Lập kế hoạch kinh doanh là một công việc quan trọng dẫn tới thành công của bất cứ công ty nào, nhưng nó càng đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ như A.D.A, khi không có một kế hoạch kinh doanh bài bản, công ty có thể trở nên rối trí khi không biết phải tập trung vào cái gì, khi phát triển đến một giai đoạn nào đó. Mục tiêu rõ ràng, giúp công ty tập trung hướng nỗ lực vào đó, và kết quả dễ dàng đạt được. Để lập mục tiêu ngắn hạn là trước tiên hãy cân nhắc mục tiêu dài hạn. Ví dụ công ty trong 2 năm tới công muốn "Tăng doanh số bán hàng" “Mở rộng mạng lưới” đây là những mục tiêu tốt, nhưng nó quá mơ hồ vì không cung cấp phương thức nào để đánh giá mức độ thành công. Sau khi xác định mục tiêu, công ty phải sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự quan trọng. Như vậy khi xây dựng đánh giá lựa chọn các chiến lược kinh doanh, công ty sẽ ưu tiên thỏa mãn các mục tiêu có tính chất quan trọng trước.
Từ thực trạng trong công tác lập kế hoạch kinh doanh của công ty còn hết sức đơn giản mang nhiều yếu tố cảm tính, khi chỉ xem xét dựa trên những số liệu bán hàng của các tháng, quý trước đó. Bởi vì thực tề còn nhiều yếu tố cần được xem xét khi lập kế hoạch kinh doanh. Một kế hoạch tốt phải được xuất phát từ việc phân tích chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất phát từ thị trường, người tiêu dùng đến kênh phân phối, nguồn lực của công ty, đối thủ cạnh tranh. Muốn làm lập các mục tiêu dài hạn, thì trước hết phải làm tốt các mục tiêu ngắn hạn, xác định các mục tiêu ưu tiên quan trọng sẽ được thực hiện trước. Vì vậy cần có một giải pháp để có thể thiết lập được một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo.
3.1.2 Các giải pháp xây dựng quy trình lập kế hoạch chi tiết.
3.1.2.1 Xây dựng quy trình lập kế hoạch kinh doanh
Các chi nhánh của công ty lập kế hoạch tiêu thụ chi tiết. Phòng kế toán lập kế hoạch chi tiết theo đơn hàng đã đàm phán.
Phòng kinh doanh và phòng kế toán chịu trách nhiệm về kế hoạch tiêu thụ, tổ chức thực hiện, chịu trách nhiệm về kế hoạch nhập khẩu hàng đáp ứng tối đa nhu cầu của các vùng miền.
Công ty điều hành việc phân phối, tiêu thụ theo kế hoạch đã ban hành. Các chi nhánh, phòng kinh doanh các vùng miền bán sản phẩm trong kế hoạch công ty (cả kể kho dự phòng).
Quá trình lập và điều chỉnh kế hoạch sản xuất, tiêu thụ đều phải được thể hiện trên chương trình ERP2.
3.1.2.2 Thực hiện cácbước lập kế hoạch theo quy trình
Bước 1: Trưởng chi nhánh căn cứ vào đơn hàng từ khách hàng, lập kế hoạch chi tiết vào chương trình ERP (hoàn tất vào ngày 20 hàng tháng).
Đối với tổng kho sản phẩm: Căn cứ vào kế hoạch các khu vực để nhập hàng.
Đối với kho hàng gửi ở miến Nam, khu vực Tp. HCM, Cần Thơ. Trưởng chi nhánh lập kế hoạch nhập hàng, gửi cho phòng kế toán (hoàn tất vào ngày 20 hàng tháng).
Bước 2: Trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kế toán căn cứ vào số liệu đăng ký tiêu thụ các khu vực, và năng lực các nhà phân phối, đại diện thương mại, làm việc với trưởng chi nhánh nhằm cân đối doanh số bán hàng (hoàn tất trước ngày 22 hàng tháng).
Bước 3: Dựa vào số liệu bán hàng của từng khu vực, (đã chỉnh sửa, nếu có). Trưởng chi nhánh tiến hành lập kế hoạch kinh doanh của công ty, trình Giám đốc công ty phê duyệt và đưa vào chương trình ERP (trước ngày 25 hàng tháng).
Bước 4: Phòng kỹ thuật và kế toán cung cấp vật tư. Các nhà phân phối, đại diện thương mại, nhân viên kinh doanh bán hàng theo kế hoạch đã ban hành.
