanpage Honey trên Facebook sẽ chăm sóc khách hàng 24/7 giúp cho trải nghiệm của khách hàng khơng bị gián đoạn.
Hình 3.18: Giao diện Instagram của HONEY
Nguồn: instagram.com/honey.book.rental.service/
Tuy Instagram không đạt được sự tương tác mạnh mẽ như Facebook nhưng nó tiếp cận được một lượng người dùng nhất định. Nó bổ trợ cho việc quảng bá thương hiệu Honey thông qua những bài viết chất lượng với nội dung xoay quanh những câu chuyện trong chính những cuốn sách của “kệ sách nhà Honey”. Từ đó giúp người dùng có thêm một phương tiện để tiếp cận với Honey ngày một gần hơn.
Nguồn: tiktok.com/@honeybook_rental_service Tuy sinh sau đẻ muộn nhưng Tiktok đã khẳng định sức ảnh hưởng của mình khi có số lượng người dùng thường xun vượt qua cả Twitter. Để hịa mình vào cơn sốt của Tiktok, Honey cũng đã nhanh chóng xây dựng cho mình một kênh truyền thông tại đây. Thông qua những chiếc clip không quá 3 phút kèm nhạc nền sẽ giúp người đọc có thể tiếp cận đến dịch vụ cho thuê sách giá rẻ của Honey một cách tự nhiên mà không kém phần sâu sắc.
Hình 3.20: Giao diện Youtube của HONEY
Nguồn: https://bit.ly/2YfKisP Với cách truyền tải thơng tin thơng qua video kèm hình ảnh minh họa và lời nói, kênh youtube của Honey sẽ là nơi cung cấp thông tin phù hợp nhất với đối tượng khách hàng khơng có nhiều thời gian để đọc những bài review bằng kênh chữ. Thời lượng video không quá dài cũng không quá ngắn đủ để cung cấp một lượng thông tin mà khách hàng mong muốn.
Bên cạnh các kênh truyền thơng chính Facebook, Instagram, Tiktok, Youtube thu hút được nhiều lượt tương tác thì Honey cũng xây dựng cho riêng mình fanpage trên mạng xã hội Twitter, Linkedin, Pinterest. Tuy lượt tương tác trên ba kênh này cịn yếu nhưng nó cũng là một cơng cụ hỗ trợ đưa Honey xuất hiện rộng rãi hơn, đa dạng khách hàng hơn.
Hình 3.21: Giao diện Twitter của HONEY
Nguồn: https://twitter.com/Honeybookrental
Do hạn chế về số lượng kí tự nên Honey lựa chọn hình thức truyền tài thơng tin bằng những video ngắn với nội dung hồn toàn bằng tiếng Anh ở mạng xã hội Twitter. Twitter cũng hỗ trợ truyền tải nội dung xoay quanh những cuốn sách mà Honey đã có được để quảng bá đến mọi người như các mà Honey đang hoạt động trên Youtube và Tiktok.
Nguồn: linkedin.com/in/honeybookrentalservice/ Cũng giống như Twitter, Linkedin sử dụng tiếng Anh để làm ngôn ngữ truyền tải đến khách hàng thông qua những đoạn clip ngắn và những bài đăng chia sẻ nội dung sách dưới dạng review.
Hình 3.23: Giao diện Pinterest của Honey
Nguồn: www.pinterest.com/Honeybookrentalservice/
Pinterest không sôi nổi như các trang mạng khác nhưng nó cũng góp phần quảng bá Honey đến một bộ phận khách hàng tiếp thu thơng tin dưới dạng hình ảnh. Và những hình ảnh này cũng sẽ gián tiếp dẫn dắt khách hàng đến Website của Honey.
Hình 3.24: Mơ hình tổ chức theo chức năng của Honey
Với mơ hình tổ chức theo chức năng mà Honey đã xây dựng giúp cho cấp quản lý đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận. Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với cơng việc của họ.
Mỗi người sẽ là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng giúp cho mọi việc được chun mơn hóa nhất có thể. Và mức độ chun mơn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm. Từ đó, các chuyên viên sẽ có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện hiệu quả.
Bảng 3.2: Phân bổ nhân sự PHÂN BỔ NHÂN SỰ STT 1 CHỨC NĂNG QUẢN LÍ HỌ TÊN Nguyễn Thị Kim Ngọc NHIỆM VỤ - Giám sát, hỗ trợ và
phân chia công việc cho
các bộ phận
- Lên ý tưởng, dựng clip, đăng bài trên Youtube,
Twitter, Linkedin, Pinterest.
- Đưa ra chiến lược hoạt động 2 3 4 5 - Xử lí đơn hàng và giao hàng, thu lại hàng. Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Trong thời gian đầu, nhân sự chủ yếu là các sáng lập viên để tiết kiệm chi phí. Địa điểm hoạt động và dự trữ hàng tồn kho là tại nơi ở của các thành viên trong nhóm để tiết kiệm chi phí th kho và thuận tiện cho việc giao nhận.