3.1.3 Dự kiến các kết quả thu được từ giải pháp xây dựng quy trình lập kế hoạch chi tiết. hoạch chi tiết.
Công ty sẽ phác họa được gần hơn thực tế với những mục tiêu và mục đích kinh doanh của mình. Công ty cũng xác định được điểm yếu, điểm mạnh của nguồn lực hiện có, từ đó tập trung vào mục tiêu bằng cách sử dụng những thông tin cũng như các yếu tố nội tại (nhân sự, tái chính, chiến lược tiêu thụ…) phù hợp. Một kế hoạch kinh doanh tốt có thể giúp công ty phát hiện ra những điều bỏ sót hoặc những điểm yếu trong quá trình lập kế hoạch. Sau cùng, có thể đánh giá, đo lường mức độ thành công của công việc kinh doanh của công ty, từ đó tạo tiền đề cho việc xây dựng các mục tiêu dài hạn hơn 5 – 10 năm tới.
3.2.1 Cơ sở cho giải pháp ứng dụng thương mại điện tử trong bán hàng
Ứng dụng thương mại điện tử (TMĐT) trong các giao dịch mua bán đang là xu hướng trong thời đại công nghệ thông tin. Doanh nghiệp có thể dùng TMĐT trong quá trình mua bán để xác định các đối tác cung và cầu mới. Trong TMĐT thì thoả thuận về giá cả và chuyển giao các mặt hàng dễ dàng hơn bởi vì trên website có thể cung cấp thông tin cạnh tranh về giá cả rất hiệu quả. TMĐT đẩy mạnh tốc độ và tính chính xác để các doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin và giảm chi phí cho cả hai bên trong các giao dịch. TMĐT cho người kinh doanh nhiều sự lựa chọn hơn là thương mại truyền thống bởi họ có thể đồng thời biết nhiều loại sản phẩm và các loại dịch vụ từ nhiều người bán khác nhau luôn sẵn sàng hàng ngày, hàng giờ. TMĐT cung cấp cho người kinh doanh cách dễ dàng nhất để tuỳ chỉnh các cấp độ thông tin trong mua bán. Thanh toán điện tử chi phí thấp, an toàn và nhanh chóng. Hơn nữa các thanh toán điện tử có thể kiểm toán và điều hành dễ dàng hơn các thanh toán bằng séc có thể chống thất thoát và gian lận. TMĐT còn có thể đáp ứng được các dịch vụ và các sản phẩm tới những nơi xa xôi.
Hiện tại, việc tìm kiếm các khách hàng mới trực tiếp bằng hình thức gọi điện thoại hay gửi e-mail cũng là một trong những kiểu lãng phí về thời gian, công sức của nhân viên khi một bộ phận khách hàng không hề quan tâm, không có nhu cầu, không có khả năng mua sản phẩm của công ty. Khi khách hàng muốn tìm hiểu thêm, nhân viên bán hàng lại phải tốn thêm thời gian gặp trực tiếp, rồi thỏa thuận, ký kết hợp đồng, thanh toán, xuất hóa đơn, nộp kế toán…như vậy thủ tục rất nhiều, mà việc trao đổi thông tin cũng khó khăn. Thiết nghĩ, giải pháp ứng dụng thương mại điện tử (TMĐT) trong các giao dịch mua bán là giải pháp tốt, sẽ là xu hướng trong thời đại công nghệ thông tin. Người bán hàng có nhiều sự lựa chọn hơn ngoài kênh thương mại truyền thống bởi họ có thể đồng thời biết nhiều loại sản phẩm và các loại dịch vụ từ nhiều người bán khác nhau luôn sẵn sàng hàng ngày, hàng giờ.
3.2.2 Thực hiện giải pháp ứng dụng thương mại điện tử trong bán hàng
Công ty cần tiến hành nghiên cứu, đầu tư hệ thống bàn hàng điện tử trong các giao dịch mua bán, như hình thức bán hàng trực tuyến, xây dựng, thiết kế website có khả năng giao dịch nhanh chóng và thuận tiện, đảm bảo tính bảo mật về thông tin, cũng như các phương án thanh toán.
Linh động các dịch vụ thanh toán, dưới hình thức liên kết với các ngân hàng ảo, các kênh ngân hàng chính thống.
Công ty nên hướng sang việc thanh toán bằng kết nối với các ngân hàng hoặc tự phát triển các hệ thống trang web bán hàng của mình, cho phép thanh toán, giao dịch trên chính website của mình.
3.2.3 Dự kiến kết quả đạt được sau khi áp dụng giải pháp
Khách hàng dễ dàng tiếp cận được các sản phẩm, công ty cũng mau chóng bán được hàng hơn, giảm thiểu các thủ tục hành chính, giảm thiểu thời gian. Với giải pháp ứng dụng thương mại điện tử này, khách hàng luôn có được các thông tin gần như ngay lập tức, vì luôn có bộ phận chăm sóc khách hàng online, sẵn sàng cung cấp, giải đáp mọi thắc mắc về thông tin sản phẩm. Bên cạnh đó công ty cũng thu nhập được nhiều thông tin từ phía khách hàng, họ hay quan tâm đến sản phẩm gì, sản phầm nào được mua nhiều nhất, từ đó công ty có những chiến lược phát triển tiếp theo phù hợp với thị hiếu của thị trường.
Mặt khác, chính các kênh thanh toán cũng góp phần giúp doanh nghiệp phát triển kinh doanh, đặc biệt là với lượng khách lớn từ nước ngoài muốn mua các sản phẩm trong nước. Phương thức thanh toán điện tử cũng làm giảm bớt các rủi ro trong lưu thông tiền tệ đối với công ty.
3.3 Giải pháp tăng thời gian hữu ích tìm kiếm khách hàng
3.3.1 Cơ sở cho giải pháp tăng thời gian tìm kiếm khách hàng
Trong công việc hàng ngày, nhân viên bán hàng ngoài thời gian giao tiếp trực tiếp với khách hàng, họ còn phải thực hiện nhiều công việc khác như họp hành, báo cáo, đi lại, chờ đợi… Nếu nhân viên bán hàng quản lý thời gian hiệu quả sẽ có thể tăng được thời gian giao tiếp trực tiếp với khách hàng, có thêm khoảng thời gian nhất định để tìm kiếm khách hàng. Giám đốc kinh doanh cần nhận ra được nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đưa ra giải pháp để tăng thời gian bán hàng hữu ích, đó cũng là một cách để tăng doanh số bán hàng.
Tại công ty A.D.A nhân viên bán hàng tại công ty A.D.A sử dụng quá nhiều thời gian trong việc xử lý các thông tin về khách hàng, số liệu báo cáo bán hàng, quản lý giấy tờ..., nên làm giảm thời gian tiếp xúc bán hàng trực tiếp. Và để giải quyết các vấn đề này nên áp dụng một số biện pháp để tăng thời gian hữu ích cho cộng việc.
3.3.2 Các biện pháp quản lý thời gian hiệu quả, tăng thời gian tìm kiếm khách hàng mới
miền địa lý cho nhân viên bán hàng trong từng ngày, trong tuần. Nhân viên bán hàng phụ trách sẽ thăm viếng, chào hàng cho tất cả các khách hàng trong khu vực vào ngày đó.
Giảm thời gian chờ đợi khách hàng bằng cách gọi điện hẹn gặp và xác nhận thời gian trước cuộc hẹn, có thể tăng thời gian bán hàng hữu ích bằng 3 cách:
Tăng thời gian làm việc, giảm thời gian dành cho cá nhân.
Giảm thời gian quản lý hành chính.
Giảm thời gian đi lại giữa những khách hàng.
Phương pháp phân loại khách hàng theo ABC: Phân nhóm khách hàng theo thứ hạng A, B, C dựa trên mức độ đóng góp doanh số bán hàng của khách hàng, ví dụ như sau:
15% lượng khách hàng tạo ra 55% doanh số (khách hàng A).
20% lượng khách hàng tiếp theo tạo ra 30% doanh số bán hàng (khách hàng B).
65% lượng khách hàng còn lại chỉ tạo ra 15% doanh số bán hàng (khách hàng C).
Với việc phân nhóm này, nhân viên bán hàng sẽ phân bổ những nỗ lực, thời gian, các chương trình khuyến mãi bán hàng, tiếp thị…theo mức độ ưu tiên cho các nhóm khách hàng với số lượng ít nhưng tạo ra doanh số lớn. Điểm yếu của biện pháp này là xác định mức độ ưu tiên, phân bổ nỗ lực bán hàng dựa trên kết quả kinh doanh hiện tại mà không quan tâm đến phát triển những cơ hội tiềm năng trong tương lai.
3.3.3 Đánh giá kết quá thực hiện giải pháp
Việc áp dụng các giải pháp này sẽ làm giảm thời gian cho việc quản lý hành chính, kế hoạch thăm viếng, chăm sóc khách hàng thông qua biện pháp phân nhóm khách hàng sẽ tối ưu hóa thời gian đi lại của nhân viên. Và kết quả cuối cùng là tăng thời gian bán hàng hữu ích, tăng doanh số bán hàng.
3.4 Giải pháp tổ chức lại lực lượng bán hàng
3.4.1 Cơ sở khoa học của giải pháp tổ chức lại lực lượng bán hàng.
Để có được một lực lượng bán hàng có chất lượng, ta phải xác định nhu cầu cần thiết với đội ngũ đó. Một đội ngũ nhân viên có trình độ thì họ cần phải có khả năng thu nhận thông tin về sản phẩm, hiểu biết về kỹ thuật của sản phẩm cũng như
phải có một mức độ hiểu biết nhất định về đối thủ cạnh tranh của mình. Sau đó ta tiến hành đào tạo, gắn họ với các công việc cụ thể hàng ngày để họ nắm được nội dung và yêu cầu của công việc, từ đó có thể tìm nhiều phương thức để làm tốt chúng. Họ cũng cần có một khả năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý khách hàng, để từ đó có thể phát triển nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng.
Hiện nay tại công ty tình trạng nhân viên bán hàng xin nghỉ việc vào các quý I trong năm khá cao, các tháng sau tết doanh số luôn thấp, vì lượng khách hàng ít có nhu cầu vào thời điểm này, nhân viên dễ nản. Khi đó công ty phải tuyển dụng gấp một lượng lớn các nhân viên kinh doanh mới, do đó mà một vài tiêu chí cần có ở nhân viên dễ bị bỏ qua. Bên cạnh đó công tác đào tạo cũng phải luôn song hành với tuyển dụng. Vì vậy xây dựng một một lực lượng bán hàng có chất lượng, có trình độ, nhưng cũng cần phải có những tính cách phù hợp với nghề bán hàng. Do đó việc sắp xếp, tổ chức lại lượng bán hàng ngay từ bây giờ là hết sức cần thiết, trước mắt cần làm tốt các giải pháp về tiêu chí tuyển dụng và huấn luyện nhân viên.
3.4.2 Các phương án thực hiện nhằm tổ chức lại lực lượng bán hàng
3.1.4.1 Xây dựng tiêu chí tuyển dụng phù hợp.
(1) Sự cân bằng: Số lần chuyển chỗ làm, việc thay đổi chỗ ở hay nơi học hành, sự quan tâm và sở thích được duy trì bao lâu, sự dễ thích nghi và hòa nhập về văn hóa xã hội.
(2) Sự cần cù: Sự tiến bộ đều đặn trong công việc và mức lương, làm việc theo lề thói có sẵn hay thích sự sáng tạo, sự chăm chút trong công việc và sự chuyên cần.
(3) Động cơ: Người ứng viên có động cơ kiếm tiền, thăng tiến như thế nào, quan niệm về nghề bán hàng, động cơ thay đổi nơi làm việc hay vị trí công việc.
(4) Tính kiên trì: Cách thức vượt thử thách trong công việc và cuộc sống, việc duy trì công tác và học tập như thế nào, khả năng chịu đựng và giải quyết khó khăn.
(5) Khả năng hòa nhập: Ứng viên có từng tham gia những hoạt động mang tính tập thể hay xã hội hay không, sự thân thiết với đồng nghiệp cũ, sự thành công trong giao tiếp, quan hệ gia đình – bạn bè...
Ngoài ra các tiêu chuẩn về bằng cấp, chuyên môn giành cho nhân viên cũng phải rõ ràng, phù hợp với thực tế công việc, tránh tuyển dụng tràn lan, làm mất thời gian, tốn nhiều chi phí, và mất công sức phải đào tạo lại.
Đối với lực lượng bán hàng hiện tại: Cần huấn luyện khi có những vấn đề sau:
Các đối thủ có phương pháp kinh doanh mới đòi hỏi phải huấn luyện kỹ năng ứng phó.
Các nhân viên làm được một thời gian có khả năng trì trệ và hình thành những thói quen không tốt.
Sự cạnh tranh gay gắt về thị trường, sản phẩm và khách hàng.
Các kỹ thuật mới giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Công ty có chính sách hoặc sản phẩm mới đòi hỏi nhân viên phải nắm bắt kịp thời.
Đối với nhân viên bán hàng mới: Tăng cường kiến thức và kinh nghiệm về kinh doanh, về công ty và sản phẩm, giúp nhân viên hội nhập và phát triển khả năng trong môi trường mới, ví dụ:
Nhân viên mới được giao khu vực bán hàng và nhà quản trị bán hàng hay người huấn luyện thực tế sẽ chịu trách nhiệm huấn luyện nhân viên này. Sau một khoảng thời gian ngắn, những người vừa mới được tuyển dụng và huấn luyện này sẽ trực tiếp giao dịch với khách hàng, trưởng phòng sẽ giám sát quá trình này.
Cho nhân viên mới thực tập làm việc trong khoảng thời gian ngắn có sự